大数据视域下高校人事档案管理信息化建设研究

摘要：高校人才管理离不开人事档案的支撑，加强人事档案信息化建设，对于优化资源配置、提高管理效率及促进教育工作进阶发展具有重要意义。虽然在大数据背景下，国内众多高校均开始了对档案管理信息化建设的探索，但就人事档案而言，在推进信息化建设中仍存在一些问题，如管理思想滞后、管理制度不成熟、数据来源单一等。为解决上述问题，提出了一系列有效策略，以期提高高校人事档案管理信息化水平，更大程度发挥人事档案价值，为高校发展提供更为优质的服务支持。

关键词：人事档案管理；信息化建设；大数据；高校；个性化信息服务

一、前言

当今社会信息技术与人们的工作、学习深度交织，为了减轻人员负担，提高工作效率，国内各类高校对教育教学、管理工作的信息化建设展开了深入探索。从人事档案管理领域来看，面对日益增长的人事信息分析需求，搭乘大数据技术的东风，使人事档案信息整理、检索更为高效，已成为高校内部管理改革的重要方向[1]。在实施这类改革过程中，档案工作人员需明确当下面临的主要困境，然后立足学校人事管理及人才培养长短期目标，找准未来改革的具体方向、路径。

二、高校人事档案管理的特点

（一）社会性

众多杰出学子在毕业后会陆续进入社会，在各行各业施展他们的才华。高校的核心使命便是为社会培育精英人才，旨在应对社会发展中的诸多挑战。面对当前用人需求的变化，高校需要进一步提高人事档案管理成效，包含细致管理教学科研成果档案、教职工基本信息，以及及时整理、妥善保存鉴定成果、专利申请等档案资源，旨在发挥出档案管理在社会发展中的沟通桥梁作用，确保人才档案的条理清晰和连贯性，同时在人才输出到社会时，能够顺利完成档案的交接，以保障所有资料的可追溯性。

（二）复杂性

对于高校这类汇聚多元化人员的机构来说，档案管理的内容涉及范围广，具有明显的复杂性、广泛性特征。当前诸多高校人事档案管理部门，针对不同职能，会将档案归为两大类，即职工和学生档案。职工档案能够依据学位等级或职称等级做进一步细分管理，学生档案可基于学籍特点整理。当前各类高校的人事档案涉及层面较多，如后勤、科学研究、教学规划和行政管理等[2]。当高校人员流动增大时，人事档案管理的任务量也会随之增加。

三、推进高校人事档案管理信息化建设的积极意义

（一）优化学校人力资源配置

目前，许多高校档案管理员已能高效处理与整合各类档案信息资源。这一成效的背后，既依托于强大的档案管理系统，也得益于档案管理人员出色的专业素养。高校管理层开展人员委派、调动等工作时，要想做到合理、高效分配人力资源，则需依据人事档案分析结果。推进人事档案信息化转型能够降低人事部门信息录入的工作量，且更及时掌握内容的更新变动[3]，既实现了人事资料的精细分类，也便于学校管理层在调整校内人事结构时，能够快速检索到所需信息，进而对人员能力进行横向与纵向的全面分析，做出更明智的人员调配决策，从而使校内各部门人资配置更合理。

（二）提高管理信息分析效率

人事管理部门需对内部员工绩效做定期评估。在进行这类评估时，部门将对教师与职员的常规工作实践进行全面考察，同时重点观察他们在评估期间的具体工作动态，从而确保绩效评价的全面性和公平性。依托信息化手段，能够迅速追踪和登记教职员工的日常出勤和工作状态，从而大幅缩减了以往人工汇报和数据录入所耗费的时间。另外，依托于信息平台的先进系统功能，还可以对记录的信息进行深入分析，进而准确评估教职员工的“当前综合能力”以及“长短期发展潜力”，为人事管理评价提供更为详实的数据支持[4]。尽管过去各高校在人事信息分析的应用方向上存在一定差异，但随着当今社会人才需求的持续变化，各高校对教育人员的评价标准和指标也逐渐趋于一致。在这一背景下，推进人事档案信息化转型，能够更高效分析人事管理信息，有效减少重复和无效信息的收集。

