浅议事业单位档案管理中精细化的运用

摘 要：事业单位档案信息是重要的决策依据。精细化理念运用到档案管理工作中，可以实现档案管理流程规范化、标准化、数据化，进而提升档案管理质量、效率，促使事业单位长远发展。基于此，文章对事业单位档案管理中精细化的运用展开研究，阐述了事业单位档案管理的作用，介绍了事业单位档案管理中存在的问题，并提出了精细化运用原则和完善精细化档案管理制度、创新精细化档案管理方式、注重档案管理队伍建设、优化完善档案管理流程、构建良好的档案管理环境等精细化运用策略，希望可以提供给相关人员一些参考。

关键词：事业单位；档案管理；精细化

中图分类号：G271.3 文献标识码：A

现阶段，在很多事业单位，档案管理工作还存在一些问题，整体管理效果不佳，严重影响档案功能的发挥。因此，事业单位相关人员需要创新管理理念、管理模式，不断优化档案管理流程与制度，严格根据相关流程操作规范开展档案管理工作，提升管理质量。精细化理念，是一种新型管理理念，其强调了精、准、细、实，通过管理过程细化、目标激励以及制度检查与考核，提高档案管理水平。在档案管理工作中，可以把精细化理念运用其中，不断优化档案管理流程，且制定完善的管理制度，有效提高档案管理水平，充分发挥档案信息的价值，促进事业单位长远发展。

一、事业单位档案管理作用

档案是历史的记录者，也是未来的指引者。在实际工作中，相关人员可以通过查阅档案资料，科学规划单位未来发展。事业单位档案管理主要具有以下几点作用：

1.行政管理作用

档案管理工作是行政管理工作中的重要组成部分，其是单位制定各项规章制度的重要参考依据。简单来讲，在事业单位发展期间想要保证管理制度的有效性，需要基于档案资料来制定。从中可以看出，档案在一些方面可以给管理决策提供可靠的依据。

2.项目运营作用

档案资料中包括单位各种业务往来，其具有凭证、参考的作用。档案资料可以给单位管理提供各种管理数据。并且，通过档案管理可以促进单位的运营发展，还可以提高单位项目管理水平。

3.文化作用

档案和事业单位文化有着紧密关系，是单位文化中的重要内容，其见证了单位的发展历程，为单位发展做好记录。并且，档案可以体现单位的精神文化、价值观念，记录单位各种文化氛围，包括真实的照片、影像，都是单位的真实回忆，也是职工的宝贵经历，其凝聚着单位的向心力。因此，档案资料在单位文化中有着重要作用。

4.法律咨询作用

档案资料具有真实性特点，决定了其可以提供有力的证据数据。在档案资料中，真实地记录了职工何时、何地开展了什么工作，可以有效保护单位和职工利益不被损害，在法律层面获得保障，也可以明确各方面的责任，避免产生不必要的纠纷。

5.培训作用

档案资料实际上也是教育资源，由于其是真实的记录和反映，单位在开展职工培训时可以把档案资料作为教材、参考资料。并且，和其他资料相比，档案资料的说服力更强，可以促使职工更加信服，特别是一些真实的案例记录。

二、事业单位档案管理中存在的问题

1.管理制度有待完善

由于事业单位性质的影响，档案管理工作较为复杂。相关调查显示，部分事业单位档案管理工作不够系统化，缺乏完善的管理制度作为支撑，管理过程与流程存在随意化问题，以至于档案管理杂乱无章。并且，在查找档案时，会浪费很多时间，严重影响工作效率。

2.管理方法有待创新

现阶段，部分事业单位存在管理方法较为滞后的问题，仍然以纸质档案管理为主，且档案管理意识薄弱，一味地追求政绩，在建设和维护档案管理设备设施方面不够重视，具体表现在管理设备设施较为陈旧，如档案室中大多是铁皮文件柜、书架等，计算机、扫描仪、投影仪等设备较少。该种管理方法已经无法满足新时代背景下的单位档案管理工作需求，管理效率较低，会在一定程度上阻碍事业单位的发展。此外，部分事业单位虽然实施了信息化档案管理，但是由于档案管理人员技术水平有限，在信息化管理模式下常常是顾头不顾尾，没有及时把档案信息录入数据库，进而影响到档案信息的维护工作。

