档案管理在数字化时代的角色与转变

摘 要：数字化时代，社会治理和管理模式发生革命性变化，为档案管理工作的角色定位和功能转型提供了契机。文章从档案参与数字化时代动力机制出发，认为档案管理工作在新形势下是数据资源建设的采集者、数据资源开放的服务者和推动者、数据资源保管的守护者。面对新的角色定位，档案管理应该坚持把制度建设作为首要任务、资源建设作为关键环节、共享利用作为主攻方向、安全建设作为底线任务，推动档案数据治理要素转型升级、高质量发展，更好地服务于数字社会建设。

关键词：档案管理；数字化；角色

中图分类号：G271 文献标识码：A

数字浪潮扑面而来，档案数据思维开始全方位渗透，档案数据要素价值不断释放，成为新的档案治理形态。《中华人民共和国档案法实施条例》明确提出数据汇集、数据出境、数据共享等内容，指引档案数据化管理走向依法治理。适应数字社会建设要求，档案管理工作要按照《档案法》《档案法条例》规定，强化新形势下档案角色定位和功能转型，推进档案事业紧跟数据时代发展的大潮，为数字社会建设贡献档案智慧。

一、档案参与数字化时代建设的动力机制

档案作为社会的真实记录，是实现数字化时代治理转型的重要来源，明晰二者的关系，有利于厘清契合点，提高档案数据治理效能。

1.数字政府建设的需要

伴随大数据、人工智能、互联网+等技术不断发展，人类社会的形态正从IT时代迈向DT时代，数据在社会治理和经济发展中的作用日益突出。政府治理模式必须紧跟时代发展与人民群众需求，数字政府理念应运而生。2022年6月，国务院印发《关于加强数字政府建设的指导意见》中明确指出，数字政府需要坚持数据赋能的基本原则，实现数据的有序流动。在实践中，数字政府的建设依托数据的开放与共享，推动数据在社会各领域治理主体之间有序流动，挖掘数据资源的潜在价值，提升社会治理效果。档案数据是社会治理的重要基础，档案部门参与数字政府建设必不可少。档案数据是政府工作形成的具有重要价值的经验集合，利用好档案数据能够为政府治理提供好经验、好做法，推动善治目标的实现。档案参与数字政府平台建设，一方面，要推动各类档案标准化、智能化管理，形成来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件，推行电子文件单套制归档，着力推进数字档案馆（室）建设，加快传统载体档案数字化，规范电子文件和电子档案管理，构建数字档案资源体系；另一方面，要拓展档案服务广度，切实简化利用手续，实现线上、线下功能互补，不断提升服务效能，促进档案数据多跑腿。

2.人民群众对档案利用的需要

随着物联网、大数据分析、人工智能、云计算等现代信息技术的广泛普及，人民群众对政府信息的需求和要求发生了巨大变化。从需求上来看，简单被动的应答式服务已经无法满足民众的综合需求，建立个性化、精细化服务模式迫在眉睫；从时空上来看，人民群众对全天候式的服务要求逐步上升，需要实现让数字多跑路、群众少跑腿。在数字政府建设过程中，数字技术的运用是手段而不是目标，群众满意不满意才是衡量工作的标尺。应当秉承用户思维和应用导向，通过数字化、大数据的广泛应用，努力提升人民群众和市场主体的便利度和获得感。档案的管理形态正从模拟态、数字态向数据态的方向转变，各地开展了一系列有益尝试。一方面，持续提高档案数据化管理水平，坚持以人为本，坚持问题导向、需求导向和效果导向，用数字化理念、技术和手段破解群众“急难愁盼”问题；另一方面，全面提高档案运行数字化智能化水平，实现服务不受区域限制，无差别受理、同标准办理，夯实数字政府公共服务基础。

3.档案价值发挥的自身需要

档案作为重要的信息资源和战略资源，既是历史的真实记录，也是历史经验的聚宝盆和富矿，在推动国家治理体系现代化发挥着至关重要的作用。大数据时代为档案价值发挥拓展了新的空间，有利于数据资源成果更多、更公平地惠及全体人民。从档案数据形式上看，针对多源异构、数据存疑等问题，档案部门着力建设档案数字化应用场景，构建全生命周期档案管理体系，实现档案收集、整理、归档、移交、统计和利用等全方位功能覆盖、全流程在线流转、全覆盖智能服务；从档案服务上来看，档案部门积累丰富的数据管理治理经验，通过模块化节点设置、自动四性检查、统一身份认证、动态数字水印、多重文件备份等技术，对档案数据的采集、加工、存储和管理等节点关联风险控制，促使档案从数据“管理者”“守护者”向“参与者”转变。比如在“十四五”规划中，各地重点推进以档案数字资源为核心的档案信息化建设，加快推进档案资源共享平台建设，体现了档案参与数字时代建设的自觉性和主动性。

