数据视阈下提高事业单位档案管理效率的策略分析

摘 要：在信息技术飞速发展的当代社会，数据视阈下的事业单位档案管理正面临新的挑战与机遇。文章全面剖析了现代数据环境对档案管理提出的新要求，细致揭示事业单位档案管理存在的问题，并构建一个合理的档案管理效率评价指标体系。围绕数字化升级、管理流程优化及团队能力提升三个维度，提出了具体的策略，旨在提高事业单位档案管理的效率。文章最后预测了未来智能化档案管理技术的应用趋势，探讨了档案服务模式创新的路径，并强调了全社会档案文化建设对增强档案利用价值的重要性。

关键词：档案管理；数据视阈；效率评价指标；数字化；智能化

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着信息化时代的到来，数据已经成为档案管理领域的新焦点。档案作为重要的信息资源，其管理质量直接影响事业单位运行的有效性。面对日渐烦琐的档案保管与利用要求，在新的数据视阈下审视事业单位档案管理的整体构架显得尤为迫切。

一、事业单位档案管理现状与问题分析

1.现代数据视阈下档案管理的新要求

在数字时代，事业单位档案管理必须全面贯彻数据治理原则，这意味着需要建立一套严谨的数据质量控制系统，确保档案数据的准确性与合规性。数据采集、存储、处理和传输各环节的稳固性是防止数据被篡改和被泄露的重要保障。此外，基于数据生命周期的管理模式要求档案的捕获、分类、存储、保护、检索和销毁等步骤都应遵循明确的规范，而且这些规程需要经常更新，保持与时俱进。

面对海量数据的挑战，事业单位亦应加强大数据分析能力，以利用现有信息资源展开决策支持和知识发现。通过对历史档案的整合与深入挖掘，可以提炼出有助于组织发展的战略信息。例如，运用关联规则学习或趋势分析方法，可以揭示档案之间可能存在的内在联系和演变规律。并且，必须确立档案工作者的专业标准和职业道德，强化信息筛选、法律条文解读和信息系统应用方面的培训，从而提升他们在复杂数据环境下档案价值评估的敏感度和准确度。同时，还要增强跨学科交流，使得档案管理既具备信息学的精确性，也融入历史学的深度解读。

需要认识到的是，提高档案管理效率终究是一个动态的过程。事业单位应根据自身特点，定期对档案管理体系进行审查和调整，制定针对性的改进方案，并依托技术创新推动档案工作的自动化和智慧化。例如，引入机器学习算法对文本挖掘、自然语言处理技术辅助档案的非结构化数据解析等，可以大幅提高档案管理的效率与水平。

2.事业单位档案管理的现实困境

在现实操作层面，档案管理面临的诸多挑战往往是多方面的，既有技术层面的不足，也有系统层面和管理层面的缺陷。在数据化转型的大潮中，许多事业单位的档案管理依旧停留在传统纸质档案积累与人力密集型的管理中，这对于应对数据“爆炸”期的档案整合与利用显然是力不从心的。事业单位要想摆脱这一困境，必然要解决技术应用不足的问题。例如，档案数字化转型阻力重重，既缺乏高效的数字化设备设施和软件支持，又面临预算投入的限制，信息化管理系统尚未普及，导致信息孤岛现象时有发生。这些技术层面的困境直接影响档案的获取、存储、检索与共享效率，造成档案价值的大幅削减。

与技术相伴的是管理体制的滞后，现行的档案管理制度很少能与现代企业管理模式相匹配，档案保管与利用的模式仍然局限于陈旧的思维中。此外，档案管理人才的短缺及其专业能力的不足也成为事业单位提高档案管理效率的障碍。档案人员往往缺乏现代信息技术知识，无法有效处理和挖掘电子档案中蕴含的信息资源。

此外，值得注意的是安全风险的增加，新兴的档案管理技术，如云服务与大数据，虽打通了信息存取的瓶颈，却也为档案信息安全埋下了隐患。在此背景下，档案信息系统的安全防护、数据加密和访问控制策略的制定显得尤为迫切，以防止数据被泄露、非法复制或被篡改等现象的发生。

