高职院校档案数智化评价目标体系研究

摘 要：文章结合当前高职院校档案数智化现状，分析了高职院校档案数智化的呈现，并从强化目标体系顶层设计、运用正确导向引导、将工作特色融入其中、构建数智化评价目标体系等四个方面，研究高职院校档案数智化评价目标体系构建的实践路径，不断优化档案智慧管理。

关键词：高职院校档案；数智化评价目标体系；智慧

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

档案数智化是一项国家记忆工程，是新时代展现新成就的一种方式，同时，也是深入推动档案事业高质量发展的内在需要和动力。高职院校通过开展档案数智化评价工作，不仅能够提高高职院校档案工作现代化管理水平，优化档案资源开发和利用结构，还能够进一步扩大档案的宣传力度和影响，使档案意识、资源意识和利用意识深入民心，形成集体“大档案观”，助推高职院校档案治理效能的提升，推动档案的智慧转型和升级，实现智慧服务和管理。因此，构建高职院校档案数智化评价目标体系是时代的要求和档案发展的必然。

一、高职院校档案数智化研究现状

1.缺乏针对档案数智化管理的系统研究

随着信息时代的发展，大数据、人工智能、云计算、区块链以及5G等现代信息技术被广泛应用于各个领域，对各行业产生了颠覆性的影响。数据不仅是重要的基础资源，还日益成为国家及各行业的核心资产和战略资本，蕴藏着巨大的潜力和不可估量的价值，引起了全球治理体系的深刻变革。随着大数据时代的深入发展，各行业开始制定“数智化”转型战略。但是，由于各行业有不同的特点，各自制定的“数智化战略”不具备普适性。在档案领域，档案工作者仍缺乏对档案数智化管理的系统研究。因此，如何数智化管理档案成为时代赋予档案工作者的新课题。

2.档案数智化评价缺乏依据

《中华人民共和国职业分类大典（2022年版）》新增了一个职业类别——档案数字化管理师，并标识为数字职业。这标志着数据资源已经成为国家基础性战略资源并得到了高度重视。档案工作作为基础数据来源，从传统纸质档案管理模式转向档案数据管理模式，档案工作迈出了关键性的一步。数字化管理师的出现，将有力推动档案数智化工作的开展，成为新时代档案工作的亮点和热点。

近年来，国家档案局陆续发布《缩微胶片数字化技术规范》（DA/T 43-2009）、《档案数字化光盘标识规范》（DA/T 52-2014 ）、《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62-2017）、《实物档案数字化规范》（DA/T 89-2022）等，分别对缩微胶片、光盘、录音录像、实物档案等介质的数字化工作进行了规范和要求。2017年8月，国家档案局发布《纸质档案数字化规范》，对纸质档案数字化和管理提出了要求，内容包含档案数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数据化成果验收与移交、档案入库等方面，统一了纸质档案的数字化标准。2018年，国家档案局印发《关于进一步筑牢安全防线确保档案安全的通知》，通知再次强调，要“进一步筑牢安全防线，杜绝档案安全事故”。

由此可见，档案数字化建设已经成为当前工作的重心和趋势，并在档案数字化建设方面取得了一系列成果。但是，如何数智化管理形成的数字档案以及如何评价各单位的档案数智化管理工作，国家目前没有出台依据性文件。

因此，高职院校档案数智化评价目标体系是我国目前亟待研究的课题。

二、高职院校档案数智化的价值呈现

1.组织模式由数字档案馆（室）向智慧档案馆（室）转型

《“十四五”全国档案事业发展规划》强调，全面加快数字转型和智能升级，加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级。数字档案馆（室）建设转向智慧档案馆（室）建设。

2.档案管理对象由纸质档案向数字档案进阶

数智化时代对档案工作产生深远影响，档案信息处理要求更高效，档案的检索要求更便捷。因此，数字档案成为当前档案管理的热点。档案管理对象由纸质档案向数字档案进阶。

3.档案治理逻辑由单一、被动向多元、主动转变

传统的档案管理模式往往是问题出现才感知、解决和处理。数智化时代，公众的需求、社会的发展对档案服务提出了更高的要求。档案不仅要能“预见”公众需求，还要能深度整合、挖掘、开发、比对档案信息，并做好风险防控措施，主动防御、规避风险，实行档案智慧化管理。档案服务不再是以往单一、被动的服务方式，档案异地查询、在线检索查询、精准推送等智能化管理模式受到公众普遍欢迎。档案治理逻辑由单一、被动向多元、主动转变。

