信息技术下企业财务流程再造路径的探讨

范　芒

[摘要]笔者认为，在IT环境下，企业必须借助信息技术，再造传统财务流程。

随着全球经济一体化进程的加快、知识经济的发展和计算机技术在财务领域的广泛应用，传统财务流程存在的信息孤岛、重复作业、财务信息不透明与及时性差成为制约企业高速发展的桎梏。面对信息技术的巨大影响，企业从构建财务资源数据库入手，完善信息平台，借助信息技术对财务流程进行分析，清除无效财务流程，精简冗余财务流程，整合业务相关财务流程，实现职能型财务向功能型财务的转变，加强财务管理的事前预测和事中控制能力已是大势所趋。

财务流程有广义和狭义之分，狭义的财务流程是指财务部门内部的工作流程；广义的财务流程则是指涉及资金运动、资源消耗和会计活动的流程。本文所指的财务流程为广义的财务流程。一般而言，企业的流程由三个部分构成：业务流程、财务流程和管理流程。这三类流程相辅相成、相互作用，其中财务流程是企业流程的重要组成部分。财务流程从业务流程取得数据资料，一方面为管理流程提供服务；另一方面通过预算等财务管理功能直接指导业务活动。

财务流程再造则是在对财务流程进行分析的基础上，对其进行改进或重新进行设计以获得绩效重大改善的活动。它有两个方面的含义：一是财务流程再造全面检查和彻底翻新原有的工作方式，把职能导向的财务流程合理地按照功能导向重新组合，在改造的过程中，不仅仅只是对原有的流程稍做修改，而是摈弃因循守旧的思想大胆改革创新；二是财务流程再造能够降低企业成本，减少信息孤岛引起的数据不一致的错误，给企业带来巨大的绩效的提高。随着信息技术的发展，企业的经营管理变得迅速、及时。如果财务流程缺乏信息技术的支持，财务流程无法与业务流程保持协同步调，信息传递延迟，管理失误频繁，内部考核、管理滞后，资金占用量大，成本难以控制。

一、传统财务流程的缺陷分析

在传统技术条件下，从市场反馈信息到公司作出财务决策、从数据的形成录入到审核以及财务报告的形成都需要手工进行处理，即使采用会计电算化也只是手工处理的替代，虽然减轻了会计人员登记账簿的工作量，但没有从根本上改变手工处理的性质，财务流程存在以下几个方面的缺陷：

(一)财务组织不利流程顺畅运行

现行财务会计流程遵循劳动分工理论，各部门依照部门工作职责处理财务信息，财务信息传递于各个部门之间，使得财务流程链条增多，形成重复作业，不仅增加了企业运营的成本，而且降低了工作效率。此外，信息在传递过程中形成一个个信息孤岛，驻留于各个部门之间，不利于财务流程的顺畅运行。

(二)财务流程无法实施实时控制

按照现行的技术基础和财务流程，财务信息的获得滞后于业务活动的开展。财务信息的滞后性使管理阶层不能从财务信息系统中获得所需信息，无法利用财务信息及时对业务活动进行事中控制。

(三)财务信息无法满足管理需求

在现行财务流程中，当经济业务发生后，业务部门把与财务相关的信息送至财务部门，其他的大量信息仍存放于业务部门，财务信息系统仅仅采集业务数据的一部分，无法满足管理者经营决策的需要。

二、财务流程与信息技术融合的优势分析

(一)实现财务信息的链接

网络技术的发展打破了传统财务流程无法触及异地分支机构的空间限制，使物理距离变成鼠标距离。利用WEB技术和远程传输协议，信息使用者在授权范围内点击网页上的超级链接，通过打开的页面提取所需的财务信息，实现财务信息的远程传输。信息技术打破物理上的空间限制，降低财务信息的数据处理成本，奠定财务流程远程延伸的基础。

(二)加速财务信息的互动

互联网一方面打破物理距离限制；另一方面缩短财务信息传递的时间，打破时间的限制，使企业财务管理的实时处理成为可能。利用共享的网络管理控制系统、E-MAIL甚至QQ等工具相互传递所需财务信息以及相关指令，实现不同部门之间的信息互动。通过财务信息的互动，实时控制镶嵌于财务流程之中，利于财务预测、决策以及控制。

(三)提高财务信息的质量

会计报表的形成需要经过以下几个步骤：取得原始凭证→审核原始凭证→填制记账凭证→审核记账凭证→登账→对账→结账→编制报表。在传统的财务流程下，每一个步骤都需要手工处理，不仅浪费大量的时间，而且在处理的过程中由于人为因素的存在，造成财务信息不透明。在信息技术下，把原始信息输入计算机后，审核流程依靠计算机链接共享数据库的业务流程资料自动进行初审，审核人员再根据原始凭证进行复审，记账和编报的流程可通过计算机自动进行。一方面加快业务处理的速度；另一方面减少业务处理过程中人为因素的影响，提高财务报表的质量。

