军工固投项目设备仪器档案工作管理质量优化探索

摘 要：军工项目设备仪器档案管理质量决定着项目档案的质量，文章着重从项目主要责任主体入手，探讨项目管理部门、档案部门、使用部门和供应商对档案管理工作质量的影响，并提出解决措施，旨在优化档案管理模式，提高管理效率和准确性。

主题词：设备仪器档案工作管理质量；优化管理模式

中图分类号：G271 文献标识码：A

为提升和完善军工核心能力，国家在军工科研方面的投资力度逐年增加，设备仪器作为军工固投项目的重要组成，其档案对保证项目建设合规、监控项目执行过程、为后期设备升级改造提供参考及评估投资效益等方面具有重要作用。《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）要求项目档案应完整、准确、系统、规范和安全。《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》（科工计﹝2015﹞931号）明确要求归档的文件材料应完整、准确、系统、有效，应为原件，字迹清楚、签章完备。因此，如何提升档案管理工作质量，使归档材料充分反映项目执行过程、满足归档要求，成为军工固投项目设备仪器档案管理工作的重点。

一、军工固投项目设备仪器档案管理工作特点

1.涉及单位和部门广

军工固投项目流程复杂，截至项目验收，涉及设备仪器的管理流程可概括为立项、需求论证、采购、开箱验收、安装调试、验收和转固7个环节，包括项目管理部门、使用部门、设备管理部门以及采购部门等至少9个相关方。此外，若设备组成中包含特种设备，除特种设备制造、安装厂家外，归口管理部门还需向当地设备安全监督管理部门备案；若为进口设备，产品还需向海关报关。因此，军工固投项目设备仪器档案形成主体众多，档案部门在工作中需要多方协调，确定各个环节的归档责任主体，完成档案归档工作。

2.要求高

一是军工固投项目设备仪器档案的重要性决定着其管理工作的高要求、高质量。军工固投项目设备仪器档案是项目执行过程原始、真实的记录，且依据国家相关要求，文件签章完备，其凭证作用更加凸显，不仅能够有效保障单位在设备采购中的权益，还能够客观反映项目设备仪器管理过程是否合规。设备仪器档案作为开展财务审计工作的重要支撑材料，不仅能够与财务凭证相互印证，还是清楚记录项目决策的依据。二是档案材料内容质量要求高。一方面，文件之间逻辑关联强。一套设备从选型到采购再到安装调试和验收，其文档资料都是围绕该设备形成的，文件之间互相印证、逻辑紧密。采购文件是技术文件和验收文件的形成依据，会对设备指标和归档范围做出明确要求，技术文件和验收文件是对采购文件的具体反馈，反映着具体指标是否达标和约定文件是否归档。从每份独立文件来说，测试大纲和测试报告之间的内容强相关，大纲约定测试执行人员、日期、具体内容，报告则反映依据大纲的执行过程结果。甚至于某份文件的内容上要求要对3个人展开培训，则其培训签到表应呈现3个人签名；另一方面，文件准确性和专业性要求高。从军工固投项目的背景来看，在项目立项时需要“三报三批”，形成项目建议书、可行性研究报告以及初步设计等立项文件，在此类文件中，对设备的具体指标、功能及部分采购方式做出明确要求，开展论证和采购及验收都是围绕立项这一核心开展的。设计和验收资料的指标数据是否清楚、准确，实际设备与所形成的文件数据之间是否有差距，均是项目财务审计、档案单项验收及竣工验收关注的重点。

3.归档责任重。按照“三纳入”要求项目档案工作应纳入项目建设管理流程，但在实际执行中常出现“重执行、轻文档”的现象。设备仪器档案归档作为设备采购的最后环节，往往在设备验收前才突击补充文档。在《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）中，要求供应商需交付的文件数量为通用设备、非标设备（含委研和自研）、成品软硬件类约27份，软件开发项目约为45份。行业内军工固投项目供应商需交付的文件数量为通用设备类26份，非标设备32份，成品软硬件类24份，软件开发项目32份。按照通常一个项目上百台设备的体量来看，突击完成归档是一个不小的挑战。如果在验收项目较多的年份，将会给档案工作带来巨大冲击，而为保验收节点，如何在验收前完成归档收集整理工作的基础上确保档案质量，成为档案人员需要平衡的难题和责任。

