运用财务法则,寻找适合的“刀”,实现学校的降本增效

茅燕萍

摘要:财务管理工作是学校整个管理工作的重要组成部分。涉及到投资决策、预算调控、风险防范、资产管理、成本控制等诸多方面,为学校的教学、教育、科研提供有力的财务保障。相对企业而言,学校的收入来源相对单一及固定,因此降本增效尤其显得重要。本文着重从有效控制成本出发,结合学校实际,列举案例分析数据阐明观点。

关键词:学校管理;降本增效;财务砍刀

每个企业的运作都要遵循这样一个公式,那就是:收入-成本=利润。

追求利润的方法不外乎增加收入和降低成本。作为学校来说,除固定的上级拨款以外,收入主要来源于学生的学费收入,而学费的收费标准有明文规定,招生规模受人口资源等综合因素限制,因此在一定时期内我们的收入很难有大的突破,基本稳定在一定范围内。因而用增加收入的方法来增加利润对学校来说显然不是个很合适的办法。控制成本才是我们手中真正的利器。从下表来看,原方案的收入是10,成本是9,利润=10-9=1,利润率为10%,而当成本下降到8时,利润为2,利润率为20%,是原方案的2倍。可以说在这个时代,拼的就是节俭。

在森林里,狮子不想饿死就必须跑得比最慢的羚羊快,羚羊不想被狮子吃掉就必须比跑得最快的狮子更快。这就是森林法则。而在商场上,并不是在与竞争对手赛跑,而是自己与自己的成本在赛跑。要做那只跑得最快的羚羊,就必须把成本降到最低。

要降低学校经营的成本,首先要了解学校经营成本的构成。学校的成本主要有人力成本和公用经费两个部分。人力成本主要由工资、课时费、劳务费、加班费、绩效奖金、四金等组成。公用经费主要由水电煤费、电话费、招待费、办公经费、设备维护保养费等组成。要降低学校的办学成本就要针对这些产生成本的各个方面进行有效的控制,找到适合的那把“刀”砍掉成本,以下是适合在学校使用的降低成本的7招。

第一招:砍价

在进行采购时,我们要自问一下,我们有没有竞价?我们的价格还能再低吗?我们是不是供应商心中的“坏孩子”?使采购价格降到最低。同时需要时刻进行反思,有没有质次价高的商品进来?有没有不按流程操作的项目?有没有不实行集中采购?有没有让采购员与供应商保持独立?

针对采购流程需采取以下三种对策:

1、建立专业财务制度及流程。制定采购制度、比价制度、资产购置审批制度,必须填写物品采购单。切实做到除了制度与流程,不要相信任何人。

2、建立数据库。建立价格数据库、成本数据库、供应商目录、供应商特点等。

3、培养职业杀手。也就是砍价人员需要对成本控制进行精确计算和审核。成本是组织经营过程中最大的魔鬼,杀得越多越好。

第二招:砍人员

一般企业中有两种人,一种是营销人员,为企业增加收入,另一种是创造产品的人,是控制着企业成本的人。对于学校来说,学校的员工都是创造产品的人,学校的产品即学生,因此学校的经营重点在于控制成本。

一个员工的成本是他工资的五倍,包括直接工资、缴纳“四金”以及占用的各类资源。人力成本占着学校办学成本的大头。对于现有的人员要发挥出最大的价值,对于将要招聘的人员要确定其工作职责是否不可替代。必须坚定的使扯皮现象、内耗现象在我们的单位里消失!

需要我们反思的是:有没有存在斤斤计较的员工?有没有加份工作就加个人现象?有没有加项内容就加点钱现象?有没有没有钱就推不动工作现象?我们需要改变这种不利于组织发展的思想。让每个人的头上都悬着一把刀,在组织内设立一张电网,每个人都有一个最低标准,如果没有达到那么就会失去在组织中生存的条件。或者采取末位淘汰、绩效评估等方式增加员工的忧患意识,提高学校的工作效率和办学质量。

第三招:砍机构

新木桶理论认为,木桶板块越多,木板接缝越多,水流失空间越大。对于一个组织来说,机构越多,成本就越大。合理的设置机构,有利于学校的经营管理。我们需要反思:我们机构的设置是否合理?我们机构设置流程是否合理?我们对部门的考核是否有效?

机构设置应提倡扁平化,走动式和周游式管理,均有助于提高执行力。要从根本上消除“上级不安排工作,下级就坐着等;上级不检查,下级就拖着办,多干事多吃亏,出了问题找借口,听从指挥没有错,再大责任可分担”的现象。

第四招:砍预算

凡事预则立,不预则废。事后控制不如事中控制,事中控制不如事前控制,事前控制关键在于预算。根据学校战略制定预算目标,再经过预算编制、预算确定、预算审核、预算调整等过程,最后下达预算。整个过程中需要反思的是,有否抛高预算的可能?有否不严格执行预算的可能?有否例外事项过多的可能?