3.档案管理效率评价指标体系构建原则

第一，确保评价指标体系的全面性。即指标应涵盖档案管理流程的各个关键环节的性能，从档案的收集、整理、存储和利用到档案保护和销毁等，每个环节都应设置相应的效率指标，以确保对整个档案管理活动展开全方位的评估；第二，评价指标体系要具备可操作性。即选择的指标应能够便于量化，数据来源明确，易于获取和计算。比如，对档案数字化进度的评估可以通过已电子化档案与总档案数量之比来衡量，对档案信息检索效率可以运用检索成功率和平均检索时间等指标；第三，指标体系必须符合动态适应性原则，这意味着随着技术进步和档案工作方式的变化，指标体系也应该具有相应的灵活性和时效性，以适应新的变化，及时调整或添加指标，确保评价结果能准确反映当前档案管理的实际状况；第四，指标体系需考虑不同层面的评价要求，既要有宏观层面的指标，如整体档案管理水平、档案利用频率、用户满意度等，又应包含微观层面的考核，如档案资料的完整率、更新速度、归档准确性等；第五，制定指标时需基于深入的行业调研和实践经验，并应兼顾不同类型事业单位的特点，力求做到通用性与个体差异性的有机结合，避免“一刀切”的评价方式。

二、基于数据视阈的事业单位档案管理效率提高策略

1.提高档案数字化与信息化水平

在数据驱动时代背景下，事业单位档案管理面临着转型的必然需求。从传统的纸质档案管理向数字化、信息化档案管理的演进不仅是趋势所致，还是效率提高的根源。技术选型方面决定了数字化与信息化的基础设施建设，核心在于采取先进而适用的技术解决方案。例如，引入云存储技术，不仅能有效解决大数据存储问题，还能提升数据的安全性与访问效率。基于区块链技术的档案管理系统，以其分布式账本的特性，能够确保档案的不可篡改与追溯，增强档案的安全性与真实性。此外，人工智能与机器学习技术应用于文本识别、智能分类和自动化标注中，最大限度地提高档案数字化处理的效率和准确性。

管理流程的优化是实现档案工作流程的标准化与自动化的重点。通过制定一系列关于电子档案创建、存储、备份、共享及销毁等环节的规范操作流程，并利用信息系统对这些流程实施自动化管理，不仅提高了工作效率，还避免了人为操作的错误。同时，应建立档案数据的质量控制机制，确保档案信息的准确性与完整性。

无论多先进的技术与流程，最终的执行与运维都离不开人。因此，建立一套针对档案管理人员的培训体系显得尤为重要，旨在提高新技术的适应能力和使用能力，如数据分析、电子档案管理软件的操作等。此外，鼓励交叉学科的学习与合作，加强档案人员对信息学、计算机科学等相关领域知识的理解，从而拓宽他们的视野，提升档案管理的专业性与创新性。

2.优化档案管理流程与制度

在数据视阈下事业单位档案管理流程与制度的优化，要求深刻理解信息技术对档案管理影响机制，并据此重构传统的档案管理体系，达成效率与安全并重的新优势。因此，需要精细勘查现行流程各阶段，强调梳理去繁从简，剔除冗余步骤，以数据流动性和可靠性为导向重塑工作链条。比如实现档案的即时归档和后续的电子化处理。流程再造并不仅限于简化操作，还应引入闭环管理思想，确立档案事务的前置审批、循环追踪与后效评价系统，维护数据生命周期的完整性。

在制度层面，可以结合《档案法》等相关法律法规，出台内部具体实施细则和操作指南，坚持把制度建设贯穿于档案管理各领域和全过程。涉及数字档案存储、共享和保密，需要策划制定系统的政策，如确立数据加密、访问权限设置与用户行为监控等信息安全措施，在提高制度执行力的同时，也能有效预防档案信息安全风险。

数据视阈带来的是对档案评价与监督方式的更新，触发了以绩效反馈为驱动的管理模式转型。在此模式下，运用数据分析工具定期对档案管理活动的输入输出展开量化评估，发现问题、调整策略是动态优化管理效果的关键手段。还可以将档案管理绩效与人员考核紧密结合，激发档案工作者主动优化操作流程与制度的技术运用，催生档案电子水印、数字签名、时间戳等新技术在档案管理中的广泛应用。

3.提高档案管理团队专业能力

在知识更新方面，团队成员的继续教育和职业培训成为持续充电的渠道。通过参加档案管理相关培训研讨，探讨在新形势下的档案工作发展方向和标准，可以拓宽团队视野，提高理论水平。同时，鼓励成员参与学术研究，如编撰行业白皮书、发表学术论文等，提高档案科学的研究和实践能力。

针对技能提升，强化数据分析、信息技术运用，加之档案数字化处理技巧的培养，是档案管理团队能力提高的关键环节。应聚焦于数据挖掘、大数据分析等前沿课题，通过实操案例驱动的方式，使团队成员熟悉并掌握人工智能、机器学习等技术对档案数据处理的应用。此外，网络和信息安全的培训也不容忽视，是确保电子档案长期保管和避免数据被泄露的技术支点。

