数字化不动产档案管理可行性分析

摘 要：随着我国经济快速发展，人民生活水平日益提高，购买不动产成为人们巩固个人财产的首选。不动产市场的蓬勃发展，给不动产管理部门带来新的挑战，尤其是不动产档案管理部门。随着大量不动产交易及产权变更频繁出现，不动产档案管理工作量大幅增加，管理难度也上升到新的水平。步入数字化时代，将数字技术应用于不动产档案管理工作，可以有效提升档案管理工作的质量及效率，降低不动产档案管理成本，有效发挥档案资源的社会价值和经济价值。数字化管理是档案工作发展的必然趋势。文章以数字化技术在不动产档案管理中应用可行性为切入点，剖析数字化技术在不动产档案管理中的应用范围及优势，并针对当前数字化不动产档案管理存在的问题，提出合理化建议。

关键词：不动产档案；数字化；可行性；

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着时代的进步，数字化技术得到普遍应用。在档案管理工作中，采用计算机、互联网、多媒体等信息化设备设施和数字技术已经形成了一种全新的档案管理模式——数字化档案管理。档案管理工作人员通过扫描仪等数字设备设施，将传统纸质文档、图表扫描、录入形成电子数据，并保存于计算机，通过网络快速发送给所需单位、部门及用户，充分实现了档案资源共享，体现档案资源价值。

不动产档案作为一种专属档案，与不动产权益人有着紧密联系，与人们生活息息相关，其管理质量高低直接影响不动产市场能否健康发展、社会稳定等诸多问题。针对传统不动产档案管理中存在的资料更新慢、检索难、使用不便的弊端，数字技术在不动产档案管理中的应用是解决上述问题的最佳方法。数字化不动产档案管理是一种全新的管理模式，是时代发展的产物，也是满足社会对不动产档案需求的创新管理方式。

一、数字化技术在不动产档案管理中的应用

数字化档案管理主要是将传统的纸质文档、图表通过数字设备，以扫描、压缩、转换以及录入等方式，制作成数字化文件储存在网络中，并可以不受时间、空间限制在网络中查询和下载。数字化不动产档案管理，提高了档案管理的使用效率，保证了储存不动产信息的完整性和准确性，让不动产档案信息可以在不同的部门、地区实现快速传递，最大程度体现了不动产档案的社会价值、经济价值和使用价值。

1.数字化转换传统纸质档案

数字化不动产档案管理工作的第一步，是将原有文档、图表等纸质档案资料转化为数字档案，在确认原有档案资料完整、准确后，通过扫描仪等设备进行数字化处理，按时间、类型展开分类并储存。针对那些因年代久远或保存不善导致内容缺失、破损的档案资料，需要展开修复，而部分照片不清晰、字迹模糊的档案，则要通过相关软件实现高度还原，以此确保转化为数字档案的准确性、完整性，也是保障不动产权益人的必要手段。

2.对不动产档案科学、合理分类

不动产档案有其特殊性，按照不动产种类及用途划分为不同的类型。在统计不动产档案时，不仅要统计数量，还要实施分类统计，才能确保档案真实、准确。一旦发生分类混淆，会给档案管理工作带来混乱，加大用户检索、查找资料的难度，在社会上产生不利影响。如何科学、合理地开展不动产档案分类，方便用户查找使用，一直是档案管理工作人员思考的问题。在对不动产档案开展数字化建设中，档案管理人员要以严谨的工作态度，遵守国家相关法律法规，按不动产档案类型科学分类，在不动产档案资料数字化转换后，合理划分档案类型，并分门别类存储，设置搜索目录，以便于广大用户的使用和查阅。

3.不动产档案信息数据上传

不动产档案在经过收集、分类整理后，最终汇集到档案管理部门实施集中管理。传统档案管理中，不动产档案管理工作人员要按照不同类型对档案展开编号，以便于查找。在数字化不动产档案管理模式下，经过数字化处理后的档案资料会通过网络上传至终端或者数据平台。在统一档案信息录入标准基础上，统筹规划不动产档案管理各个工作环节，开展数字化、标准化管理，为满足用户跨区域业务办理需求，不动产档案管理部门要同时开设线上和线下办公途径，以满足用户的不同需求。在完成不动产档案资料的数字化录入后，形成不动产数字化档案，并将档案信息数据上传，为用户的线上查询、使用等服务功能提供数据支持，以此不断提升不动产管理部门的服务质量。