（三）促进教育工作进阶发展

为确保高校教育工作在后期的实践中能够保持高质量的实施，必须经过校内相关部门的深入讨论和周密规划。增强人事档案的信息化程度对学校高效协作、合理分配校内人力资源至关重要，不仅可以助力学校在教育项目启动时，更顺畅地判断和调整人才培养方案，而且可以及时增加教学力量，以保障新项目的顺利实施。同时，在高等教育的特定专业教学中，对教职工的专业技能有着更高要求。学校可以通过对人事档案中的职业发展潜力和教育经历等深层次信息的挖掘，精准匹配具有相应实力的教师承担实践教学任务。同时，还能识别出那些能在校企合作中起到纽带作用、与企业沟通无障碍的教职工，与他们共同研究教学规划，进而推动学校各个专业教育水平的不断攀升[5]。

四、高校人事档案管理信息化建设存在的主要问题

（一）人事管理思想滞后

传统模式下的人事档案主要包含高校员工的政治背景、获奖情况、工作经历等信息。由于信息更新并不规律，因此难以及时反映教职工的最新职业动态。此外，这些档案中往往缺少对教职工专业能力的系统评估，即便存在相关评价，也往往趋于雷同，且记录出错、信息不全等情况偶有发生。同时，监管的缺失也可能导致部分受个人利益蒙蔽的教职工对档案进行篡改。上述问题都将减弱人事档案对人资管理的辅助作用。客观来讲，引发这些问题的根源在于部分高校人事管理理念未能与时俱进，对档案管理的重视程度不足。部分高校在档案管理方面的投入相当有限，仍然沿用传统的纸质管理方式，信息化应用水平有待提高。即便有些高校着手建设人事档案管理系统的时间并不短，系统具有一定的信息化水平，但功能往往只是满足基本的信息查询，尚未借助信息技术深度综合、分析数据，自然难以提供科学数据，辅助学校人力资源决策。

（二）管理制度不成熟

当前，高校的人事档案管理普遍实行“双套制”模式。然而，伴随大数据技术的广泛应用，人事档案管理规程仍有待进一步完善。现实中，一些管理人员在进行人事档案整理时，常常因缺乏明确的管理策略，而导致档案分类和整理目标不明确。按照《干部人事档案工作条例》的明文规定，每1000卷档案，应指定一名专职档案管理员负责[6]。但受不重视、当前有重要任务要攻坚等因素影响，部分高校现有档案管理人员中具有专业背景的较少，大多依赖兼职人员来完成，使得档案管理工作显得不够规范。此外，部分档案管理人员不重视核查归档材料真实与否，更注重保存纸质档案，导致档案内容混乱，真实性难以确认。即便现有法律要求，须由特定人员传递人事档案，但在实际操作中，仍存在高校将档案直接交给个人的不规范行为。目前，许多高校仍然沿用“收集－管理－使用”的传统档案管理模式，导致档案的利用率不高。同时，由于管理上的疏忽，还可能出现诸如违规借阅、泄漏信息等风险。部分高校的人事档案管理人员思维固化，缺乏创新意识和变革的勇气。

高校的人事档案管理还面临奖惩机制缺失的问题。部分管理人员对自身工作意义认知不够深刻，简单认为日常工作就是完成档案的保存与分类，缺乏追求卓越的动力。而且，由于许多高校在人事档案管理方面未能明确奖惩机制，未能充分调动相关人员参与积极性，造成人事档案管理成效不够显著，势必会阻碍档案信息化建设的有序进行。

（三）数据来源较为单一

高校的人事档案数据获取渠道较为单一，涵盖范围不够广泛，因而难以充分且公正地反映教职工的工作实力和专业素养。目前档案中对教职工的评估普遍缺少具体数据支持，主要是些大致相似的描述性文字，难以精确地展现教职工在不同时期或不同岗位上的实际工作能力与成效[7]。这种局限性影响了信息化建设的进展，使得在数据统计和处理过程中难以体现客观和全面，同时还存在效率低下、投入与产出不成比例的问题。

