ＡＭＴ观点：高效的沟通＝１５％的个人沟通技巧＋８５％的和谐会议体系

很多经理一天80％的时奔波在各个会议审，而50％的会议时间被认为是在浪费时间，我们统计过一家集团企业，每年至少开5000个会，那么，为什么会议会低效、怎么能让会议也成为生产力呢?

AMT观点回顾

经营分析体系就等于是企业的神经传递系统，这个系统必须中心明确，层次分明，脉络清晰，运行快捷。整个体系必须联动才能发挥效力，不能指导一切信息都一股脑交给中枢。另外，账房先生似的分析体系已经不能适应这个时代的需求，只有完善的信息系统才能成为负载重担的骨架。

来自企业的声音

说完了经营分析，接下来就要谈谈高层会议管理这个模块了。会议是经营分析最终满地的关键，再说了，高层要是所有时间耗在不知所谓的会议上，也谈不上还有什么时间去分析了。

会议熬成一锅粥

您熟悉这样的“开会顺口溜”吗?

开会再开会，不开怎么会，本来有点会，开了变不会。

有事要开会，没事也开会，好事人家追，出事大家推。

上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃。

每周部门会，季度开大会，下班不能止，还要开晚会。

有人忙协调，有人打嗑睡，有人瞎附和，有人紧锁眉。

发言缺准备，听来活受罪，扯东又拉两，全凭一张嘴。

台上说什么，只听不领会，手机不时响，怎还不散会。

您是否也曾有过这样的经历，当您试图与一个与您有业务往来的客户取得联系，可是每次电话打过去，对方不是没人接，就是将手机挂掉，或者是由助理略有不耐烦地接过电话说：“我们经理，在开会呢!”。

您是否听人倒过这样的苦水：

刚从外地回来，立刻被会议包围起来，从早上到晚上要参加4—5个会议。

公司里重要事情都需要领导决策。奇怪的是，重要的事情往往会出现时间冲突，负责安排总裁会议的同事，往往不知所措，只好见缝插针。在一个高层人数较多的会议，塞进去很多议题。结果一会讨论战略、长远发展的事，一会讨论物流、销售额等迫在眉睫的事。高层领导在几种事情上轮番讨论，思维来回切换。会议决策效率并不是很高。

经理天天在开会，几乎没有时间用来思考和行动。包括自己牵头的会议、只需要出席的会议、战略会议、经营管理会议……，经理觉得自己分身乏术。

会议已经很多了，但是临时的会议需求比较大，非例会管理无序。

无论遇到上面这些问题是您的客户还是朋友，恐怕您有必要友情地提醒一句：“贵公司的会议管理体系可能出了一些问题”。

代价不菲的会议

开会一年花多少钱?可能很多人会说，这还不容易算吗?不就是场地费+差旅费+食宿费+文件制作费。

看上去没错，但这实际只是会议的直接成本。广东省某集团企业的计算结果让老总惊呼：“我们开会一年花3个亿”。上面说的直接成本能算出3个亿?

且慢，会议真正的代价，也是耗费最多的资源，其实是时间，还没有计算进去呢。

会议占据了企业活动绝大部份的精华时间，根据美国3M网络会议(Net Meeting)管理顾问公司对4000位白领上班族的调查，美国上班族每周平均参加十个会议，约占每周工作时间一到一天半，而经理人每周则有一半以上的时间在开会。调查也反映，57％的上班族在开会前心情紧张，并认为，平均一半的会议时间是浪费掉的。

“这些浪费掉的时间，假如变成你的假期有多好!”3M网络会议公司负责人贝格曼说。

日产汽车靠着有效率的会议革命，省下了60亿日元成本。

日本的丰田汽车也开始在会议室的海报上大大地提醒，会议成本=人数×时间×薪资单价。丰田的人事部计算，年收入1000万日元的员工一小时薪资单价是5000日元，把愈多愈资深的员工聚集开会愈久，公司要付的代价就愈高。

美商宏智人力资源顾问公司(DDI)甚至计算会议的投资报酬率。宏智事业发展处处长彭智彬精算，假如会议的成本花五个主管半个工作日的时间，这些加总起来的成本和这个会议决策创造出来的效益相比，就是会议报酬率。譬如，会议决议让产品上市快了一个月，增加了一个月的营业额，就是这个会议的效益。开了一个没有任何决议的会议，效益就是零。“假如会议效益小于会议成本，或者都是零效益，开会有何意义?”彭智彬问。

中高层成了“会议动物”

图2—3是某企业高层的工作时间分布图，可以看到，会议占据了高层85％的工作时间。彼得·德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中认为：时间是管理者最稀有的资源。而现在，这一最稀有的资源经常就是在无休止的会议中流失了。

