智慧城市视角下交通部门档案智能化与规范化管理路径分析

摘 要：在当今的信息时代，大数据技术逐步应用于各个行业，逐渐在社会形成主流趋势，数字化、智慧化城市得以推广，在智慧城市建设过程中，交通事业发展起到关键作用，交通档案作为关系到交通事业发展的重要因素，通过现代科学技术实现档案的高效管理，使交通档案的价值得以提升，是新形势下各级档案部门需要面临的课题。本文围绕智慧城市视角下交通部门档案智能化与规范化管理路径进行分析，并在发展理念、管理体系、干部队伍和技术应用等方面工作的创新点进行探讨研究，从而彰显交通档案的潜在价值。

关键词：智慧城市；交通部门；智能化；规范化

在交通管理中，应用信息化技术实现业务的高效开展是智慧城市的重要特征之一，交通档案作为记录城市各项运输领域的各类信息与数据的重要数据库，对其进行数字化转型与智能化管理已成为交通部门的重要任务，通过建立基于数字化技术的档案管理利用平台，可充分利用网络资源，实现档案文献的便捷性管理与共享性利用，让交通工作人员足不出户便可查阅文献资料，大大提升了工作效率，也使得档案管理工作更加透明化、专业化、科学化与合理化，彻底改变过去传统管理模式，进而满足新时代各行业对交通档案管理的需求。

1 交通部门档案智能化与规范化管理综述

在新时代背景下，无纸化办公理念的推出使得传统的纸质交通档案管理模式已成为过去式，信息化建设成为交通领域改革的重点，通过搭建平台集中收集、整理分析和分类著录数据，形成庞大的数据库，实现高效管理、安全传输和广泛共享，已成为顺应时代发展、发挥交通服务效应的主流趋势，因而信息化建设十分必要。

1.1 智慧城市对交通的影响

我国智慧城市的快速推进，交通运输作为基础建设是必不可少的重要环节，随着大数据、云计算、区块链和人工智能等现代科学技术在交通行业的应用，使得交通系统能够做到独立分析与思考创新、与用户建立良好关系、更具人性化等特点，由此智慧交通的概念应运而生。主要变化有三个方面：交通管理方式的变化。从纸质版档案文件转化为电子版档案数据，解决了空间成本较大、管理工作复杂的问题。信息资源整理模式的变化。通过对交通信息资源上传，利用某信、某博等App进行信息传递，使得档案的调取更加方便；利用方式发生变化。通过身份识别与权限设置，在利用范围进一步扩大的同时可保证档案资源的安全性和完整性。科技层面重点体现在两方面技术的应用：一是物联网技术。通过运用信息传感设备，将城市内部的汽车、地铁等交通工具与管理部门相连接，做到在短时间内进行信息收集汇总、集中分类、在线传输与共享发布，从而进行精准定位智能化管理，提升信息数据的有效性、完整性、指示性和价值性；二是云计算技术。具体优势在于对分散式数据及虚拟性数据的收集整合与高效管理，节约存储成本也是串联本地区各交通管理部门的重要手段。

1.2 交通档案管理信息化建设的价值与意义

一是提升管理水平。在过去传统模式的管理背景下，整体工作模式是纸质档案库房存储，开放利用手动查询，在交通档案数据信息快速增长的前提下，不仅严重降低工作效率，还影响了对外服务得满意度。通过利用数字化技术，将纸质档案加工扫描转化为电子文件与数字档案，存储于系统存储器或云平台，在节省了管理成本的同时，实现了档案的自动化管理。二是改善管理环境。通过建设数字化管理平台，将档案的管理环境由线下转移到线上，打破传统模式的局限性，也可减少档案管理工作中的人为影响因素。三是强化档案文件保护。在过去的环境中，纸质档案受潮湿、虫蛀、腐蚀及风化等因素影响，极易导致纸张缺损或字迹不清，同时在利用过程中也容易因人为因素导致档案文件的丢失和泄露，通过一体化平台实现档案资源的在线管理，可有效规避这些问题，地确保档案最原始文件不受损伤，实现可持续发展。四是实现资源共享。通过计算机网络建立区域内档案数据共享平台，实现各部门对档案数据的共建共享与在线传递，在提升信息资源使用效率的同时，也满足了新时期交通部门单位及社会公众对档案利用的需求[1]。

