浅谈事业单位的档案管理工作

摘 要：随着信息化时代的到来，事业单位的档案保护与管理工作面临着前所未有的挑战和机遇。文章旨在探讨当前事业单位在档案管理方面存在的问题，如管理体系不健全、档案安全风险高、电子档案管理滞后以及跨部门协作不畅等，并提出相应的改进策略，以期为事业单位档案工作的科学化、规范化开展提供参考。

关键词：事业单位；档案保护；管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

在知识经济和数字化时代背景下，事业单位作为公共服务的重要载体，其档案管理工作不仅关系到信息资源的有效利用，还关系到单位形象和合法权益的保护。然而，伴随技术进步和社会发展，传统的档案管理方式已经难以满足现代化管理的需求。因此，探讨如何在新环境下开展有效的档案管理工作，成为一个亟待解决的问题。

一、事业单位档案的分类

1.文书档案

文书档案主要指事业单位在日常工作中形成的各类文件和资料，包括但不限于会议记录、决定、通告、报告、请示、批复、函件以及对外交流的相关文件，文书档案是事业单位运行和管理的重要依据，反映了单位的决策过程、管理活动和工作成果。

2.人事档案

人事档案是指记录员工个人基本信息、工作岗位、工作表现、薪酬福利、培训经历以及职称评定等方面信息的文件和资料。这类档案对于人力资源管理具有极其重要的作用，是人员招聘、配置、考核、激励和培养的基础。人事档案管理要求高度的保密性和安全性，因为涉及个人隐私和单位机密。

3.法规政策类档案

法规政策类档案包括法律法规、行政规章、政策文件以及相关的解释、指南等，是事业单位开展工作的法律依据和政策指导。这类档案的有效期通常较长，且具有很高的权威性和规范性。管理好法规政策类档案对于规避法律风险、提升决策质量和确保业务活动合规性具有重要意义。

4.业务活动类档案

业务活动类档案是事业单位在开展具体业务活动中产生的档案，如项目文件、研究报告、工作总结、审计报告以及财务报表等。这类档案直接反映了事业单位的业务流程、工作成果和财务状况，对于提高工作效率、分析业务趋势、制定战略规划和内外审计都至关重要。

二、事业单位档案管理工作中面临的主要问题

1.管理体系不健全

事业单位在档案管理体系构建方面存在缺陷和不足，导致档案管理工作无法规范运行。一方面，部分单位缺乏专业的档案管理人员或部门，使得档案工作难以专业化、系统化开展；另一方面，即使有负责档案管理的人员，也常因为缺少明确的管理流程和操作规范，导致工作效率低下。档案整理、存储和使用均存在混乱的问题，对于档案管理的重要性认识不足，缺乏有效的监督和评价机制，使得管理体系难以发挥应有的作用。

2.档案安全风险高

截至2021年底，我国现行有效的档案政策标准共128部，其中法律1部，行政法规3部，部门规章32部，规范性文件60部，标准32部，现行的政策规范中涉及档案安全的共有41件，其中法律1件、部门规章4件、规范性文件36件。随着信息化时代的到来，档案资料的数字化成为大趋势，但同时也带来了较高的安全风险。许多事业单位在档案信息安全管理上投入不足，缺乏有效的技术防护措施，如数据加密、访问控制等。此外，对于档案管理人员的安全意识培养不够，容易导致操作失误，增加档案被泄露的风险。一旦档案信息被非法获取或破坏，将对事业单位的运营和声誉造成严重影响。

3.电子档案管理滞后

尽管电子档案具有存储方便、检索快捷等优点，但许多事业单位在电子档案管理方面仍然滞后。从技术层面来看，许多单位缺乏高效的电子档案管理系统，现有的系统无法满足快速检索、高效存储和安全保护的需求。随着信息技术的快速发展，新的文件格式和存储方式不断涌现，而事业单位在技术更新方面存在滞后问题，导致无法有效处理和长期保存这些新型的电子档案。在制度方面，电子档案管理缺乏统一的标准和规范。不同单位或部门采用不同的电子档案管理流程和标准，导致在档案的收集、整理、保存和利用等环节出现不协调。这种缺乏统一规范的情况，使得电子档案的整合和共享变得困难，影响了事业单位档案管理的整体效率和效果。

4.跨部门协作不畅

在多部门共同参与的档案管理活动中，由于缺乏有效的沟通和协调机制，跨部门协作经常出现障碍。不同部门对档案的分类标准、管理流程存在差异，缺少统一的规范来指导工作，资源分享和信息交流不畅，导致工作中重复办理或相互推诿现象频发，影响档案管理的整体效率。

