数字化转型背景下煤炭企业档案管理发展路径探析

摘 要：大数据时代，档案管理模式迎来全面的变革发展。对于煤炭企业来讲，档案管理信息化转型是企业实施时代转型的必经之路。当前，煤矿企业档案管理还存在技术信息化利用不高、数字化转型建设意识薄弱、专业档案管理人员数量较少、管理工作理念不够先进等系列问题。文章就煤炭企业档案发展过程中出现的问题展开了深刻剖析与探究，分析了大数据技术给档案管理工作带来的机遇、变化与挑战，并结合问题的产生与发展提出了档案管理发展路径建设意见。煤炭企业必须积极引入大数据技术，创新档案管理和模式，实施档案信息的智能化管理，提高管理人员的专业技能，合理应对新环境下的挑战与危机，才能最终促进企业档案管理工作在大数据环境下的可持续发展。

关键词：数字化；煤炭企业；档案管理；发展路径

中图分类号：G271 文献标识码：A

煤炭企业是我国重要的能源行业和实体经济支柱，随着大数据时代的到来，煤炭产业发展也经历了一场深入变革，数字经济逐渐融入实体经济，企业信息化发展呈现出规模性数据态特征，要求对企业发展起到重要支撑的档案管理信息化建设工作也要随之调整，加快数字化转型升级，从“纸质文档”向“电子文档”转变，从“文件处理”向“数据处理”转变。但在数字经济时代转型期，我国大部分企业都面临着档案信息化转型的难题，陈旧的管理模式、滞后的信息化技术和非专业的档案管理人员等因素严重制约了档案管理的发展。因此，国家档案局2023年8月8日21号令公布了《企业档案管理规定》，设置了“档案信息化建设”专章，明确了企业档案信息化建设的总体要求、工作目标和思路，为煤炭企业档案管理发展路径指明了方向。

一、煤炭企业档案数字化转型管理现状和存在的问题

1.档案管理信息化利用率不高，数字化转型建设意识薄弱

档案主要是对企业在经营活动中产生的资料和信息的真实记录，为其他业务有序开展提供参考、创造条件，是企业实施资源开发、人员配置的基本依据，对推动企业实现发展战略具有十分重要的作用。但是长期以来，很多煤炭企业简单地将提升经济效益作为工作重心，而档案管理与经济效益的直接联系较少。因此，企业对档案管理的建设和投入有所忽视，导致部分煤炭企业的档案管理方式仍然比较落后，甚至依然沿用纸质化等粗放型管理模式。虽然信息技术发展为档案管理提供了技术支持，但是信息技术应用化程度不高。部分企业不重视档案信息化设备设施的配置，数字化转型建设意识薄弱，导致企业档案信息化转型效率低下，信息化效果较差。

2.档案管理信息需求激增，传统数字化档案管理模式滞后

在信息时代，经济形势不断发展变化，煤炭企业面临着多种形式的竞争压力，要提升企业的运行实力，企业的运营方式、组织管理等工作也需要相应实施调整。随着企业发展，档案信息数据不断更新变化，文件管理也不断复杂升级，对档案管理工作的要求也逐步提高。大部分企业档案管理在实体文件整理归档的同时，只是做到了简单的数字化转换原则，主要是做好传统纸质档案的信息录入及普通的电子归档。数字化档案的收集、处理与存储所需要系统支持和技术操作并不完备，现有的配套和管理模式不能满足日益增加的档案管理信息数据，也无法在深入挖掘数据内容和调研信息数据的基础上，对其进行全面分类、整合和处理，未能精准、高效完善档案管理，即数字化转型还不成功。

3.档案管理人员业务能力参差不齐，责任意识和敏锐度较低

传统煤炭企业档案管理工作对管理人员的要求主要是对档案工作简单的记录和保管。传统的档案管理部门存在档案管理人员数量不足、技能水平较低，甚至出现其他部门人员兼职的情况，人员配置的科学性与合理性偏低。新时期，科学技术不断推动档案管理工作向着信息化、综合性方向发展，煤炭企业档案管理人员的能力和素养也需要进一步提升。在具备较强的档案管理水平的基础上，要求管理人员能够熟练运用计算机，且对档案管理所涉及的内容、类别能够通过专业系统和技术操作实行准确分类、整合和存储，提高档案管理的工作效率。目前，大部分煤炭企业档案管理人员配置还无法满足此要求，专业职工的技能水平单一，复合型人员较少，责任意识和敏锐度较差。同时，由于时间和精力十分有限，人员工作培训升级、能力优化力度跟不上信息时代发展对档案管理的要求。因此，档案管理人员现有水平不能全方位满足此项工作的基本需求，直接影响了档案管理的建设和发展。

