关于依托信息化实现固定资产集中管理的思考

郭　涌

[摘要]本文通过分析大型钢铁企业集团在信息孤岛关太下固定资产管理方面存在的问题，提出如何依托信息化建设实现扁平化管理，从而提升大型钢铁企业集团的固定资产整体管理水平。

近年来，大型钢铁企业实施信息化建设的根本目的在于借助集成信息系统整合资源，信息共享，全面提升企业管理水平。信息化建设为企业管理变革带来契机，同时信息化建设自身更需要业务流程的变革，现就企业信息化建设中固定资产管理的变革方向作一探讨。

一、传统管理手段下固定资产管理现状及存在的问题

大型钢铁企业集团生产工序复杂且工艺流程长，通过设立多个法人主体或会计主体进行生产经营与财务核算，管理层次多，固定资产的实物管理通常由集团公司设备总归口管理部门、设备专业归口管理部门、资产使用部门共同进行。其中总归口部门负责制定固定资产管理制度及固定资产目录、组织清产核资、制定设备维修计划、组织设备检修、进行固定资产处置审批等，受专业人员限制通常需相关专业部门配合管理；资产使用单位负责资产的日常维护，各单位设备管理人员隶属于生产单位。传统手段方式下大型钢铁企业固定资产核算一般采用二级核算模式，没有实物与业务集成的核算系统。

固定资产管理过程中通常存在以下问题：

问题一。信息孤岛现象使得固定资产管理部门不能得到及时、完整的资产信息，无法充分发挥资产管理职能。当前大型钢铁企业强调集中一体化的管理理念，但由于生产部门多，工艺流程长、资产数量巨大，管理手段成为制约管理水平的瓶颈，固定资产实物卡片由资产使用单位建立、维护，设备归口管理部门没有固定资产实物账，归口管理部门不能发挥的资源配置功能，形成被动管理，低效管理现象。

问题二。固定资产实物多头管理，职责不清晰。固定资产实物管理名义上是集团公司设备部门，但受专业限制，通常需要由专业归口管理部门配合管理，而实际管理则又分散到各使用单位，形成人人负责人人不负责现象。公共资产经常会成为管理真空地带。

根据企业内部控制制度要求，实物管理部门和财务部门对资产实物分账记录定期对账，但实际情况是实物部门对财务部门固定资产卡片的依赖性很强，且卡片动态维护工作差。往往是实物部门与财务部门卡片相符，却与资产实际状态不符，管理漏洞大。

问题三。固定资产处置审批流程长。固定资产的处置需要由资产使用部门提出申请，设备管理部门鉴定审核，集团公司领导批准，财务部门依专业部门报批结果报总会计师批准后进行资产价值处置。长流程管理导致实物变动常常不能及时反映到财务，账实不符现象时有发生，影响资产价值的真实性。

问题四。固定资产实物部门管理职能缺项。大型钢铁企业技术改造任务重，通常设置项目管理部门进行固定资产投资管理，投资立项申请一般由资产使用单位提出，设备归口管理部门没有足够的信息确定是否需要投资，容易形成投资浪费。

二、信息化建设对大型钢铁企业固定资产管理的影响

(一)固定资产集中管理的可行性

目前企业进行信息化建设选择的ORECAL软件、SAP软件都是集成性很强的企业管理套装软件，信息化建设为大型钢铁企业集团实现固定资产财务实物一体化管理提供了硬件平台。

大型钢铁企业依托信息化建设成功实现固定资产集中管理的模式为钢铁企业固定资产集中管理提供了借鉴。如宝钢集团梅山钢铁公司实施信息化后设备部统一建账建卡实施设备集中管理；昆明钢铁公司信息化后固定资产集中到设备和能源部门共同管理。

(二)固定资产集中管理的必要性

固定资产集中管理是大型钢铁企业集团实现扁平化管理的需要。依托信息化平台实施固定资产集中管理可最大限度地发挥设备部门资产资源整体平衡配置功能，提高资产使用效率，减少投资浪费，实现企业资产由单一分散管理向整体综合管理的根本性转变。

固定资产集中管理可大幅度缩短固定资产处置流程，资产使用单位无需对使用资产处置负责，设置在各生产单位的设备管理人员负责资产处置报批。

固定资产集中管理后，生产单位专职生产，投资需求由设备管理人员提出，设备管理部门将进行固定资产的全生命周期管理，提高投资效率。

大型钢铁企业信息化建设过程中通常实施财务一级核算，也对固定资产实物集中管理提出需求。财务一级核算是钢铁行业财务管理的必然趋势，是扁平化管理的一种实现方式，信息化项目财务一级核算要求实现就源取数，即在集成的信息平台下，通过固定资产实物管理部门的实物卡片直接向固定资产财务核算部门抛账，实现资产信息的即时传递。

三、固定资产集中管理模式下的信息化建设

(一)固定资产集中管理

固定资产集中管理指资产使用单位不再对固定资产实物进行管理，资产实物由公司设备部门统一进行，财务部门对固定资产实施一级核算，数据来源为实物资产管理信息。主要内容包括：

1.固定资产实物管理人员隶属子设备管理部门，分散在各生产单位(区域)利用一个信息平台实施资产管理；设备管理部门负责制定公司固定资产实物管理制度及固定资产目录；

2．固定资产卡片集中到设备部门，由各区域管理员负责建立、维护；

3.固定资产处置、维护权归属设备管理部门；

4．固定资产购建申请权归属设备部，由设备部门向项目管理部提报立项申请；

5.实行财务一级核算。

(二)信息化固定资产管理模块蓝图设计

利用固定资产管理模块，固定资产实物管理人员拥有完整的资产实物信息，在按规定程序获得资产处置批准指令后，通过维护固定资产卡片实现向财务部门的直接抛账，并自动计提折旧后向成本中心抛账。

为确保实现企业信息化建设目标，在信息化项目建设阶段就要抓住机遇以固定资产集中管理的理念实施信息化固定资产管理模块蓝图设计，同时由信息化建设部门向企业业务流程设计部门建议依托信息化实施业务流程再造，通过信息化建设实现企业固定资产实物管理与财务管理一体化的目标。