人力资源信息系统在人事档案管理中的应用

摘 要：人事档案管理数字化、信息化转型升级，需要建构完善的信息系统。人力资源信息系统的搭建有助于推动人事档案的标准化、科学化管理，实现人事档案规范收集和高效利用。当前，人力资源信息系统数据库建设相对滞后，信息化管理水平有待提高。因此，应从组织建设、信息技术更新、人才队伍建设等多方面加以推进。

关键词：人力资源信息系统；人事档案；高效化

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着信息技术的不断发展，信息化已经与各行各业展开了深度结合，在人事档案管理过程中建立人力资源信息系统显得尤为必要，既符合信息时代发展大势，也是提升人事档案管理质量的现实诉求。目前，很多单位在人事档案管理中将人力资源信息系统建设作为重点，在建设过程中多采用国家或地方组织部门开发的相关授权软件，既能够实现本单位人事档案信息的整合，也能够与组织部门纵向沟通，实现人力资源信息的共享和开发。因此，新时期各单位在人事档案管理过程中应充分重视建立人力资源信息系统的重要性和必要性，找到当前人力资源信息系统应用存在不足，并以问题为导向，形成有针对性的措施，更好地发挥人力资源信息系统在人事档案管理中的价值和作用。

一、人事档案管理中建立人力资源信息系统的重要性

人事档案管理对于单位人力资源利用和开发起着关键性作用，单位在人事管理过程中有必要建立人力资源信息系统，实现对人事信息的系统整合和开发，进一步简化档案管理流程，提高档案管理效率。同时，借助人力资源信息系统还可以精准查找人事档案，方便人事档案调动，减轻人事档案管理人员工作压力，为人力资源开发和利用提供载体。

首先，借助人力资源信息系统有助于简化人事档案管理流程。新时期，信息技术发展为人力资源信息系统的优化和完善提供了全方位的技术支持，人力资源信息系统也能够与其他业务系统对接，进而全面收集各类人事档案信息。由于人事档案涉及的内容多、主体多，需要人力资源信息系统设置好相关路径，全面收集相关人事信息，保证人事档案信息的完整性和真实性。同时，简化人事档案管理程序，提高人事档案信息收集效率。在人力资源信息系统构建之初就必须坚持操作简便的原则，随时随地通过人力资源信息系统查询和调用相关人事档案，解决时空限制问题，能够为服务对象提供人事档案信息在线服务。

其次，借助人力资源信息系统有助于减轻人事档案管理人员的工作强度。随着人事档案管理的范围越来越广，人事信息种类越来越多，对人事档案管理人员的工作能力和素质也提出了新的要求，相应的人事档案管理人员也承担着巨大的工作压力。随着信息技术与人事档案的深度融合，形成的人力资源信息系统能够为档案管理人员人事档案信息收集、分类、整理、开发利用提供诸多便利条件，既能够简化人事档案管理流程，也能够节省人事档案工作人员的时间和体力，使人事档案工作变得更为轻松，有效降低人事档案管理人员的工作压力和工作强度。

最后，借助人力资源信息系统有助于实现人事档案信息共享。新时期，人事信息在单位人力资源开发、人事调动、干部选拔任用等相关方面发挥了越来越重要的作用，更需要档案管理部门建立人力资源信息系统科学管理人事档案信息。一方面，借助人力资源信息系统与单位的相关业务系统对接，全面收集产生的相关人事信息，并能够围绕人力资源开发和人事干部管理等相关工作提供必要的档案信息支持，实现人事档案信息的内部共享；另一方面，与政府的组织部门和人事部门建立横向联系，通过人事档案信息共享，为组织部门干部调动、提拔和人事管理等相关工作开展提供人事档案信息，方便相关工作开展，更好地发挥人事档案信息的特殊价值和作用。

二、人事档案管理中人力资源信息系统应用不足的体现

目前，在人事档案管理中，人力资源信息系统应用还存在着诸多不足，在一定程度上影响了人力资源开发和相关工作开展。

首先，部分单位对人事档案管理中人力资源信息系统应用重视程度不足。在信息时代背景下，要求人事档案管理工作要按照信息化发展的要求，加强基础设施建设，完善人力资源信息系统，实现人事档案管理的高质量发展。但是，目前部分单位对于人事档案工作重视程度不足，没有围绕人事档案管理建立与之相对应的人力资源信息系统。一方面，主要领导对人力资源信息系统应用重视程度不足，部分领导认为人事档案管理工作就是要管好档案，确保人事档案信息安全，人力资源信息系统只是“锦上添花”，并不能发挥实际作用，没有为人力资源信息系统建设提供必要的资金支持和制度建设；另一方面，部分分管领导并不属于人事档案管理专业出身，对人事档案管理流程、人事档案管理重点以及人力资源信息系统相关情况了解得不够全面。