2 智慧城市视角下交通部门档案智能化与规范化管理面临得问题与挑战

在现代化技术的加持下，实现了交通档案管理效率的提升，推动了其改革进程，但是在实际发展过程中仍然存在重视程度不够、管理体系不完善、干部队伍较业余与技术应用不到位的问题，使得交通档案管理无法适应时代发展需求，创新性不够，档案存储及管理方式导致资源利用不充分，区域内部门之间交流合作与协同发展困难，造成跨部门决策和资源配置受阻。

2.1 发展理念较落后，先进思维不到位

在交通部门，领导者与一线管理人员对档案工作缺少认知，对其重要性的认可度不高，认为档案工作仅是将散落在各部门的文件资料统一汇总即可，属于后勤保障性质的业务，无需进行信息化改革，忽视了其对于城市建设的推动作用，重视程度、创新思维、政策倾向和资金保障等方面支持力度不够，使得信息化进程缓慢。

2.2 标准体系不健全，组织架构有所欠缺

在智慧城市背景下的交通档案管理行业信息化建设处于初级阶段，无论在机构设置还是在体系建设上都存在较多问题。一是组织架构方面。目前在部分区域的档案信息化工作开展过程中，存在职能交叉、职责不清晰与分工不明确的现象，各自为政情况较为严重，区域性统筹规划力度不够，没有针对当前工作存在的问题及未来发展方向进行梳理总结，没有针对性较强的档案信息化与创新化发展规划，使得在制度制定、资金保障、日常监督和工作推进等方面不完善、不科学与不合理，严重影响工作效率及管理质量[2]。二是制度体系不完整，对于交通部门而言，对档案信息化管理、系统平台建设与后期运行维护等工作缺乏必要认知，管理制度及相关标准往往沿用上级部门的文件应付检查，没有针对现状问题及发展需求制定科学完备的管理制度，对于档案的收集管理、分类著录、共建共享和开发利用等业务约束力不够，使得工作开展有漏洞、有弊端。

2.3 人员素质不专业，干部队伍仍需培养

在智慧城市背景下的交通档案管理模式中，人才是各项工作开展的核心要素。但是在信息化转型过程中，由于技术人才缺少而影响交通档案管理的现象较为常见，交通行业现存档案人员年龄较大、学历不高及信息化理论知识不强，对档案管理利用平台的实际操作技能缺失，重要原因在于相关部门单位对高精尖人才的引进力度不够，往往在内部随意任用人员负责档案工作，甚至很多单位档案人员身兼数职，限制了管理工作效率的提升。另外，培训力度不够。大多交通档案信息化管理人员并非科班出身，甚至尚未进行培训便直接上岗，后期继续教育活动开展较少，使其无法适应专业性较强的工作，对档案信息化工作的理论知识水平始终停留在初级阶段，缺乏规范性、准确性和科学性的认知，相关技术应用无从下手，无法为交通档案管理事业的实践决策提供借鉴。

2.4 技术应用不充分，保障机制有待加强

智慧城市下交通档案的信息化管理与智能化应用离不开先进的系统平台，但是在实际运转过程中受“档案工作边缘化”思想的制约，使得大多部门缺乏对档案信息化管理工作的创新发展激情，直接影响整体改革进程。一是基础设备问题。受财政资金制约，大多地区交通档案信息化建设的各项硬件设施投入较少，数字档案室建设处于初级阶段，尚未配置必要的服务器、存储器、安全设备、网络设备和计算机终端，此问题在偏远地区及基层部门单位体现尤为明显，整体上与档案信息化发展方向不匹配。二是技术应用。区域内软件应用不统一的问题是当前面临的重点难点，直接导致交通档案信息化平台横向不兼容、上下不联通，使得各部门协作力度较低、交互性不强，各部门电子档案不匹配的问题较为常见，影响了信息平台的运行效率，不利于交通档案管理的健康发展。

3 智慧城市视角下交通部门档案智能化与规范化管理未来的优化路径

虽然交通部门的档案管理工作存在上述各种困难，但是在宏观政策上对于档案工作的转型升级仍然有着较为积极的作用。例如，中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确指出，要“深化档案信息化战略转型，强化科技和人才支撑，着力推动档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化”，为档案行业的改革创新工作营造了良好的发展环境。基于此，各级档案部门领导者及一线管理人员应高度重视档案工作，在思想建设、组织建设、人才建设和信息化建设等方面多重发力，切实解决现存问题，从而真正发挥当代信息化技术的利用价值。

3.1 明确智慧化管理理念

管理者要认识到交通档案信息化管理的重要性，树立长远发展理念，客观思考、明确智慧交通发展趋势，有意识地转变管理思想，更新工作管理理念，在日常工作中发挥主管部门领导示范作用，定期召开专题会议调度档案工作，有效利用新时代融媒体线上线下宣传档案工作，将时代发展趋势、档案管理技能和开发利用意义深入人心，全面推动交通档案管理信息化改革的进程[3]。