二、军工固投项目设备仪器档案管理质量现状

1.从任务完成度看，在建项目归档完成率较低

根据科工局下发的项目年度验收计划和本单位各项目执行进度，档案部门在每年年初发布《年度验收项目归档计划表》和《年度在建项目归档计划表》，以此作为本年度档案工作的指导性文件。验收项目受强制考核要求影响，均在验收节点前完成归档，而在建项目的管理情况，则更准确地反映了军工固投项目档案管理质量。纵观笔者单位2020年至2023年的在建项目归档完成率（见表1），仅在2021年验收任务较轻的年份归档完成率达到83%，其他年份完成率均未超过70%。但所有的在建项目在到达建设周期后，都将成为验收项目，在建过程归档率越低，未来验收时归档压力峰值越大，从而更加冲击当时年度的在建项目归档完成率，形成恶性循环。

2.从细节完善度看，档案单项验收检查中问题多样

通过统计分析近年来档案单项验收中存在的问题，依据文件归档要求主要可分为以下三类。

一是完整性问题。主要体现在部分文件收集不齐全，占问题总数的50%，常见的采购文件问题，如生产商给代理商的授权资质未归档，采购执行时间较早的设备询价比价过程文件及资质未归档，进口设备原产地证明未归档等；常见的到货环节问题，如预验收报告未归档、主要外购件随机资料不全、设备安装调试记录或软件试运行记录未见、供应商在交付的文件中提到的其他技术文件未归档等；常见的验收文件问题，如以“系统”批复的项目，“单台套”设备执行完成后，设备“联调”报告未归档，需要独立第三方检定的仪器仪表，首次检定报告未归档等。

二是准确性问题。主要体现在文件内容缺项和文件版本归档不准确，占问题总数的40%。内容缺项问题，如文件打印不完整、测试报告以及预/验收报告中测试结果未填写或大量填写“合格”，缺少实测数据和功能截图，无法支撑测试或预验收结论，测试大纲和测试报告之间内容不一致等。

三是有效性问题。主要体现在归档文件签字、时间、盖章不齐全。占问题总数的5%，如图纸未签字、文件签署不齐全等。

3.从效率维度看，首次归档通过率比例过低

从审核问题数量看，每台（套）设备首次归档时平均存在约16个问题待整改或补充归档，在经过约3至4次归档审核后，设备负责人方可将问题全部整改完毕。从文件审核一次通过率看，以2023年为例，每台（套）设备首次审核即可通过的概率约为10%，二次审核可通过的概率为40%。迄今为止，仅有一个项目在中期检查前共审核档案441次，平均首次归档通过率超过50%。

三、导致军工固投项目设备仪器档案管理质量不佳的因素

1.项目管理部门履职不彻底

在军工固投项目管理工作中，项目管理部门作为统筹牵总部门，受多方原因影响，难以彻底履行部门职责。其原因主要体现在以下方面。第一，制定的执行标准不完善，无法保障档案归档权利，影响归档完成率；第二，未充分发挥监督协调作用。项目管理部门在日常工作中对档案部门发布的归档进度、风险预警不够重视，档案问题归根到底反映的是项目执行过程中存在的问题，需要多部门协调解决，档案部门仅作为档案归口管理部门，无法完全调动其他相关方，部分归档问题长期得不到解决，必然会影响档案管理工作质量和归档效率。

2.档案部门管理模式存在缺陷

首先，前端管控能力不足。按照项目档案工作管理办法要求，档案部门需要对设备仪器整套文件从形成到归档做出全面规范及预先规划，指导文件形成，确保文件质量。目前，军工固投项目设备仪器档案归档计划多根据论证、采购、到货验收做出大环节归档计划，主要作用是提醒各部门开展归档工作，无法具体列出各台（套）设备详细的归档文件清单和归档要求，虽然档案部门已按照设备类型形成通用归档文件清单，但因设备情况各不相同，这类归档文件清单仅能指导80%的文件形成，其余20%易被使用部门和供应商忽略，清单中也未对文件质量作出硬性要求，初次归档审核时文件完整性和有效性问题频出，影响文件质量和归档效率。其次，过程管理有待提升。受单位项目传统管理模式影响，档案部门无法及时获取设备执行进度，通常是依据上年度执行情况形成本年度归档计划，该计划落后于执行进度最长可达一年，一年内设备人员更换或材料长期留存于负责人手中，给档案的完整性带来巨大挑战。最后，档案审核工作亟须改进。档案人员需要对收集档案的完整性负责，在审核过程中人员经验、注意力、工作时长等都会影响审核质量，从而影响文件完整性。

3.供应商档案意识存在明显差异

虽然在签订技术协议时已经根据设备类别签订交付文件清单，但项目中设备多，涉及的供应商范围广且水平不一，档案意识存在明显差异，形成文件质量参差不齐。目前，档案验收检查中的准确性问题基本是由供应商撰写的文件产生的，供应商作为技术文件的撰写单位，决定着文件的准确性，若在设备执行中未按要求形成文档，或编写文档态度敷衍了事，整改过程拖沓，必然影响文档质量。