对于企业高层来说，经常感觉会议缠身，总是会抱怨“每次会议都是别人占用我的时间，以至于我根本没时间思考企业的未来战略”。

中层管理者也常常感觉大小会议怎一个“乱”字了得。老板临时性的会得先开，但已经确定的经营性重大会议又不能改期，因此疲于奔命。

AMT在给一家企业做咨询项目的过程中，这家企业的高层不停地抱怨会议太多。上午被这个部门拉去，下午又被另一个部门拉去，参加会议时又感觉这些会议明明就该是部门经理主持部门内部人员参加就可以解决问题的。太多的会议让高层根本没时间去各地考察市场，了解运营状况。

而这家企业的中层呢，又抱怨经常被高层拉去参加和自己关系不大的会议，整个会议过程中压根没有发言的计划。而高层到自己所在的部门来参加会议又总是把话题不知不觉扯到别的问题上，导致会议时间难以控制。

问题高层和中层全都变成了会议动物，而且谁也没能从随意的会议体系中收益，企业到底需要怎样的会议体系呢?

打造和谐会议体系

在AMT咨询工作中，我们曾有这样一个客户。公司总裁在创业初期抓住市场机遇，实现了企业的快速成长；当企业增长到10个亿的规模时，已经在全国建立了30多个分支机构，一支500多人的营销队伍。这样的“战士型”企业，在广大的地域分散作战，要求管理简化、指令清晰、步调统一、反应迅速、集中精力奋勇作战。

可是企业的管理方式，却没有从过去规模比较小的状态下调整过来，喜欢诸侯、大将，随时“听宣上奏”；老总在总部的时候，习惯随时要求高管来开会，谈谈营销问题、生产问题、质量问题……会议通常只留出1小时的准备时间，有些分公司经理在外地出差的，即便有3—4小时车程，也中止工作往总部赶。而在外地实在没有办法回来的，则赶往当地分公司，参加视频会议。

这样的会议，事前并无规划，议题和思路都在总裁一个人的脑袋里。参加会议的人往往会打乱自己的计划、对会议的议题又没有时间思考，往往会议都结束了，还是摸不着头脑。

一个企业如果总是采取紧急会议的形式，时间一长，什么事都不紧急了。这家公司的高管向我倒苦水，“下班以后开会，一谈就是5、6个小时，开会搞到深夜是经常事”。这样下来，人困马乏，白天还哪里有精力工作?后来，我们与这家企业一起，在第一阶段，按照各个管理领域，重新梳理了四类会议(如图2—4)：

高层月度管理会议

新产品开发项目管理会议

营销管理会议

营销和运作协调会

我们明确了每一类会议的目标、时间、固定的议题，图2—5是营销管理会议的样本。

从全年来看，管理议题是可以固定：销售与生产的协调每个月讨论一次；销售人员提成制度，每半年集中讨论一次；人员晋级和提升每年讨论一次；以前总裁心急火燎的插手一个个具体事情，是因为他看着问题没有人解决，着急啊。现在，在总裁的内心里，就知道什么事情在什么时间解决是最适当的，当前各个业务相比，哪条线最紧急。

在这样的会议框架之下，设立一个灵活机动的议题，“识别营销管理机遇并解决重点问题”，那么每次会议上都可以增加当前最重要的议题。比如“本季竞争对手推出新产品，严重影响到我们的A产品，下月及下季的竞争手段”。

明确每一类会议的参加者。让与会者提前做好准备，熟悉材料，准备预案。避免到了会议上才了解情况。有明确的输入和输出，给参加会议的“各路神仙”一个思考的框架，避免会议开到最后，议而不决。

从全年来看，还需要形成一个有固定节拍的会议安排(如图2—6)。建立会议地图有这样几个好处：管理者从全局的角度来优化议题，明确重要的问题必须在某个时间来决策；有些议题不用讨论，甚至有些会议根本不用开。

管理者可以提前思考某些议题，提高决策的效率。比如营销策略的调整可能半年一次，但管理者的思考是随时随地的，当这个半年度会议到来之前，管理者会加快自己的思考节奏，然后在会议上拿出一些相对成熟的想法。

可以使管理者的时间安排更有计划性和规律性。整个企业的思考和决策，也随之形成有规律的振动。

在客户咨询的第一阶段，我们首先顺利地梳理了企业日常经营管理会议，以企业老总为代表的管理者们经过四个月的管理和逐步推行，取得了显著的效果。然后，我们又与客户一道，继续梳理战略管理流程的决策议题和会议时间。最后的结果，是企业的管理者们第一次由于会议体系的和谐，真正感受到了企业管理是一项有规律的活动，整个企业的运转也较以前顺滑了许多。