二、档案管理在数字化时代的角色定位

档案部门需要深入研究数字化时代档案工作使命任务，特别是数据管理工作的作用和价值，找好坐标定位，为发挥好职能奠定基础。

1.数据资源建设的采集者

档案作为社会数据资源的基础，采集好、保管好档案资源对于推动建立资源丰富、结构合理的政务数据库具有重要作用。档案部门作为政府数据的采集者，提供了大量社会治理资源，成为服务社会治理和人民群众生活的关键部门。大数据时代，传统档案面临收集难、整理难、管理难以及利用难的问题，各地相继开展互联网电子文件采集，强化专题建设，推动互联网电子文件采集工作量质齐升。数据作为电子档案归集的核心，数据的质量直接影响电子档案的质量和应用赋能水平。在电子档案的收集基础上，有的部门相继探索云储存等形式，提高数据资源保管力度。同时，建立完善的数据汇聚渠道和机制，统筹推动各类数据依托统一渠道汇聚落地。在数据采集过程中，针对数据结构不完整、异质、冗余等问题，档案部门要采取数据清洗、扩大收集面等形式优化采集手段，提升采集质量。

2.数据资源开放的服务者

数据只有经过开放、共享才能充分释放数据价值。因此，数据的开放共享是数据全生命周期中发挥价值的关键基础一环。档案部门作为数据保管者，在服务数据开放上具有义不容辞的重任。服务与利用作为档案部门的基本职责，《档案法》《档案法实施条例》都给予明确规定。近年来，档案部门数据利用率显著提升，在传统服务方式的基础上，档案管理机构逐步探索OCR技术、语音识别技术、人工智能技术等在档案信息深层加工和利用中的应用，为深化检索、查询提供更大便利，全面实现档案的信息化管理。作为服务者，档案部门具有自身独特的优势。一是完备的软硬件条件。档案信息化建设扎实推进，档案查询利用条件显著改善，档案数据多跑路、群众少跑腿基本实现，档案数据积极参与政府数据中心建设成效明显；二是具有丰富的数据管理经验。档案数据化管理转型较为顺畅，档案部门积累了丰富的数据治理经验和能力，实现从数据“管理者”向主动“服务者”的转变，为政府数据治理体系打造奠定坚实基础。

3.数据资源开放的推动者

数据资源只有共享利用才能发挥最大价值。近年来，档案部门以数字化改革为牵引，深化技术赋能，提高档案数据资源归集共享的科学化、智能化水平，加大档案数据资源共享与开放力度，档案数据价值得到充分释放。数字化时代，档案部门需要做数据共享利用的推动者，一方面，积极参与政府数据平台建设，推动政务电子档案在线归档和数据流动；另一方面，加强宣传引导，提升人民群众的数据素养。

4.数据资源管理的守护者

数据安全管理是档案部门的底线，是档案管理工作的重中之重。档案部门需要不断筑牢夯实档案安全防线，将数字化档案安全与实体档案安全放到同等重要的位置，营造了良好的数字档案安全环境。具体而言，一是加强开放数据审核。对于数据中可能存在的涉密、涉敏问题，可以利用专用保密涉密检测软件工具，对档案数据开展全量检测，确保上传报送的档案资源和数据准确、可靠；二是加强共享数据安全保护。做好共享数据的防篡改工作，建立局域网共享文件夹保护功能，利用区块链技术优势，做好数据的安全防护，确保数据真实、有效。

三、档案管理在数字化时代的转变策略

档案部门要把握数字化时代特征和发展趋势，紧紧抓住数字化建设这一中心任务，优化转型路径，提升档案数据质量，在新时代展示档案工作的新担当。

1.坚持把制度建设作为首要任务

面对新的技术环境，要加强组织领导，转变档案管理模式，优化档案治理体系。一是制定档案参与数据化治理的有关标准。2020年，《信息技术大数据政务数据开放共享》（GB／T38664—2020）颁布实施，为我国政府数据开放共享提供了行动指南和执行标准，提高档案信息共享服务水平，实现跨层级、跨部门的共享力度。但是，档案部门参与大数据治理的标准和规范尚未真正出台，档案领域缺乏有针对性的实施细则，需要明确档案准入条件、数据标准、共享质量、开放标准、安全防护等方面，避免形成档案数据孤岛；二是明确责任边界。把大数据理念融入档案管理全过程。一方面，要利用新一代信息技术实现档案数据的多维归类、智能检索、深度挖掘和智慧编研等活动，充分发挥档案大数据在经济社会发展的支撑作用；另一方面，打通电子档案服务社会治理“最后一公里”，完善电子档案归档系统和应用场景，为服务社会经济发展提供技术保障。比如，上海市档案馆开展基于多智能技术的电子文件智能化归档研究，通过AI数据智能捕获技术打造无感式、静默型在线归档新模式，有效缓解了系统接口异构，归档数据无法及时、完整、准确和系统收集的问题；三是重视数字化转型升级。将数字化管理纳入档案工作重点，推动信息化向数字化、智能化转型，深化和逐步推广电子档案“单套制”管理，完善技术规范和标准体系，提升数字化利用质效。

