科研单位财务一体化信息管理系统建设的思考

随着计算机、网络及通讯技术的快速发展与应用，信息化管理在调整产业结构、优化资源配置、提高管理水平等方面发挥着越来越重要的作用。立足我国科研单位财务管理现状，借助信息化技术来优化工作流程、提升管理效率是新时期科研财务管理工作一个重要的目标。本文以G研究院XT系统建设为例，分析了G研究院推进财务一体化信息管理系统建设的背景、意义及存在问题，并提出完善财务一体化信息管理系统建设的相关策略，以供参考。

为推动科技强国战略，近年来我国政府对科研经费的投入一直保持稳步增长态势，科研院所作为科技研发的主力军，面对日渐庞大的项目数量和项目资金，在科研“放管服”背景下面临诸多管理上的挑战。尽管当前有众多科研单位在信息化管理建设方面进行了一定的探索，但在实践过程中依然存在许多问题，如系统构架不合理、模块功能欠佳、数据缺乏准确性、审批权限不清晰、无法做到闭环管理等，离科学化、规范化、系统化管理目标还存在较大距离。探索构建更加高效、透明、智能的一体化信息管理系统，是顺应改革创新发展要求、提高科研财务管理工作效率的重要目标。

本文以G研究院XT管理系统建设为研究案例，具体分析了G研究院推进财务一体化信息管理系统建设的背景、意义及存在的问题，并针对性地提出XT管理系统建设的有效策略。

一、G研究院推进财务一体化信息管理系统建设的背景及意义

（一）G研究院推进财务一体化信息管理系统建设的背景

G研究院作为省级科研院所，近几年所承担的国家、省级、市级科研项目大大小小已达一千多个，项目总经费已超过2.5亿元。随着人才数量、项目数量及项目经费的不断增长，G研究院的财务工作量和核算压力越来越大，特别是从2019年实行新政府会计制度后，平行记账方式下的年底项目支出核算、报表编制需花费更多时间、精力。长期以来G研究院使用用友U8账务系统进行收支核算，财务报销采用线下审批、手工入账方式，由于业务量大，财务人员在资金使用进度把控及数据处理时效性方面十分被动，这种状况无法做到对科研项目进行精细化管理，也不利于项目的顺利推进和资金的有效监管。

（二）G研究院推进财务一体化信息管理系统建设的意义

自2018年下半年开始，G研究院经过多地调研后决定开发一款适合本单位管理的财务一体化信息管理系统（即XT管理系统）来提升单位整体工作效率。经过两年多时间的模块搭建、数据迁移、功能测试和试用优化，2021年起XT管理系统已在单位正式运行。该系统集科研、人事、财务、办公、资产管理多模块于一体，在很大程度上扭转了各部门传统单一的管理模式，在创新工作方法、提高服务质量等方面具有一定的推广意义。

首先，财务一体化信息管理系统的建设有助于实现科学管理。构建财务一体化信息管理系统后，G研究院各部门间能在同一平台办理业务，实现各部门业务流程再造，审批流程得到进一步精简，办事效率获得较大提高。比如G研究院下属各研究所采购或管辖的固定资产，可在系统资产管理模块中完成资产采购、登记、报废、处置、转移申请、出入库等全链条审批手续。财务报账模块则能与各项目实现预算数据衔接，经办人员所录入的每一笔支出数据，系统都会进行项目经济科目的收支余额统计，若存在预算不足的情况，系统则会发出预警，有效从源头实现对项目成本的事前控制，各项目负责人也能够对项目的支出情况与完成进度做到心中有数。

其次，财务一体化信息管理系统的构建能切实推进“放管服”落地。财务一体化信息管理系统的构建，能够打破财务手工业务繁重、数据处理滞后的弊端，将众多分散的业务集中起来整合成一个信息循环体系，有效实现财务信息的高效集成、资金风险的有效管控以及项目的精细化管理。此外，从创新服务角度出发，这种信息化管理模式能够为科研人员在报销、签字等环节节约大量时间与精力，科研人员还可以通过科研项目管理模块清晰了解到各自项目的收支结余概况及资金完成进度等，对后期工作的开展能够进行充足的计划和准备。因此，该系统从“放管服”角度有效实现了“放宽管理权限、简化流程管理、提供优质服务”。

