新时期事业单位干部人事档案“四个体系”建设刍议

摘 要：本文从档案“四个体系”建设角度出发，探讨干部人事档案“四个体系”的内在逻辑性，认为在推进过程中存在着治理体系有待优化、资源建设有待提升、开发利用质量不高和安全建设亟需重视等问题。为推动干部人事档案高质量发展，需要从优化干部人事档案治理体系、加强干部人事档案资源建设、深化干部人事档案利用体系建设和夯实干部人事档案安全底线等方面加以改进，提高档案管理现代化和规范化水平。

关键词：事业单位；干部人事档案；四个体系

《“十四五”全国档案事业发展规划》提出，“全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设”，成为推动档案事业高质量发展的基本动力和重要保障。本文结合《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》），探讨新形势下加强事业单位干部人事档案“四个体系”建设的路径，以期提供一定的经验参考。

1 新时期事业单位干部人事档案“四个体系”建设的内在逻辑性

1.1 治理体系建设是干部人事档案事业发展的重要支撑

健全人事档案治理体系是实现档案治理能力现代化的内在要求。从实践来看，当前亟须构建组织部门、事业单位和个人共同参与的档案管理大格局，形成一体谋划、一体部署、一体推进与一体考核的制度机制。在现代化治理的背景下，必须将档案管理的阶段性特征和如何推进治理现代化联系起来。一方面，党中央高度重视干部人事档案工作，制定《条例》等法规，为干部人事档案治理体系建设提供基本遵循；另一方面，事业单位档案管理中存在一系列突出问题和薄弱环节，需要依照《条例》精神制定完善配套的制度与细化工作措施，并严格执行。因此，治理体系建设要注重制度建设和监督机制有机协同，坚持多方共治，明晰各类主体权责，形成共同推进档案治理的良好格局。

1.2 资源建设是干部人事档案事业发展的重要基础

干部人事部门要将提升资源聚集能力作为重要目标。一是在源头治理上下功夫。按照《干部人事档案材料收集归档规定》要求，对档案资料逐项分类整理、审核把关和标准建档，从源头上防止虚假材料与不实信息归档入库，做到资料完整、信息准确及分类合理。二是在资源转型上下功夫。逐步向档案智能化管理转型，利用数据库技术，开发档案智慧管理系统，加强在整理、录入、图像输入和数据挂接等关键节点的安全控制，更好地优化服务流程，满足干部管理和监督的日常需求。三是在常态化收集上下功夫。建立健全档案材料收集审核、“入库审核+专项审核+任前审核”等常态化工作机制，采取日常收集与定期收集、普通收集与专项收集相结合的方式，切实保证干部档案的完整性。

1.3 利用体系建设是干部人事档案时代价值的主要途径

近年来，干部人事档案利用率显著提升，需要突破传统的管理模式，创新发展理念，让档案资源“活起来”。一方面，要拓宽利用渠道。在确保档案安全的前提下，推进共享平台建设，让数据多跑路，拓宽档案价值发挥场域；另一方面，要加强档案编辑与研究，对标事业单位对人才的需求，梳理在人才引进、培养和晋升方面的经验做法，为人才政策制定提供帮助。同时，要加强审核工作，在干部人事档案专项审核和任前审核的基础上，逐人逐卷开展干部人事档案常态化审核，确保干部档案规范准确。

1.4 安全体系建设是干部人事档案事业发展的红线

保护档案安全是干部人事工作顺利开展的保障。《条例》规定，要根据安全保密和便于查找的原则要求，对干部档案应严密、科学地保管。伴随信息技术不断发展，信息技术既为档案安全带来难得机遇，也面临着巨大的风险挑战。事业单位要增强防范化解档案领域风险隐患的能力，完善数据备份制度，有效应对设备老化等问题。着力重视共性领域信息的安全，适时将人工智能与区块链等技术引入共享机制，切实保障数据共享安全。紧紧抓住素质建设这一核心要素，着力提高档案人员安全意识和职业操守，牢固树立安全防范意识，抓好档案安全责任落实。

2 新时期事业单位干部人事档案“四个体系”建设存在的问题

2.1 治理体系有待优化

一是制度建设不健全。档案管理制度全面性不够，导致管理漏洞和潜在风险。比如，管理人员职责不够明确，定位不够清晰，对档案常态化收集认识不到位，致使档案材料完整性不够。二是培训机制缺失。对档案人员知识和政治教育不足，多依靠上级组织，结合单位实际开展工作的能力不足。