四、提升军工固投项目设备仪器档案管理质量的具体措施

1.项目管理部门要保障档案履责落地

第一，要完善项目管理制度，保障档案履责。对内要将项目档案归档工作切实纳入合同管理，调整传统的3∶3∶3∶1或3∶6∶1的付款方式，提升档案控制付款比例的权利，约束供应商完成归档工作。对外建立合格供方评价制度，按年度对设备开箱、安装验收等执行及归档情况考核并调整管理策略，如设备验收完成1年后，经提醒拒不归档的、管理过程丢失重要文件3份及以上的供应商均纳入供方黑名单。第二，将档案工作纳入项目管理的各个环节，打破业务分工形成的组织壁垒，分专业、全流程对重点任务和风险实行分析，切实做到“同计划、同实施、同归档、同检查、同考核”。例如，在设备执行通报中增加档案通报内容，提升档案通报力度；关注档案部门发出的风险预警和难点问题，与档案部门齐抓共管，多方协调助力问题解决；项目验收提前倒排时间计划，通盘考量，给档案部门预留归档时间。

2.档案部门要多措并举提高管理能力

一是构建信息化全流程归档体系。要通过信息化手段优化前端管控和过程管理，使档案工作需求与业务系统高度融合，将归档计划、归档职责、归档范围、文件要求、时间节点、档案部门审核问题及审核通报等嵌入系统中，实现归档动态管理。在日常管理中，档案人员对采购金额满200万的设备需在采购文件归档后15个工作日内，依据技术协议内容，详细制定其归档要求，指导设备负责人归档工作，确保文件完整、有效，从而提高归档完成率和归档体验。建立“归档常见问题清单”和“文档示范库”模块，通过列举常见问题清单、按设备类型提供归档范文的措施，使归档要求具象化，指导文件形成，减少归档文件的问题，提高归档效率。对示范库各范文的使用次数展开统计和奖励，形成正向激励循环。梳理项目验收、中期检查中的档案问题形成专家问题专题库，预警专家检查重点，规避高频问题，减轻整改压力。二是探索新的文件审核方式。一方面，档案部门要积极探索电子文件归档新模式，针对企业内部形成的文件，梳理电子文件归档范围，编制结构化文档，推动电子文件网上审签功能和四性检测功能开发，确保归档电子文件的完整、准确和有效，实现业务数据到档案数据的集成和自动归档；另一方面，要紧跟项目进展，在不影响大的文件审核情况的下，对已形成文件提前审核，缓解归档峰值。同时，要主动入驻归档任务重的部门开展专项归档，消除 “最后一公里”归档距离。

三是优化培训模式，加强培训管理。档案部门应积极对接使用部门执行情况，掌握文件形成过程中的痛点和难点，对接培训需求，多种形式开展培训。首先，开展入职新员工档案归档培训，增强新员工的档案认知；其次，针对使用部门主管领导和设备负责人，档案部门可组织采购部门、设备归口部门及优秀归档人员开展联合培训，在培训中也可以采取归档实景体验的方式，生动复现归档过程及存在问题。另外，按季度对新签订合同的供应商项目负责人、供应商新更换的项目负责人及有培训需要的供应商开展培训工作，明确文件要求和范围，为文件规范、完整和高效的收集奠定基础。

3.使用部门要建立管理机制，确保文件准确性

使用部门作为设备需求方，对执行过程深度参与，肩负着技术文件归档和确保文件准确性的重要责任。一是要建立部门军工固投项目管理机制，设立“项目助理”角色，负责统筹项目执行，跟踪项目进度，协调各方资源，审核本部门文档的准确性，组织验收问题答疑等工作，为部门项目执行和归档提供有力保障；二是要做好部门内部固投项目的“传帮带”工作，当设备负责人发生变动时，新老人员之间要做好执行交接和文件交接，提示执行过程中的重点事项、后续执行流程和文件准确性等要点；三是建立优秀负责人奖励机制，绩效奖励归档任务重或单项验收审核中无问题的设备负责人，提升负责人对文件质量的把控。

五、结语

综上所述，提升军工固投项目设备仪器档案管理质量，需要多部门各司其职，多措并举，同频共振，以确保归档文件完整、准确、系统、有效，确保供应商高度配合以及归档工作能够高效开展，使项目档案充分发挥其价值和作用。

参考文献：

[1]王英玮.《建设项目档案管理规范》（修订稿）的解读[J].北京档案，2018（02）：21-25.

[2]李 玮.固定资产投资项目档案在航天建设中的作用[J].兰台世界，2016（23）：94-96.

作者单位：西安鑫航人才服务有限公司作者简介：韩丹（1990年—），女，汉族，陕西渭南人，本科，助理馆员，研究方向：档案学。