牛小虎:80后CIO的管理经

窦彦莉

好多企业看到市场上应用比较好的ERP、CRM、OA等信息管理系统,便花巨资上马,期望通过这些管理软件解决企业面临的困难,但结果往往是不了了之。信息化应用好的企业并不是上了最先进、最科学的信息系统,而是上了最合理的、最需要的信息系统,所以如果企业有很成熟的管理体系,软件可以更容易地帮助企业完成管理的任务,并将一些以往传统手段完成不了的管理做起来。

如果不是他自报家门,你无论如何也不会把眼前这个沉稳的CIO归入80后群体。作为千喜鹤集团(以下简称千喜鹤)的信息化掌门人,牛小虎用四年的时间组建了一个80后的IT军团。在牛小虎的带领下,这个年轻的IT团队为千喜鹤的信息化发展做出了很大贡献:维护着几十套应用系统的正常运转、构建起了食品追溯系统打响奥运肉食品供应安全保卫战。

在千喜鹤的迅猛发展中,牛小虎以及他带领的80后IT军团充分发挥了信息化的管理价值,通过先进的信息技术,把科学的管理理念带进了企业。回顾这几年的信息化历程,牛小虎总结了他的信息化管理经:“三分技术,七分管理,十二分数据”。

三分技术

牛小虎认为,管理和IT的关系,乍看起来就像“鸡生蛋,蛋生鸡”的故事,很难说清楚,因为一套信息系统运行后,管理和软件会很大程度地融合,软件本身也集成了很多管理理念,彼此作用,互相影响,很难说清楚究竟是谁带来的好处。但仔细分析一下,就会发现IT和管理之间有很清晰的界限。软件本身只是一套辅助工具,存在的价值在于帮助完成企业管理,管理像一个人,而软件就像帮助其走路的工具。这就是“三分技术”的由来。

牛小虎说:“在千喜鹤实施信息化以来,遇到的问题都是管理与IT的冲突,2006年在北京千喜鹤食品有限公司实施了清软软件系统进行生产过程管理,平心而论,清软系统对生产过程的管理还是有其特点的,前期应用大家也抱有很大的期望,但运行不到一年该项目就下马了,有软件原因,也有人为原因,关键是企业的管理还没有达到能够贯穿应用信息系统指导生产的程度,甚至相关人员对数据准确性产生怀疑。这无可厚非,由于基础管理不扎实而怀疑系统数据准确性是对的,所以如果没有人,拐杖又有什么用处,而拐杖该做多长,要以人的身高来确定。

总结了经验教训,北京千喜鹤食品有限公司开始加强内部管理,随后上了用友致远软件公司的OA协同办公系统项目,因为这是相对比较容易实施和推广的系统,在实施过程中采取了先从“大头”做起带动下面干部职工使用的方式,取得了很好的应用效果。

七分管理

牛小虎经常说,作为计算机管理系统的各种管理软件通常具有两大功能——管理和计算,而后者的有效发挥依赖于前者的完备。有人把ERP比作满汉全席,意思是说,如果一个饿三天肚子的人去吃满汉全席,一定会撑破肚皮;如果一个完全没有信息化基础的企业实施ERP,即使勉强用起来,也只能用ERP系统最初级的功能,因为很多基础工作需要一点点去做。信息化项目失败的企业多数是因为管理基础环节薄弱,像联想集团、海尔集团、黑龙江斯达造纸公司等被奉为全国信息化“典范”的企业,信息化建设的成功与其相对完备的管理基础密不可分。

在企业中运用的大量应用系统只是协助业务进行的工具,工具的价值在于帮助企业完成想做的事情,而工具的悖论在于,工具本身无法做你没有想到的事情。牛小虎说:“要推进信息化,必须先夯实管理基础;否则,不论多先进的管理软件,都将是无源之水、无本之木。”

与传统管理模式相比,信息化管理以精细化为主要特征,换句话说,一些企业原来的管理只停留在面上,只管方向性东西,具体细节由执行人自己决定。在传统管理制度下,当人情和规则发生冲突时,政策执行就可能发生“短路”,天平向人情一侧倾斜,从而出现了各种管理上的漏洞。而信息化管理则恰好相反,它管到生产经营的每个细节,精细到每一分钱该不该花,精确地规定出每个动作是否合理,甚至精细到每个“比特”的流动,最终通过每个环节的“精打细算”求得整体效益。信息化把各种管理制度固化到软件里,不论是谁,只要不按照既定的流程走,信息流就“流”不下去,工作就完不成,从而用“计算机面前人人平等”确保制度的执行不折不扣。从某种意义上说,信息化就是变企业的定性管理为定量管理、变静态管理为动态管理、变事后管理为事中管理。

在牛小虎看来,要实现管理从粗放到精细的转变,企业首先要“补”上制度课,完善各种经营管理制度,建立严密的决策、控制和约束机制,重塑生产、经营和管理体系。斯达公司从黑龙江造纸厂剥离后,花了一年半时间抓企业基础管理工作,包括定量管理、物资管理、标准化等,然后整合数据,把所有表格、企业每个点上的管理全部定量化,最后才调整业务流程,并用软件固化下来。他们建立起了监管机制,确保制度落到实处。习惯了粗放式管理的人,突然被各种框框约束起来,必然感到不舒服,因而会自觉或者不自觉地破坏流程,或者抵制新业务流程,原因很简单:“太麻烦”,这就需要企业的CIO和企业CEO进行充分的沟通,明确方向、坚定信心。

十二分数据

推进管理信息化是否有了基础管理就足够了呢?不是的,推进信息化不仅要加强企业的基础管理工作,还要建立完备的基础数据。

牛小虎说:“三分技术,七分管理,十二分数据,这是管理软件业内人士和应用企业在推进管理信息化建设中的经验之谈,揭示了技术、管理和基础数据三者在管理信息化建设中的权重关系,即管理创新的任务和工作量比技术的任务和工作量重,而基础数据工作不仅工作量非常大,而且其工作质量好坏还决定着信息化建设的成败,北京千喜鹤的清软软件为什么失败,基础数据没抓好是很大原因。”

牛小虎一再强调,推进信息化建设必须从确保数据的准确、及时抓起。比如,加强计量、检测管理、完善计量检测设备;加强定额管理和标准化管理,通过对比先进指标确保各项定额与标准的先进、科学,加强对生产关键设备的微机化改造,扩大生产一线自动化采集的信息量,需要人工输入计算机系统的数据要严格把好登录关,建立必要的内控制度,避免利益相关者数据登录时私自改动数据。

可以说,“三分技术,七分管理,十二分数据”是牛小虎始终坚持的信条,也是千喜鹤80后IT军团时刻遵守的“军规”。在这个明确的“军规”指导下,这个IT军团焕发出了无限生机。