最后，财务一体化信息管理系统的构建有利于促进业财融合。G研究院XT管理系统开发之前，单位的业财融合度较低，很多业务在办理过程中会出现信息衔接不够、审批进度较慢的情况。如大部分新入职的科研人员对单位的财务管理制度、报账流程等不够熟悉，在报账环节时常会被指出存在错误，退单率很高，而财务人员对项目开展的环境与硬性要求缺乏专业性了解，从而对一些特殊业务难以进行判断与把控。财务一体化信息管理系统的建设在一定程度上做到了制度与业务的相互嵌合，通过制度约束和过程管理打破信息壁垒，有力推动科研管理工作的顺利开展。

二、G研究院财务一体化信息管理系统建设存在的问题

（一）系统建设缺乏整体规划

从近3年G研究院XT管理系统的运行状况看，该财务一体化管理系统有效提升了G研究院的工作效率，但由于系统建设缺乏整体规划，在实际使用过程中，仍存在模块衔接不成熟、功能辐射面窄的情况，不能充分发挥财务一体化信息管理系统的应用效能。如模块的初始流程设置不合理，导致一些交叉业务、特殊业务不能通过一个审批程序完成。又如XT系统财务模块与用友U8暂未实现数据对接共享，涉及部门间内转和冲红账务XT系统无法进行数据录入核算，导致两个系统存在数据统计差异，财务人员年末双系统对账仍需要花费一定的时间和精力，并不能实现真正意义上的“松绑”。

（二）信息化意识不足，系统使用积极性不高

由于G研究院主要承担科技研究工作，绝大部分工作人员的身份为科研人员，他们长期专注于课题研究和外业调查，对单位的报账制度及财务专业知识缺乏全面了解，在XT管理系统正式运行前已习惯传统手工填单报账模式，面对新的一体化信息管理系统并没有较高的使用热情。绝大部分科研人员认为，采用线下手工报账方式，若发现科目或项目错误，只需对单据进行手动重填签字即可，而在财务一体化信息管理系统上线后，需要应付更多的手续，如面临系统撤单、身份切换、再次审批等问题，导致重报的时间会拉长，因此存在信息化意识不足、线上报销畏难心理。

（三）专业的信息化管理人才不足

财务一体化信息管理系统顺畅运行需要有专业的信息化管理人才的支持，这类人才不仅要掌握足够的财务知识，还应具备较强的信息化系统及信息化技术应用能力。G研究院XT管理系统自上线以来，专业的信息化管理人才配备不足，只有信息管理中心与财务部门指定的两三个工作人员对接系统运行后续事宜，他们不仅要对新用户进行模块功能介绍、线上操作指导，还要针对各种系统问题与软件开发商进行沟通、解决，有限的人力并不能提高XT管理系统的完善度和问题解决时效性。

（四）缺乏培训和沟通机制

财务一体化信息管理系统作为单位运行的心脏，是一个庞大且复杂的应用体系，但软件终究替代不了人脑，在使用过程中总会遇到一些特殊情况或难题，这就需要使用各方积极沟通、配合，才能对其进行完善、发挥出其最大效力。G研究院XT系统运行后，缺乏一个长期有效的沟通和培训机制，时常会有科研人员在财务反馈系统操作方面存在问题，而且这些问题需要再次反馈给软件开发商后才有答复和解决方案，很多系统使用者在填制基础信息时对于格式、要求存在不一样的理解和操作，在缺乏统一标准和操作规范的情况下难以形成管理约束，严重影响了系统的顺畅运行。

（五）存在一定的系统安全隐患

自财务一体化信息管理系统运行后，G研究院有效实现了部门间业务的快捷办理，但却忽略了网络安全和信息安全问题。尽管单位内部工作人员都有自己独立的账号密码，但是还是存在一些科技人员私自授权高校实习生、联培生登陆本人账号进行单据填制、流程审批等情况，若存在不规范操作，极易引发基础信息误删、数据被篡改等风险。