4.档案管理向跨区域、跨专业合作延伸

当前，档案进一步向知识管理、智慧管理转型升级，并向跨区域、跨专业合作延伸。例如，广西流动人员人事档案管理网联平台（中国广西人才市场人事档案网）已实现自治区级、市级和县（区）级公共人才服务机构的流动人员人事档案管理“三级联通”，区内流动人员人事档案数据已形成互联互通、互查共享联动模式，并推动广西成为全国第一批流动人员人事档案服务实现“跨省通办”的省份。此外，综观近几年国家档案局科研立项课题，大部分项目是档案专业与其他专业联合开展研究。例如，国家档案局立项科研课题《人工智能技术在音视频档案整理利用中的应用研究》《卫星三维模型归档关键技术研发与应用》《基于GIS空间数据的精准扶贫档案信息集成服务平台研发》等均是跨专业合作研究。通过跨领域的交流，各专业知识的碰撞、融合，能够不断拓宽档案工作人员的认知范围，不断激励档案工作人员取得新的研究成果，从而推动档案数智化发展。

三、高职院校档案数智化评价目标体系构建的实践路径

1.强化高职院校档案数智化评价目标体系顶层设计

（1）多元主体同参与、共评价档案数智化体系

高职院校要加大对档案数智化评价工作的重视，加强对档案数智化评价工作的领导，从档案数智化评价制度、软硬件配备、人员等方面给予支持。建设一支高素质、专业且具备创新意识的档案数智化评价人才队伍，加大档案数智化评价宣传和推广，广泛动员广大教职工参与评价活动。高职院校可以设计网络问卷，通过网络评价方式，倾听多方档案服务心声，了解档案服务工作开展情况以及全校师生员工对档案利用服务的期许。通过这种方式，消弭档案信息沟壑，搭建用户与档案工作者的沟通桥梁，解决了二者之间存在的信息不对称、无法沟通等问题，进一步促进高职院校档案资源的深度开发、利用。

同时，高职院校应组建由校内评审专家、校外档案与计算机等行业专家、企业档案专家、第三方评价机构等共同构成的档案数智化评价专家组，邀请多方共同参与高职院校档案数智化评价目标体系的建设及评价工作，促进全方位、多视角的档案数智化评价。

（2）档案数智化评价目标体系的制定需要遵循公平、公正、公开的原则

第一，高职院校应加快推进档案数智化评价目标体系的制定工作，并融入《“十四五”全国档案事业发展规划》要求的实施内容，加强档案信息资源的横纵向开发；第二，常态化开展本单位档案数智化工作的督查和指导，并进行阶段性的评估。评估的结果可视情况通过校园网、OA等方式向教职工公开，督促数智档案工作的优化、升级；第三，将档案数智化评价目标体系制定与档案工作人员的绩效考核挂钩，突出档案数智化评价工作的重要性，奖励业绩突出者，提升档案工作者的职业自豪感和归属感；第四，在档案数智化评价目标体系制定的过程中，可以设置问卷调查（前期）、试验、反馈、优化等环节，实行数智化档案闭环管理。通过以上步骤，确保档案数智化评价目标体系制定工作的公平、公正和公开，促进档案的规范、长效管理。

2.以正确的导向引导档案数智化评价工作

（1）强化档案使命担当，做好新时代的忠实记录者

高职院校档案管理部门要扎实履行档案行政管理职责，将档案数智化目标评价工作纳入党委工作目标，从年度计划到年终总结，与其他各项工作同谋划、同开展、同落实。档案工作分管领导要把好方向关，积极、主动做好档案数智化评价目标工作，组织专业力量深入研究档案数智化过程中存在的问题，采取有效措施激励档案工作者担当作为。

高职院校档案工作人员要强化使命担当，紧紧围绕《“十四五”全国档案事业发展规划》的总体要求和主要任务，扎实推进档案数智化评价目标体系构建工作，以高度的责任感和使命感做好新时代新征程的历史记录者，主动、积极融入档案数智化发展进程，全面提升档案服务国家、社会和公众的效能。从纸质档案、数字档案到数智档案，点面结合，交叉结合学科特点，凸显档案信息服务价值，让档案信息价值与需求相匹配，与发展相适应，与时代相融合。