三、事业单位档案管理的策略与措施

1.完善档案管理标准体系

为了确保档案管理工作在规范化、标准化的轨道上稳步开展，需要针对不同类型的档案资料，如文书档案、电子档案、音视频档案等，制定详尽的分类和归档标准，明确不同档案的整理规则、存储条件和保管期限。例如，对于电子档案，应详细规定文件格式、命名规则、存储方式和备份频率等。从档案的生成、收集、整理、保存到销毁的全过程，都要有明确的操作指引和流程图，确保每个环节都有标准可依，减少人为失误和疏漏。同时，对于档案的借阅和利用，也应建立一套完善的规章制度，确保档案的安全性和保密性。在这个过程中，还应强化档案管理人员的专业知识和技能培训，通过定期培训和考核，提升档案管理人员对标准的熟悉度和执行力。同时，引入先进的档案管理软件、技术和设备设施，如智能密集架、电子标签（RFID）等，提高档案管理的自动化和智能化水平，减少人工操作的错误，提高工作效率。

2.监督与指导文件材料的归档工作

监督与指导文件材料的归档工作尤其重要，涉及从文件的生成或接收到最终处置的整个档案生命周期。事业单位应当明确制定和传达归档政策，包括哪些文件需要保存、保存期限、保存格式以及存储位置等细节。这些政策要符合国家和地方的法律法规，并针对单位特有的需求制定。同时，还要保证足够的灵活性以适应不断变化的管理环境。建立专门的档案管理部门或指定专职人员来负责档案的归档、整理和保护工作。这些专职人员需要定期接受培训，以便掌握最新的档案管理知识和技能，能够有效应对技术进步和法规变化带来的挑战。为了加强监督与指导，事业单位应开展定期的归档工作审核，包含对个别部门随机抽查或是全面审计。在审计过程中，除了检查文件是否按照既定的政策和程序正确归档外，还应评估分类的准确性、描述得详细程度以及存储的合规性。审计结果要反馈给相关部门和人员，并据此进行针对性的改进。

3.加强档案安全保护

档案安全保护是一项非常重要的工作。2004年，印尼班达亚齐省档案馆在印度洋海啸中损失了80%的照片档案，Ace文献信息中心更是失去了全部文件；巴西国家博物馆在2018年9月2日的大火中失去了2000万件考古学和人类学文物瑰宝。在档案安全保护中，物理安全措施是基础，包括加强对档案存放区域的安全防范，如安装防火防盗系统、监控摄像头和门禁控制系统，确保无关人员无法随意进入档案室。同时，应定期检查档案室的环境条件，如温湿度、灯光和通风，以防止档案因保存环境不佳而损坏。在电子档案保护方面，需要采取多层次的技术措施，包括数据加密、访问控制、网络安全防护和定期备份。电子档案应存储在安全的服务器中，并由专业的IT人员维护，确保不会泄露敏感信息。另外，制定应急预案，以应对可能发生的档案安全事故，如火灾、水灾、地震等自然灾害以及人为破坏、网络攻击等事件。预案中应包含具体的应急响应流程、责任分配、紧急联系人和备份档案的恢复程序。

4.推行电子档案管理

传统的纸质档案管理方式逐渐被电子档案管理系统（EDMS）所取代，这主要得益于信息技术的飞速发展和无纸化办公的逐渐普及。电子档案管理不仅能够提高档案管理的效率和安全性，还能够节约大量的物理空间，也更便于档案的检索和共享。因此，事业单位推行电子档案管理是顺应时代发展的必然选择，对于提高管理水平、保护历史资料和促进信息资源的利用具有重要意义。通过对现有的纸质档案数字化处理，包括使用高质量的扫描设备将档案转换为电子格式，如PDF/A或TIFF，以确保文件的长期保存和可读性。在转换过程中，应严格遵守文件格式和质量标准，并对敏感信息加密处理，以防止数据被泄露。建立一个全面的电子档案管理系统（EDMS），该系统应具备强大的文档管理功能，如自动分类、索引、全文搜索以及版本控制等。系统的设计应考虑到用户的操作习惯，提供直观友好的用户界面，简化文件上传、审核、发布和查询等操作流程。同时，系统后端需要支持灵活的数据库配置，以适应不断变化的档案管理需求。为了确保电子档案的长期保存和有效利用，还应制定合理的备份策略，定期对电子档案备份，并将备份数据存放在不同的地理位置，防止自然灾害或人为因素导致的数据丢失。此外，数字档案还需要明确的是法律效力问题。2021年正式施行的《中华人民共和国档案法》第37条就对数字档案的法律效力进行了明文规定。目前，中国共有地方性的档案法规66部，其中省级31部、州市级35部；档案部门规章37部，其中由国家档案局单独或牵头发布的有20部；拥有地方政府档案规章135部，其中省级58部，州市级77部。

