构建营销活动跨部门执行体系

吴　征

构建标准化的营销活动跨部门执行体系，能帮助快消品企业有效应对营销活动中的一系列难题，保证营销资源投入的有效性。

被很多企业喻为“中国经济的晴雨表”的央视广告招标会每年都会如期举行，表1显示了1995年至2004年历届“广告标王”得主，从中我们可以发现，标王得主基本都是快消品企业。从2005年到2007年，连续三年的“广告标王”都是宝洁，其2007年的投入更是创记录地达到了4.2亿。这昭示的一个事实就是快速消费品企业在营销方面正投入越来越多的资源。究其原因，在于快消品行业的产品存在着同质化，同质化的竞争环境中消费者很难形成绝对的品牌忠诚度，在同类产品中容易转换不同的品牌。因此，要想在激烈的市场竞争中拓展市场份额，企业在营销上必须投入大笔的费用对消费者进行“推”、“拉”。而如何对日益繁多的营销活动进行有效的管理，确保投入的营销费用的有效性，显然已经已成为大型快消品企业面临的一个紧迫问题。

处于快速发展期的大型快消品企业在营销活动管理上面临着一系列的难题。

营销活动管理面临难题

营销费用在快消品行业并没有统一的标准，不同的企业的界定是不同的，但总的来看类型繁多。目前比较普遍的分类方法是将其大体分为促销费用（线下费用）和广告费用（线上费用），其中促销费用可按促销品、卖场促销、渠道促销、人员费用等进一步细分；广告费用可按传媒广告、广宣品、户外广告等进一步细分。上述每一子项又可进一步细分，另外返利、折扣、市场开拓等也可以归入营销费用。对于大型的快消品企业来说，其营销区域广、分支机构多、营销渠道复杂、产品品项多，结合种类繁多的费用类型，会衍化出数量庞大的管理对象。由此亦可见对营销活动进行有效管理，确保营销费用投入的有效性是一个巨大的挑战。

对于处于快速发展期的大型快消品企业，由于营销区域扩张迅速，对营销活动在各营销区域的分支机构的推广实施上会面临统一计划组织、跨区域协调，以及组建有战斗力的营销团队落实等难题。笔者在为多家迅速发展的大型快消品企业做咨询服务的过程中，发现在大型营销活动的策划、组织协调、人员管理方面存在着一系列问题。如在活动策划方面，没有对全年活动进行合理的整体规划，缺乏对不同营销区域的地域特点的考虑。在活动组织协调方面，活动从提出到执行准备时间短，导致准备不充分，支持不到位；有关营销活动的信息没有提前披露给分支机构人员，导致分支机构措手不及；活动实施过程中由于地域跨度广，协调工作不到位，常常出现宣传资料没有及时下发、促销品不到位、货品断货等问题，导致分支机构人员无法落实活动，并引发对活动的不满。在营销团队建设方面，快速拓展过程中营销人员变换速度快，给管理带来严重的漏洞，对基层营销人员缺乏必要的培训，使营销人员对企业和产品的理解不到位，给客户和消费者不专业、不职业的感觉，从而降低产品品牌的可信度。

对营销活动进行有效管理，确保针对营销资源投入后的有效产出，对发展中的大型快消品企业而言，不仅有益于控制成本，而且有助于拉动销售额，增加赢利。

营销活动的有效管理

对透过营销活动表层所表现出来的问题进行进一步探析，可以发现，市场活动计划性和协调工作做不到位会导致供应链各个环节被动应付，造成系统性不匹配，对材料供应、生产、仓储都产生了很大的压力。如因为不知道促销计划，生产系统不能适应销量突然增加，或者因为不了解计划，导致促销品严重挤占有限库容资源，或者促销时断货，影响促销的效果。

可见，营销活动管理中的这些问题，不仅在相当大的程度上浪费了投入到营销活动中的资源，而且对企业的整体营运和盈利都造成了不利的影响。由于目前快消品企业的成本结构中，营销费用所占的比例非常高，因此，对营销活动进行有效的管理，确保针对营销资源投入后的有效产出，对发展中的大型快消品企业而言，不仅有益于控制成本，而且有助于拉动销售额，增加赢利。

规范和指导营销活动的措施之一：建立合理的营销活动管理架构

针对市场营销活动的特点，可以通过项目管理的方式来协调营销活动的执行，从而在整体上推动营销活动在计划组织、跨区域协调，以及组建有战斗力的营销团队落实等方面的各个问题的解决。

