如何搞好档案利用服务

詹英姿

1、档案利用服务的共性特点。

1.1对查找信息包的求全和求准服务。对查找信息的求全和求准服务是指利用者为了达到解决问题的目的而查找相关档案信息。需要尽可能掌握这一问题的全部资料。同时，无论是出于查证还是参考的需要，利用者都希望所获得的档案信息是最具有针对性、是和利用目的最有相关性的，这就是对查找信息的求全求准要求。

1.2对利用速度的求快服务。档案利用者为了能够顺利地解决问题，总是希望尽早地获得他们所需的档案信息，这种在最短的时间内查找到最全面、最准确信息的时效性服务，就是利用者对利用速度的求快服务。

1.3对检索和咨询的求助服务。对于一个大型综合性档案馆而言，即使是档案馆的内部工作人员也不可能完全掌握馆藏档案的全部信息。利用者通常是在对所了解的信息不确切的情况下来档案馆查找自己所需要的档案资料。对于第一次来档案馆的利用者，他们连最基本的利用程序、利用规定都不清楚。因此，他们希望能够在档案馆所提供的检索工具以及工作人员的协助下进行档案利用，这就是档案利用者对检索和咨询的求助服务。

2、档案利用服务的个性特点

通过调查可以发现，目前在档案馆利用档案的主要有以下三种人群，即：以研究为主要目的的学者(以下简称研究者)，以工作查考为主要目的的机构工作人员(以下简称工作查考者)。以及以个人查证为目的的普通市民(以下简称个人查证者)。不同的档案利用群体对档案的利用服务也不同，主要表现为：

2.1查找档案资料的范围不同。就档案的利用目的而言。研究者主要是为了获取可供研究使用的资料，他们利用档案。是希望通过更新颖、更丰富的材料开展更深入地研究。所以档案的凭证价值和情报价值都可能在其中发挥作用。如果在无法获得所需要的某种档案资料的情况下。研究者可能用其他档案资料作为替代品。而工作查考者和个人查证者的主要目的是为了获得解决某一问题所需要的凭证，其中主要是档案的凭证价值在发挥作用，所以他们所需要的档案资料一般情况下没有替代品。

2.2档案检索工具的依赖性不同。研究者有了明确的档案利用目标，或一旦确定档案资料的发掘范围之后。可以通过先进的检索工具，比如计算机检索系统，迅速检索出所需要档案的案卷号。在三种利用人群中。研究者适应和利用各种检索工具的能力最强，工作查考者次之，个人查证者的能力最差。但是工作查考者一般会在机关档案室预先了解档案的具体状况，甚至直接查找到所需要档案的案卷号。个人查证者大多缺乏熟练使用计算机检索系统的技能，对于档案如何管理和使用基本不了解，完全要通过向档案馆工作人员咨询才能获得所需要档案的案卷号。

3、搞好档案利用服务的有效途径

3.1建立完备的档案检索体系。以计算机检索系统为主，以其他各种相关检索工具为辅，信息技术的发展使得建立完备的档案检索体系已经具有现实可行性，而它正是满足利用者服务需求的最有效途径，所谓完备的档案检索体系，不仅包括传统形式的档案馆指南、全宗指南、专题指南、各种卡片目录、书本式目录等等，而且包括高覆盖率的计算机目录检索系统和全文检索系统，以及建立在互联网基础上的远程检索服务。

计算机目录检索系统主要通过建立目录数据库来实现，即将案卷目录、卷内文件目录输入数据库，实现档案目录的自动化管理；而计算机全文检索系统则是将检索和利用合二为一，通过建立全文数据库，将所收集的档案全文进行数字化处理，并把档案全文信息输入数据库，利用者只要通过检索即能更加方便快捷地直接查找到所需要的所有相关档案信息。目前河南石油勘探局档案馆已经在局域网上建立了自己的网站，利用者只需点击鼠标便可以了解到相关档案馆的馆藏情况。将原先书本形式的档案馆指南、全宗指南或专题指南通过网页的形式发布：将档案目录数据库网络相连接，可以进一步满足利用者的档案利用服务需求。通过这一方式延伸档案服务渠道，一方面使得远程利用者可以不受时间和地域的限制，及时获取自己所需要的档案信息：另一方面也可以使潜在的利用者进一步了解档案馆的服务性质、方式和范围，以为其利用时提供方便。

3.2建立完善的咨询服务体系。在完善的咨询服务体系中，应由两方面的工作人员共同负责完成咨询工作，即查档接待室的服务人员和档案专业业务专家。查档接待室服务人员主要负责解答利用者在利用档案时所遇到的各类常规性问题，如帮助初次来馆利用档案的人员办理登记手续：提醒利用者在利用档案过程中应注意哪些事项；帮助利用者就相关档案信息需求建立查档路径：帮助利用者辨析模糊字迹和标记等等。而档案专业业务专家则是帮助利用者了解档案的流传和保存情况，了解档案内容中所涉及到的相关历史背景，以及其他查找档案过程中可能遇到的疑难问题。

检索体系和咨询体系的有效结合，才是满足不同利用者对档案利用服务的有效途径。