如何提高重大建设项目档案的案卷质量

易 萍

【摘 要】重大建设项目档案包括从重大建设项目(工程)的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的文件资料。 本文通过对重大建设项目档案在完整性、准确性、系统性三方面存在问题的分析,进一步提出了提高建设项目档案案卷质量的主要措施及对策,从而使工程档案在今后的工作中得到充分地开发和利用。

【关键词】建设项目 档案 案卷质量

【中途分类号】G271【文献标识码】A【文章编号】1673-8209(2009)11-0-01

1 引言

重大建设项目是国家和地方从国民经济和社会发展的全局出发,根据国家和地方财力情况以及基本建设的总体布局,合理确定进行重点建设的行业和骨干项目,在我国现代化建设中具有重要地位。重大建设项目档案质量是建设工程项目质量的重要组成部分,对工程项目建成使用后的管理、维护、改造具有非常重要的意义。

2 重大建设项目档案案卷质量在以下几个方面存在的问题及原因

2.1 完整性方面

建设工程项目档案在完整性方面存在着下列问题:一是工程质量保证材料不全,主材试验报告提供的内容及数量达不到要求。二是有的缺隐蔽工程记录、工程质量检查记录、产品出厂合格证等。三是签章手续不全,有的工程施工技术人员没签字,竣工图没盖章等,这些现象都会给工程竣工后的使用造成隐患。

2.2 准确性方面

在实际工作中,常常造成档案的不准确性有以下几点:有的工程试验报告前后日期对照不上,有的工程专业归类不准确。特别是由于项目复杂,涉及多套装置或单元同时进行,工期紧,在一切为了进度的前提下,出现了大量的设计变更等,这些现象会给以后的利用造成很大的危害。

2.3 系统性方面

由于施工单位的资料人员未经过专业培训,又没有工程档案管理工作经验,在组卷时常发生以下现象:有的建设项目工程科技文件材料没有按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等顺序排列;有的管理性科技文件材料没有按问题、时间或重要程序排列等。这样必然造成档案组卷混乱,给以后利用查阅带来不便。

3 提高重大建设项目档案案卷质量的主要措施及对策

3.1 建立健全各项规章制度,保证工程竣工文件完整、准确,是提高项目档案案卷质量的基础

3.1.1 各施工、监理单位必须制定各项管理制度,将档案工作的各项要求以及施工、监理文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入各项管理制度和考核范围中。

项目档案的案卷质量应与有关工程技术人员的岗位职责挂钩,责任落实到人。

3.1.2 建立工地档案室,推进预立卷制度。文件材料内容填写齐全并经有关人员签证完毕后,既移送档案人员进行预立卷,并统一存放于工地档案室,以保证档案的完整与安全。

3.1.3 建立健全档案资料保证金制度。

为保证能够有效控制工程质量,不少建设单位采取收“质量保证金”的做法,即在招标合同文件中就明确将大约占工程款5%左右的费用作为“质保金”,工程质量(包括档案资料质量)不符合要求,则不予计量支付,并及时将招标合同文件下发到各职能部门和施工单位贯彻执行。

3.2 档案工作与工程进度同步进行,保证工程竣工文件完整、准确,是提高项目档案的案卷质量的关键

3.2.1 归档工作首先从项目工程的初期阶段抓起。

自工程立项开始,项目法人(建设单位)就将档案工作作为工程建设的重要组成部分列入议事日程,着手开展文件材料的收集、积累和整理工作。

3.2.2 档案员提前介入,搞好宣传,实现档案与工程进度“三同步”。

档案员应在工程开工初期主动进入工地,向施工管理人员颁发《国家重大建设项目文件材料归档要求和档案整理规范》,对施工单位档案的编制提供实质性指导。与此同时,还要积极争取领导的支持,要求施工单位实行档案与工程进度“三同步”:一是在布置施工任务的同时布置档案的编制工作;二是档案形成积累和施工进度同步;三是工程验收交接和档案交接同步。

3.2.3 档案人员参加重要设备的开箱验收。

当设备运到工地后,档案人员接到工程管理部门的通知,应主动到现场参加设备开箱,和施工单位人员根据随机文件的装箱清单,一一对照设备验收归档,并填写《重大建设项目设备开箱验收记录》。

3.2.4 档案人员参加建设工程项目的竣工验收。

2006年国家档案局、国家发展和改革委员会联合印发了《重大建设项目档案验收办法》明确规定建设项目必须要经过档案验收,才能进行通过竣工验收。

3.3 加强建设项目工程监理,实现档案现代化管理,提高档案队伍素质,是进一步提高项目档案的案卷质量的保障

3.3.1 项目工程监理严把技术审核关。为确保建设工程质量,通常重大项目建设单位实行的是“两级监理”、“三级质保”体系。工程监理在对工程投资、进度、质量进行重点控制的同时对工程档案实行严格的监督,是对档案工作进一步规范化管理的促进。

3.3.2 全面加强建设项目档案信息化建设工作。规范化、标准化管理是实施现代化管理的重要保证,建立统一规范、标准的组卷、著录、标引体系,是实现档案现代化管理的基础。

3.3.3 加强教育培训,培养复合型项目档案管理人才。新时代档案管理人才应是复合型的人才,档案人员要提高自身吸收消化和运用新知识的能力,以及结合本单位的实际情况研究对策,提高解决问题的能力,努力使自己成为懂工程,精业务,善协调,能指导的复合型项目档案管理人才,为项目档案管理提供智力支持。

参考文献

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