（四）相关配套设施不健全

成本较高是许多高校推进人事档案信息化建设中普遍面临的难题，不仅包括资金投入，还包括对专业人才的需求。除了购置必要的硬件设备，信息化建设还涉及软件系统的研发、内部网络的构建以及多部门数据资源的整合，同时这些前期工作颇为繁杂且技术难度高，亟须专业技术人员的深度参与。导致这一问题的根源主要有两方面：一是资金匮乏，导致设备升级换代滞后，进而使得数字化、网络化管理的步伐迟缓且易受阻。二是技术人才短缺，使得系统的构建与维护难以得到有力保障。目前，众多高校的人事档案管理平台或应用多由校内技术团队自研，受限于资源和能力，这些平台往往功能单一，主要进行基础的信息录入、数据检索与汇总以及档案目录的编排等工作，不仅在信息存储上容量有限，而且在功能拓展和操作灵活性方面也存在明显不足，难以适应多样化的数据管理与处理要求。

五、大数据视域下推进高校人事档案信息化建设的有效策略

大数据的“大”并非仅仅因为其数据容量庞大，更重要的是通过对数据进行深度整合与分析来发掘新价值的潜力。这种潜力的释放能够为多个行业带来可观的经济收益、更广阔的发展机遇，以及更为广泛的资源共享平台。所以，单纯掌握大数据技术并不等同于获得了绝对的核心竞争力，真正的关键在于如何熟练地运用大数据技术去深入探索、高效处理并妥善应用这些数量庞大的信息和数据。

（一）强化信息管理意识，推进档案信息化建设

在大数据技术的影响下，许多传统的工作与管理模式正在经历深刻的变革。为了适应这一新的思维方式，必须对旧有观念进行修正。在人事档案管理层面，高校应主动利用网络信息资源的优势，着手打造健全的数据库体系，加强数据的挖掘和开发。同时遵循资源共享的原则，合理分配资源，旨在最大化人事信息资源的使用效率。此外，为了推动人事档案信息化的深入发展，高校还需努力加大宣传力度，提升校内各级领导和员工对此项工作的关注度，并争取管理层给予更多的资金支持，为信息化档案管理系统的技术人员培训、软硬件配置和开发等提供坚实的保障，确保相关工作得以顺利推进。

（二）完善档案管理制度，规范人事管理流程

构建完备的人事档案信息化管理制度能够显著提升人事管理效率。具体可采用如下策略：一是基于人事档案的独特性，对档案的转入、鉴别、归档、装订及转出等各环节制定详尽规定，严格遵循中组部《干部档案整理工作细则》[8]。二是重视监督机制的优化、完善，推进人事档案监管动态化，依托多样信息化手段，提高档案自动化和智能化管理程度。同时，为了进一步强化档案人员责任感，须注重责任制的落实，坚守“谁主管、谁负责”原则，确保管理职责明确。三是高校围绕“三龄两历”定期开展人事档案管理工作，确保审核的常态化。针对档案中记录不一致的内容，应参考相关政策规定，并以档案内的其他相关资料作为辅助证明，之后需提交给组织部门进行核实确认。此外，对于新晋升干部的档案，必须执行严密的审核流程，以避免在档案转接过程中出现资料遗失的情况，检查和加固须长期存放的档案，防止材料缺失。四是必须按照“八防”要求，加强相关设施的维护，做到库房档案整洁、安全。

（三）挖掘档案潜在价值，预测人力发展趋势

在大数据的浪潮下，人力资源管理所涉及的工作远不止于简单的信息汇聚与保存。真正的挑战在于如何深入地探寻、筛选并剖析这些数据，以有效地提炼其深层次的价值，并通过比较数据结果，洞悉其中潜藏的规律。实质上，人事档案信息化的最终追求便是利用这些规律和价值来预测人力资源的发展趋势。为了满足对信息清晰度和查询便捷性的需求，高校在构建人事档案信息化的过程中，应着力打造一个结构明晰、层次分明的数据平台。在初始阶段，工作的重心应放在广泛搜集各类信息上，以建立一个内容丰富的数据库。这些信息需依据其特性，如工作经验、奖惩历史等主题，以及来源，如网络、口口相传等渠道，还有展现方式，如图文、音视频等形式，进行细致分类，有序地录入到人事档案信息化系统之中[9]。当数据平台进入成熟阶段，则借助先进的算法技术，对这些数据进行初步统计与解析，旨在为用户提供迅捷的信息检索服务。而在后续的发展中，将进一步运用信息化手段，对这些数据进行深层次的加工、整合，以及未来走势的预判，将极大促进数据资源的共享，为教职工构建更为全面的评价体系，同时也将加强与校内各职能部门的沟通与协作。人事档案管理信息平台的构建旨在全面提升人事档案信息化体系的整体效能。