三、G研究院财务一体化信息管理系统的优化策略

（一）深化系统功能开发与应用

财务一体化信息管理系统开发建设的成功与否，关键在于做好摸底和后期优化工作，摸底主要是指掌握单位各部门对系统的使用需求，以明确系统建设方向，掌握软件开发公司的实际情况，以选出能力强、报价合理、经验丰富的单位与之合作。后期优化则指在系统框架已定型、模块功能已实现的状态下，针对管理和使用需求对系统功能进行再次深挖与优化，从技术层面实现真正意义上的一体化管理。比如G研究院XT管理系统财务管理模块中可采用系统兼容技术嵌入银企直联、影像扫描、账务数据平移等功能进行财务数据关联，最大程度实现财务全链条闭环管理，提高部门工作效率。

（二）加大内部宣传，提高信息化应用意识

为有效改善G研究院员工信息化意识不足的局面，G研究院应做好以下工作以提升大家对财务一体化信息管理系统的适应性和使用的积极性。首先，管理部门要加大XT管理系统的宣传，通过发布系统操作手册、系统操作视频或集中培训等方式，向科研人员传达信息化管理的便捷性和高效性，让其对系统能够慢慢熟悉与接纳，消除系统应用抗拒心理。其次，要构建良好的信息化运行环境，如以配备科研财务助理为契机，加强对各部门科研财务助理的系统操作培训，在其充分掌握操作流程后，带动和帮助所管辖部门的信息化指导工作，以点带面推进单位信息化建设。最后，G研究院应针对信息化运行过程中出现的问题，及时与软件开发方做好服务对接，定期就系统问题进行答疑或者优化改进，以提升信息管理系统的应用效果。

（三）组建专业的财务信息化管理人才队伍

人才是单位创新发展的重要资源，加强人才队伍建设是推进单位各项工作行稳致远的重要举措。为有效保障财务一体化信息管理系统的建设和应用，G研究院应建立人才储备和人才赋能机制，如加强人才队伍建设，引进既掌握信息化技术又懂财务专业知识的复合型人才，为其提供良好的薪资待遇和培养机制，确保单位科研信息化管理工作顺利开展。其次，每年给予信息化人才队伍在信息化建设和财务管理方面的知识更新机会，同时加强与同类单位信息化管理工作的交流和调研，紧跟时代知识及技术的发展，以使单位财务信息化管理建设工作实现不断超越。

（四）加强全员信息化应用能力培训

信息化办公是时代的产物也是改革的趋势，在加强单位信息化系统建设的同时应同步进行信息化应用能力的培训，二者相互作用相互协调，才能真正发挥出信息管理系统的应用价值。G研究院XT信息管理系统运行过程中所出现的众多问题都可以归结到操作人员对系统运用不熟练、系统应用能力差这方面，因此加强全员信息培训、提升全员信息化应用能力是当前需要解决的问题。需要强调的是，XT管理系统作为一个综合型财务管理系统，对财务人员的系统应用操作能力提出了更高的要求，因为作为系统主要维护管理方，财务人员会时常遇到一些特殊情况和复杂问题，只有经过系统培训，积累一定经验才能更好地推进工作。

（五）提高信息安全意识，维护系统安全

为确保财务一体化信息管理系统的有效运行，必须把系统安全建设摆在突出位置。G研究院作为纯财政拨款事业单位，应明确自身属性及单位职责，从资金、技术、数据安全等角度出发，加大对信息、网络安全的重视程度。首先，G研究院应科学制定信息安全方面的相关制度，强化对系统安全的管理，除了定期对各部门安全员进行培训、传授信息安全知识外，还应从技术角度做好财务、科研数据的自动备份工作。其次，要建设和维护好网络安全环境，明确数据安全管理要求，加强计算机防火墙防护措施，重点管控涉密数据，避免数据被非法获取。最后，要强化员工信息安全意识，不能随意授权本单位以外人员登陆和操作系统，登录系统时应进行密码、身份验证，在安全认证的情况下才能访问系统。

结语：

综上所述，为更好推动单位财务一体化管理工作的开展，G研究院应充分借助信息化技术加强科研财务信息化建设，以创新管理模式为支点，构建科学完善的财务一体化信息管理体系，突出财务对业务的指导，强化业务与财务的融合，为科技创新、单位发展奠定良好基础。