5.加强跨部门合作

建立一个统一的档案管理平台是加强跨部门合作的基础，该平台应能够覆盖各个部门的工作范围，实现数据的集中存储和管理。通过该平台，各部门可以方便地上传、下载和共享档案资料，并能够对档案的借阅、归还、复制等操作实施跟踪和记录。该平台还应该具备强大的搜索功能，支持关键词检索、分类筛选等多种查询方式，以帮助员工快速找到所需的档案资料。为了促进跨部门之间的沟通和协作，应定期召开跨部门会议，各部门可以就档案管理的相关问题展开讨论和交流，分享各自的经验和做法，提出改进建议。同时，会议也可以作为一个平台，让各部门之间建立联系和了解彼此的需求，从而更好地协调工作。除了会议之外，建立跨部门工作小组也是一种常见的合作方式。工作小组由来自不同部门的成员组成，负责处理一些涉及多个部门的档案管理任务。例如，在档案数字化工作时，可以成立一个由信息技术部门、档案管理部门和其他相关部门成员组成的工作小组，共同制定数字化方案、协调资源分配以及监督项目进展等。

四、事业单位开展档案管理工作的方向和目标

1.智能化管理

2021年6月9日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确提到，“十四五”时期档案事业发展目标之一为“档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型”。智能化管理的核心在于利用现代信息技术，如人工智能、大数据、物联网和云计算等优化档案管理流程。这意味着事业单位需要对现有的档案管理系统升级改造，引入智能识别、自动分类以及语义理解等技术，以实现对电子档案的高效处理和准确检索。例如，通过应用机器学习算法，系统可以自动识别档案内容并生成元数据，极大地减少了人工著录的工作量，提高了档案检索的准确性。智能化管理还体现在对档案利用的智能化服务上，可以通过建立智能问答系统、在线客服机器人等方式，提供24小时不间断的档案查询服务，满足用户随时随地获取档案信息的需求。通过对用户行为的分析和学习，智能系统还能够主动推荐相关档案资料，提升用户体验。

2.云存储与备份

随着云计算技术的成熟和普及，其可扩展性、灵活性和成本效益等特点使得越来越多的机构开始考虑将其应用于档案管理领域。云存储不仅提供了一种高效、可靠的数据保存方式，还为档案的持久化保存、灾难恢复和远程访问提供了新的可能。未来的档案管理工作将更加依赖于云服务提供商的存储和计算能力。这些服务能够提供几乎无限的存储空间，足以应对事业单位不断增长的档案数据量。同时，通过弹性计算资源，可以快速处理大量数据，提高检索和分析的效率。云服务通常具备多地点的数据冗余存储能力，即使发生自然灾害或设备设施故障，也能够保证数据的完整性和可用性。

3.远程访问与协作平台

随着互联网技术的飞速发展和全球化办公趋势的加强，事业单位档案管理的工作趋势之一是构建远程访问与协作平台。该平台能够支持不同地点的员工方便、安全地访问和处理档案资料，提高工作的灵活性和效率。要实现这一目标，需要确保档案管理系统具备强大的远程访问功能。这意味着系统应当支持多种终端设备，如个人电脑、平板电脑和智能手机等，使员工能够在任何时间、任何地点访问档案系统。在协作方面，远程访问与协作平台提供丰富的协作工具，如实时通信、文档共享、协同编辑和版本控制等。这些工具能够帮助团队成员高效地协作处理档案，无论他们身处何地。例如，通过文档共享功能，团队成员可以共同查看和编辑同一份文件；而版本控制则能确保每个人在最新的文件版本上工作，避免信息不一致的问题，平台还具备良好的兼容性，能够与其他业务系统，如OA办公自动化系统、ERP企业资源规划系统等无缝集成，形成统一的解决方案。

五、结语

总之，事业单位的档案管理工作是一项系统性、综合性极强的工作，要求管理者具备专业的知识和技能，需要得到全员的重视和支持。面对新时代的挑战和机遇，事业单位必须不断加强档案管理制度建设，利用先进的信息技术手段，提高档案工作的科学化、规范化水平。同时，应当注重人才培养，增强全体员工的档案意识，确保每一项工作都能得到有效记录和妥善保存。未来，随着技术的发展和管理理念的更新，事业单位的档案管理工作必将更加专业化、智能化，更好地服务于单位的可持续发展和社会的全面进步。

参考文献：

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[2]岳小妮.浅谈机关事业单位党建档案管理[J].办公室业务，2021（14）：15+24.

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作者单位：府谷县农业综合执法大队