利用智能技术提高纸质档案管理效率和水平探析

摘 要：在档案信息化建设不断推进的背景下，纸质档案仍然是重要的档案管理对象，纸质档案将会与电子档案长期共存。随着纸质档案数量飞速增长，产生巨大管理压力。文章分析了纸质档案在形成、整理、保管、利用等方面暴露出的现实问题，并提出利用智能自动化技术提高整理效率、利用智能物流仓储技术提高存储效率以及完善文档领域应用智能技术的标准与政策，以规避当前纸质档案管理难题，提高管理效率与水平。

关键词：智能档案管理；纸质档案；智能技术

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

一、概述

随着信息化时代的到来，档案管理领域迎来了转型与升级的重要契机，档案工作的数字化转型成为当前档案工作的主要目标。档案资源的数字化转型涵盖了“增量电子化”和“存量数字化”两个关键方面。所谓“增量电子化”，是指从当前时点起，所有新生成的电子文档都应当被有序地收集、保存和管理；“存量数字化”则指的是现有纸质档案向数字格式的转化，对于那些已经完成数字化的重要档案，还需要进一步推进文字和语音识别工作，以深入挖掘潜在价值。

在智能技术突飞猛进、新一代信息技术广泛应用的背景下，一方面，为满足数字环境下高质量档案需求，推动档案事业全面数字化转型是大势所趋；另一方面，也应认识到，纸质档案作为传统档案时代的主要管理形态，在使用习惯、载体耐久度、历史文化价值等方面依然有优势，在新的档案管理模式中，纸质档案仍然继续存在也必然继续存在。尤其在当前档案数字化转型期，单套制管理模式及其配套技术尚处于探索阶段，纸质档案是许多档案管理部门电子档案异质保存的优先选择。加上不同领域、不同组织的信息化发展水平具有差异性，纸质档案在许多领域和组织中依然是重要乃至主要的档案管理形式，纸质档案和电子档案长期共存会是档案数字化转型阶段的鲜明特征。当下前端业务中形成的纸质档案数量爆炸式增长，如何利用智能技术助力纸质档案管理，以解决海量纸质档案整理和保存的现实难题，是当前迫切需要研究和解决的问题。

二、纸质档案管理中的现实问题分析

1.纸质档案形成和整理成本较高

纸质档案形成和整理工作的特性决定了具有较高的形成和整理成本。纸质档案的形成和整理具有以下特性：一是环节繁多，过程重复。一份文件需要经过归档、分类、划分保管期限、赋予档号、著录等多个环节才能成为一份可供利用的档案，每一份档案的形成和整理都需要依次重复上述环节；二是高度依赖经验。在档案的归档、分类、鉴定等环节，档案工作者需要对文件、档案内容和反映的实践活动有一定了解，这意味着档案的形成和整理质量高度依赖档案工作者的经验和认知水平；三是以手工方式为主。纸质档案的形成和整理多采用手工方式，一方面，是因为过去档案数量相对较少，若干档案工作者用手工的方式就可以完成工作；另一方面，主要是受制于社会整体技术水平，只能采取人工方式。

随着社会发展，业务活动趋于复杂，文件和档案数量高速增长，上述特性引发了成本过高的问题。而纸质档案形成和整理的成本集中体现为无形的成本，即关于人的成本。具体来说，一是情绪成本较高的问题。情绪成本在经济学中应用较多，一般是指经济行为引发的负面情绪。借鉴到档案学中则是指由于档案管理行为引发的负面情绪——纸质档案形成和整理环节烦琐、过程机械重复，档案工作者极易淹没在海量的文件归档和档案整理工作中，极大地消耗着档案工作者的工作热情和精力，进而产生负面情绪影响工作；二是成长的机会成本问题。档案工作者的精力消耗在了重复机械的纸质档案整理工作中，很容易产生职业懈怠心理，无心也无力继续学习和进修，从而丧失进一步成长的机会；三是培养成本较高的问题。纸质档案的整理非常依赖从业者的经验和认知，随着前端业务专业性不断加强，若想达到理想的整理质量，对档案工作者的培养时间和培养资源投入也会较高。