2.坚持把资源建设作为关键环节

把强化档案数据归集作为数据生态治理的重要内容，夯实数据资源体系基础。突出抓好科技等各门类档案收集、管理，积极将数字档案室应用系统建设纳入数字机关建设总体规划，推进数字资源建设。开展档案标准化业务梳理，规范统一档案事项的网办入口，不断简化办事材料、强化业务协同。比如有的地区探索各类政务、服务业务系统与档案管理系统对接融合，发挥平台的公共入口、公共通道、公共支撑的枢纽作用，全面支撑各类政务、服务事项档案线上运行和线上线下融合服务，提升收集质量。探索建设统一的数字档案资源库，完善归集各级档案管理机构已经数字化的档案，逐步推进档案核心归集线上“无纸化”运行。建设分类档案基础数据库，对重大项目、重大活动建设特色数据库，加强定向重点数据归集，形成专题档案电子资源。还要规范档案管理服务机构深化数据治理工作，着力完善档案信息，切实提高入库档案数据质量。

3.坚持把共享利用作为主攻方向

一是加强档案部门数据共享平台建设。《档案法实施条例》指出，县级以上地方档案主管部门应当推进本行政区域档案数字资源共享利用工作，为数据共享平台建设提供制度保障。档案部门借助大数据、云计算技术，构建集约化的档案信息统一共享利用平台，突破传统的“一馆一地”利用模式，实现馆与馆之间的跨馆查档、档案信息资源的集中管理和共享，为利用者提供方便、快捷的查档服务，提高档案利用效率；二是积极参与政务共享平台建设。政务服务数据共享平台是支撑互联网政务服务门户、政务服务管理平台、业务办理系统运行的载体，一般包括资源目录、共享网站、共享管理端、基础数据库、数据开放网站、数据开放管理端、信息资源共享交换、运行管理平台。档案部门要积极融入平台建设，将档案数据作为政务共享平台建设的基础性工作，发挥在“一网通办”中的作用。比如将馆藏民生、婚姻、入学等档案数据融入平台，提高数据开放率，实现便民利民。档案部门要注重数据更新，制订更新计划和频率，保持档案数据的持续、稳定共享。

4.坚持把安全建设作为底线任务

数字化时代，档案管理面临着更为复杂的安全保管环境，要在安全管理上狠下功夫，提高安全防护能力。一是增强安全管理意识。充分利用“6·9国际档案日”、应急预案演练专题活动开展档案工作人员安全知识培训，进一步增强干部职工政治意识，强化底线思维，促使从理论知识到实践的提升，真正将安全责任意识入眼、入脑、入心，切实筑牢档案安全防线；二是抓好数字化成果安全管理。扎实做好电子档案“四性”监测，推动电子档案符合国家要求，加大电子档案“单套制”建设，让档案数据真正成为档案管理主体，并扎实落实各项安全措施，对计算机、数据光盘、网络载体加强管理，做好数据库安全保障，堵住档案泄密漏洞；三是做好数据分级管理。按照《关于构建数据基础制度更好发挥数据要素作用的意见》规定，加强档案数据的分级管理，针对一般数据、重要数据和核心数据采取不同的保护措施。比如对重要数据需要共享的，要经管理者、专家多轮审核，并严格数据共享范围；对于一般数据要加强划控解密审查，降低数据被泄露的风险，优化治理要素管理；四是加强安全防护网络建设。人工智能、区块链技术在档案安全保管领域的优势，为档案数据资源长期安全保管提供坚实的保障。档案部门要结合实际，推动新技术融入网络防护体系，提高抵御网络风险的能力。

四、结语

在数字中国战略背景下，档案部门应探索运用新技术、新理念创新档案数据管理应用模式，推动档案事业可持续发展。还要加快推进数字化转型，积极运用互联网、云计算、大数据、人工智能、区块链等技术与档案工作深度融合，加强档案数据资源建设、打造共享平台，把安全建设摆在突出位置，积极探索档案事业融入大数据的发展路径，加快推进资源布局，助推档案事业转型升级。

参考文献：

[1]易 涛.政府数据开放的“档案参与”：历程、角色与路径[J].《浙江师范大学学报（社会科学版）》，2023（03）：14-15.

[2]左 晨.新《档案法》背景下电子档案创新性管理研究[J].《兰台内外》，2023（12）：25-26.

[3]何 振.数字时代档案公共服务的理念革新与实现路径[J].《山西档案》，2022（07）：11-12.

作者单位：济南职业学院

作者简介：卢红（1970—），女，汉族，山东日照人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。