新形势下增强机关事业单位退休人员档案综合管理能力的思考

2024-12-31张静

兰台内外 2024年20期

摘要：在全国机关事业单位养老保险改革持续深化的背景下，退休人员养老金待遇的确定与其人事档案信息的关联日益紧密，从而对机关事业单位退休人员的人事档案规范化、专业化和信息化管理提出了更高的要求。因此，增强退休干部人事档案综合管理能力既是履行工作职责的应有之义，又是适应时代发展的历史使命。这一措施对于推动机关事业单位养老保险改革实施以及确保职工养老待遇都具有极其重大的实际意义，其紧迫性和重要性不容忽视。

关键词：机关事业单位养老保险改革；退休干部人事档案；档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

在机关事业单位，人事档案属于重要的人力资源信息载体，对于促进干部队伍建设意义非凡。本文围绕机关事业单位职工养老保险改革的实践，深入剖析了当前退休干部人事档案管理的现状，对存在的问题作出系统梳理。在此基础上，提出了一系列合理化建议，以推动机关事业单位退休干部人事档案管理工作实现质效双提升，为养老保险改革的深入实施提供坚实支撑。

一、新形势下机关事业单位退休人员档案管理的重要性

退休人员档案是个人历史的记录，包含了退休人员在职业生涯中的各项信息，如工作经历、职务变动、奖惩情况等。这些信息对于了解退休人员的职业生涯和个人成长轨迹具有重要意义。档案是退休人员享受相关待遇的重要依据，如养老金、医疗保险、福利待遇等。加强退休人员档案的管理，可以确保退休人员的权益得到有效保障，避免因档案问题导致的权益纠纷。机关事业单位退休人员档案标准化、规范化管理，有助于实现社会公平。通过对退休人员档案的统一管理和使用，可以避免因信息不对称而导致的社会不公现象，如虚假退休、冒领养老金等。随着推动机关事业单位养老保险改革，各级机关事业单位人事部门被赋予了重要的任务——全面核查干部人事档案，确定参保人员的范围，对关键信息逐项核实，这些信息的准确性直接关系到机关事业单位养老保险改革的成效，只有夯实数据基础，才能为改革的顺利实施提供有力保障。

1.是机关事业单位养老保险确定参保人员范围的关键依据

根据《国务院关于机关事业单位工作人员养老保险制度改革的决定》（国发〔2015〕2号）文件要求，本次参加机关养老保险改革的人员必须是“按照公务员法管理的单位、参照公务员法管理的机关（单位）、事业单位及其编制内的工作人员”。根据相关政策规定，参保单位和人员的范围应得到明确界定。对于所有参保人员，应建立完善的登记制度，包括姓名、年龄、性别、工作岗位、编制等信息。在落实参保人员范围时，要严格执行参保标准，不得随意扩大或缩小参保范围。对于发现的问题，应及时整改和纠正，确保养老保险制度的公平性和可持续性。

2.是机关事业单位编制内职工信息数据采集的可信依据

现代化的人事管理系统集中存储和更新职工的个人信息和人事数据，经过设计和配置，可以确保数据的准确性和一致性，并提供便捷的数据查询和导出功能。在人事管理系统中，人事部门应该与编制管理部门、人力资源部门、政府网站等相关部门和官方渠道密切合作，对采集的数据核实和验证。同时，应该建立健全数据采集和管理机制，保证数据的保密性和安全性。通过可靠的数据来源和有效的数据管理，可以为机关事业单位养老保险参保人员范围的确定提供有力支持。

3.为机关事业单位退休职工提供关键数据，助力申领养老待遇

机关事业单位养老保险制度的变革，退休职工养老待遇的核定变得尤为复杂。为确保广大中老年群体的切身利益，必须高度重视核发数据的准确性。在申领养老待遇时，必须综合考虑职工的职务职级变动、实际工作年限、视同缴费年限情况以及个人账户累积金额等关键数据，这些数据直接关系到退休职工的养老待遇水平。因此，应致力于为广大退休职工提供全面、准确的数据支持，助力他们顺利申领应得的养老待遇。通过科学、合理的核定方法，确保每一位退休职工都能享受到与其工作年限、职务职级、贡献程度等相匹配的养老待遇，有效维护养老保险改革的公平与效率，确保权利与义务之间的平衡与对应。

