浅论档案信息化资源的开发利用

于思琪

国家档案局于2002年1月印发了《全国档案信息化建设实施纲要》,明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务:本着统筹规划,统一标准,分级建设,安全保密的原则,加强档案信息化基础设施建设,加强电子文件归档和电子档案的规范化管理,推动馆藏档案的数字和数据库建设。当前由于认识不高,组织不力,资金以及人力资源的缺乏,档案信息化建设存在很多问题。

在高等院校档案管理中,档案利用与档案工作者的素质关系十分密切,两者既相辅相成,又是对立统一的。做好档案利用工作的根本途径是提高档案工作者的整体素质。人是一切活动的根本,只有提高人的综合素质,才能得心应手地做好各项工作。档案利用效率的高低、质量好坏以及档案利用活动的效益与档案工作者息息相关,取决于档案工作者的综合素质。

—、阻碍有效开发的因素

1.开发客体的状况阻碍着有效开发。首先,档案保管的分散性影响了档案的有效开发。档案保管的分散性包括保管地点的分散性及保管形式的分散性。档案的保管地点随着档案形成年限的不同而不同,由档案室到档案馆,档案馆又分为综合性与专业性档案馆,国家级与地方级档案馆等,不同的档案保存在不同地点这势必会对档案开发造成或多或少的影响。进馆档案又有来源、事由等不同分类法,使有内容联系的档案在实体保管时变得分散了。其次,档案利用范围的内向性影响了档案的有效开发。档案在档案室阶段是档案第一价值实现阶段,档案室是某一独立的社会组织的内部职能机构之一,没有向社会提供利用服务的职责和义务,这个时期档案主要服务对象是档案形成机关,为本单位的各项工作服务。档案在档案馆阶段是档案第二价值的实现阶段,档案馆是社会中专门保管具有国家历史意义的历史文化财富并向社会各界提供广泛服务的基地,但由于档案查阅手续烦琐,一般人很难轻易的接触到档案,这些都给档案开发带来了不便。再次,档案传播的滞后性影响了档案的有效开发。档案工作依旧遵循到了一定年限开放这种做法阻碍了档案的开发工作,使档案开发的周期过长,对于急切需要利用档案的人们来说等待的时间太长了。最后,档案状态的原始性影响了档案的有效开发。档案的状态是指载体形式、自然条件和保管状况。现在的档案仍然是以纸质档案为主,其他载体的档案占少数。对于纸张这种载体,它极易受到温度、湿度、火灾、病虫害的影响,对其保管就应极为仔细,尽量延长纸张寿命,所以我们一直在寻找一个保存状态简易、可以比纸张寿命更长的存储档案的载体,以便使档案信息永久的保存下去。

2.开发主体的素质制约了有效开发。首先,开发意识的被动性制约了有效开发。长久以来,档案工作人员就处在一个被动的状态,只有上级下达任务及年度工作量的压力下才完成工作,档案工作者是档案信息资源有效开发的操纵者,档案工作者的文化层次及对工作是否用心、细致,直接关系到档案信息资源是否能够有效的开发。档案中所存在的信息是不变的、静止的,不经过对档案信息的仔细研究是发现不了蕴藏在档案信息中更深层次的含义的,而如何从一定量的档案信息中开发出更多的有用的资源,这也要求我们的档案工作者对档案信息的开发工作积极参与,用心探索。其次,知识结构的陈旧性制约了有效开发。档案中所蕴涵的信息是多方面的,可能会涉及历史、社会、经济等方面,这就要求档案工作者只掌握档案相关工作程序是不够的,也要相应地掌握一些历史、社会、经济方面的知识。而如今中国已加入WTO,与世界接轨,较高的外语及计算机水平也应为档案工作者所掌好更有效地开发档案信息资源。

二、档案及其信息化

1.档案概述。“档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。”档案学是一门社会科学。社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据,档案是机关工作者查考的依据,是生产建设的丰富资料,是科学研究的基础和条件,是宣传教育的生动素材,对社会的发展起着多种积极的甚至不可缺少的作用。