2.2 资源建设有待提升

一是个性化建档力度不够。多数事业单位结合个人实际开展干部档案收集的精准度欠缺，不能如实反映干部的整体素质和能力。二是常态化收集不到位。对干部在日常工作中形成的职称、专利及荣誉等未能及时归档，造成档案缺页和缺项，影响干部的提拔与使用。三是执行力度有差距。《干部人事档案材料收集归档规定》落实不够有力，未构建督导和检查机制，自查自纠能力较弱。

2.3 开发利用质量不高

一是信息化技术应用不到位。信息化建设存在进度慢、系统封闭、应用手段不足以及档案利用率低等弊端，限制档案利用广度的延伸。二是档案资源处于“沉睡”状态。档案开发破局不够，未能从档案中汲取治理智慧和管理经验，难以发挥对干部人事档案治理的独特作用。三是共享建设存在短板。档案查询利用手续烦琐，效率不高，主动融入共享平台建设的意识和主动性不足，不利于新时代干部队伍建设。

2.4 安全建设亟须重视

党的十八大以来，一些落马党员干部违纪中的人事档案篡改与伪造等问题触目惊心，归根到底是人事档案审核不严格和安全机制建设不足。一方面，档案管理人员职业操守存在短板，对档案造价和篡改问题听之任之，政治素养不足、政治敏感性不够，对档案管理工作的严肃性造成负面影响。另一方面，制度建设和技术防护存在漏洞，有的单位档案管理制度执行不到位。比如，归档时手续不完备、材料不规范、信息填写和专审结果不一致等材料归入档案，致使内容自相矛盾。这些问题必须加以高度重视并切实解决。

3 新时期事业单位干部人事档案“四个体系”建设的路径

3.1 优化干部人事档案治理体系

一是加强制度建设。积极构建完备的档案管理体系，以高效制度建设为管理过程增效赋能。严格执行《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，按照“凡进必审、凡提必审、凡转必审”的档案管理机制，确保干部调动、提拔和档案转递过程中的审查程序规范。完善干部人事档案查阅制度，规范干部人事档案查阅、借档、接收和转出登记台账，切实做到“入有来源、查有记录、出有去向”。二是加强培训机制建设。盯紧档案管理人员的日常能力提升，定期组织开展政治理论与业务知识学习，系统学习《中华人民共和国档案法》《条例》等法律法规，培养政治上过硬、思想上靠得住的管档干部队伍，为管好用好干部档案提供专业人才支撑。同时，定期与组织及人社等部门开展业务交流，解决干部人事档案管理中存在的困难，确保档案管理工作规范有序。三是推动干部人事档案专项审核常态化。严格落实专审工作要求，逐页对干部任免审批表和年度考核表等应归档材料是否齐全，“三龄两历一身份”信息认定是否准确无误，同步核清档案材料错装、混装和档案记载信息相互矛盾等问题，做好查漏补缺工作。建立干部档案及材料审核把关与材料接转登记等管理制度，保障材料收集全程留痕，做到档案不合格的不接收、材料不符合要求的不归档、查阅手续不符合规定的不提供，严防丢失档案材料，严防涂改伪造，严防失密泄密，确保干部档案信息真实可靠。

