医院会计电算化管理

张福海

[摘要]随着卫生经济的不断发展和现代医院管理的迫切需求，近年医院会计电算化工作也在迅速得到发展和普及。因此，管理好应用好医院会计电算化工作成为一项重要课题。

医院实现会计电算化，不仅提高了会计算账、报账的工作质量和效率，大大减轻了会计人员的负担而且在医院门诊收费、住院收费、药品出入库、医疗器械出入库、固定资产出入库、账务处理等环节得到普遍应用。通过近几年的运行可以得出，计算机处理数据的能力、速度是手工处理无法比拟的，只要硬件、软件工作正常，输入的数据正确，产生的结果是确信无疑的。但应用计算机处理业务因一些人为或其它因素也会出现差错、舞弊、数据丢失等情况。因此，强化医院会计电算化体系已是当务之急。

一、目前医院会计电算化应用中存在的问题

(一)目前现有的会计信息系统基本上还处于手工作坊阶段，只是将数据的计算、存储、输出交给计算机自动完成，而信息的传送、分析、支持领导决策等对医院管理最重要的方面仍未发挥作用。

(二)医院对管理应用人员的素质培养不够重视。医院会计人员素质高低不齐，有本科学历、大专学历、中专学历、还有一些以工代干不精通会计专业知识的人员。实行会计电算化对会计人员现有的知识结构提出新要求，不但要求精通会计专业知识，而且要熟悉计算机软硬件知识。而医院在全面提高会计管理、应用人员的计算机水平，以保证系统正常运行方面存在很大差距。

(三)目前医院会计电算化软件设施有待于进一步完善。医院门诊收费、住院收费、药品及材料出入库、固定资产出入库、省市医保病人收费管理等软件均为自行开发，在几年的运行中起到了很好的作用，但期间也间断发生一些错误，比如：保健干部医疗费用统计不准确，财务部门的医保病人数据与医保管理部门数据不一致等。

(四)没有充分发挥网络计算机的作用，未真正实现数据资源共享，有重复输入数据的情况。比如：对成本核算所需的数据不能通过网络从药剂科、器械科、供应室、门诊、住院处等相关科室直接取数，而要重新输入一次，造成人力、物力的浪费。

二、强化医院会计电算化管理体系

医院电算化会计系统的管理主要是指怎样运行、怎样更好地运行已建立的计算机系统和怎样保证计算机系统的安全、正常运行。一般来说包括以下内容：电算化会计系统的人员管理、使用管理、维护管理、档案管理、财务管理。

(一)会计电算化人员管理

1．会计电算化要求财会人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能，还应对计算机和经济管理知识有比较深刻的了解。只有既懂得财务会计，又懂得计算机和管理知识的复合型人才，才能促进会计电算化的发展。现阶段医院会计人员的观念还没有完全更新，仍停留在传统会计管理状态。会计电算化知识的更新也跟不上计算机更新的速度，虽然医院的财会人员都进行了会计电算化知识培训，取得了会计电算化证书，但大多数人只是初级培训，没有进行会计电算化的中级、高级培训，掌握的电算化知识还远远不够，这在很大程度上制约了会计电算化事业的发展。因此医院组织会计人员进行电算化培训，组织会计人员参观学习，定期考试，从中选取优秀人才担任各个环节的电算化系统管理员，负责审核差错、数据备份工作，是提高医院会计电算化管理应用水平的重要基础和保障。

2．建立会计电算化岗位责任制，会计电算化岗位责任制包括基本岗位和电算化会计岗位，基本会计岗位包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位可分为电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。目前各单位都在压缩编制，在人员减少的情况下基本会计岗位和电算化岗位可交叉设立，做到一人多岗，一岗多能，但要明确各个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责。

(二)会计电算化使用管理

医院的经济业务具有特殊性，如果因使用方法的错误造成软件故障，门诊、住院病人的医疗费用数据就会丢失，会给医院带来不可估计的经济损失。因此医院必须制定会计电算化操作管理制度。其主要内容为：

1．明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，杜绝未经授权人员操作会计软件；

2．保证已输入计算机的原始凭证和机内账簿的安全；

3．规定操作人员离开机房前应执行相应命令退出会计软件，严禁非法关机，以免会计数据丢失；

4．根据本单位实际情况，规定由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。

(三)会计电算化维护管理

外部环境如室内温度的高低、湿度的高低、磁场等是直接影响计算机能否正常运行的重要因素之一，因此医院应设专人负责维护。具体包括以下内容：

1．医院要在门诊收费处、住院收费处、药品出入库处、器械出入库处、财务科的每一站点设负责人，负责计算机的日常维护工作，做到防潮、防磁、防漏电，经常清理机房，保持室内干净、清洁、通风，防止意外事故的发生，保证机房设备安全和计算机的正常运行；

2.确保会计数据和软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，对磁性介质存放的数据保存双备份，一份存在硬盘上，另一份存在光盘上；

3．对现使用的会计核算软件进行修改、升级、更换，要有一定的审批手续，不得随意组织人员进行变更；对确有必要所做的变更，在变更前一定要先作备份，再做调整，以保证会计数据的连续、完整；

4．对日常工作中比较常见的问题，要派人讲解，反复强调，让有关人员学会自行解决一般故障。比如我们使用的用友财务软件，在保存会计凭证时经常发生“保存失败”的情况，对此会计人员一方面做到经常备份；另一方面应及时采取必要的补救措施，在服务器上以系统管理员的身份注册，点“刷新”菜单下的子菜单“清除异常任务”，使计算机恢复正常工作；

5．健全必要的防治计算机病毒的措施，定期杀除计算机病毒；如果是网络计算机，要在每一合计算机上安装网络杀毒软件。

(四)建立会计电算化档案管理制度

医院会计电算化档案管理制度主要包括：

1．规定电算化会计档案的保存形式，是以磁性介质、光盘存储会计数据，还是以计算机打印的书面形式保存会计数据；

2．要严格按照财政部规定的会计档案管理办法，派专人负责会计档案的整理、存放管理；

3．防止霉烂和腐变，防磁、防水、防尘，对重要的会计档案要双备份，存放在两个不同地点；

4.对会计档案要定期进行检查，对磁性介质形式保存的会计档案要定期复制，对打印出的会计档案要定期查看是否因色带质量原因造成数据的模糊；

5．对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序也要视同会计档案保管。

(五)建立电算化财务管理制度

要想使会计电算化在医院内部管理中发挥其重要作用，就必须建立一套完整的电算化财务管理体系。这个体系具体包括：从基层做起，严把质量关，人人负责，不出差错，层层设卡，检查核对；加强会计人员思想素质和业务素质教育；强化会计人员使用和维护计算机安全意识；不断完善现有的计算机软件，建立一套完整的财务网络体系，充分发挥计算机分析数据的作用，更好地为医院管理者提供预算决策依据，加快医院改革进程。

总之，建立和完善会计电算化内部管理体系，是促进医院会计电算化向深层次发展，使财务管理工作更趋科学化、合理化的重要保障。