中学校长时间管理行为调查报告
2009-01-14朱晓颖
朱晓颖
摘要:时间管理能力是每一个管理者都必须具备的一种重要素质,中学校长作为一所学校的管理者也不例外。从某种意义上可以说,如果一位校长不能科学有效地管理好自己的时间,那么,他也无法真正有效地管理好那所学校。我们通过问卷调查,总结出校长在时间管理方面的具体特点。并针对这些特点,为校长提高时间管理能力提出了一些建议。
关键词:时间管理;中学校长;调查报告
中图分类号:C93 文献标志码:A文章编号:1002—2589(2009)31—0118—02
一、前言
社会的变革与发展使今天的学校与以往有了很大不同,校长的角色与职能也发生了巨大的变化。校长们需要花更多的时间和精力去管理学校事务、去领导课程与教学、去关注教师的专业发展、去充分挖掘社区资源……,在这种情势下,校长要想成为一个高效能的领导者、一个充满热情的领导者继而成为一个完美生活的拥有者,就成为了一个遥远但却富有吸引力的目标。要实现这些目标,不同境遇的校长所面临的困难多有不同,但在众多不同的困难中,有一个是共同的难题,那就是时间。很多校长都感到自己的时间不够用,校内要处理的事很多,校外要开的会也有很多,还要应付各种没完没了的检查、评比,校长们的个人时间就像交通高峰期堵得一团糟的公路,应该做的和不应该做的事情占满了校长的全部时间,而那些真正紧急而且重要的事情却抽不出时间去做。
二、调查的工具、方法与程序
通过收集资料并参照企业时间培训课程的相关内容,我们自行编制了《中学校长时间管理调查问卷》。本问卷采用开放式和封闭式相结合的形式, 共设计问题38个。其中,开放式问题5个,由参与调查的校长根据自己的实际情况自主回答;封闭式问题33个,由校长根据自己的实际情况在提供的选项中进行选择。问卷共涉及了三大类问题。第一类是背景题,对校长的是否为正职以及主要分管工作等方面的情况做了调查;第二类是认知题,对校长的时间价值感进行了调查;第三类是客观题,对校长们使用、分配时间的具体情况进行了调查,目的是考察校长们在时间监控、时间规划以及时间评估等方面能力。
我们以江西省某期高(完)中任职资格培训班的参训校长为对象,对他们的时间管理情况进行了调查。共有60位校长参与了我们的调查,回收有效问卷55份,回收率91.67%。
三、调查结果分析
通过对调查结果的统计和分析,我们发现,这55位校长时间管理的现状可以归纳为:忙、盲、茫。
(一)忙
1.在参与调查的校长中,有74.5%的校长有时候会觉得自己想做的事情没有时间去做,而有22%的校长经常会觉得自己想做的事情没有时间去做。
2.一天工作结束时,92.7%的校长都觉得疲倦;只有5位校长的睡眠时间可以保证在8小时以上,有4位校长的睡眠时间在5小时以下,还有4位校长经常失眠。
3.16.36%的校长经常会把工作带回家,74.54%的校长偶尔会把工作带回家。
4.有15位校长每天在校内的时间在6~8小时之间,33位校长每天在校内的时间在9~12小时之间,有4位校长每天在校内的时间在12小时以上,只有3位校长的在校时间低于6小时。
5.有20位校长每天可以自由支配的时间在1~2小时之间,22位校长每天可以自由支配的时间在2~3小时之间,有8位校长的可支配时间在4小时以上,还有5位校长几乎没有自由时间。
(二)盲
1.在55位校长中,有3位校长很少对自己的工作做计划;有41位校长一般只是在大脑中设想一下工作安排;只有11位校长有经常做出书面计划的习惯,而在这11位校长中,只有4位是既有短期安排又有长期计划的,而其余9位则只有短期安排。
2. 90.9%的校长选择先做紧急的事而不是重要的事,不知道时间的四象限法则。
3.只有23位校长经常会把最重要的工作安排在活动效率最高的时间段里去做,以提高工作的效率。
(三)茫
1. 78.18%的校长认为管理时间需要一定的方法,但自己并没有掌握这样的方法。
2.在参与调查的55位校长中,只有7%的校长会经常学习有关如何有效利用时间的知识。
四、思考与讨论
从调查的结果可以看出,校长们的时间管理水平是比较低的,这对于做好学校的管理工作将十分不利。学校是一个组织,管理一所学校,就是要管理人力、财力、时间等方方面面的资源,管理学泰斗彼得·杜拉克说过:“时间是最稀有的资源,除非能有效地管理它,否则其它的资源就更无法管理。”这也就是说,“时间管理”是一切管理的根源,惟有成功的时间管理,才是有效管理的基础。因此,“校长时间管理”的实质并不仅仅是校长们怎样去管理、利用好自己的时间,而是在时间流逝的过程中校长应怎样进行有效的自我管理。校长,作为学校发展的规划者和各项重大事务的决策者,必须努力用科学的原则和有效的策略去提高时间的利用率和有效性。那么校长应怎样对自己的时间进行有效管理,以提高工作、学习、生活的效率和品质,促进学校的快速发展呢?我们提出如下建议:
