新医改背景下医院档案规范化管理路径分析

摘 要：随着新医改工作的深入推进，医院档案工作内涵和外延逐步扩大，档案规范化建设摆上重要议事日程。本文从做好医院档案规范化建设的意义出发，认为在实践中存在着管理流程标准化不足、现代化档案管理理念转型不够、技术革命不够深入与资源开发利用差距明显的问题，需要从释放体制机制活力、推动档案资源多元丰富、坚持为民服务导向和推动档案数字转型升级等方面下功夫，提高档案规范化建设水平，助推医院档案治理现代化。

关键词：新医改；医院档案；规范化

在新医改背景下，医院档案管理要求发生质的变化。《“十四五”全国档案事业发展规划》和《档案法实施条例》对档案规范化建设做出明确规定，要求建立现代化医院档案管理体系。医院应抓住重要发展机遇期，调整优化档案管理体系，促进档案规范化建设进程，为医院现代化治理提供强有力的保障。

1 新医改背景下医院档案规范化管理的意义

随着新医改的推进，医院应着眼于医改工作的目标定位，围绕档案规范化建设，推进档案从“管理”向“治理”转型，使档案从封闭走向开放，从单一管理走向多元参与。因此，分析档案规范化建设的意义，有助于树立现代化档案管理理念，推动档案管理转型升级。

1.1 适应医改工作的要求

与传统医院档案管理相比，新医改对医院各方面工作提出了更高、更具体的要求。档案管理作为医院改革发展和为民服务的基础性工程，在记录医改进程、推动医院管理效率提升方面发挥着重要作用。通过档案规范化与标准化建设，医院档案的服务能力将有显著提升。比如，医改的主要方向是促使医院从“以治病救人为中心”向“以人民群众健康管理为中心”转型，这需要凝聚医院发展转型的共识，促进个人目标和医院改革相适应，这就需要档案发挥教育人引导人的作用，从档案中激发干事创业动力。

1.2 促进医院管理水平提高

档案管理是医院行政管理的纽带，档案规范化建设能够促使医院管理各环节和流程的重塑，实现管理的高效化。比如，档案规范化建设要求积极收集重大活动和各类突发事件中形成的档案并妥善保管，及时归档并且合法合理地利用，促使医院各科室增强档案意识，运用好档案管理方法，确保医院重大活动和突发事件档案的完整、安全与有效利用，助推提升医院治理体系和治理能力的现代化水平。

1.3 有助于档案资源的完整性和安全性

随着新技术的不断更迭，传统档案管理模式的弊端逐步显现，特别是遇到难以预测的自然灾害时，档案丢失、损坏的风险加大，给医院发展造成不利影响。《数据安全法》要求各单位构建完善的安全防护网络。规范化建设不仅实现档案资源收集环节的标准化，还提升档案安全管理水平。比如，档案专题数据库建立备份管理更加科学，档案双重保护能力逐步增强。区块链技术的应用，促使档案信息链条的全过程监管，档案篡改与丢失的风险大幅度降低。因此，规范化建设能有效应对档案管理中的风险挑战，使医院能够快速、有效地应对各种突发事件。

1.4 有助于提高医院服务能力和水平

《档案法》要求各级单位要积极满足人民群众对档案的需求。新医改也指出医院要充分发挥宣传健康知识与推动全民健康理念提档升级，档案资源在其中发挥着至关重要的作用。比如，对病历和处方的研究，总结归纳某种疾病的发病机理和治疗手段，通过编纂知识手册与拍摄微视频等形式，以人民群众群众喜闻乐见的方式传播健康知识，彰显医院在为民服务中的作用。高效规范的档案管理也有利于医院科研水平的提升，对病案档案的研究能够总结疑难杂症的来龙去脉和诊疗过程，从中形成规律性认识，提升诊断的科学性。

2 新医改背景下医院档案规范化管理面临的困境

2.1 管理流程标准化不足

档案管理的对象、方式和环境的变化给传统管理模式带来了新的挑战，档案工作的流程、规范和标准的要求更具体、更严格。医院档案“三合一”制度对档案收集、整理和利用等工作提出更高的要求，科学规范高效的档案管理体系建设势在必行。但是，医院档案流程化管理质量普遍不高的问题阻碍了档案效能的发挥。档案资源收集体系不健全，专业档案流失较为严重。新兴门类档案归档不齐全，大多保管在部门和个人手中。档案保管年限划分不够科学，与人民群众利益相关的档案开放审核不及时等。