二、退休干部人事档案管理工作存在的突出问题

随着养老保险制度的深化改革，机关事业单位退休人事档案的管理工作也遭遇了前所未有的考验。在这次全方位的人事档案梳理与审查中，暴露出了一系列亟待解决的问题。

1.档案管理流程不规范

在机关事业单位退休干部人事档案管理中，档案管理流程不规范是一个普遍存在的问题。首先，许多机关事业单位没有建立明确的档案管理制度和相关流程，导致档案的建立、整理和归档操作缺乏统一的规范。其次，在档案的建立过程中，缺乏统一的档案命名规则和文件分类标准，导致相同内容的档案被命名和整理成不同的类别，给档案管理工作带来困难，导致档案利用率不高。再次，归档和查阅是档案管理的重要环节，但在实际操作中往往出现档案错放、丢失或者无法及时查阅的问题。最后，部门之间没有有效的档案借阅和交接制度，导致档案的流转和使用不规范，不仅不利于机关事业单位退休干部人事档案管理工作的开展，还影响档案资料的完整性与安全性。

2.档案管理利用程度较低

干部人事档案是机关事业单位管理干部的重要工具，除了维护和管理干部的基本信息外，还具有统计分析、业务指导和决策参考等多种用途。然而，目前许多机关事业单位退休干部人事档案利用较为局限，往往只停留在基本的信息录入和存档阶段，没有充分地利用档案，导致档案中的丰富数据未得到充分的分析和统计，无法为单位的决策和管理提供有力的参考依据。同时，一些机关事业单位也没有建立有效的信息系统和统计分析平台，无法对退休干部人事档案展开深度的数据挖掘和综合分析，使得退休干部人事档案的管理和利用变得困难。

3.退休干部人事档案管理相对薄弱

养老保险制度改革在机关事业单位的实施，凸显了人事档案的重要性。改革后的养老待遇与档案记录紧密相连，导致退休人员档案的使用频率大幅上升。此次改革促使各单位对退休人员档案实行全面核查，结果揭示了一些严峻问题。在一些单位，人事档案管理人员的数量和素质无法满足管理工作的需要。他们往往身兼数职，缺乏专业知识和技能，难以全身心投入档案管理工作。同时，由于管理力量薄弱，档案管理过程中可能出现错误、遗漏等问题，影响档案的完整性和准确性。相较于在职人员的人事档案，由于退休人员的状态相对稳定，其档案的更新和维护往往被忽视，档案长时间存放在库房中，缺乏必要的维护，导致信息失真和滞后。

4.安全性和保密性不够

干部人事档案中存储了大量的个人隐私信息，包括个人家庭背景、学历、工作履历和考核评价等。然而，在目前的档案管理中，安全性和保密性的问题仍存在较大隐患。首先，机关事业单位在干部人事档案管理过程中，未能采取严格的权限控制措施，意味着未经授权的人员可以访问和修改档案，导致档案管理的安全性无法得到有效保证。其次，机关事业单位在干部人事档案管理中存在信息传输和存储的漏洞。在信息存储方面，可能存在网络攻击或物理设备设施损坏等风险，使得档案数据的安全性无法得到保障。机关事业单位在干部人事档案管理中也未对员工开展充分的保密教育和安全意识培训。员工对于个人隐私信息的保护意识不强，也增加了档案信息被泄露的风险。

5.人事档案电子信息化进程亟待提升

在信息化时代，档案管理的数字化、网络化是大势所趋，目前大多单位信息化水平较低。一是基础设施不足。一些单位在档案管理方面的硬件设备设施落后，如存储设备、服务器、网络设施等不能满足数字化、网络化管理的需要；二是软件系统落后。档案管理软件的应用不广泛或者使用的软件功能简单、更新不及时，不能满足档案信息的快速处理、高效存储和便捷查询等需求；三是数字化程度低。许多单位的档案仍以纸质形式存在，没有实现或仅部分实现了数字化，降低了档案管理的效率和便捷性；四是网络化应用不足。虽然互联网和内部网络为档案管理提供了极大的便利，但一些单位没有充分利用这些资源，未能实现档案的远程查询、在线共享等功能。

