高校全域信息共享的若干问题探讨

2009-04-03蒋磊宏栾婧怡

中国教育信息化·高教职教 2009年3期

关键词：角色

蒋磊宏　栾婧怡

摘要：高校全域信息共享的目标是多层次、多角度的，既要解决跨域信息系统之间的共享与协同，又要采集来自各职能域的数据，使全域信息授权给不同角色的人查询利用。本文对全域信息共享的目标、松耦合架构、信息门户、角色与授权的若干问题进行探讨。

关键词：全域信息共享职能域松耦合角色授权

中图分类号：G203 文献标识码：A 文章编号：1673-8454（2009）05-0004-03

中国高校信息化建设和应用快速发展，各高校按职能域建立并投入使用了许多应用系统，逐步实现了同一处室内部不同业务（科室、岗位）间的信息共享和业务协同。在教学、科研、管理和校园生活等领域发挥了良好的作用。随着信息系统应用的深入，用户的信息化素养得到大幅提高，越来越多的部门不再满足于本部门的信息共享与业务协同，开始提出跨处室、跨应用、跨职能域的信息共享和业务协同需求。与此同时，将积累多年的大量数据集中起来，为校领导提供辅助决策支持服务也提上了日程。

一些信息化建设领先的大学，开始进入跨业务领域信息共享、建立全校统一集成的信息系统阶段，目标是整个大学跨职能域的信息集成、共享与协同。按照诺兰信息化模型，这些大学开始步入信息集成期，从基于关系数据库的信息系统建设与应用转向基于主题数据库的第三类数据环境应用的快速发展。本文探讨大学全部职能域（简称全域）信息共享的若干问题。

一、全域信息共享的目标分析

全域信息共享需要解决哪些业务问题？笔者认为，高校全域信息共享需要实现的目标是多角度、多层次的。一是要实现跨职能域系统之间的信息共享，即计算机之间的信息共享；二是要将不同职能域系统中的信息集中起来形成全域信息，提供给不同工作岗位的人查询、统计分析，即按角色授权，为用户提供的信息共享。

计算机之间的信息共享提供了不同的职能域（包括院系处室、科室、岗位）之间相关业务数据的共享、业务协同、数据同步，是基层业务部门对具体事务的处理，是细节信息的共享。

为用户提供信息共享，使得经过授权的用户，能够查询到原来处在不同职能域数据库中的数据，并加以统计分析和利用。进一步，可以为领导提供辅助决策支持服务。它主要以知识研究和启发为中心，提供充分的数据和统计分析而提高决策的质量。这样的信息共享，不仅需要大学内部的信息，更多地还需要源于校外的信息。因此，采集各个职能域的哪些信息，如何将这些信息组织起来，变得更为重要。

因此，全域信息共享至少需要完成以下工作：

（１）权威数据同步到各职能域业务系统，保持数据的一致性。比如教务处负责学生学籍管理，其数据库中的学生基本信息是权威数据。其他需要学生基本信息的职能域，无须再去维护一套学生基本信息库，全域信息共享要将权威数据同步到各职能域的信息系统中，如学生处、图书馆、财务处、校园一卡通、科技处、档案馆等职能域。

（２）跨域业务协同，若干个部门协同完成一项跨多个职能域的全域业务。一个典型的例子是毕业生办理离校手续，需要教务处提供毕业生名单，就业指导中心提供毕业去向，图书馆审核有无未还图书或罚款，组织部和团委办理组织关系转移，学生处与有贷款的学生签署归还贷款保证书，财务处审核有无未交学费或未核销暂借款，保卫处审核户口迁移情况，宿舍管理部门办理退还宿舍手续，院系发放毕业证等。离校手续办结信息提供给学生医疗保障、校园一卡通等职能域终止其在校学生待遇。在这个全域业务协同系统中，需要来自各职能域的数据，使不必到某部门办手续的毕业生，自动办结了该部门的手续，而学生办结某部门手续后，相关信息及时提供给后续部门，各职能域业务系统紧密配合，实现全域业务协同。