其次，人力资源信息系统建设滞后，数据安全性相对较差。人力资源信息系统是支持人事档案管理高质量发展的重要保障。目前，虽然部分单位建立了人力资源信息系统，但是缺少后续的持续性资金支持，只注重前端建设，缺少后期维护，只注重前期资金投入，缺少持续性的制度支持，致使人力资源信息系统始终难以得到全方位的系统和硬件更新，人力资源信息系统建设滞后于时代发展，难以为人事档案管理工作提供高质量的服务。一方面，人力资源信息系统建设滞后必然会出现信息录入缓慢，在操作过程中容易出现死机问题，不仅会耽误工作人员时间，还降低了人力资源信息系统的服务质量；另一方面，在数据安全保障方面也容易受到外部的攻击，由于信息系统建设滞后，相应的安全软件没有得到及时更新，一旦发生外部攻击或软件风险，很容易造成人事档案信息丢失，不利于人事档案工作的顺利开展。

最后，人力资源信息系统数据库建设滞后影响了档案管理效率和质量。人力资源信息系统数据库建设是提升人事档案信息安全的重要手段，也是后续人事档案信息开发和利用的必备条件。但是，部分单位在人力资源信息系统建设过程中没有将数据库建设作为重点，导致在人事档案信息收集、存储、整理方面缺少必要的空间和辅助工具。一方面，人事档案信息存储到人力资源信息系统，如果没有数据库作为保障，一旦信息系统发生崩溃或更新，容易出现人事档案信息丢失问题；另一方面，没有相应的数据库作为保障，就难以分类人事档案信息，在数据提取以及大数据开发利用等方面必然会出现信息迟滞问题，也会影响人事档案管理效率和质量，难以实现人事信息在不同部门之间的合理流动和共享。

三、人力资源信息系统在人事档案管理中的应用措施

《“十四五”国家信息化规划》明确指出，要重视信息化发展，充分发挥数据要素价值。该文件为单位人事档案管理应用人力资源信息系统指明了方向。在具体应用过程中，既要注重人力资源信息系统的前端建设，也要加强人力资源信息系统管理。同时，还要强化人力资源信息系统保障，在人、财、物方面给予全力支持，确保人力资源信息系统在人事档案管理中真正发挥作用。

1.注重人力资源信息系统建设

（1）系统构成

人力资源信息系统在建设过程中一定要坚持量力而行、可操作性原则，在保障服务人事档案管理工作的同时，还要确保真正能够发挥作用。从子系统建设层面看，要具备人事档案信息收集、整理、职称评定、统计分析、系统管理、人员登录、劳资管理等相关子系统；从模块层面看，应包含信息录入、查询、维护、统计、调用、共享等相关功能；从人力资源信息系统的数据库分类看，应根据干部层级分门别类地存储和管理人事档案信息。

（2）系统录入

信息录入是人力资源信息系统前端的重要工作，在录入过程中一定要以人事档案原始材料为依据，坚持实事求是原则。在人事档案信息录入过程中一定要仔细比对，特别是对重要时间节点仔细核对，确保录入信息与纸质材料一致。同时，每年职称评审工作也要更新部分人事档案信息，在信息录入过程中一定要对录入信息严格把关，确保信息的真实性、准确性和完整性。一旦出现信息不准的情况，要及时与人事档案当事人核准，不能提供佐证材料的应召开专门会议，研究并提供相关依据，只有符合档案信息录入要求才录入信息。

（3）维护好系统

随着信息化的不断推进，人力资源档案管理部门应充分认识到建立人力资源信息系统的重要性和必要性，为了切实保障人力资源信息系统发挥作用，一定要做好后期的更新和维护工作，确保硬件设备设施能够满足人力资源信息系统运行的基本条件。同时，也要主动引进相关安全软件，切实提升人力资源信息系统的安全性，保障信息安全。还要做好人力资源信息系统的内部更新和维护工作，在信息录入人力资源信息系统之后，也要定期维护相关数据，切实保障人力资源信息系统数据安全。

