教材管理系统的构思与计算机实现

孙国臣　焉　波　孔令军

教材是教学的载体，为了保证教材供应，每所学校的教材科都投入了很多人力、物力，但仍难免发生“漏订”、“重订、“发重”、“发错”、积压、浪费等事故。而计算机配以合适的软件可以把人们从繁杂的手工劳动中解脱出来，并且使预测更准确，制订出高精度的计划，能达到使积压、浪费最小而又能满足教材供应这一优化目标。教材管理工作应当充分利用计算机这个科学工具，使之走向科学、快速、准确、规范、优化的道路。本着这样一个目的，我们进行了教材管理系统的设计与计算机开发。

一、总体构思

我们调研了几个学校的管理程序，其主要是进行了教材的出、入库帐目计算机管理，而工作量很大的教材征订管理，发教材前必须制订的发放计划管理，校内讲义的编印计划管理，学生退、休、留、毕业结算管理等，尚不见涉猎，这很难尽人意。为此我们分析了几所学校教材管理工作的全过程，认为教材管理工作可分为6大版块，即，(1)征订计划；(2)采购、编印；(3)清点、记帐入库及库存帐图；(4)发放；(5)档案；(6)报表。据此编制流程图(略)。

(一)实现计算机管理的总体设计

1．课程与教材编码。为了区分每个系别、每个教研室的每一门课及不同作者、版别的教材，而又可以用最少的编码数实现，我们采用6位编码，编码方法如下：

(1)系别；(2)系别下的教研室；(3)该教研室下的课程号；(4)区别公开出版教材与自编讲义；(5)同目的教材的不同作者；(6)版别。2．建立数据库。(1)教学计划库(JHK)；(2)专业人数库(RSK)；(3)库存教材库(KCK)；(4)发放库(FFK)；(5)自编教材库(ZBK)；(6)征订库(ZDK)；(7)退化库(THK)。

对以上各库交互操作、达到流程图中要求计算机实现的管理工作项目，即由计算机制定，从而实现教材管理工作的科学化、系统化、规范化、制度化的目标。

二、计算机实现

由以上构思我们用UCDOS支持界面，FOXBASE+编制程序模块，开发了一个管理软件，下面简单介绍如下：

(一)硬件要求

主机486(配4兆内存，210兆硬盘)，1台1600K打印机。

(二)主菜单

(三)教材处理模块1．教材管理。(1)征订通知；(2)证订录入；(3)征订计划。

2．教材入库。

3．教材发放。(1)学生发放；(2)教师领用；(3)零卖处理。

4．教材退化。

(四)查询模块

采用变量替代方式可直接输入字段名进行全称查询或模糊查询，同时也可借助帮助功能查询。可以完成“库存”、“订书”、“课程”、“预收款的剩余款”、“发放”等查询功能。

(五)系统维护模块

1．初始系统。(1)数据备份；(2)数据再生；(3)数据转移。

2．信息修改。

3．更改口令。

(六)数据处理与报表模块

1．库存输出。

2．教材发放。

3．入库输出。

4．专业课程。

5．学生结算。

(七)档案管理模块

用于长年存储自编教材、讲义资料，同时对校内每年编制印刷讲义进行工作量统计及稿酬核算等。

这个软件的特点是自动化程度高，人工干扰少，一切都按程序化执行，管理的项目齐全，功能强。管理人员所要做的工作只是“征订录入”、“采购”、“入库清点录入”工作。大大减少了管理者的劳动量，并可根据各种需要打印出24种单据、通知、报表等。

三、效益估计

该软件完成后，除减轻工作量，消除漏订、重订的事故发生外，我们认为可以产生以下几项直接效益：

第一，如今科学技术迅猛发展，我们面临的又是市场经济，给教材出版、发行带来的影响是教材翻新速度快、涨价快，一种教材使用一次后再订时就要产生改本、涨价或换本，这样剩余教材大部分只能做报废处理。基于此点考虑，根据在进行软件设计时充分利用机器可做出精确统计这个特点，我们对订书数量问题进行“最大限量”设计。其思路是：订数=∑每班人数+1(教师用书)+2％(破损更换)，这样就可以把报废量控制在最小范围内。以我校以往订书数量控制方法为例，平均每种教材多订5本，每年订购132种教材，每本平均定价10元，则一年可节省132×5×10=6 600元。

第二，由于考虑到库存中用于同一目的，不同版本、不同定价而又数量不足教材的使用问题，设计时我们提出了一个算法，由计算机提供最优使用方案，由于篇幅所限这里不赘述。据估算此项我校教材款一年可节省2 000元左右。

第三，由于将我校教师用书规定编进了程序，由计算机控制教师的用书及统计工作，此项每年也可节省开支1 000元左右。

我们估算该软件在我校使用，每年至少可节支10 000元左右。

作者单位：东北电力学院(吉林132000)

责任编辑：黎立

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