（2）增强档案服务能力，重视档案资源开发的转化

档案资源的开发和利用是档案数智化评价的重要指标之一。高职院校要不断增强档案数智化服务能力，提升档案队伍的数智化服务水平，加大档案编研开发力度，架构档案工作沟通桥梁，理顺档案服务对象与服务内容之间的矛盾与工作难点。高职院校在重视档案资源开发的同时，要注重所开发资源的转化，引导高职院校档案工作人员面向社会、面向学校、面向师生开展档案信息深度开发，并转化为促进社会发展与进步的信息成果，使档案成果的信息利用价值发挥到最大化，实现数据与需求的最佳匹配，充分体现档案的价值。

此外，档案工作人员要积极参与涉及档案的校内外、省内外以及国际的交流与合作，打破地域藩篱、信息孤岛问题，让档案信息“活跃”起来。档案工作人员要不断推进纸质档案向数智化档案转型，不断提高高职院校档案馆（室）数字化建设水平，全面盘活档案表层信息、深层信息与交叉信息，使档案信息更好地为高职院校发展服务，而高职院校的发展又能助推档案数智化建设，两者互为影响，互相推动。

（3）深化转型，注重档案数智化的可持续性研究

高职院校应建设一套“指尖档案”的智慧数智化系统。在做好档案信息保护的前提下，对每一个开发的档案资源设置一个追踪表，通过该表可实时掌握该档案资源开发的时间、程度以及可预见的开发深度。通过智慧链接，使档案资源利用可溯源、前端可控制，并可以开展延续性研究。特别是一些受限于当前技术、人力、环境等因素影响的开发资源，通过追踪表的显示，当各项条件具备时，档案工作人员才可以开展深度研究，促进档案利用体系的构建，并进一步推动档案的智慧化管理和智慧化运用，营造可持续开发、可接力科研、可全面溯源的档案管理环境。档案资源开发成果的转化，必将有力推动档案智慧化管理进程。

3.将高职院校档案工作特色融入数智化评价

相对于本科院校而言，高职院校侧重于专业技能教育，为生产、建设、管理和服务一线培养应用型人才。因此，学生的技术应用能力培养是高职院校人才培养的核心任务。为提升高职院校毕业生的就业质量和满足社会对人才的需求，产教融合、校企合作成为当前的新导向，促进了职业教育发展的良性循环，实现了企业、学校、学生三方共赢的局面。近年来，国家高度重视高职院校“双师”队伍建设，教师队伍以双师型教师为主。“双师”队伍建设成为高职院校的一大亮点，也是高职院校档案工作的一大特色。

高职院校在开展档案数智化评价工作时，应把高职院校档案工作特色融入其中，研究产教融合、校企合作、双师队伍建设等数据信息资源开发评价机制，巩固当前职业教育改革的成果和亮点、创新点，进一步探索档案资源智慧化呈现的有效模式。

4.构建高职院校档案数智化评价目标体系

高职院校档案管理工作主要包含纸质档案、数字档案和数智化档案三个阶段。纸质档案是数字化档案和数智化档案的基础和前提，纸质档案完成后也可以开展部分数智化档案工作；数字化档案为数智化管理提供了便捷和支撑作用；数智化档案的有效开展，可以助推纸质档案的有效收集、数字档案的完整扫描。三者是相互促进、相辅相成的关系，共同展现档案的发展与服务效能。

在高职院校档案数智化评价目标体系构建中，应设置一级指标、二级指标和相应的参数。一级评价指标为纸质档案、数字档案和数智化档案。纸质档案的评价目标包含档案收集、整理、利用和开发、安全四个方面；数字档案的评价目标为档案数字化情况以及档案的存储和安全；数智化档案的评价目标为档案信息资源深度开发、档案信息智慧呈现平台和档案数智化优化。各个层级均设有评价的主要参数，高职院校档案数智化评价专家组根据评价目标体系，逐一、逐项评价高职院校数智化工作开展情况，并得出总分值。通过等级评价，不断优化档案智慧管理。

四、结语

高职院校档案数智化评价目标体系的构建，直接影响高职院校档案数智化建设水平以及档案利用者的满意度。因此，从强化目标体系顶层设计、运用正确导向引导、将工作特色融入其中、构建数智化评价目标体系等四个方面，研究高职院校档案数智化评价目标体系的构建，全方位、立体开发档案信息资源，使档案智慧管理得到优化，创新档案智慧服务方式，让智慧档案赋能档案高效管理。

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作者单位：广西交通职业技术学院