（四）推送个性化信息服务，转变被动工作模式

若要推动传统行业的转型升级，关键在于“数据”的有效运用。借助海量的数据资源，管理层能够深入剖析客户的喜好与需求，从而更精确地迎合客户个性化需求。大数据时代，高校人事档案的服务模式正经历着潜移默化的变革。除了教职工的基础信息，人事档案还涵盖了教职工的个性化数据。通过综合分析和挖掘这些信息，摒弃过去“你来我找”的被动响应模式，转为主动提供量身定制的个性化服务。例如，基于教师的学术背景和研究方向，人事档案信息化系统可以主动推送相关的学术资源、研讨会信息和合作机会。对于即将退休的教职工，系统可以提前规划养老金领取、健康保险等相关服务。这种由数据驱动的个性化服务模式，不仅提升了人事档案管理的效率和满意度，更体现了高校对教职工的深切关怀与尊重。

（五）保障网络信息安全，助力高校长远发展

在高校人事档案实现信息化之后，可以通过局域网便捷检索档案资料，这是信息查询现代化的重要体现。但是，信息的高度可访问性也使得数据安全面临的风险激增。例如，当前高校员工要想登录人事档案信息系统，需要输入自设的账号与密码，但一些员工由于不重视信息安全防范，为了方便记忆，往往设置一些较为简单的密码，无疑提高了数据信息泄漏、账号被盗的风险程度。故此，在高校人事档案信息化建设过程中，网络安全已成为不容忽视的严峻问题。为了应对这一挑战，高校应运用互联网技术构建安全防护体系和防御策略，包括但不限于加强网络监控、定期进行安全漏洞扫描、及时更新安全补丁等，并致力于培养具备全面技能的复合型人才，这些人才不仅需要精通信息技术，还要具备强烈的安全意识和应对突发情况的能力。同时，为了进一步筑牢人事档案信息安全壁垒，需要持续关注信息维护与网络安全，助力高校稳定、持续发展。

六、结语

综上所述，人事档案在高校的高质量发展中扮演着举足轻重的角色，对于教职工的评优评先、职称评审以及干部选拔等关键环节都具有深远影响。为了与时代步伐保持一致，高校必须加快人事档案工作的信息化建设，将纸质档案逐步转化为电子化管理。在此过程中，高校需要更新管理理念，提升对信息化重要性的认识，凝聚共识，做好顶层设计与规划。同时，积极引进前沿技术，以更好地适应人事档案信息化的新要求，从而为高校的长远稳定发展提供更为优质的服务支持。

参考文献

[1]赵霞.数字化背景下高校人事档案管理模式探究[J].兰台内外，2024（19）：4-6.

[2]志伟，赵宪珍，刘晓艳，等.高校学生人事档案管理工作常见问题分析及应对策略研究[J].北京档案，2024（06）：49-52.

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[4]吴伟莹.大数据背景下高校人事档案管理模式创新分析[J].办公室业务，2024（09）：122-124.

[5]赵雅楠，徐毅，钟奎.高校档案信息化建设对人事工作的推进作用[J].办公自动化，2024，29（08）：63-66.

[6]李如妍，卜祥涛，张晓琦.高校人事档案管理工作存在的问题与对策[J].辽宁师专学报（社会科学版），2024（01）：135-137.

[7]潘璐，杨立志，王鏐璞.新时代高校干部人事档案管理：规范化、数据化与智能化[J].山西档案，2024（02）：173-175.

[8]邓振.大数据时代高校人事档案管理研究[J].产业与科技论坛，2023，22（24）：243-245.

[9]陈桂香.试论高校人事档案数字化转型的问题与策略[J].黑龙江档案，2023（05）：46-48.

作者单位：武夷学院人事处

■ 责任编辑：王颖振、郑凯津