二、大数据时代煤炭企业档案管理信息化转型的必要性和紧迫性

1.推动档案管理数字化转型，有利于煤炭企业科学、健康、长远发展

档案是企业在建设发展历史进程中形成的具有重要价值的记录材料，现代化的煤炭企业是推动国家社会经济发展前进的能源动力。因此，其档案管理工作转型和发展极其重要。档案管理记载了企业生产发展、经营管理的重要时刻和信息，尤其在历经改革过程中形成的档案都是企业制定发展决策的关键性依据。当企业面临转型升级的时候，可以通过调阅档案的形式充分挖掘档案信息，有效利用成果记录，结合实际情况探索出解决问题的方法。因此，档案管理工作对煤炭企业稳定、健康长远发展具有重要意义。高效开展档案管理工作，能够实现传统煤炭企业的转型升级，推动煤炭企业长远发展，提高煤炭企业的经济效益。

2.加强档案管理信息安全性建设，有利于筑牢煤炭企业安全墙

煤炭企业档案记录了煤炭企业的整个发展历程，保存了企业内部各项工作的实施情况、发展成果和人力资源规划等商业机密信息，是企业战略发展的白皮书。从某种程度来说，它是企业发展的“商业机密”。因此，档案信息化管理工作的安全性建设尤为重要。首先，应当加强档案信息规范化建设，对电子存档、信息储存、数据查阅和系统维护等系统功能开展分类建设，保证管理的系统化、规范化；其次，应当严格设置档案访问权限，划分查询、检索与下载的层级权限，加强档案管理信息数据安全性建设；最后，应当重点培养档案管理人员强烈的数据安全意识，煤炭行业的信息一旦被泄露，会直接影响我国经济的正常运行以及人民群众的正常生活。因此，加强档案信息安全性建设和保护，对企业本身的经济效益和国家经济的安全都有至关重要的作用。

3.完善数字化档案管理机制，有利于提高煤炭企业工作质量

完善煤炭企业的档案管理机制，不仅能够提升档案管理部门的工作质量及效率，更重要的是还能够实现企业档案的信息化转型，提升企业自身的工作质量和服务能力。首先，做好档案管理系统配套和升级，在系统保障基本功能的前提下，还具有诊断、判别、筛选等鉴定功能。同时，还可以满足科技人员对系统的二次利用和开发；其次，做好对档案管理工作的分层负责工作机制，并建立监督控制体系。煤炭企业需要向各个管理人员发布档案管理的具体任务，明确设置工作规范标准与要求，确保档案的管理责任能够落实到具体个人，各司其职，按照制度开展日常工作；最后，要建立健全考核指标体系，监督档案管理人员妥善完成指标。煤炭企业可以依据该制度对档案管理工作开展定期检查，了解该制度的实际落实情况，对档案管理人员的工作态度和能力做出正确判断。

三、煤炭企业档案管理发展路径探析

1.健全信息化档案资源管理体系建设

随着大数据的发展，档案管理工作的建设越来越重要，要求企业必须重视内部档案的信息化管理工作，持续健全信息化档案资源管理体系结构。一是完善数字档案的收集与归档工作，对企业各项经营活动实施多角度的数据采集，采用文字、音频与视频等形式，保证信息收集的全面性与有效性，对数字信息与纸质资料实行合理归档；二是根据数据类型对档案实行分类录入，需要借助第三方技术及设备设施对企业现有的档案信息加以科学采集和管理；三是通过优化企业的网络对档案实施开发、布局，提高档案信息化管理水平，做到最大程度简化调取信息；四是要做好相应的监督工作，对档案工作人员在档案的收集、归档、管理、保存和销毁等方面实施监督，确保档案收集和管理能够规范化与高效化。

