论长效监督机制与原始凭证规范化管理

摘要：原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的载明业务情况的书面证明，是记录经济业务，明确经济责任并具有法律效力的凭据；也是登记账目，进行会计核算，审核检查账目的原始资料和依据。近年来，原始凭据失真和利用原始凭据犯罪的现象时有发生，为更好地规范化管理原始凭据，必须加强职业道德教育、建立长效的原始凭证审核监督机制、不断加大对原始凭证的审核力度和建立与票据管理部门长期的协作机制。

关健词：原始凭证；规范管理；道德教育；监督机制

中图分类号：F302.6 文献标识码：A

文章编号：1674-1145（2009）05-0209-02

原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的载明业务情况的书面证明，是记录经济业务，明确经济责任并具有法律效力的凭据；也是登记账目，进行会计核算，审核检查账目的原始资料和依据，在会计核算中占有重要地位。加强原始凭证的填制、传递、审核和保管等工作，是保证会计核算资料真实性的重要手段。原始凭证管理的好坏，直接影响会计核算质量，影响财务管理水平。笔者就多年的企业实践以及这两年来的东莞实地调研作如下探析：

一、当前导致原始凭证失真的主要问题

（一）原始凭证基本要素不全

当前，根据国家统一的会计基础工作规范规定，原始凭证必须具备凭证名称，填制凭证日期等七项基本要素和一些相应的必要的附件。但是实际工作中，原始凭证缺少基本要素的情况普遍存在。表现在，一些凭证仅有合计金额，不显示经济业务的内容、数量及单价，模糊了经济业务的过程与性质；一些凭证没有接受凭证单位的名称（俗称票据抬头），模糊了凭证真实来源，特别是对于餐饮支出、办公支出等一些会计主体间比较通用的支出凭证，如果没有抬头，其来源很可能存在问题；一些凭证没有经办人员的签名或盖章，相关的经济责任不明确；一些从外单位取得的凭证没有加盖公章或加盖的公章不符合有关法律法规的规定，如应该加盖发票专用章的没有加盖或盖成其他印鉴，造成凭证无效。

（二）违反国家有关票据管理的规定使用原始凭证

如以货币收付凭证代替实物收付凭证，以自制凭证代替外来凭证，以非购销凭证代替购销凭证等。如，购买商品以普通的收款收据代替正规发票等。很容易造成国家税收减少，国有资产流失，企业财产受损。

（三）原始凭证填写错误

这些填写错误一般是由于填写人疏忽或素质低造成的，如接受凭证单位名称出现同音异字等。但是涉及数字金额的错误，如原始凭证上大小写金额不一致；大小写数字不规范、模糊不清、无法辨认等却很容易造成多付或少付资金，给企业带来不必要的损失。

（四）利用原始凭证造假

主要表现在，一是用已经过期作废的票据报销；二是用不法分子伪造的假票据报销；三是对于一次性套写的发票，不按规定套写，而是直接在发票联上书写；四是对原始凭证上的金额、文字等进行涂改、挖补等，从而达到掩盖真实经济业务，套取资金非法牟利的目的。

二、利用原始凭证逃税的常见形式

（一）大头小尾

有的商家为了推销商品，笼络客户，故意加大金额开票，出具的发票联金额大，使购方报销高额发票从中渔利，而商家则以小数额的发票存根联交税。这也是税务上常说的“大头小尾”。

（二）扩大内部收据使用范围

这主要是指有的单位利用只允许单位内部使用的收款收据对外开票，进行乱收费，这种现象主要表现在行政事业单位居多。

（三）用附件收费

是指使用应作为原始发票附件的领料单、提货单、物资调拨单及维修清单等收费。

（四）原始凭证虚假

是原始凭证填制不规范，要素不全，内容虚假，如“办公用品一批”、“接待费”等字样的原始凭证，额度大，无具体内容。

（五）代开发票

笔者最近在东莞的某外资园区调查时发现一家企业，产品本是100%出口（其想是两免三减企业），不可以国内销售，而其实际有国内销售，这就是走私，于是请国内同行代开发票，国内销售。第一，抢占了一定的国内市场；第二，继续以纯出口企业骗税。