具体而言，由于具体的营销活动具有很强的项目性，因此可以考虑借鉴项目管理的方法，通过对营销活动WBS（Work Breakdown Structure）梳理来建立有效的营销活动跨部门执行体系。标准化是透明化的有效前提，没有标准化就没有可以把握的质量，就没有比较的基础，就没有清晰的决策和可以不断改进的服务。通过WBS梳理构建的标准化的营销活动跨部门执行体系，能规范和指导各个分支机构的营销活动的执行过程，增进活动执行的协调，实现将同一类营销活动快速复制到不同的分公司，降低人员能力对活动效果的影响。

要建立标准化的营销活动跨部门执行体系，首要的条件是建立一套合理的营销活动管理架构，为营销活动执行的协同性、有效性奠定基础。如图1所示，建立一套自上而下的营销管理架构，营销总监在规定时间段对参与营销活动的各系统发出指示后，由相关业务支持部门在规定时间段征询各分支机构的意见，在此基础上提交活动计划，营销总监在审核后在规定时间段向各分支机构下达季度指导，各分支机构市场专员以此为基础，在规定的时间段对本区域下辖的不同城市实施意见征询后，提交营销活动安排，分支机构负责人对其审核后，下达给各城市经理，各城市经理据此设计更详细的活动安排，这样实现自上而下的营销指导，进而带动营销活动的执行实现从活动策划、活动审批、活动准备、执行监控、活动总结、费用核销的闭环运作。

在这个自上而下的营销指导体系中，在总部层面，营销总监和各业务支持部门在前期的工作十分关键，只有形成有节拍的、协同的指导流程，才能帮助各个分支机构实现步伐一致（见图2）。

在分支机构层面，需要根据总部下达的指导意见，结合区域特点，细化区域的营销活动计划，如图3所示，以此提高工作的计划性，避免因为缺乏协同而引起的准备时间仓促、宣传资料没有及时下发、促销品不到位、货品断货等问题。

一套合理的自上而下的营销活动管理架构，是实现营销活动有节拍的、协同有序落实的基础，也能推动各分支机构提前思考每月的安排，变被动的响应为主动的出击。合理的营销活动管理架构能推动活动在时间上形成良好的节拍，而时间上的有序将是构建标准化的营销活动跨部门执行体系的基础。

规范和指导营销活动的措施之二：以合理的营销活动管理架构为基础，建构标准化的营销活动跨部门执行体系。

从类型上看，尽管营销活动类型繁多，不同类别的活动的期望目标和管理重点也不同，在执行过程中各环节的关键控制点存在着一些差异，都有着各自的特殊性，但从任务上看也具有一些共性。在合理的营销活动管理架构中，要在确定好营销活动的时间节拍的前提下，根据任务上的共性对营销活动进行分类，最后通过相同的项目管理方式来组织协调同一类的营销活动的执行。而这套项目管理方式，就是标准化的营销活动跨部门执行体系。

建立标准化的营销活动跨部门执行体系是通过对营销活动WBS（Work Breakdown Structure）进行梳理而实现的，即在深入分析营销活动所产生的具体工作内容的基础上，根据工作侧重点将营销活动划分为相对独立的数个时间阶段，然后对各个时间阶段的工作内容进行分析，确定关键控制点，并明确该控制点的具体工作内容、注意事项、审批流程/表单、时间预估、责任部门/岗位、支持部门/岗位、输入文档、输出文档等。

在进行WBS梳理的时候，对关键控制点确定是最重要的工作，也是难点所在。在梳理过程中需要重点关注，并确保对关键点的准确把握。项目WBS不仅是标准化的工具，而且是计划性开展工作的基础。通过WBS梳理建立起来的标准化的营销活动跨部门执行体系，能带来以下三方面的直接益处：

打破部门壁垒：通过对营销活动的WBS梳理，明确必须要做的工作、时间节点、关键控制点和责任部门及岗位，有助于打破部门壁垒，实现营销活动执行的有序性和可延续性，提高活动执行的效率。

形成追踪体系：营销活动执行的项目管理规范体系实现了执行工作的细化分解，能形成一套追踪的体系，迅速查明活动执行过程中出现的问题，并实现知识与经验的积累。

实现活动的快速复制：标准化的营销活动跨部门执行体系能帮助企业将同一类营销活动快速复制到不同的分公司，降低人员能力对活动效果的影响。

完成了标准化的营销活动跨部门执行体系的建构，就明晰了对营销活动的管理脉络，这也等同于明确了对营销活动管理的需求，这就为下一步建设支撑营销业务的信息化系统打下良好的基础，能帮助企业迅速进入应用信息化来支撑营销业务的开展，提升业务效率的阶段。当然，关于这一方面的论题，未来可以做进一步交流探讨。

总的来看，构建标准化的营销活动跨部门执行体系，能帮助处于迅速发展期的大型快消品企业有效应对前文分析的营销活动执行过程中所面临的种种问题，保证营销资源投入的有效性，进而推动企业更好更快地发展。