会计信息系统环境下的企业内部控制初探

曹 晶

[摘要]本文在对企业会计信息系统环境下的内部控制的界定及其作用进行阐述的同时,就企业会计信息系统环境下的内部控制存在的问题从企业内部风险控制薄弱;企业内部审计弱化,外部监督乏力;企业领导人对内部控制重视程度和会计岗位设置缺乏牵制进行分析,最后针对这些问题提出了具体的解决对策。

[关键词]内部控制 风险 监督

会计信息系统环境下的内部控制是企业内部控制的重要部分,是以一定的理念和程序对单位经济活动及其各个环节进行监管的过程。随着市场经济的发展,很多单位会计信息系统环境下的内部控制制度形同虚设,使得企业会计信息质量不能够得到保证。本文针对企业会计信息系统环境下的内部控制存在的问题,就如何规范内部管理、确保经济活动的正常进行,提出了相应的对策。

一、会计信息系统环境下的企业内部控制概述

1.企业内部控制的界定

内部控制,是指企业为了保证业务活动的有效进行和资产的安全与完整,防止、发现和纠正错误与舞弊,保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策、措施及程序。会计信息系统环境下的内部控制的内容主要包括以下三个方面:第一,基础控制:凭证控制、账簿控制、报表控制、核对控制;是会计控制的首要条件。第二,纪律控制:内部牵制、内部稽核;是会计控制的前提。第三,实物控制:保护财产物资的安全、完整。这三方面内容相互联系,不可分割。

2.企业内部控制制度的作用

会计信息系统环境下的内部控制为保证资产的安全和业务有效有很多作用。一是通过对企业的部门和流转环节进行有效的监督和控制,保证内部控制有效执行。二是通过对会计和其他业务处理程序的控制,减少会计信息差错的发生,保证会计信息的真实性和准确性。三是通过加强对企业经营风险薄弱环节的控制,把风险消灭在萌芽之中,有效防范经营风险。四是通过建立完善的内部控制制度,防止或减少贪污或舞弊行为的发生,保护财产的安全与完整。

二、会计信息系统环境下企业内部控制存在的主要问题

1.企业内部风险控制非常薄弱

我国许多小企业对于来自外部的风险机会没有控制,一旦发生系统性风险,就会陷入困境。同时,内部控制的程序化,有可能使同一种差错反复发生,电算化会计、网络会计的内部控制,在很大程度上取决于这些会计信息系统中运行的应用程序的质量。一旦这些应用程序中存在缺陷,便会严重危害系统安全。另外,授权方式的改变,潜伏着巨大的控制风险。授权、批准,是一种常见的内部控制手段。在电算化会计信息系统中,权限分工的主要形式是口令授权。口令存放于计算机系统内而不像印章那样由专人保管,一旦口令被人偷看或窃取,便会带来巨大隐患。

2.企业内部审计弱化,外部监督乏力

随着电子商务的发展,一些单位的原始凭证也如同记账凭证、会计账簿或报表一样,已实现数字化、电子化,即以数字形式存储在磁(光)性介质上,这种无纸凭证极易被篡改或伪造而不留任何痕迹,它弱化了纸质原始凭证所具有的较强的控制功能,给内部会计控制带来了新的难题。网络会计系统的开放性,使之很难避免非法侵扰,尤其是当系统程序存在严重的缺陷、系统安全控制能力较差而系统管理人员尚不自知时,很难保证系统的信息资源不会被窃取或篡改。为此,企业需根据IT技术的最新发展,定期评估系统的安全性和内部控制能力,努力把新技术给系统带来的风险降到最低。

3.网络会计系统的复杂性,使得稽核与审计的难度加大

网络在财务软件中的应用对电算化会计信息系统的影响将是革命性的,网络会计系统设计主要强调会计核算的要求,很少考虑审计工作的需要,这些往往导致系统留下的审计线索很少,稽核与审计必须运用更复杂的查核技术,这无疑将加大稽核与审计的难度和成本。会计师必须经过专业培训、具备复杂电脑资料的处理能力,方能胜任此项工作,这无疑将加大稽核与审计的难度和成本。

4.电子商务的普及将给内部会计控制带来前所未有的挑战

随着IT技术的迅猛发展,网上交易的愈加普遍,电子商务将逐步普及。电子商务一方面极大地提高了商务活动的效率,给企业带来了无限的生机,另一方面给网络会计系统的内部控制也带来了新的挑战。相应的法规也不完善,这将给网络会计系统的内部控制带来极大的困难和前所未有的挑战。

5.企业领导人对内部控制重视不够

很多企业家对内部控制缺乏了解,内控意识不强,认为内部控制的建设和管理会制约企业的发展。部分企业虽然建立了内部控制制度,但没有认识到它是一个动态的系统,随着国家经济的增长,外部环境不断变化,企业业务不断拓展,原先完善的内部控制制度已不再适应企业的发展,当其出现问题时没有及时加以纠正,甚至有的企业照搬其他企业的内部会计控制制度以应付上级部门检查,不能很好地落实执行,形同虚设。

6.企业会计岗位设置缺乏牵制

很多企业出于成本等方面的考虑,尽可能少用人,用能人,经常出现一个人来承担多项工作,出现很多不相容职务于一身的情况。既不能真正提高企业效率,还可能滋生贪污舞弊行为,这种违规操作现象时有发生,给企业的资产安全带来很大的隐患。

三、针对会计信息系统环境下企业内部控制存在问题的对策

1.加强企业内部风险控制制度

国内外会计电算化的实践表明,计算机本身处理出错几乎为零,如果单位管理制度不健全或实施不力,都会给各种非法舞弊行为以可乘之机。因此,制定严格的内控制度是非常有必要的。如强化组织与管理控制、系统日常操作与维护管理、数据与程序网络安全管理等都是提高电算化科学管理水平的关键之举,也是提高企业竞争能力的重要途径。

2.强化企业内部审计,加强企业外部监督

规范法人治理结构要形成以董事会为起点构建控制体系,要建立在董事会的负责下,完善企业法人治理,以财会部门为核心的会计、统计、保管、销售等业务部门共同参与的内部管理机构,明确各部门职责权限。在设计会计信息系统环境下的内部控制制度的过程中,使政法和人民一起监督企业,做到加强外部监督。

3.提高企业领导人对内部控制重视程度

加强对内部控制行为主体“人”的控制,把内部控制工作落到实处。具体讲,领导(制定者)自身应掌握会计政策、法规,又应熟悉会计工作程序,还应了解会计人员本职工作情况,人的因素显得更为重要。提高企业领导人对内部控制的重视程度,对内部控制的的实施结果起到一定的促进意义。

4.完善企业会计岗位设置

在一般情况下,内部审计越来越成为企业进行内部有效控制和监督的重要方式,内部审计在某种程度上可理解为对会计信息系统环境下的内部控制的控制。在企业内部应建立一个不依附于任何职能部门的、相对独立的内部审计机构,通过内部常规稽核、离任审计、落实举报、监督审查企业的会计报表等手段,对会计部门实施内部控制,建立有效的以“查”为主的监督防线,在总经理(或厂长)的直接领导下,独立地行使审计监督权。此外,也可以聘请外部独立审计人员对单位的会计信息系统环境下的内部控制制度进行评价,并提出有关会计信息系统环境下的内部控制制度健全性和有效性的建设性意见。

随着我国资本市场的健全、市场监管的逐步有序,我们应当结合我国特有的实际国情,借鉴国际经验来进一步完善我国的会计信息系统环境下的内部控制,加强内部控制管理,推动经济飞速发展,实现与国际的接轨。

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