数据整理的“一个主线、三个关键点”

董海涛

业界流传很广的一句话是“三分技术，七分管理，十二分数据”，足见数据ERP系统的重要性。

数据如人体的血液，是系统运行的支撑和前提；基础数据则是系统信息的根源，由此构筑统一的信息共享平台。可以说，造成项目延期，系统不能顺利切换或用不起来，八成是因为基础数据不准确。

ERP系统的基础数据量大面广，从不同角度可以有不同的分类，如静态数据和动态数据，显性数据和隐性数据，主数据和辅助数据。ERP系统就是根据这些基础数据，按照内部逻辑经过运算形成各种报告报表，供人来掌握经营生产状况，从而进行分析和决策的。基础数据整理是实施过程头绪最多、工作量最大、耗时最长、涉及面最广、最容易出错的部分，是一项艰苦细致的工作，要注意以下几点：首先，要成立数据小组，确定工作进度；然后，在数据整理上要遵循自下而上、先易后难的原则；最后，要切实把好数据录入关。

基础数据整理工作很繁杂，没有捷径，但有方法。对于新上ERP的企业而言，在千头万绪的工作中，如果能够抓住编码这一主线，把握好物料主文件、物料清单（BOM）和库存数据三个关键点，就可以提纲挈领、以一贯之。

* 编码

编码是为了系统识别和检索而对数据进行唯一的标识。凡是纳入系统管理的数据均要对其编码，包括物料编码、供应商编码、客户编码、库位编码、工作中心编码、计划员/采购员编码等。首先确立统一的编码原则。一个考虑周全、成熟的编码体系需要结合行业标准和企业特点,并且跨部门反复讨论，尤其多听取基层和系统使用者的意见，确定最终方案。

编码工作中最重要的是物料编码。规范化是准确性的前提，同一物料，不同叫法的现象在企业中比较常见，所以在编码前要先规范物料名称及描述。物料描述先描述物料主要属性，后描述物料次要属性，基本顺序是名称/型号或规格/尺寸/材料/颜色或表面处理/特殊要求。规范化之后再进行物料编码，唯一性是最根本的要求。物料的编码如同人的身份证号码，是一一对应的。要明确，不同的物料，那怕有极微小的区别也不能用同一个编码。一般来说，只要物料的物理状态或化学性质有变化，在制品在加工过程中需要入仓，半成品作为配件对外销售或用于售后服务，就必须为其指定一个编码。

在手工环境下为了便于记忆和识别，人们喜欢有含义的编码。在如今计算机系统环境下，提倡编码简单化，尽可能使用无含义的编码体系，不要将图号反应在编码中。不同的ERP系统，会有不同的编码要求。总体来说，建议物料编码采用全数字编码，但不要使用特殊字符，避免使用易与数字混淆的字母。编码要考虑扩展型，随着企业的发展，要为日后新增物料继续按照原有的编码规则进行编码留足空间，但另一方面编码位数太长则录入易错，增加工作量。编码导入系统后不要随便修改，由于相互关联性，一处编码的修改，可能会导致相关联的信息的紊乱。还要注意，即使某物料以后不再使用，其编码也不能重新分配给其他物料使用。

[基础数据整理工作，没有捷径，但有方法。]

* 物料主文件

物料主文件就是物料的档案，记录着该物料的各种参数、属性及相关信息，如物料编码、名称、计量单位、物料类型（原材料、半成品、成品）、来源类型（自制件/采购件）、损耗率/产出率、各种提前期(运行、准备、检验等)、财务成本信息等等。所有要在系统里使用的物料都必须先在物料主文件里建立记录，有了物料主文件才能据此建立其他相关的数据文件，所以设置物料主文件是物料编码完成后接着要做的基础性工作。ERP系统里提供了许多物料的描述参数，在实际应用中只需设置那些系统运行时必需的以及企业对物料管理时用到的参数。进行物料参数设置时，有些字段的内容可以从系统提供的选择项中选择，有些必须自己先定义才能选择使用。

* 物料清单（BOM）

BOM是制造型企业的核心文件，也是源头文件，与每个部门都有关系。图号乱、图纸错，工程变更、图纸修改、审批、发放的随意性在很多企业司空见惯。所以，管好研发源头，整理BOM以达到近乎完美的准确率，是避免一物多码、日后影响生产交货等一系列问题的关键。BOM来自生产，又指导生产，所以整理BOM不能过分依赖工程技术部门，而必须由工程技术部门和生产制造部门密切配合，通过建立交叉会审和订单评审机制，确定准确的BOM。BOM建立后，及时进行备份，同时利用BOM导入模板批量导入系统。值得一提的是，根据不同的用途BOM有许多种类。比如，工程BOM是设计开发用的，生产BOM是批量生产用的。通常，工程BOM在确认完成后可以直接晋级生产BOM，生产BOM也可以直接手工输入。提高BOM的准确性同样是个持续渐进的过程，需要在实际的生产中验证，并根据生产工艺和工程变更不断维护，持之以恒才能达到比较理想的水平。

* 库存数据。

库存数据是动态数据，是ERP系统基础数据源之一。整理库存数据可以从以下几方面着手：一是建立健全仓库管理制度，加强对仓管员的培训、考核和激励。二是规范各项制度的执行，物料收发、借退补换都要按流程操作。三是下大力气盘点库存，对重点物料、薄弱环节重点检查，分析差异原因，提高帐物相符率。这些是基础性工作，也是日常性工作。注意在ERP系统中要设置仓库类型和库区库位。库区的设置主要以物理方位进行，或者根据实地的划分，按序号来分区。库位的设置要与实际情况对应一致，便于对建库、移库和出入库等常用操作做出实时反映。

数据质量是数据的生命。外界环境和生产情况在不断变化，数据准确度是个相对的概念，所以对静态数据和动态数据都要不断调整和优化。基础数据整理是个艰苦细致的工作，数据质量的提高是个渐进和求精的过程。实施ERP的企业一定要高度重视基础数据的整理，如果基础数据达到了及时性、准确性和完整性的要求，系统切换上线只是水到渠成，ERP发挥效益也将近在咫尺。