2.加强人力资源信息系统管理

（1）实施标准化管理

从人力资源信息系统管理的实际角度出发，完善相应的标准化工作流程，要求档案管理人员要严格按照标准流程操作，确保人力资源信息系统运行规范有序。一方面，要结合人事档案管理实际需要，制定人力资源信息系统具体操作流程，操作流程要包含人事档案信息收集、上传、分类等方面，确保每一个步骤都有相应的标准化流程，进一步提高人事档案管理水平；另一方面，要确保标准化流程能够真正落地，要与人事档案管理人员沟通清楚，只有按照操作流程管理人事档案，才能够提升人事档案管理质量。

（2）实施高效化管理

将人力资源信息系统嵌入人事档案管理之中，就是要发挥人力资源信息系统的作用，提高人事档案管理效率。在人力资源信息系统助力下，可以精准分类、分级管理人事档案信息。对于不同类型的人事档案可以根据不同特征对其分类存档，便于后期的调档和信息共享，既能够提高人事档案管理效率，也能够节省档案管理人员时间。为此，在人力资源信息系统管理方面，要求档案管理人员要熟悉人力资源信息系统的各项功能，实现精准化、精细化管理。

（3）实现动态化管理

人事档案管理具有天然的服务属性，在服务过程中要充分发挥人力资源信息系统的价值和作用，在人力资源信息系统运行过程中要坚持动态化原则。一方面，人事档案管理人员要经常与业务部门和相关部门沟通互动，了解相关部门是否产生了新的人事档案信息，确保人事档案信息收集及时；另一方面，要对人力资源信息系统实现动态化管理。结合单位人事变动和实际工作调整，及时更新人事档案信息，为单位人力资源管理工作提供精准的人事档案信息支持，方便单位领导作出科学的人事决策，实现人员与岗位的精准匹配，进一步提升人力资源开发质量。

3.强化人力资源信息系统保障

（1）制度保障

制度三分在制定，七分在落实。新时期，在人事档案管理过程中将人力资源信息系统运用其中，也需要完善的制度作为保障。从制度制定层面看，要围绕人力资源信息系统的相关要求，完善与大数据、人工智能等新技术相关联的技术标准，并对人力资源信息系统使用操作、维护更新等相关方面形成相应的制度机制，进一步提升人力资源信息系统运行的稳定性；从制度落实层面看，主要领导要对与人力资源信息系统相关联的制度机制讲解宣传，使管理人员充分认识到制度机制建设的重要性，并在工作中严格按照制度要求开展工作。

（2）人才保障

打铁还需自身硬。人力资源信息系统在人事档案管理中要想发挥其应有的作用，就需要人事档案管理人员具备扎实的理论功底和信息素养，能够熟练操作人力资源信息系统，结合具体问题提出合理化建议，更好地发挥人力资源信息系统的价值和作用。同时，还要对人才队伍建设给予足够重视，教育培训人事档案管理人员，围绕人力资源信息系统制订培训计划，进一步提升人事档案管理人员的专业能力和素质，更好地完成人事档案管理工作。

（3）组织保障

主要领导要经常过问人事档案管理工作，召开专门会议研究人力资源信息系统相关问题，为人力资源信息系统嵌入人事档案管理提供扎实的组织保障。同时，人事档案管理部门要增强大局意识和责任意识，充分发挥组织的领导核心作用。人事档案管理部门要协调各方，带领档案管理人员各司其职，确保相关工作真正落地，为人力资源信息系统运行创造有利条件，要不怕担责，敢于面对问题，对人力资源管理系统运行过程中出现的各种问题要善于研究，拿出对策，进一步提升人力资源信息系统运行质量，为人事档案管理工作服务。

四、结束语

总之，“十四五”规划提出“加快数字化发展，建设数字中国”。现代化的本质是人的现代化，在这一目标指引下，有必要统筹规划人的现代化，实现对人力资源的合理利用，使我国从人口大国向人力资源强国迈进。在这一背景下，有必要给予人事档案管理足够的重视，充分发挥人力资源信息的价值和作用，为我国高质量发展和中国式现代化作出贡献。人事档案管理工作也应该主动适应时代发展趋势，加快数字化、信息化进程，主动将人力资源信息系统融入人事档案管理，充分发挥人力资源信息系统在人事档案信息录入、整合、开发、利用等方面的优势，进一步提升人事档案管理质量，为单位人力资源开发和人事管理工作提供扎实的信息保障，更好地发挥人力资源信息系统的价值和作用。

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作者单位：延安市人力资源与社会保障信息中心作者简介：严亮（1980—），男，汉族，陕西延安人，本科，馆员，研究方向：档案管理。