2.档案信息化建设。开展档案信息化建设首先需要明确的是其内在理念,即确保保存“社会记忆”功能的实现。因此,在档案信息化建设中要加大对数字化档案研究的力度,解决数字化档案的长期保存与安全传输等问题。否则,“人类记忆”就会面临丢失的危险。

档案管理现代化、信息化,其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化。同时,需要明确的是网络化、数字化不等于信息化。档案信息化建设具有广泛的内容,它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建没以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等等。因此,不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设,而应从多方面入手促进信息化建设。

三、档案信息化建设的必要性

1.档案管理现代化、信息化是必然趋势。随着现代科学技术的开展,档案管理专门软件的开发、利用和升级,档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的趋势,但是由于各个部门、各个地区的发展水平存在差异,所以在某些新成立档案部门的单位、偏远地区仍存在着信息化不够的现象。

2.档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域。档案管理,归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用,开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而育,现代化管理手段储存的各种信息,更便于利用和开发,能产生更广泛的社会效益。

3.档案现代化管理可以增加信息存储量。现代科学技术的发展,特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用,可以大大增加档案信息的存储量,存储密度比纸质档案高出许多倍。

四、如何实现档案信息化建设

档案信息化建设要运用辩证思维,既不能盲目从新、脱离实际,也不能墨守成规、固步不前;既要看数量,更要讲质量;既要着眼于本身,也要关注相关事物。档案信息化建设是一项复杂的系统工程,需要慎重选择,在具体实施的定位中,应该多做调查、分析、研究。要加快档案管理现代化、信息化的建设,应主要做好以下方面的工作:

1.加强领导、提高认识。加快档案信息化的建设,要更新各级领导的知识领域,档案管理的现代化,首先是档案管理者的现代化,否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。同时,应聘请专门的档案管理人才组织相关的业务培训,改变现有档案管理干部的知识结构,以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容,提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

2.加大投入、增配软、硬件设施,开发适合本部门、本行业使用的专门的档案利用软件。在软件方面,一方面,各单位可以依靠本单位职工,通过学习培训等形式提高职工计算机水平,自己设计制作档案网站,这样做不但可以减少资料收集与网页制作发布之间环节,便于资料的保密与网站管理维护,还大幅降低了网站的维护费用,但由于专业限制,这可能会降低网站的技术含量,使各种数据库的开发应用受到限制;另一方面各档案馆可以委托专业机构进行网页的设计制作及维护,在网站上建立数据库,使各种数据的网上查询变得方便快捷,使网站更专业化,加快档案信息化建设的步伐。

3.引进和培养现代化管理人才。重视人才培养与教育。人才问题是任何事业兴衰成败的关键。档案信息资源整合是一项全新的事业,是未来机关电子化建设的基础,需要一大批既懂信息化、电子政务知识,又懂档案管理、信息组织与计算机操作知识的专门人才。公务员的信息素质以及应用能力的高低,是政府信息化能否落实的关键。因此,加强公务员的教育与培训,培养适应现代办公与电子政务的综合型人才,是政府和有关部门必须重视的问题。其次,为了适应电子档案管理的需要,档案人员应当进行专业结构、年龄结构、性别结构、人员数量等方面的调整,从而有效地进行档案信息的综合开发。目前档案管理专业的人员非常少,这对档案管理现代化、信息化工作的开展十分不利,要改变这种状况,简捷的办法就是对有发展前途的年轻干部加大档案管理业务培训,以适应现代化、信息化管理的需要。

加快档案信息化建设,要加强领导、提高认识。认真研究,合理规划,争取支持,加大投入,配备人才;要抓住机遇,努力把档案信息化建设作为政府电子政务建设中的一个重要内容,逐步构建起各地档案信息平台,提高工作水平、工作效率,提升服务质量;要制定信息化建设的中期规划和短期目标,争取政府和上级部门的支持,加大投入,逐渐增配软、硬件设施,打好工作基础,使档案工作的管理水平迈上一个新台阶,为社会创造更大的经济效益和社会效益。

信息化是新世纪档案事业发展的重要方向,档案信息是经济发展的重要保证,在以知识和信息为主要特征的知识经济时代,档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行,我们必须加快档案的现代化管理进程,逐步实现档案的信息化建设。□

(编辑/丹桔)