2.纸质档案保管成本较高

随着纸质档案数量的增长，保管所需要的成本也随之急剧增加。纸质档案的保管成本主要体现在以下三个方面：

第一，纸质档案保管所需的空间成本。纸质档案数量迅猛增长，给很多档案馆（室）的档案库房容量带来巨大挑战。近年来，许多档案部门为了应对库房压力，更好地保管纸质档案，纷纷增加、开设新的馆（室）库房。但是，新址即使预留了较为充裕的库房空间，产生速度极快的纸质档案仍给新库房带来了巨大的保管压力，存满新库房只是时间问题。同时，加上居高不下的房价成本以及档案库房的特殊建筑与布局要求，建设、购置和租赁大面积、符合相关规定的新库房，对于多数组织存在不小的资金压力，保管纸质档案的空间成本巨大。

第二，纸质档案保管库房的配套成本。档案库房除了配备存放档案的密集架等档案用具，还需配置安保设备、环境监测设备、库房环境控制设备、消防设备等配套基础设施，以保障纸质档案的安全保存。这一系列库房配套基础设施是纸质档案安全保管的必要条件和必要支出，也是一项较大的保管成本。

第三，设备设施的维护更新成本。纸质档案保管所配套的设备设施需要持续维护、更换和升级才能更好地完成使命，以维护纸质档案的安全可用。设备设施的维护更新成本是一项持续性的成本，一方面，档案库房的设备设施维护具有专业性和日常性，需要专业人员定期维护才能保证设备设施正常运行；另一方面，设备设施的寿命有限，定期更换和升级是一项较大的持续性支出。

3.纸质档案的利用存在局限

由于纸质档案自身的载体性质原因，在信息化时代纸质档案的利用存在一定局限。

一是纸质档案不利于数据分析。随着大数据作为新的基础设施正在重塑社会生态与生产要素，“数据化”开始接力“数字化”，推动着社会新一轮、基于数据维度的空间与秩序变革。随着前端业务形态和文件形成场景的变化，档案管理模式正经历着“数字态”向“数据态”剧烈转变的过程中。而纸质档案由于自身载体性质原因，无法直接对档案的内容信息和表征信息展开数据关联与分析，档案的深层价值和信息之间的联系无法得到有效利用。

二是纸质档案检索局限。在档案利用需求朝着知识化和智能化方向发展的趋势下，纸质档案在检索的速度与准确度方面存在局限性。与纸质档案检索相匹配的是传统的档案著录规则，主要面向的是仓储式的库房实体馆藏管理，并不注重档案知识的表示。而在当今数据时代，档案利用需求更多以档案内容为中心，对档案检索在精细化、全面化上有更高的要求。传统档案著录规则与当前档案利用需求之间的矛盾，是纸质档案的检索利用局限的主要表现。

三是纸质档案共享局限。当下社会业务活动复杂，不同组织和部门合作频繁，对档案的共享需求旺盛。而以实体形态存在的纸质档案在利用方面存在排他性，即同一件（卷）纸质档案在规定的利用时间内只能由一个个体或部门利用，纸质档案的排他性造成了其存在共享困难的局限。

三、智能技术在纸质档案管理中的应用分析

通过分析纸质档案在形成和整理、保管与利用方面的现实问题，结合当前智能技术的特点和应用现状，可以从纸质档案的整理、存储、标准和政策角度探索智能技术在纸质档案管理中的应用，以规避传统模式下纸质档案管理的局限性，提高纸质档案管理的效率和水平。

1.利用智能自动化提高整理效率

智能自动化技术是一种基于人工智能与自动化机器人的技术，能够通过模拟人类在某些流程作业上的操作行为，自动执行大量重复性、基于规则的工作流程任务。与传统自动化控制技术不同，该技术将智能赋予机械流程作业，通过对业务数据的模型训练与深度学习形成业务模型，将业务模型内置到自动化机器人中，并通过机器视觉等自动化技术实现业务的识别和处理。智能自动化技术可以适应复杂的业务场景，对于复杂、烦琐的业务处理具有较好的适用性，可以大幅提高效率，降低失误，将工作人员从大量重复的工作中解放出来。智能自动化技术已应用到电力、物流、制造业等众多领域。档案领域智能自动化技术已经有了初步的实际应用，在档案智能筛密、智能文档管理等部分环节、部分领域开启了积极的探索，利用智能自动化技术到档案整理已有可学习的先例和可依赖的路径，在技术实现和应用实际等方面具有可行性。