三、机关事业单位在养老保险改革背景下，全面提高退休人员人事档案综合管理能力的途径

凭借机关事业单位养老保险改革的契机，全面审视干部人事档案管理工作，将其视为推动改革进程的关键环节，以促进改革总体进程为目标，通过及时发现并调整问题，不仅能够保障退休职工的合法权益，还对促进人事档案管理工作的持续发展具有深远的意义。

1.加强组织领导，构建科学、全面的人事档案管理机制

组织领导是构建科学、全面人事档案管理机制的关键。应设立专门的档案管理部门，明确档案管理职责，确保档案管理工作有专人负责。同时，建立领导层定期听取汇报的机制，将人事档案管理工作纳入组织发展的重要议程，确保档案管理工作的顺利开展。人事档案应按照职务、部门、岗位等因素作出科学分类，形成清晰、易于管理的档案结构。针对不同类别的人事档案，制定相应的管理方法，确保档案的完整性和准确性，并定期对人事档案更新和维护，确保档案的最新状态。建立健全档案维护制度，保证档案的完整性和规范性。组织应加强对员工的培训和宣传教育，提高员工对人事档案管理的认识和重视程度。通过培训，使员工掌握正确的档案操作方法，提高档案利用效率。同时，加强宣传教育，增强员工档案安全保密意识。

2.提高政治站位，增强服务意识

在干部人事档案这样一个高度敏感和重要的领域，必须坚守政治立场，提升政治觉悟，确保档案工作的正确方向。首先，政治站位是工作的基石。每一位档案管理人员都必须深刻了解档案工作的政治意义，始终保持与党的路线、方针、政策的高度一致，确保档案工作的正确性与安全性；其次，服务意识是工作的灵魂。退休干部人事档案管理工作不仅仅是对档案的保管，还是对退休干部个人历史的尊重和对其贡献的认可。应始终坚持以人为本，用心用情为退休干部服务，通过实施考核评估、绩效奖励等机制，树立档案管理工作的典范，推广先进的经验和方法，打造积极向上、追求卓越的工作环境，使档案管理工作成为组织信任、员工满意的优质服务。

3.加强业务学习，推动干部人事档案管理人才队伍的壮大与发展

在新时代背景下，干部人事档案管理工作面临前所未有的挑战与机遇。加强业务学习是机关事业单位适应新形势的基础。推动退休干部人事档案管理人才队伍的壮大与发展，是机关事业单位的重要任务。一方面，要通过人才引进、培养、激励等措施，吸引更多优秀的人才加入档案管理队伍；另一方面，要加强在职人员的培训和教育，提高他们的业务能力和职业素养。同时，还要建立健全考核评价和激励机制，激发工作人员的积极性和创造力，形成一支高素质、专业化的档案管理人才队伍。

4.提升软硬件条件，推进干部人事档案管理的信息化进程

随着信息技术的日新月异，信息化已经渗透社会的每一个角落。机关事业单位应当积极拥抱变革，特别是在干部人事档案管理这一关键环节上实现信息化的管理和创新。机关事业单位应投入必要的软硬件资源对现有档案管理系统实施全面的技术升级，确保系统具备高效的数据处理能力、强大的安全防护机制和便捷的用户操作界面。信息化管理体系的建设是实现档案管理信息化的重要保障，机关事业单位应根据自身的档案管理需求和特点，借鉴行业内外的优秀经验，构建一套符合自身需求的信息化管理体系，为组织决策和人才选拔提供有力的信息支持。

四、结语

在当前的社会背景下，各级机关事业单位人事管理部门应深刻认识到退休人员档案管理工作的重要性和紧迫性。为有效应对退休人员档案管理中出现的问题，各级机关事业单位应采取科学、全面、完善、系统的措施，全面提升退休人员档案管理的质量和效率，确保档案管理工作的顺利开展和不断进步。

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