三、企业财务流程再造的实现途径

信息技术的飞速发展为企业带来无限的生机，同时也给企业带来更大的挑战，传统财务流程的弊端逐渐成为企业发展的桎梏，财务流程再造迫在眉睫。自哈默和钱皮(1990)提出流程再造以来，引发了企业管理一场新的革命，这场革命给很多企业带来绩效的大幅度提高，但是失败率也很高。为了降低风险，企业应完善信息技术平台，建立流程型财务组织，优化传统财务流程，最终达到财务流程再造的目的。

(一)完善信息技术平台

信息技术的发展是财务流程再造的直接推动力量，财务流程再造需要信息技术的支持。企业必须构建高速局域网，建造共享数据库，从软件和硬件两个方面完善信息技术平台，为财务流程再造提供充分的条件。

1．构建高速局域网

随着计算机技术的广泛应用，各部门利用计算机替代手工作业，迈出了走向信息技术的第一步。会计电算化只是简单的模仿和照搬手工财务会计流程，虽然也利用了现代信息技术，但仅仅实现了财务会计流程自动化，只是改变了操作手段，信息使用者仍然无法通过计算机从财务部门得到所需要的信息。因此，在现有的计算机基础上，构建高速局域网，采用浏览器／服务器结构，把TCP／IP协议和WEB技术规范的Internet技术应用于企业内部信息网络，在一个网络平台上整合若干应用系统，通过Internet实现远程客户与服务器的连接，客户端在浏览器界面下即可对应用系统进行异地操作，实现远程管理。

2．建造共享数据库

基于共享数据库的系统提供了多层次的处理环境，一方面它包含全局一致的、细节的、当前或接近当前的数据，可以进行全局联机事务处理；另一方面，它是一种面向主题、集成的数据环境，适用于完成日常的决策分析。目前各个部门

都有自己比较成熟的系统，将这些系统的数据抽取到共享数据库中进行数据共享并为决策提供数据支持。

(二)建立流程型财务组织

变革传统的财务流程后，职能型财务组织无法适应新流程的需要，必须建立流程型财务组织。与传统的职能型组织相比，流程型财务组织模糊了传统组织部门的界限，按照财务的流程组建流程组，流程组成员不仅包括财务人员，而且包括相关的业务人员。流程型财务组织具体包括预算、筹资、营运、投资和资金等财务流程组，其中营运流程组还可以细分为销售与收款、购货与付款和生产等财务流程小组。

(三)优化传统财务流程

1．成立财务流程再造团队

流程再造团队由企业高层领导、各相关部门和外部工作组三个方面共同组成，相互沟通、相互协调。企业高层领导负责指挥财务流程再造，把握财务流程再造的方向，协调处理再造过程中出现的矛盾和问题；信息技术部门提供技术支持，确保财务流程的顺畅与快捷；财务部门根据本企业财务活动的特性，提出现有财务流程的问题并提出希望达到的效果；企业外部工作组在调查研究的基础上，独立、客观地修正现有的财务流程。

2．诊断分析现有流程

首先由财务部门提出现有财务流程清单，并对财务流程的要素进行描述，绘制财务流程图；其次结合信息技术部门和业务部门分析财务流程，判断在信息技术下的非增值作业和重复作业；再次在充分考虑内外部客户的基础上，诊断需要再造的子财务流程。

3．借助信息技术简化集成企业财务流程

(1)清除无效财务流程

在对财务流程诊断的基础上，清除非增值作业。非增值作业主要包括：等待时间、重复的任务、财务信息不同格式的重新调整等。消除非增值作业有以下几个方面：首先，消除不必要的等待和传递时间，以付款流程为例，在采用统一数据库情况下，采购部门只需要把订单信息输入数据库，无需向财务部门报送订单副本，验收部门只需将验收信息输入统二的数据库，也无需向财务部门报送验货单，财务部门根据数据库信息和供货商的发票向其支付货款；其次，清除重复作业。在财务流程中，每一项业务必须经过相关主管领导的层层签字审批，这些审批手续不仅延长财务流程的周期，而且造成审批人员的重复作业。因此，根据发生错误的概率来决定审批环节设置的必要性，根据控制对象金额的大小，进行分层授权审批。恰当地选择审批人，让确实能够控制错误发生的人员进行审批，清除流程中的重复作业。

(2)精简冗余财务流程

企业部门的划分以职能为标准，职能相同或者相近的作业划归一个部门。但是业务的发生是连续的，很少存在一个部门可以完成的业务。不同的部门对业务的反映是不同的，两个部门可能存在对同一个业务两个侧面的反映。在这样的业务处理活动中，可以把另外一个部门的反映流程进行精简，由一个部门完成即可。

(3)整合作业相关的财务流程

把相关的作业贯穿起来，实现作业的连续进行，连贯、流畅的作业方能保障财务流程的流畅。以集团公司为例，为了集中核算，把传统财务流程下按照地区等建立的财务部门撤销，统一核算。合并作业相关的财务流程，强化财务管理。