3.2 持续加强干部人事档案资源建设

《条例》指出，干部人事档案内容要与时俱进，及时收集、补充档案材料，为档案内容建设扩容增量。一是做好个性化档案材料补充。在收集层面，除做好年度考核、职位职级变动、工资调整等普遍性材料和表彰奖励、入党及违纪处理等特殊性材料外，还需将道德素质、性格特征、能力评估、兴趣爱好和个人诚信等个性化材料纳入收集范围。在此过程中避免模式化，对个人情况进行具体分析，做好特殊性和普遍性的统一，既体现干部素质的全貌，也反映干部独特的个性，提升选人用人的精准度。二是拓宽常态化收集范围。档案收集要注重地域性，体现差异化，定向收集不同时期、不同类型和不同阶段产生的个性化档案材料。比如，对解决急难险重问题表现突出的英雄人物与对重大工程建设有突出贡献的先进个人等材料开展全方位收集，如实记载个人工作经历。确定专人负责干部日常工作中形成零散材料的动态收集，如进修学历材料、岗位培训登记表、干部调动审批表等材料，确保干部档案的内容更完整和齐全，提高干部档案的利用率。三是突出做好思想政治档案建设。党的二十大报告中明确提出，坚持把政治标准放在首位，做深做实干部政治素质考察，突出把好政治关、廉洁关。建立政治素质档案有助于对干部进行“政治体检”和“把脉问诊”。一方面，要全面收集好反映干部在政治站位、政治忠诚、担当作为、政治自律及政治能力等方面的材料，比如，学习主题教育的有关材料、执行中央八项规定的有关情况及民主生活会和组织生活会的剖析材料，各类自查报告表与承诺书等归入干部政治素质档案，让干部“画像”全面完整。另一方面，收集干部监督、舆情及信访等方面的信息，掌握干部政治素质、思想动态和工作实绩等方面的表现，把抽象概念变成可衡量的指标，形成有据可查的翔实记录。四是提升干部信息全面性。在采集干部“三龄两历”、考核、培训和奖惩等信息的基础上，录入干部家庭成员、住房信息及从业情况等信息，切实提高干部信息的完整性。加强对干部情况的了解及负面清单材料的收集。比如，纪检检查有关问题与信访事项办理情况等，为科学选人用人提供内容支撑。

3.3 深化干部人事档案利用体系建设

一是加强干部档案数据专库建设。在信息化基础上，结合干部选任工作需要，探索建立年轻后备干部库、少数民族干部库、女干部库、各岗位人选建议库、干部诉求及调整建议库，动态调整干部信息。比如，通过档案编码、目录录入、图像扫描、原图处理和高清制作等环节，开展在职干部人事档案信息采集、审核与录入工作，形成标准统一、查询方便快捷的干部人事档案信息库，为干部选拔任用与考核管理等提供精准高效服务。二是提升互联互通实效。要推动干部信息管理使用的高效性与智能化，实现跨系统与跨部门的数据资源共建共享，事业单位之间建立以“信息共建 互联互通”为目标的共享平台，采取资源共享、信息互证的档案查询方式，实现档案数据的精准分析与决策，为选人用人决策提供详细、及时和准确的数据信息，实现由被动提供服务向主动服务的转变，提高干部人事管理的准确性。三是加强干部人事档案开发与研究。用足用好数字档案优势，探索利用人工智能、知识图谱等新技术，探索建立干部人事网络图谱。比如，利用数字化成果快速掌握单位的男女比例、各年龄段干部占比及干部流入流出等情况，从而帮助领导精准掌握本单位的人员构成，提高决策的针对性。进一步加强档案的经验研究与阐述，管理部门要善于将人事政策与部门实际相结合，从档案中寻找人事管理的好经验与好做法，推动单位人事治理迈向现代化。

3.4 夯实干部人事档案安全底线

开放和利用是在安全与保密基础上有条件地开放和利用，安全始终是人事档案管理的底线。要强化风险意识，堵塞安全风险漏洞，夯实档案管理根基。一是筑牢档案转递安全防线。严格按照干部人事档案转递要求，转递的干部人事档案必须通过机要交通或者人事档案管理部门专职人员专人送达，不得以快递或邮寄等形式公开邮寄和本人自带。二是建立完善的信息安全服务体系。通过数据加密、访问控制、身份认证和安全审计等数字技术手段，制定严格的安全策略和权限管理，防止未经授权的访问和数据被泄露，保证干部档案信息的安全性和机密性，为档案利用形成有效的安全屏障。三是强化过程性安全管理。建全干部人事档案工作台账登记制，对于提供利用的档案，确认无误后方可入库；干部人事档案入库前，逐卷逐份逐页检查核对，发现差错及时纠正。加强保密制度建设，坚持干部人事档案库房检查制度，防止不安全因素发生，持续深化专题培训，增强安全和保密意识，确保干部人事档案真实、完整与安全。

结语

做好新时代干部人事档案工作是推进全面从严治党、深化政治素质考察、提升组织工作质量的必然要求。事业单位要准确把握新时代党的建设和组织工作要求，深刻认识做好干部人事档案工作的重要意义，正视工作中的问题和不足，扎实做好“四个体系”建设，扎实做好干部人事档案内容建设，为干部人事等工作提供全面准确、鲜活及时的档案信息服务，切实发挥好基础支撑作用，努力开创事业单位干部人事档案工作的新局面。

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作者简介：陈玉菡（1987—），硕士学位，山东省自然资源资料档案馆馆员，研究方向：人事档案管理