2.2 现代化档案管理理念转型不够

近年来，医院档案管理制度化与规范化有了大幅度提升，但是传统的档案管理模式转型不及时，现代化档案治理方式运用不足。一是割裂档案与业务建设之间的关系。档案管理是医院高质量发展的新动能，档案管理者未能认识到二者之间的内在联系，缺乏领导层和决策层的支持，从业人员未经过专门培训，专业化程度不高，存在应付了事的现象。二是忽视档案工作的时代价值。对档案工作重要性认识不深刻，档案形成的过程中不规范与不全面的问题突出，甚至造成档案的遗失或者被篡改。加之档案工作长期处于边缘和弱势地位，在思想和氛围上形成了档案工作不重要的思想观念。

2.3 技术革命不够深入

新技术革命的大潮促使档案与数字技术紧密结合，档案从产生、归档、利用和保护实现全流程的电子化管理。比如，医院各部门基于诊疗的需要，透过数字化共享平台，实现档案资源跨区域部门自由流动。特别是以云技术为代表的新一代存储设备，档案管理的空间更加隐形和安全，档案服务空间得以拓展。但是，医院档案类型丰富、涉及部门众多，档案资源较为分散，受技术革命不深入的影响，档案数据需要多个程序汇总才能完成，信息维护和检索成本较高，重复建设与档案不规范的问题成为常态，制约着信息化建设的效果。

2.4 资源开发利用差距明显

信息化时代，医院管理信息化的效能逐步显现，作为重要的管理资源，档案开发利用工作必须建立在成熟的信息化建设基础上，才能有效发挥档案的独特价值。但是，医院管理者对信息化建设重视程度远高于开发利用，存在重管轻用的现象。比如，档案管理人员侧重于完成资源收集与归档、日常系统的维护与升级，但是对档案的知识服务了解不深入，工作开展力度不够。

2.5 档案制度体系不够完善

在新医改背景下，档案管理制度更新不及时，未能及时根据上级部署优化管理体系，不利于档案工作的高效开展。比如，医院信息化建设有了长足进步，但是配套的共享利用、安全管理和人员培训等制度没有同步建立起来，档案利用过程中出现的违规共享与失泄密问题等大多是由于制度保障不健全造成的。

3 新医改背景下医院档案规范化管理的策略

按照《档案法》与《档案法实施条例》的要求，将档案规范化建设作为医院档案管理的主攻方向，保证各类档案的完整性、准确性和系统性，增强医院档案治理效能。

3.1 释放体制机制活力，推动档案治理提质增效

根据新医改和《“十四五”全国档案事业发展规划》要求，医院应转变观念、担当作为和同步跟进，建立高效档案治理新模式。一是增强做好档案工作的责任感与使命感。档案管理是提高内部管理水平的重要手段，医院管理层要从政治高度和高质量发展的长远角度看待档案工作，深刻把握做好档案工作的内涵要义，增强做好工作的本领。二是提升全员档案意识。要采取多种宣传教育方式，提高对档案管理思想的认识，定期邀请专家讲授档案工作的前沿问题，使档案管理人员树立档案管理无小事的观念，形成齐抓共管、全员重视的良好局面。综合档案室要认真履职尽责，协调调度职能科室兼职档案员做好档案的收集、分类、整理、移交、统计、保管、开发利用、指导培训、联系交流和效果分析等工作。三是深化管理体系改革。结合医院档案工作实际，建立一套与之相适应的比较完整的规章制度，建立与之相配套的各类管理台账，使档案工作行之有据、有章可循。建立完善的岗位责任制、档案归档、保管、保密、利用、统计和应急预案为主要内容的档案制度体系，从制度上保证档案管理工作规范有序。

3.2 聚焦新时代与新要求，推动档案资源多元丰富

一是做好“三合一”的制度编制。在深入学习“三合一”相关文件精神和最新档案工作相关规范的基础上，按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，对相关内容在医院的应用进行认真分析研究，明确门类划分、分类方法及档号结构、归档范围和保管期限，进一步优化档案资源结构，提升档案信息资源的集成利用效率。二是以双套制为原则，健全重大活动与突发事件应对活动档案工作归集机制。从源头抓好重大活动和突发事件档案的形成和留存，定期拟定重大活动和突发事件档案工作清单，明确工作事项、责任部门和完成时限等。要明晰档案收集的范围、整理和移交方式，加强经验总结，确保重大活动及事件档案完整安全和有效利用。三是加强档案数据资源建设。医院业务档案多分散于各自的管理系统中，当前，由于医院档案资源来源广泛、形式多样，其收集、加工和转化能力不足，使得档案数据资源得不到有效的开发和利用，难以充分发挥其社会效益。要运用现代信息技术和方法，对档案数据进行采集、加工、存储与开发利用等全生命周期的管理，加强数据整合，为档案利用和服务奠定数据基础。