预算是逼出来的,对于预算初稿需要首砍20%。形成预算负责制、超预算项目严格的审批制的财务制度,对例外事项设定警戒线。做到预算在组织内具有法律效力。

第五招:砍库存

库存和固定资产达到一定量的时候就会影响现金流的运作。砍掉库存就是要使现金流更加流畅。对于学校来说,不仅在财务需要的方面来砍掉库存,盘活资金。在学校办学上同样应先做市场,后做产品,为学生先找到用人单位,再根据用人单位的需要培养人才,使学校的进出口畅通。

针对库存应采取一些相应对策,如建立预报精算制度,由要货部门遵照执行;由供货部门负责确定最短供货期和最短订货期。

第六招:砍日常开支

先来反思一下,以下这些现象在你身边有吗?办公室空无一人,空调电灯都开着。下班了,电脑饮水机还开着。打印机出来的都是无关紧要的东西。卫生间的水龙头总流着水。电话里讲的都是空话。可以说浪费无处不在!

让我们用数字来说明问题,以下是一张电耗表,可以看到:假如在冬季,电器设备在全部使用状态下我们学校平均每天的电费大概在9000元左右,其中最大的支出是空调。只要能够少开一半的空调,就能够减少40%左右的支出,大大降低了成本。

再来看一组数据,计算一下一张A4纸打印所消耗的成本。纸张成本0.38元,耗材损耗0.10元,机器损耗0.03元。也就是每打印一张纸的成本为0.51元。每浪费10张就等于扔掉了5.1元,每浪费100张就等于扔掉了51元,而我们的打印机每天都在不断地吐出无用的东西来。

还有一组数据同样可以让我们看到应该如何来节省成本支出。以下是一张电话资费优惠表,在拨打国内外长途时,使用IP电话,能够大大降低通信费用。如国内长途,使用IP电话后,降价幅度达到133%。

笔者认为,每一个员工都应该自问:有没有冷到或热到非要开空调吗?白天是否要开灯?下班电器关了吗?电话是否一定要打,用了IP电话吗?能否发Email?公务重要或紧急的非要乘出租吗?这次招待能否减去?人员能否精简?标准能否降低?这次出差能否不去?能否减少人员?能否乘火车?需要那么多打印机吗?能否网络共享?能否不用打印稿?打印时是否处于草稿状态?有否双面打印?等等问题,以提醒自己节约从我做起,形成良好的氛围。

古人有云:“勿以善小而不为!”日常办公中的一点一滴都不应该浪费,这不仅仅是学校的资源,是国家的资源,同时这种节约也是可持续发展战略不可或缺的部分,是在为了我们的后世子孙节约。

杜绝浪费现象的产生与发展必须从两方面入手。第一,制定相关制度规范日常行为,如用电管理制度、公务出差制度、员工加班制度、交通费、通讯费使用规定、公务用车规定、公文、文稿流转规定以及包括奖罚制度。第二,增强节约意识,在全体师生中培养“创建节约型校园,从我做起”的观念。

第七招:砍会议

虽然人力成本是办学成本中最主要的部分,但实际上最大成本的成本是时间!千金散尽还复来,时间一去不复返。而会议是时间成本最大的敌人。会议成本的计算公式如下:

会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×开会时间(小时)

例如,学校每小时平均工资为37元,某个会议,共8人参加会议,会议时间为2个小时,那么此次会议成本=37元×3倍×2×8人×2小时=3552元。如果我们每天所开的会不能解决实际问题,那么将浪费学校多少会议成本!因此,在开会前必须达成一定的共识,即开会必须达成决议,不必要参会的尽量不要陪会,对于发言一定要进行限时。

为了更好地发挥作用,我们还可以在管理方法和手段上有所革新,比如建立信息化管理平台,利用现代信息化管理大幅度地降低成本。第一,建立数据库,构建公共平台,整合资源,共享信息,使各部门的人通过不同的权限获取相应的学生信息、师资信息、课程信息、就业信息、招生信息等。第二,建立电子办公流程,加快节奏,节约资源,电子办公有利于节省电话费、办公耗材、办公家具,提高工作效率。第三,充分利用网络资源,通过网上购物、网上招聘减低成本。

方法和手段上的革新是降低成本的途径之一,而思想观念上的创新则是降低成本的根本。我们要将描述性的“有增长”、“有提高”、“发展良好”、“满意”、“一定损失”、“采取措施”转变为精准性的词汇,比如“增长率”、“同比(环比)增长”、“利润率”、“盈利”、“亏损”、“减亏”,让我们用精确的数字说话,用数字将成本逼下去。

(作者单位:上海市医药学校)