种种迹象表明，原始凭证特别是发票使用的混乱局面十分严重，不仅极大地妨碍了《会计法》的贯彻实施，而且扰乱了国家正常的经济秩序，助长了腐败行为的滋生。造成原始凭证管理混乱。尽管这一切有多方面的原因，但从会计角度来看，关键还是管理不严。—些单位和个人对凭证管理的重要性认识不足，对发票的管理制度和使用规定缺乏应有的知识，受高额利润汇报影响大，不惜铤而走险。从整个社会经济秩序的大环境上看，财经秩序混乱，管理薄弱，监督不力，处罚惩治不严。从人员素质上看，有的单位领导和财会人员素质偏低，财会人员地位偏低，领导授意指使财会人员编造虚假凭证违反经纪律报销的现象时有发生。

三、建立原始凭证规范化管理的具体措施

（一）加强职业道德教育和财会知识的普及

要在进行广泛的职业道德教育的基础上，对会计人员和其他部门人员按照职责的不同分别进行财会知识的教育。对于会计人员要加强专业知识教育，使其尽快掌握新的知识和技能，不断提高自身业务素质和审核判断能力；对于其他部门人员，应当以《会计法》和有关票据管理法规的普及为重点，使其明确自身在会计工作中的责任，自觉提供真实可靠，合法完整的原始凭证，从而为在源头上保证会计信息的质量打下了基础。

（二）建立长效的原始凭证审核监督机制

审核原始凭证是会计核算工作的起点，繁杂琐碎，任务艰巨，不能有一丝懈怠，要保证质量就必须依据《会计法》，在有关业务部门与会计部门及相关人员之间建立起一套完整的相互制约、相互监督的长效内部控制制度。首先由业务经办人员以真实发生的经济业务为依据，获得相应的原始凭证，并对原始凭证的合法真实性负责，其次，会计人员根据《会计法》赋予的对原始凭证的审核权对经批准入账的原始凭证进行审核监督并编制记账凭证，对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向单位领导人报告。对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一会计制度的规定更正、补充。再次，根据分工，由初审以外的会计人员复核记账，对于违反规定原始凭证应予以坚决退回。最后，会计主管人员的审核监督与内部稽核人员的事后监督。要在会计主管人员对以各个环节进行全程监督审核的基础上，加强内部稽核部门的事后监督，从而为保证会计信息质量奠定制度基础。

（三）以《会计法》为依据，不断加大对原始凭证的审核力度

首先，要审核原始凭证的内容和填制手续是否合规。主要审核凭证所记录的经济业务是否与实际情况相符；原始单据应具备的基本内容是否填写齐全；文字和数字是否填写正确，清楚；有关人员是否签字盖章。审核中若发现不符合实际情况，手续不全或数字计算不正确的原始凭证应退回有关部门或相关人员，要求予以重办或补办。其次，审核原始凭证所反映的经济业务内容是否合理、合法，主要查明发生的经济业务是否符合国家的法律法规，有无违法乱纪行为。

（四）与票据管理部门建立长期协作机制

主要是要充分利用网络等现代化的通信联络工具，与财政、税务尤其是税务等票据管理主管部门建立协作关系，以便及时了解票据的更换情况，正确鉴定真伪票据，详细掌握各种票据的适用范围；对于审核过程中发现的新情况、新问题，要及时向这些部门咨询、反映，对于一些违法乱纪行为要及时向这些部门通报、检举，以保证会计核算的顺利进行和会计信息的真实可靠。

（五）加大原始凭证违法犯罪的打击力度

对利用原始凭证违法犯罪的坚决查处，绝不姑息，并及时在相关媒体上公布，让犯罪分子有畏惧心里，不敢冒然尝试，加大其违法犯罪的成本。

作者简介：杨玉国（1969- ），男（苗族），湖南吉首人，东莞南博职业技术学院财经系讲师、会计师，吉首大学商学院硕士研究生，研究方向：欠发达地区区域经济发展研究、会计职业教育。