2.加强档案管理制度优化升级

完善的制度是保证档案管理工作稳步前行的基础。在档案管理数字化转型大背景下，档案资源搜集方式、管理模式及管理人员的工作方式都呈现出新的变化和特点。为了推动档案管理工作更好的创新发展，档案管理制度必须实行优化升级。一是要开展顶层制度建设，在组织学习国家、省市档案数字管理制度的基础上，结合单位实际，制定多层级的管理、执行及监督机制，实现管理的规范化、精细化；二是要开展流程化制度建设，在档案管理的每个流程都要制定相关制度，从档案保密、整理、移交、收集、鉴定以及归档等环节有制度可依，有条例可循；三是要开展精细管理模式，完善档案结构，科学界定和划分档案。对煤炭企业的档案管理制度实施全面分析，制订科学的工作计划，开展档案知识辅导、制度培训、制度讨论，为档案数字化管理做好制度铺垫。对档案的管理流程实施开发和利用，通过现代化方式提高利用率，为员工和企业查阅档案信息提供便利。对档案的内容和资源实施研究和深挖，为需要查阅的人节省时间，提高服务效率，强化管理过程。对档案工作人员的要求标准、工作方法开展规范考核，确保档案管理的流程性、安全性和高效性。

3.加大档案管理复合型人才培育

煤炭企业的档案管理人员是否重视管理工作，对档案管理质量和企业发展有着直接关系。随着信息化的不断发展，对档案管理人员的综合工作能力和素养要求更高，加大档案管理复合型人才的培育是提升档案管理质量的核心任务。一是引入专业水平和综合素质较高的全面型、专业性管理人才，加强人员配置的科学性与合理性，取消管理人员兼职，专业的事交给专业的人。只有这样，才能提高档案管理工作人员的工作效率， 帮助档案管理工作更加自动化、数字化，大幅减轻工作人员负担；二是要给档案工作人员提供学习平台，定期对他们开展专业培训和思想宣讲，加强管理人员对新知识、新方法的学习，夯实他们的专业技能，增强他们的责任感， 激发他们的创新力，确保煤炭企业档案管理更加科学、高效；三是建立健全档案管理人员考核机制，在现代档案管理机制的指导下，使管理队伍树立责任意识和安全意识，高效、规范、精准地完成档案管理工作。

4.优化数字化技术在档案管理中的应用

在档案管理数字化建设大背景下，档案管理模式也在向“电子档案为主、纸质档案为辅”的方向转型和过渡，需要利用数字化技术完成对传统纸质档案的转化，并在系统中对转化的电子档案实施加工和处理，再将处理后的电子档案输送到大数据技术搭建的档案信息管理系统中，最终构建一个系统科学、功能完备的电子档案数据库和操作平台。一是要利用数字化扫描与识别技术完成纸质档案向电子档案的转化。数字化扫描设备通过捕捉文档的图像信息，将其转换成各种格式的电子文件。同时，扫描技术结合了文本和图像识别等功能，使扫描后的文档具备可搜索和可编辑的特性，图像识别功能还能够对不同的图像信息展开识别、分类，提高了档案管理效率；二是要搭建从业务系统到文档系统数据对接的功能模块。梳理电子文件归档范围，对其组成材料及数据开展收集、整理和归档，通过不同数据类型对应的数据接口，将电子文档实施归档、整理和入库；三是要应用云存储平台作为档案管理的存储空间。云计算技术在档案存储空间、数据共享和安全管理方面具有独特的优势和作用，它提供了大规模、弹性可扩展的存储空间，配备了备份等级制，能确保档案数据的长期安全保存。同时，通过网络技术使得档案共享变得更加便捷、高效。

四、结论

煤炭企业在我国经济建设中发挥了十分重要的作用。大数据时代，煤炭企业迎来了更高的发展要求，档案管理是煤炭企业运行中的重要组成部分，档案管理信息化建设是企业可持续性发展的智库。为此，企业应全面推进档案信息化建设，通过健全档案资源信息化管理体系，加强档案管理制度优化升级，组建高素质、专业性、复合型的档案管理团队，持续优化数字化技术在档案管理的应用，不断推动档案管理数字化转型建设的进程，为煤炭企业建立现代档案信息管理机制奠定基础，为企业决策和转型升级提供科学的参考。

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作者单位：枣庄矿业集团新安煤业有限公司