3.3 坚持为民服务导向，推动档案利用的便捷高效

医院档案做好为民服务是贯彻“四个好”“两服务”的迫切要求。一是把病历档案规范化建设放在突出位置。病历档案作为解决医疗事故争议与判断法律责任等事项中的法律证据，在新形势下为维护医患双方的合法权益起到了重要作用，这就要求医务人员必须客观真实、准确及时、完整地书写病历来提高病历档案的可信度。医院应加大病历档案环节质量控制的检查力度，常态化对病历档案进行抽查与网上监控。加强宣传教育，提高思想认识，严禁涂改、伪造、隐匿和销毁病历档案，自觉维护好人民群众的合法利益。二是构建线上线下相结合的为民服务体系。突破传统档案查询利用渠道的局限性，实现网上查档利用，让数据跑路，真正惠及人民群众。比如，有的医院在某信公众号设置自主打印病历、检验结果及出院报告等个人病案资料，提升档案服务效率。三是着力加强档案资源的开发利用。档案资源在医院发展和文化建设中具有独特优势，要着力让档案“活起来”，提升档案时代的价值。深入研究医院档案中的治理经验和做法，面向现代医院治理新需求，为医院转型发展提供有益借鉴。比如，档案管理室可定期提报有关档案资料的汇编，为医院管理层决策提供参考。进一步发挥档案文化在医院软实力建设中的特殊价值，借助重大节点，推出档案文化编研书籍、主题展览等，彰显医院厚重的历史底蕴和人文情怀，增强干部职工的凝聚力和向心力。有的医院依托档案资源建设院史纪念馆和文化长廊，发挥档案育人功能，激发干事创业的动能。

3.4 注入创新发展动力，推动档案数字转型升级

《档案法实施条例》指出，要适应数字时代发展要求，推动档案信息化提档升级。一是加强档案数据资源挖掘。从海量的医院档案数据中提炼和挖掘规律性的做法、提取有价值的信息和知识，可以深入了解患者需求和用户行为习惯，为医院决策、患者就医提供强有力的数据支撑和信息服务。比如，档案大数据精准标注患者行为标签，绘制用户画像，解析患者就医需求，为患者推送更有实用价值的档案信息。再比如，医院管理层对某项决策战略研究和思考，需要借助大量档案史料作为决策基础，档案管理部门可借助人工智能技术，推送相关史料助推管理决策科学化。二是着力推动医院档案数据共享。数据共享是提高档案利用效率、拓宽服务渠道的关键和目标。推动数据共享，有利于实现档案资源自由流动，发挥档案在医院治理中的基础性作用。一方面，要加强医院档案与OA、病案管理和诊疗系统的共享建设，在做好安全制度建设和个人隐私保护的基础上，实现患者就医档案院内“一网通查”；另一方面，积极将有关个人档案健康数据融入国家全民健康信息平台，推动检验、检查结果互认和电子病历档案建设。三是筑牢档案数据的“保护盾”。加强档案数据安全保护、有效实施数据全生命周期安全管理、夯实档案信息化发展的安全底线是医院档案规范化管理面临的重要课题。医院要根据技术发展态势，不断加强数据安全管理建设，逐步实现数据安全管理的“规范化、制度化、程序化”，保障基础环境安全。持续加强档案数据监管审计、数据监测和能力建设，定期开展风险评估，筑牢网络安全防线。

结语

综上所述，在医院高质量发展中，进一步加强档案规范化建设是必经之路。要强化现代档案管理意识，将档案工作与业务工作同部署、同落实。将规范化管理融入日常、抓在经常，全面落实档案管理相关要求，认真做好档案“四个体系”建设，不断夯实档案现代化治理底座。严格落实档案管理责任，建立完善的档案管理责任体系，确保分工明确、责任到人，不断提高档案工作水平。持续在信息化建设上下功夫，推进数字化转型，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化，更好发挥“存史资政育人”的独特作用。

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作者简介：李湘清（1985—），大学学历，山东省安丘市市立医院副研究馆员，研究方向：档案管理。