4.搭建不动产档案资源共享平台

不动产档案管理部门的工作与城市建设、规划等相关单位有着紧密联系，并为城市发展提供翔实的信息数据。因此，不动产档案管理部门要与相关单位实施信息共享。传统纸质档案在频繁使用、移交过程中，极易出现丢失、破损甚至是被盗取的情况，为了规避以上弊端，不动产档案数字化平台建设势在必行。通过与相关单位共同实现数字化平台的搭建，实现了不动产档案资源共享，加强了档案管理部门和相关单位、企业的紧密联系，信息数据互通有无，打破了信息壁垒，保证了档案信息高效、快捷、安全传递。

二、数字技术在不动产档案管理中的重要作用

1.有效提高不动产档案管理效率

我国社会主义市场经济的繁荣，带动了不动产交易市场快速发展。不动产档案管理部门的工作量与日俱增，不断新增及变更的档案信息耗费了大量的人力和时间。传统不动产档案管理模式已经无法适应新形势下不动产市场发展要求。不动产档案管理数字化建设成为大势所趋。通过数字技术对纸质档案向数字档案转化，并有序排列、分类，储存在计算机中，可以节省大部分人工操作时间，并降低了对存储空间的要求，在保证不动产档案安全的同时，提高了不动产档案管理效率和档案信息的利用率。

2.降低不动产档案管理成本

购置不动产已经成为当前人们巩固个人资产所采用的普遍方式，不动产市场的持续繁荣发展，给不动产档案管理工作带来了新的挑战。不断激增的不动产档案资料从收集、整理环节就需要耗费大量的人力、物力及储存空间，给档案管理部门带来了极大的压力。而数字技术在不动产档案管理中的运用，借助扫描、大数据分析、云存储等技术手段，有效降低了档案管理部门的人工和时间、存储成本以及对纸质资源的需求。

3.为广大用户提供高效、优质的便捷服务

数字化不动产档案管理模式，是通过数字技术将纸质档案资料向数字信息转化，在建立统一不动产档案信息录入标准过程中，实现不动产档案收集、整理、分类、储存全部流程数字化操作，并搭建网络信息化平台，方便用户查找、搜索所需信息，并能够对部分内容开展线上沟通交流。由此可见，数字化不动产档案管理，在确保不动产档案信息完整性、准确性的基础上，为相关单位、部门及广大用户提供了高效、优质的便捷服务。

三、构建不动产档案数字化管理可行性的基础

不动产档案数字化管理本身就具备较高的可行性，但在网络的不安全和不稳定因素影响下，其可行性就需要建立在三个原则基础上，分别为技术支撑、客观需求以及可操作性强。

1.技术支撑

伴随着网络技术的不断发展，各个行业在互联网的帮助下都有了明显的成长和发展，数字化数据库是各个行业获取信息和发布信息的主要平台。当前，我国许多地区的不动产大多是以建立信息网络平台作为数字化平台的实施方式，该平台在整合每一个部门信息资源的同时，各个职能部门还可以实现不动产信息的有效交互，从而促使不动产相关工作更加有效实施。

2.客观需求

不动产档案实行数字化管理能够实现最大化的资源利用率，降低人力和物力资源的投入。相关部门可以在建立不动产平台时按照不同地区、不同类型的不动产档案展开分类，让记录不动产信息、修改不动产信息和使用不动产信息的效率得到显著提高，让传统烦琐的档案管理工作变得简单，实现最优化管理。

3.可操作性强

就目前而言，计算机的发展仍然非常迅速，软件、硬件以及数字化管理设备设施的更新速度非常快，为档案数字化管理提供了网络与现代办公设备。借助计算机的储存特点，数字化不动产档案管理系统可以具备资源内部共享、查询登录服务、信息录入服务等功能，能够显著提高使用者和信息提供者的工作效率。除此之外，因为数字化档案管理是以数字化形式储存不动产信息，信息本身并不会存在缺损和老化的问题，所以无论是存放多久的档案，其信息内容都会非常完整。因此，数字化不动产档案管理有着显著的可行性。