3.管理队伍建设问题

档案管理工作对工作人员的要求较高，需要具备较强的文字分析能力、资料收集和整理能力以及计算机、信息技术应用能力等。目前，在很多事业单位中，档案管理队伍建设方面还存在一些问题，主要有以下几点：第一，部分档案管理人员身兼数职，以至于很难把注意力集中在档案管理工作中，进而影响到管理效果；第二，部分档案管理人员思想意识存在误区，认为档案管理就是简单的分类、查找，导致工作中不认真对待，职业素养有待提升。第三，部分档案管理人员是刚毕业的大学生，工作经验不够丰富，在面对较多的文档资料时不知道从何下手。有些档案管理人员虽然是老职工，具备丰富的工作经验，但是由于其知识掌握没有及时更新，缺乏计算机应用能力，进而影响工作效率。

三、事业单位精细化档案管理的运用原则

1.全面性原则

针对事业单位来讲，档案管理工作时相关人员需要坚持全面性原则，深度融合精细化理念和全面性原则，高效整合各种信息数据，经过归纳和整理后形成完整的纸质档案与电子档案，进而给单位提供服务管理、配置人力资源、制定战略目标的参考依据。

2.真实性原则

档案可以给事业单位提供精准、有效的信息资源。在实际工作中，单位领导可以基于档案信息资料做出相关决策。基于此，在运用精细化管理理念时，相关人员需要坚持真实性原则，精准、客观、真实、有效地处理收录的档案信息，促进单位长远发展。只有基于真实的档案信息，单位才可以做出满足自身发展需求的决策，突出科学性、正确性的特点。

3.系统性原则

事业单位档案管理属于一项系统性工作。因此，在实际工作中相关人员需要坚持系统性原则开展档案管理工作，有效实现精细化管理模式，提高档案管理效率。在该过程中，相关人员需要基于实际情况，严格根据系统性操作流程，有效整合各种资料，其中涉及信息、材料、文件等内容，应明确资料的类型，且做好划分工作，对于后续的查阅具有积极影响，可以提高档案利用率。

4.关联性原则

针对事业单位来讲，档案信息都是在职能活动中产生的，其具有自身形成的规律和特点。在实际工作中，相关人员需要严格遵循档案形成规律，开展归档整理工作，可以有效减少个人对档案资料的干预，保证档案整理质量。在档案产生与处理期间需要保证来源、时间、内容等有内在关联，不仅可以记录文件之间和文件组之间的关联，还可以提升档案记录的有序性、完整性。通过关联性原则，可以促使档案资料更好地反映单位主要工作活动，也有利于未来的检索与利用工作。

5.协调统一原则

在档案精细化管理模式下，会运用到信息化手段。在该种情况下与纸质文件、电子文件的协调统一是非常必要的。想要做好该项工作，需要相关人员统筹规划公文处理、档案管理，在公文处理工作中前置档案管理部分要求，在档案管理工作中利用文书处理期间产生的相关信息，促使两项工作成为整体。与此同时，在工作中应基于单位具体情况，保证是以哪种类型文件整理为主，再依次确定整理策略、方法，进而在整理方面实现协调统一。

四、事业单位精细化档案管理的运用策略

1.完善精细化档案管理制度

在新时代背景下，想要实现事业单位档案精细化管理，需要建立完善的管理制度，明确精细化管理的重点内容，通过制度为支撑，提升档案管理质量和效率。具体来讲，可以从以下几个方面入手：第一，适当修订现有的档案管理制度，突出管理制度网络化特点，涉及借阅制度、归档制度等，保证各类信息资源真实且完善。例如，在归档制度中，要求相关部门将办理完毕的文件、资料经过挑选分项或分类立卷和编号归档，且一般文件资料需要分级、分类，根据时间前后编号立卷，原则上一年成卷，年终归档。此外，还要求档案室设置防潮、防蛀、防火的档案柜或档案箱，且需要安置防盗门（窗）、消防器材，保证档案的安全。第二，注重责任制度构建。针对不同管理岗位，明确工作内容、职责，且配备专业人员监督，检查相关制度的落实情况。对于严格根据相关制度开展档案管理工作的人员，给予适当奖励，反之则给予相应惩罚。第三，注重档案材料收集工作的协调制度构建。在实际工作中，档案管理人员需要注重和各个部门的交流与沟通，保证档案资料收集的及时性与准确性，确保档案管理工作规范性、便捷性开展。