基于当前已有案例和技术基础，提出了智能自动化技术应用到档案整理方面的应用功能和技术框架。在应用功能方面，利用智能自动化技术可以实现纸质档案自动分类、自动划分保管期限、自动编号、自动打印归档、自动装盒等功能；在技术框架方面，应用“机器视觉—人工智能—自动化”三项技术可以起到辅助甚至代替人类“眼—脑—手”的作用，技术框架详见图1。上述三项技术分别对应三个功能模块：一是信息采集预处理模块。该模块对纸质档案图像展开识别、预处理和特征提取，为后续智能处理提供数据基础；二是智能处理模块。该模块建立在迭代优化成熟的档案业务模型基础上，该模块利用模型对识别提取出的数据展开分析并输出结果；三是自动化终端模块。该模块包括自动化的传送装置、传感装置和控制装置，主要根据智能处理模块的输出结果实行纸质档案整理操作。

2.利用智能物流仓储技术提高存储效率

首先，现代智能物流仓储技术的发展较为成熟，为纸质档案的保管提供了较好的技术基础。在制造业、能源、电商等许多行业，智能物流仓储技术依托物联网、移动式机器人、无人运输设备等智能化技术，可以实现无人化作业管理和精细化密集存储，在节省人工和空间成本、提高存储空间利用率、提升出入库效率方面效果显著。目前，应用智能物流仓储技术已经成为众多组织智能化升级改造的重要一环，也成为许多企业降本增效的优先选择。将其他行业的现代智能物流仓储技术迁移到档案领域具备较强的可行性：一是现代智能物流仓储技术发展较为成熟，在众多行业都有技术迁移的成功经验，即便是炸药等存储要求较高的行业也取得了较好的应用效果；二是纸质档案保管与物流仓储本质模式相似，都需经历入库、保管、定位拣选、出库等流程，都对仓储环境的控制有一定要求；三是档案库房应用机器人助力档案保管已有一定先例和经验，具有较好的接受程度。

其次，在档案管理的职能走向专业化、精细化以及馆际联动和馆际共享模式不断推进的基础上，利用智能物流仓储技术提高纸质档案的存储效率成为可能。在新兴技术冲击下，档案工作发生巨大变革——档案数量爆炸式增长、档案利用需求趋向多元，档案管理的职责不断专业化和精细化，档案部门的存储职能和服务职能呈现分离趋势。此趋势下，档案部门的形态也发生变化，档案部门可能分化为档案存储中心和档案服务中心，档案存储中心主要负责档案的存储和保护，是档案保管场所，档案服务中心负责档案的利用和管理，是档案利用场所。由此，档案存储的专业化和分化成为可能，通过规模效应降低保管成本，利用智能物流仓储技术提高保管水平。

3.完善文档领域应用智能技术的政策与标准

加强顶层设计，完善文档领域应用智能技术的相关政策和标准，是加快智能技术应用、解决当前纸质档案管理难题的必要手段。目前，智能技术尤其是人工智能的发展在全球范围内如火如荼，档案领域应用智能技术在分类、鉴定、利用等方面取得了积极的成果。与智能技术实际应用状况相悖的是，在政策和标准层面，档案领域对于智能技术的应用尚待完善，智能技术的进一步推广和深度应用缺少政策和伦理上的规范与支撑。

为解决智能技术应用过程中政策和标准缺失导致的制约发展问题，加快智能技术在档案领域的应用，尤其是对传统纸质档案管理的改造和升级，完善文档领域应用智能技术的相关政策和标准应从以下两个方面推进：一是加快智能技术应用的法规制定。目前，我国并未从法规层面对智能技术的应用提供规范和保障，应加快智能技术应用的法规建设，为各行业和领域提供具有普适性的法律规范；二是借鉴、学习国际上相关政策和标准。部分发达国家在文档领域智能技术的应用已有一些政策成果，我国可以及时追踪、积极借鉴。

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作者单位：中国交通建设集团有限公司作者简介：刘月艳（1982—），女，汉族，陕西渭南人，硕士，副研究馆员，研究方向：利用智能技术提高纸质档案管理效率和水平。