（３）从不同职能域的信息系统中抽取信息，包括收集外源信息、统计数据，形成主题数据库，使得经过授权的用户，能够查询到原来处在不同职能域数据库中的数据，并加以统计分析和利用。提供在线分析，向领导层提供决策支持服务。

（４）提供面向师生的一站式服务，统一身份认证、角色划分与管理，按角色访问授权，提供单一访问入口（信息门户）。

二、全域信息共享的方案选择

大学的组织结构与企业相比很不相同，大学全域信息共享采取什么方案，或许与大学组织结构的特点有关。研究表明，大学组织结构具有“松散联结”的特点。[1] 具有这种特性的组织对于环境适应具有较强的灵活性，当环境变化时，组织内部要素之间的牵制较小，每一个单元可以相互独立地做出反应，以适应外部相互矛盾的需求。[2] 例如，大学教学管理（教务职能域）与科研管理（科研职能域）的日常工作之间没有紧密的联系，教务职能域的课程安排、上课、考试、学生成绩管理等业务环节与科研职能域的项目申报、科学研究、科技成果鉴定、专利申报等业务环节之间基本不需要细节数据的交换与业务协同。

大学组织结构的多目标、结构相对松散、部门之间牵制较小、每个部门可以相对独立地开展业务活动的特点，使得大学全域信息共享更适合采用松耦合的架构。因此，可以考虑在同一职能域的各类业务之间采用紧密耦合的信息系统，通过统一的后台数据库实现无缝连接和业务协同。而跨职能域的信息共享可以考虑跨平台、松耦合、面向服务的体系架构（SOA），使被集成的应用保持其自主性。松耦合架构隔离了复杂性，可以用较小的代价逐步实现整个系统集成，给实现全域信息共享带来更小的技术风险和更大的潜在价值。在同一模式下，可积累更多的跨域应用和共享信息。当越来越多的部门和业务加入协同时，这会变得更有意义。

采用松耦合架构时，一个比较重要的问题是职能域划分的颗粒度大小。过大的颗粒度尤其是划分跨越多个处室业务的职能域，会增加实施该职能域统一信息系统的复杂性。而过小的颗粒度会给全域信息共享带来困难，原因是职能域划分过细，会产生大量的冗余数据，可能带来权威数据不可信等问题，同时也增加了数据交换和转换环节的复杂度，严重影响了系统效率和效果。假如同一综合业务部门内部各种业务间的信息尚未实现共享，数据不一致（比如有些高校教务处同时运行着学籍管理、排课、选课、评教等几个孤立的信息系统），则难以实现全校跨部门的信息共享。因为共享信息的数据维护不仅包括持久性的数据维护，还要包括因业务更新带来的各环节的调整，如果缺少部门内整合的业务流保障，可能导致全域信息共享渠道逐渐失效。

因此，至少应将同一综合业务部门（如教务处）内部各科室、各岗位间联系比较紧密的全部业务划分在一个职能

域中，通过统一的后台数据库实现职能域内的信息共享与业务协同。形成完善的覆盖整个综合业务部门的基于业务流的应用系统，为全域信息共享提供保障。对于条件成熟的大学，可以考虑将职能域划分得更大一些，国际上许多大学采用的学生管理套件，通过统一的后台数据库，将学生从入学到毕业的整个生命周期中涉及的各个业务环节都包含在内，由它实现的学生管理职能域，包括了教务处、研究生院、学生处、招生就业处的全部业务，以及财务处与学生相关的业务领域。

三、共享数据库存储的数据

建立全域信息共享系统通常会建一个共享数据库。上海交通大学在分布式层次型的处理和信息结构下将系统分为：应用业务层、共享数据层、信息服务层和服务展现层，如图1所示。共享数据层建立在应用业务层之上，对应用业务层的数据进行抽取、综合、归类和抽象。这一层的目标是集成全局性信息，支持共享、分析和互操作。[3]

