浅析建立内部会计控制制度的重要性

叶 萍

摘要：内部会计控制是内部控制的重要组成部分，建立一整套随着业务不断发展、变化而能够随之适时改进和完善的相互监督、相互制约、彼此联结的控制方法、措施和程序对于单位日常财务管理工作就显得尤为重要。

关键词：内部会计控制制度财务管理

内部控制是指单位为了提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循和发展战略得以实现等而实施的一个权责明确、制衡有力、动态改进的管理过程。而内部会计控制是内部控制的重要组成部分，是既立足于会计，又不限于会计而实施的一系列控制方法、措施和程序及其动态改进过程。因此建立一整套随着业务不断发展、变化而能够随之适时改进和完善的相互监督、相互制约、彼此联结的控制方法、措施和程序对于单位日常财务管理工作就显得尤为重要。下面我们就一个真实的案例来具体分析建立和完善内部会计控制制度在日常财务管理工作中的重要性。

门诊收款员既负责医保患者的门诊收费工作又负责医保急诊急救患者报销的录入和付款工作，而且性质截然不同的收支两种业务在一个收费界面进行操作。既将经医保科审核批准的符合急诊急救报销条件的医保患者已经先行全额支付的急救车及在我院发生的门诊收据收回，但并不能将其作废。(因为急救车收据为手工书写，并未输入微机，而医保患者的门诊收据，由于需按月到医保公司结算，所以并不能随便作废。)然后将收回收据的全部收费项目按医保急诊急救患者收费系统的要求重新录入，这样操作后重新打印出的医保急诊急救患者的收据就自动生成其特有的格式。既应支付给患者多少报销金额。由于正常门诊医保患者所发生的费用也由同一人在同一界面混合操作，所以这就产生一个问题，既该部分收入为重复收入。会计制单时，先按照混入急诊急救患者报销的重复收入的收入汇总表确认收入，然后再依据附其后面的收回的原始收据以及据此重新录八的新收据作冲减收入处理。特别需要提出的是：①收款员缴款时提交的收入汇总表中只提供作废收据张数，而不提供作废收据号码。②由于该业务为新增业务，有关财务人员并未就此进行过认真研究。会计制单时，未认真核对有关项目的勾稽关系。③由于医保公司费用结算日期与该单位的结账日期不同，该业务期末未进行对帐。④该收款员原为财务科出纳员，转岗到收款处从事医保门诊收费、医保急诊急救患者费用录入及付款，所以熟悉此项工作的整个操作流程。从以上叙述中很明显可以看出该单位该项业务，从操作流程的设计到日常财务监管都存在严重漏洞，最终导致该收款员利用财务监管漏洞，采取先录入后作废，将已经作废的收据混入正常收据中上交到财务科，作冲减收入处理，来套取现金，共计贪污公款将近5万元。

我们通过以上叙述来具体分析该单位在财务管理中究竟存在哪些问题及如何改进、改进的依据。

首先，门诊收入和急诊急救报销是属于收、支两种不同性质的业务。是应该按其性质分别核算而不应该混合在一起。会计核算办法明确规定收入、支出科目分别核算和管理。这就需要确定一项业务属于何种性质。急诊急救医保患者报销的业务，虽然表面上看，单据的录入与门诊收费的方式一样，但其实质上是一项支出的业务，是不应该与收入混合在一起核算的。如果该业务从开始就与门诊收入分别核算，那么就不会发生收款员贪污公款的情况。针对于此，该单位及时改正，按收支两条线分别核算，分设岗位操作。

