企业物资采购管理中计划控制与供应商管理

元小林

摘要：物资采购管理主要包括供应商管理、采购技术、采购流程及采购审计、监督等，它在企业管理建设中占有非常重要的地位。本文对企业物资采购管理中计划控制与供应商管理进行了研究。

关键词：物资采购管理 计划控制 供应商管理

一、搞好招标采购管理物资需求/进度计划

将物资按帕累托法则和A、B、C 分类法进行分类，并制定相应类别物资的采购模式和程序。使得采购可根据物资的类别按程序和制度规定采取灵活多样的方式实施采购，推进采购工作的高效进行。

物资需求计划是物资采购的基础和依据，此计划编制的准确性、及时性直接影响后续物资采购工作的成败，是事前预防的关键所在。随着工程项目多样化和对越来越短的工程建设周期要求，设备采购的灵活性要求也越来越高，采购周期也在不断缩短，这就需要物资需求计划管理不断适应新情况、新变化，相关技术、经营、采购人员不断学习新知识，及时编制出详细、准确、规范的物资需求/进度计划，并建立完善的物资需求/进度计划编制操作程序。

1、企业招标采购计划的控制

计划环节是招标采购管理的起点，包括提出需求和描述需求两个部分，即明确所需设备或服务的特点、数量及需要的时间。项目部和设计部应定期上报需求计划，并注明设备材料的名称、规格、数量、需求日期及注意事项。如有特殊工艺要求的，还应当注明，并附工艺图纸。

2、加强企业的计划管理

物资需求/进度计划要经过编制、审核、审批等一系列工作环节，每个的环节职责虽有，但不详细、不明确、不具体，无约束力和可执行性，工作中出现问题难以分清责任，造成损失也无法追究当事人的责任。因此必须对原有工作职责进行细化，使之准确、具体和可操作性。此外，应对采购过程中技术和商务评标人员的评标进度和效果进行监督控制，并予以评价考核，对没按计划和要求履行工作的或对供应商做出错误评价的要有相应的处罚措施。以保证采购的效率和效果。

二、供应商管理的资质管理

对供应商管理的改进措施旨在建立和发展长期稳定的供应商关系，发掘和培养有潜力的供应商，从而提升公司供应链的竞争优势。对供应商的管理应包括对供应商的资质管理、关系管理、绩效管理以及防止供应商垄断行为。

在供应商开发的流程中，首先要对特定的分类市场进行竞争分析，要了解谁是市场的领导者，目前市场的发展趋势是怎样的，各大供应商在市场中的定位是怎样的，从而对潜在供应商有一个大概的了解。在这些分析的基础上，公司的采购部可以建立初步的供应商数据库并做出相应的产品分类。这个步骤，最重要的是对供应商做出初步的筛选。建议使用统一标准的供应商情况登记表，来管理供应商提供的信息。这些信息应包括：供应商的注册地、注册资金、主要股东结构、生产场地、设备、人员、主要产品、主要客户、生产能力等。

通过分析这些信息，可以评估其工艺能力、供应的稳定性、资源的可靠性，以及其综合竞争能力。在这些供应商中，剔除明显不适合进一步合作的供应商后，就能得出一个供应商考察名录。接着，要安排对供应商的实地考察，这一步骤至关重要。必要时在审核团队方面，可以邀请质量部门和工艺工程师一起参与，他们不仅会带来专业的知识与经验，共同审核的经历也会有助于公司内部的沟通和协调。 在实地考察中，应该使用统一的评分卡进行评估，并着重对其管理体系进行审核，如作业指导书等文件，质量记录等，要求面面俱到，不能遗漏。

在供应商审核完成后，对合格供应商发出询价文件，一般包括图纸和规格、样品、数量大致采购周期、要求交付日期等细节，并要求供应商在指定的日期内完成报价。在收到报价后，要对其条款仔细分析，对其中的疑问要彻底澄清，而且要求用书面方式作为记录，包括传真，电子邮件等。后续工作是报价分析，报价中包含有大量的信息，如果可能的话，要求供应商进行成本清单报价，要求其列出材料成本、人工、管理费用等，并将利润率明示。比较不同供应商的报价，你会对其合理性有初步的了解。在价格谈判之前，一定要有充分的准备，设定合理的目标价格。对小批量产品，其谈判的核心是交货期，要求其提供快速的反应能力；对流水线、连续生产的产品，核心是价格。但一定要保证供应商有合理的利润空间。还有非常重要的一个方面是隐性成本。采购周期、库存、运输等等都是看不见的成本，要把有条件的供应商纳入适时送货系统，尽量减少存货，降低公司的总成本。

三、供应商的关系管理

企业与其供应商之间的关系松散，相互之间没有足够的信任和协作。在今后的招标采购活动中，公司应积极地与供应商建立一种互惠互利、长期合作的“战略伙伴”关系。

1、对供应商进行分级管理

按照供应商资质及其与公司的合作情况，对合格供应商进行分级。对项目所需设备和主材进行综合评定，可用矩阵图形式划分，建立合格供应商分级管理机制。

一级供应商：定位为战略伙伴。

三级供应商：定位为临时供应商。待定供应商：指暂未经过供应商评定或经年终（或项目竣工）评定不合格而由其他级别供应商降级待定的。在特定期限内暂不从此类供应商采购，待此类供应商整改升级后，再行采购。

2、对供应商进行必要的帮助

公司可以充分利用自己的技术优势帮助供应商改进工艺，提高品质、降低成本。双方都能获利的同时，供应商更有积极性不断改进生产过程。

3、与供应商加强沟通，建立相互信任

双方通过共同解决问题而不是推卸责任以建立一种相互信任的关系。公司应积极主动地向供应商提供自己在技术，管理等方面的信息和经验，并积极地与供应商探讨成本控制问题。除此之外，还让供应商了解公司的生产计划，未来的采购计划等。

4、发展健康的供应商关系

必须打破招标采购活动对采购员与供应商销售员之间私人关系的依赖。供应商是企业的宝贵资源。公司应当健康地发展与供应商的关系，应当避免由于采购人员变动而遭受不良影响。◆

参考文献：

[1] 任宇,任伟民. 工程项目采购成本控制研究[J]东方电气评论, 2004,(04) .

[2] 陈兵兵. 管理与供应商的关系[J]IT经理世界, 2002,(10) .