2.创新精细化档案管理方式

在新时代背景下，想要有效实现档案精细化管理，在实际工作中事业单位需要打破传统管理方式的束缚，注重管理方式的优化创新。具体来讲，可以引入信息技术，创建档案管理信息共享平台，在该平台实现分类管理档案资料，不仅有助于档案管理情况与效果的检查，还有助于档案的调用，减轻相关人员的工作量，提高档案管理效率。与此同时，需要把信息技术作为基础，多样化管理档案资料，如把文字、图片和影像等集中管理，可以有效丰富档案信息内容。此外，在实际工作中，相关人员需要重视信息化设备设施的维护工作，以防病毒入侵计算机而威胁到档案信息的安全。在该过程中，相关人员需要及时查杀病毒，且做好备份工作，妥善保管重要的档案资料，可以设置密钥等，提升档案管理的安全性。

3.注重档案管理队伍的建设

在事业单位档案精细化管理模式下，需要注重档案管理队伍的建设，注重提升档案管理人员的综合能力和素养。具体来讲，可以从以下几个方面入手：第一，单位可以定期开展培训活动，培训内容包括档案管理知识、信息技术操作等，以有效提高档案管理人员能力以及应用信息软件和技术的能力。与此同时，还需要注重开展职业道德教育，强化档案管理人员的责任意识，促使其在工作中恪尽职守、吃苦耐劳、踏实肯干，更好地开展档案精细化管理工作。第二，单位可以定期开展参观学习活动，到其他单位学习档案管理先进手段，拓宽档案管理人员的视野，帮助其提升整体素养。第三，单位需要加强技能考核，促使其积极参与培训和学习活动，针对考核结果较好的人员可以给予适当奖励，调动其工作积极性，保证档案管理质量和效果。

4.优化档案管理流程

对事业单位来讲，想要实现档案精细化管理，需要制度、人员、方式等方面创新的同时，还需要优化档案管理流程。具体来讲，可以从以下几个方面入手：第一，注重档案管理工作运转流程的优化。需要基于事业单位的实际情况，创建畅通的档案收集、利用渠道，且注重责任机制的落实，把档案管理工作程序细化到每个人身上，促使每个职工均可以树立档案管理意识，按时移交档案资料，全面归档，以防由于随意放置档案资料而出现存储、管理问题。第二，需要从收集、分类、整理、归档、贮存、保密、利用和销毁等环节，逐步优化流程。优化后流程如下：收集—整理—鉴定—影像检查和处理—完整OCR识别—提供利用。档案管理人员应严格根据优化的流程开展档案管理工作，保证管理规范性与高效性。

5.构建良好的档案管理环境

在档案精细化管理模式下，档案管理环境的构建是非常重要的，不仅可以提升档案保存质量，还可以延长其使用寿命。基于此，在实际工作中，相关人员在保存档案时需要同时保留纸质档案和电子档案。在纸质档案保存方面，由于其怕潮、怕阳光照射，需要存放在干燥适宜的房间，且定期通风、控制湿度，以防过于干燥而导致纸质档案粉化。并且需要在该房间安置窗帘，避免档案被照射而老化。如果单位档案较多，可以购置移动档案柜，不用时可以合拢到一起，使用时再推开，避免占用空间。在电子档案保存方面，相关人员需要经常抽检，定期播放录像带资料，避免其长期不使用而粉化。并且，需要注重提档升级问题，可以利用刻录机或新技术软件，还原录像档案资料，通过光盘、移动存储设备等保存资料，构建良好的档案管理物质环境。

五、结束语

总而言之，在新时代背景下，在事业单位档案管理中运用精细化理念是非常必要的，不仅能够提高档案管理的整体水平，还能够促进单位长期稳定发展。现阶段，由于受到诸多因素影响，事业单位档案管理工作中还存在一些问题，管理理念和管理模式较为滞后，难以满足新时代背景下事业单位的发展需求。想要有效改善这一现状，在实际工作中，相关人员需要明确精细化档案管理的重要性，且基于当下存在的问题，制定针对性解决措施，把精细化理念渗透到档案管理各个环节，有效提升档案管理的有效性、规范性和标准性，实现事业单位档案管理目标。

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作者单位：1.滕州市社会保险事业中心；2.山东农业大学