1.强调学校制度建设。在学校管理中应大力加强制度建设,做到“用制度管人”,而不是“用人去管人”。这样做,不仅可以规范学校的各项管理工作,还可以节约大量的时间,因为学校管理工作有其特殊的周期性。如学校每天的作息制度、每周的教学、教研活动、每学年的新生招收、毕业生工作等,都是以不同时间为单位所进行的周期性循环。在这种情况下,如果有详细规范的制度,就可以为学校的管理工作节省大量的时间。需要特别指出的是,学校在制订的规章制度时应特别注意:制度应尽量完善,使师生员工的各项工作都有章可循、有制可依。
2.善于制定工作计划。订好学校工作计划是学校管理中非常重要的一环。因为管理是有计划、有目的过程,如果管理工作缺乏计划,或是没有按计划办事,或是计划不周,就会产生忙乱现象。时间管理的计划原则也指出,如果在制订有效的计划时花费1个小时,在执行时就会节省3~4个小时,而且确保能取得更好的效果。但是,很多校长喜欢行动而不愿意思考,总是不顾一切地“苦干加蛮干”。据我们了解,校长们不愿做计划的原因主要有两个:一是在实际工作中,制定好的计划往往被许多意想不到的事件打断,很难完整地实施,久而久之,校长们就对制定计划丧失了信心,不愿再指定计划了。校长们所说的这种情况固然是存在的,但若过分地强调这一点,则有可能养成一种遇事做事的侥幸心理。试问:房子燃烧的紧要关头,消防队员是应该立刻拿起水龙头或灭火枪盲目施救,还是应该花费少许时间先判别一下风向然后再进行针对性的施救呢?显然应该是后者。事前制定好计划,看似花费了一些时间,然而正是依靠花费的这点时间才可以在事中节省更多的时间,并收到更好的效果,而校长们也可以免于充当救火队员的角色。校长们不愿做计划的第二个原因是不知如何做计划。
那么校长们究竟应该怎样做计划呢?一般来说,可以遵循以下步骤:1)确立目标;2)设计完成目标的各种方法和途径;3)选定最佳的完成方案;4)将最佳方案具体为成月/周/日的工作事项;5)按事件的轻重缓急编排月/周/日的工作次序,并留出足够的机动时间;6)定期检查计划的完成情况。当然,制定计划只是第一步,关键还是要有行动。尤其值得注意的是,在实践计划的时候,校长们的心理要保持平静,能正确和理性地估计困难、做好及时调整准备计划的准备。
3.勇于并且善于说“不”。1)勇于对自己的内心说“不”。时间管理需要一个与个人的价值观相吻合的目标追求。如果价值观不明确,人们往往就很难知道什么对自己最重要,时间的分配也就会不恰当。因为只有具有明确的价值观,人们才可以对自己要做的事情作价值排序,然后才能分出轻重缓急。面对纷扰的外部世界,校长们必须明白那些事是自己应该做的,而还有一些事是应该拒绝的,这就是所谓的“有所弃才能有所取,有所不为才能大有作为。” 2)善于对他人的请求说“不”。校长由于手中拥有一些权利,因而难免要面对一些人的诉求。诉求的人和事多了,难免就会占用掉大量的时间。校长们能够拥有的时间总是有限的,他永远没有时间去做每件事。当校长能够克服“不好意思拒绝”的心理,并具备一些“拒绝他人”的技巧,那么他由于善于对他人的请求说“不”而节省的时间将极为可观。
4.善于分权巧于授权。1)善于分权。面对教育、教学、行政事务等头绪众多的复杂管理,即使是一个智慧超群的校长,也不能事事亲躬,包揽一切。这时就要实行“分而治之”,也就是分权。将权力分散,是校长加强时间管理的重要手段,也是校长避免陷于日常琐事而无暇顾及大事的有效方法。学校管理理论认为,越是集权的校长,其管理水平越是处在一种低层面的忙碌状态,他很少能有时间和精力从教育教学理念以及学校发展目标的层面上去考虑学校的发展问题。分权是分工,校长和副校长之间要有明确的分工、主管某项工作的副校长与教研组长、教务主任也要分工。2)巧于授权。通常情况下,分权的效果有赖于授权的技巧。有效的授权才能最终节省时间。有效的授权就是要在授权的最初阶段花费时间,制订周密而详细的授权计划,选择和培训能够胜任此项工作的人员,对他们提出要求和希望,指导并和他们一起商讨应如何改进工作,让他们参与对其工作有影响的决策,衡量和奖罚完成的结果。
5.留出个人学习时间。学习是校长的另一个重要责任。这不仅是关系到校长个人成长的大事,也是关系到学校发展的大事。在某种程度上说,一个学校的发展和飞越,就是校长思想的发展和飞越;一个学校的发展危机,就是校长思想的枯竭。校长的思想从哪里来,就是从办学实践和学习中来,所以校长必须给自己留下学习时间,读书、看杂志、听报告和参观名校,跟踪前沿的学校管理思想和教育思想。校长们应该制定读书计划,就像教师的教学计划每周要完成多少任务一样,做到每周学习有内容,每周学习有收获。校长还要为自己安排好写教育随笔的时间,及时记录自己学习和思考所得,理清思绪,明晰思路,升华思想。校长只有不断地学习,才能不断地超越自己,学校也才能不断地更新和超越。
总之,校长要管理好时间,要取得支配时间的主动权,就必须做到工作上有计划、制度上有规定、常规上有分工。讲方法、讲规律、讲效率。这样,才能对学校进行有效的管理。
参考文献:
[1]杨雪梅.北京市小学教师时间管理能力的调查与思考[J].北京教育学院学报,2007,(3).
[2]何文堂.善用时间——管理实务之一[J].中外企业文化,2007,(1).
[3]中原.时间管理的艺术[J].秘书,2007,(1).
(责任编辑/ 姜超)