3.2 完善科学化管理体系

一是加强顶层建设。各地区可针对交通档案管理存在的问题充分考虑当地行业运行特点，设置交通档案信息化领导小组，由交通局领导作为组长，交警与城管等部门负责人为副组长，在地方政府的框架下建立区域性、跨部门的工作机制，进一步明确职能职责、细化责任分工及打破部门壁垒，在时效性、完备性和科学性等角度加强交通档案的操作规章、技术规范和绩效考评等制度体系的建设，做到面对各项问题具备较高的处理效率。二是加强制度建设。领导小组要结合当地工作开展情况，牢固梳理依法治档的原则，深入学习《中华人民共和国档案法》《档案著录规则》（DA/T 18—2022）《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92—2022）《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362-2020）《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）等制度文件，深入调研本地区交通档案工作面临的问题与需求，不断完善标准制度体系，可出台《交通档案单套制管理制度》《涉密信息处理方式流程》《档案数字化加工标准及注意事项》等约束性文件，确保各项工作能够按照措施落地执行。

3.3 打造专业化人才队伍

一是加大人才引进。交通部门要积极申请人才引进政策支持，面向社会定期开展档案管理岗人员招聘，可在相关环节设置专业条件与能力测试，倾向于选择既懂得档案管理技能，又了解现代科学技术应用的复合型人才，进一步提高档案管理的就业门槛。也可与当地高等院校、科研院所签订定向培养方案，不断为交通档案管理事业注入新鲜血液，实现交通档案工作的人才体系革新。二是加强人才培养。针对相关档案管理人员进行定期培训，在宏观上制定继续教育策略机制，邀请高校教授或当地档案主管部门专家等进行信息化理论授课，助力管理人员掌握最新的专业技能，主动接受新思想与新技术，提高工作人员对信息化改革的支持，培养创新积极性与主观能动性，引导其积极投入具体工作中，创造性地完成工作任务。三是建立考核机制。将个人晋升、员工福利与档案管理业务挂钩，设置奖励激励的方式方法，避免流于形式，肯定档案管理人员的工作成绩，激发他们在工作和学习上的更大动能，从而确保交通档案智慧化管理目标的实现[4]。

3.4 构建一体化管理平台

一是加强资金投入。交通主管部门要划拨档案信息化专项资金用于完善基础设施，定期更新落后设备，为后期现代技术的应用奠定基础，寻求水平较为先进的第三方数字化公司，做好纸质档案数字化工作，真正做到“存量数字化、增量电子化”，从而推动档案管理形式提档升级。二是建设共享平台。根据本地交通档案管理实际情况，建立交通档案管理综合系统，充分应用大数据、云计算、人工智能和计算机网络等技术，全面优化升级电子交通档案查询系统，使其具备强大的检索功能。三是统一交通档案信息化标准。结合“互联网+政务服务”背景，建立一个跨越不同部门和机构的数据共享和协作平台，促进部门间工作交流与协同配合，推动实现档案的集中高效管理与广泛化共享利用，从而为后期智慧城市现代化建设奠定良好基础[5]。

结语

综上所述，随着社会的不断进步以及信息化技术应用的不断成熟，交通档案的信息数量呈几何级增长，简单的档案介质转变已无法满足当代广大用户的需求，推动档案资源的科学化管理与智能化应用，在道路规划、出行安全和公众满意度等方面让交通档案带来更多的经济效益及社会效益，这就需要相关部门紧跟时代进步、创新发展理念、优化管理模式与应用技术手段，多方面、多渠道与多角度彰显档案价值内涵，从而助力社会治理，推动智慧城市和交通强国建设。

参考文献

[1]黄鹏.基于数字化技术的交通档案管理云平台建设探析[J].黑龙江档案，2022（03）：135-137.

[2]冯晓娅.交通档案管理创新研究[J].办公室业务，2020（08）：148+150.

[3]刘学军.大数据背景下的智慧交通档案信息化管理现状与创新策略概述[J].兰台内外，2022（07）：4-6.

[4]王汝楠.智慧交通档案信息化管理现状与创新策略[J].数字通信世界，2021（09）：275-276.

[5]田苗，武岩.交通档案数字化与信息化对档案工作流程的改进与优化研究[J].北方交通，2024（02）：83-85.

作者简介：李昕彤（1988—），大学学历，徐州市贾汪区交通运输局馆员，研究方向：档案管理。