四、数字化技术在不动产档案管理中的应用策略

1.建立统一的不动产档案信息录入标准

进入数字化时代，数字技术的广泛运用给各行各业带来便捷、高效的同时，也引发了大众对信息安全的高度重视。不动产档案信息因其具备较高的经济价值更是备受瞩目。在不动产档案数字化管理建设中，由于受地域差别等诸多因素影响，各地区不动产档案数字化建设进程有所差异，导致在不动产档案信息录入时缺乏统一标准。不动产档案管理部门要在档案管理数字化建设中，设立统一档案信息录入标准。首先，在原有纸质档案向数字档案转换过程中，确保纸质档案与数字档案在编排、整理过程中完全一致。其次，通过数字技术按照不动产类型统一标注不动产档案资料，以方便用户快速查找、远程调阅。最后，不动产档案管理部门要关注数字技术的更新换代，及时升级维护数字技术，确保数字技术在不动产档案管理中的高效运用，推动不动产档案管理的健康、稳定开展。

2.完善不动产档案管理法律法规建设

不动产档案的利用率，随着近年来不动产市场的快速发展而得到了大幅提高。不动产档案在维护不动产权益人的合法权益、明确不动产产权归属、不动产纠纷中起到了决定性作用，是真实有效的依据。不动产档案数字化建设，需要在相关法律法规的支持下不断推进。完善不动产档案相关法律法规，是确保不动产档案管理数字化技术合法运用的前提。不动产档案管理法律法规的不断完善，也将确保不动产所有人权益在受到不法侵害时，可以通过法律武器，捍卫自身正当权益。

3.增强不动产档案数字化管理安全意识

不动产档案有其特殊性，记录了不动产权益所属人、不动产使用面积等私密信息，具有较高的社会价值和经济价值，如果被不法分子获取以谋取不正当利益，将会给不动产所有人带来经济损失。数字化技术在不动产档案管理中的应用，提高了档案管理效率的同时，也带来了一定的安全隐患。数字化技术是以计算机、互联网等为基础，容易受到黑客等不法分子的网络入侵，造成不动产档案资料被泄露或篡改。因此，不动产档案管理部门要重视档案安全。第一，要加强对档案管理工作人员的安全、保密教育，树立安全防范意识，制定严格的档案管理工作流程，尤其要在档案外借、转交、存储等环节严格管控，设置专人负责。第二，要在数字化档案管理系统中建立防火墙，通过杀毒软件等防止计算机病毒入侵。第三，通过访问密码设置、人脸识别等措施，严格限制保密级别较高的不动产档案访问权限。第四，专网专用，设置内部专用网络登录操作，严防不法分子通过外部网络实施入侵。

4.搭建不动产档案管理数字化平台，实现档案资源共享

不动产档案数字化管理是时代发展的需要，为了提高不动产档案管理效率，充分发挥档案资源社会价值和经济价值，搭建不动产档案数字化平台势在必行。通过数字化平台，可以快速将不动产信息传递给相关单位、部门，同时缩短了用户查找档案资料的时间，提高了档案利用率，实现档案资源共享。

5.完善数字化基础设施

不动产档案数字化管理工作，需要完善数字化设备设施。首先，不动产档案管理部门要加大资金投入，确保计算机、扫描仪等硬件设备的采购。同时，还要完善软件、管理系统、信息安全等；其次，建立完整的网络信息平台维护制度，由专门的网络维护人员定时维护数字化不动产档案平台，确保数字化不动产档案平台系统的正常运行，提升档案资料的有效性；最后，不断更新和研发数字化档案管理软件，并按照不动产档案的实际管理需求，及时更新软件，确保数字化档案管理的有效性。

6.注重专业人才培养

数字化时代对不动产档案管理人员的素质提出了新的要求，档案管理人员不仅要具备严谨的档案管理专业知识，还要熟练掌握数字化技术。不动产档案管理部门要重视专业人才培养，一方面，要对原有工作人员加强数字化技术培训，使其能够胜任数字化档案管理工作；另一方面，要从外部招聘数字化档案管理的专业人才，加强专业团队建设，保障人才的充足。

五、结束语

综上所述，数字化技术在不动产档案管理中的应用，提高了档案管理效率，降低了档案管理成本，为相关单位、部门及用户提供了高效、快捷的服务，提高了档案利用率。不动产档案管理部门要顺应时代发展要求，加强不动产档案管理数字化建设，完善基础设施，制定统一不动产档案录入标准，强化档案管理安全防范，搭建档案资源共享平台，培养专业管理人才，以保证数字化不动产档案管理工作健康、稳定开展，充分发挥其社会价值和实用价值。

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作者单位：滨州市不动产交易登记中心

作者简介：蔺江勇（1978—），男，汉族，山东滨州人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。