根据对全域信息共享目标的分析，共享数据层存储的数据应包括：

（１）为支持跨职能域应用之间的数据交换与共享，需要实现权威数据的同步交换，共享数据层通过数据采集和交换系统从应用业务层抽取权威数据，并分别交换到需要的职能域系统中。权威数据也是组成主题数据的来源之一。

（２）为支持跨越多个职能域的业务协同，实现跨域的事务处理，共享数据层从应用业务层抽取互操作数据，并可以在信息服务层（或应用业务层）建立全域的业务应用。互操作数据可能是权威数据的子集，业务协同本身也可能修改权威数据。

（３）为实现授权用户查询全域数据，并加以统计分析和利用，共享数据层从应用业务层抽取全域性共享数据、综合性持久性数据、统计数据、业务视图等，提供可供比较的外源数据，并以主题数据库的形式加以组织，形成全域信息，提供跨职能域的查询、统计分析和决策支持服务。

共享数据层不应该将应用业务层中的细节性、过程性数据全部照搬进来。

四、关于单一访问入口、角色划分与授权的思考

1.关于单一访问入口

通过全校统一的信息门户，实现单一入口访问，使用户得到一站式服务，无疑是信息化水平较高的标志之一。但问题是在松耦合架构下，各个职能域已建立的网站是否还有保留的意义？统一信息门户是否一定要将各个职能域网站的用户界面统一起来？

用户上网的目的不同，行为也会不同。登录信息门户漫游时，如果门户系统能够将来自不同职能域与用户密切相关的信息推送到用户面前，将受到用户的欢迎。而如果用户上网目的单一，比如报考研究生，直接输入研究生院网址或许更为方便。对于那些未列入大学统一身份认证的用户或社会公众，这些职能域的网站也会提供方便。有些职能域的网站可能还需要提供两种登录方式，让没有列入统一身份认证的人员也能登录，比如，持有校园一卡通的校外人员登录一卡通网站查询消费记录。显然，各职能域的网站是有理由存在的。统一信息门户也不一定要将各个网站的用户界面统一起来，只要通过统一身份认证，能够漫游登录各个校内网站就达到效果了。

2.关于角色划分

通过信息资源规划，我们可以将整个大学划分成若干职能域，将大学中的人群划分成若干角色。

人员按基本属性，可以划分为“教职工”、“学生”两种角色。教职工还可以划分为专任教师、管理人员、工勤人员等角色；学生还可以划分为本专科生、研究生、成人（网络）教育学生等角色。

按所属部门属性，划分人员的部门角色。

按党政职务属性，可以将教职工划分为“校领导”、“部处长”、“院系领导”等角色。

按工作岗位和负责领域属性，可以将教职工划分为“部处管理岗”、“院系管理岗”。根据负责领域，可以进一步将“院系管理岗”划分为“教学院长”、“教务员”、“科研院长”、“科研秘书”、“组织人事书记”、“组织人事干事”、“财务岗”、“设备岗”、“思政教师”等。

一位教职工可能拥有多种角色。按所属部门属性确定的角色，由全域共享信息系统根据人员所属的部门自动确定。按党政职务属性确定的角色，根据人事管理域中的党政职务信息获得。按工作岗位或所负责的工作领域确定的角色，分别由相应的职能部门确定，比如由教务处确定“教学院长”、“教务员”角色，科技处确定“科研院长”、“科研秘书”角色等。

3.关于按角色授权

在松耦合架构下的授权，可以考虑集中与分布相结合的方式。

各职能域的信息系统，如果需要按角色授权，由各职能域分别授权，经过统一身份认证后，可以将职能域的授权继承到统一信息门户中来。

对于按人员基本属性的授权，一般应该采用集中授权方式，凡是校内用户都能够访问的网络信息资源，如网络基本服务、图书馆等，都可以采用这种方式。