其次，该业务录入和付款由同一人操作，违反了不相容职务(岗位)相互分离原则。所谓不相容职务，是指那些如果由一个人担任既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和舞弊行为的职务(岗位)。不相容职务(岗位)主要包括：授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与稽核检查、授权批准与监督检查、制单与付款等。对于不相容的职务如果不实行相互分离的措施，就容易发生舞弊等行为。比如，前所述，急诊急救患者报销单据的录入和付款既属于不相客的两个岗位，如果由同一人担任，而账务处理上不合规，财务管理上又缺乏监督，既出现该职工利用财务监管漏洞，采取先录入后作废，从中套取现金，贪污公款的情况。如果没有其他岗位或人员的监督、制约，就容易发生舞弊行为。不相容职务(岗位)分离的核心是“内部牵制”，因此，单位在设计、建立内部控制制度时，首先应确定哪些岗位或职务是不相容的；其次要明确规定各个机构和岗位的职责权限，使不相容岗位和职务之间能够相互监督、相互制约，形成有效的制衡机制。该单位针对于此，已经重新设计操作流程，将原本就属于两个部门的业务分别操作，分设岗位。在医保科设专人录入已经审核后符合报销条件的单据，在规定的日期到收款处，专人复核、专人付款。这样就从源头上避免了错误发生的机率，做到相互牵制。相互牵制是指一项完整的经济业务活动，必须分配给具有互相制约关系的两个或两个以上的职位分别完成。在部门与部门、员工与员工及各岗位间建立互相验证、互相制约的关系，属于单位内部会计控制制度的一个重要组成部分。其主要特征是将有关责任进行分配，使单独的一个人或一个部门对任何一项或多项经济业务活动无完全的处理权，必须经过其他部门或人员的查证核对。在横向关系上，至少要由彼此独立的两个部门或人员办理以使该部门或人员的工作接受另一个部门或人员的检查和制约；在纵向关系上，至少要经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环节，以使下级受上级监督，上级受下级牵制。其理论依据是在相互牵制的关系下，几个人发生同一错弊而不被发现的概率，是每个人发生该项错弊的概率的连乘积，因而将降低误差率。

第三，该单位日常财务工作在账务处理和监管上存在重大失误。由于医保业务是新增加的业务，它具有自己独特的特点和勾稽关系。所以需要有关账务处理会计人员认真研究并制定出适合本单位的会计核算办法。然而该单位针对该项新增业务并未进行深入研究，也未制定相应的核算办法，在医保公司结算时间与该单位期末结账时间不一致的情况下，该项业务不进行期末对账。这就造成监管失控，留有漏洞被人利用。所以，一个单位制定完善的内部控制制度，对从事相关岗位的人员具有非常重要的意义。针对于此，该单位及时采取相应措施。首先，将期末结账时间与医保公司调整一致。其次，积极组织从业人员学习业务知识，提高专业技能和水平，使之有能力适应不断更新与发展的新业务的需要。第三，调整相关岗位，让熟悉业务，有能力有水平的人员从事关键岗位。建立内部控制制度主要是为了防止单位的经济管理发生无效率和发生不法行为，既防止错弊发生，保证义务活动有条不紊地进行。所以应该以预防为主，查处为辅。在坚持预防为主的前提下采取内部稽核、内部审计等方式，加大对不法或无效率行为的查处力度，多方面、多渠道堵塞漏洞。有效且完善的内部控制制度还应该能够防止意外事件或不良后果的产生，具有及时发现和揭示出已经产生的差错、舞弊和其他不规范行为的能力，确保及时采取适当的纠正措施。任何好的制度都需要好的人来执行，归根到底，最重要的一点，还是要提高从业人员的素质和专业能力。

内部控制制度是一个不断发展、变化、完善的过程，它持续地流动于单位之中，并随着单位的经济管理的新情况、新要求适时改进。它不仅限于相关岗位人员，而是贯穿于单位中各个层级的人员共同实施。内部控制制度在形式上表现为一整套相互监督、相互制约、彼此联结的控制方法、措施和程序，这些方法、措施和程序有助于及时识别和处理风险，促进单位实现发展目标，提高经营管理水平、信息报告质量、资产管理水平和法律遵循能力。而内部会计控制制度是内部控制制度的重要组成部分。所以，建立完善而有效的内部会计控制制度对于财务管理及单位的正常运行具有重要的作用。