在团队建设层面，倡导跨领域合作与交流，通过搭建信息交流的桥梁、拓宽合作的渠道，形成多元化、复合型赋能档案人才的培育机制，无疑能够激发团队的创新潜能。在档案管理团队中引入信息科学、计算机专业等技术专才，能够提高团队的整体技术水平，促进档案管理与信息技术的深度融合，推动档案管理工作效率的全面提高。

三、事业单位档案管理未来的发展趋势预测

1.智能化档案管理技术的应用前景

面向未来，智能化技术在档案管理中的应用预计将呈现几个明显趋势。首先，就是智能识别与自动归档技术。通过利用深度学习等技术构建的图像和文本识别系统，档案资料能够被快速分类、标注与入库。此类系统具备自学能力，能够适应各类档案材质和文字特征，从而大幅减轻传统档案整理工作量，并显著缩短处理时间。而以语义分析和数据挖掘为基础的档案检索将在精确性和智能性方面得到飞跃。智能档案管理系统结合自然语言处理技术，不仅能够分析档案内容中的关键信息，还可以根据内容关系和使用频率提供推荐检索结果，实现更为精准快捷的文档定位。

在数据安全领域，基于区块链技术的档案防篡改与溯源管理应用将日益普及。借助其去中心化和链式数据结构的优势，每份档案的修改和访问记录都将可追溯和验证，有效保障档案数据的真实性和安全性。除此之外，通过虚拟环境对档案背景、文化意义展开立体展示，它们将为公众及研究人员提供沉浸式的档案体验与交互方式，使档案的传承与教育功能得到增强。

2.档案管理服务模式的创新路径

新模式的构建需聚焦于提升用户体验、拓展服务领域、优化服务流程，并积极采用前沿科技，以实现档案管理服务的高效、便捷与个性化。其中，在用户交互方式上，可以构建多元化的服务接口，包括档案自助查询系统、移动端应用平台、远程视频档案解读服务等，将极大地提高服务的可获取性和便利性。通过构建有机互联的用户服务网络，将用户的实时反馈与行为分析结合起来，档案管理不仅停留在被动服务，还能积极探索用户需求主动出击。档案管理服务的拓展则在于深化档案资源的多场景应用。涉及向数据分析、市场趋势预测或是社会科研等领域输出精准、有效的信息服务，这一转变意味着档案管理机构不再是简单的档案保管者，而是变革为知识服务的提供者，为决策支持、文化传承和知识创新提供有力支撑。此外，流程再造的关键在于精简环节、缩短时间、降低成本，为此可采纳精细化管理理念，梳理档案管理各流程节点，通过时间和资源成本分析，持续探索效率提高的空间。

结合现代信息技术的利器，如云计算、大数据、区块链等，可以分别对档案的储存、分析和安全保护提供强有力的支撑。云存储不仅增加了数据存取的灵活性，还大幅减少了物理空间的需求；大数据分析则有助于从海量档案中提取有价值的信息，实现知识挖掘与决策优化；区块链技术的引入，将能极大地提高档案数据的安全性和不可篡改性，提升服务的信赖度。

3.全社会档案文化建设与档案利用价值增强

在档案文化建设方面，重点应放在如何增强社会公众对档案重要性的认知和档案文化的价值体现上。一方面，档案部门需加强与教育、媒体等其他社会机构的联动，共同设计丰富多样的档案文化教育项目。比如，策划档案主题讲座、开展档案知识宣传周、举办历史档案展览等，通过这些形式多元、内容充实的活动，提升公民对档案文化的共鸣和参与度；另一方面，档案利用价值的增强需要档案部门正视档案在行政决策、社会研究、文化教育等多领域的应用潜能。档案管理服务的创新，不应局限在档案信息的保管与提供上，还应拓展到如何通过档案深化社会科学研究、如何利用档案资料弘扬国家文化以及档案在法律服务中的重要角色等。

档案的数字化转型对提升档案利用价值起到关键作用。数字化档案可以更高效地存取、检索和分析，且随着数据挖掘、人工智能等技术的应用，档案的价值挖掘和资源整合能力日益增强。这种转型使档案的时间价值和空间价值得到极大延伸，研究和教育功能得到新的体现，在档案利用的深度和广度上都有了显著提升。

四、结语

事业单位档案管理效率的持续提高依托于对现有管理实践的深入分析与科学的策略构建。从数字化转型到流程制度的再设计，再到管理团队能力的强化，每一步都是实现高效档案管理的必经之路。智能技术的应用、服务模式的创新及档案文化建设，将共同铺展出事业单位档案管理的光明未来。通过不断探索与创新，档案管理不仅会成为提高事业单位整体工作效率的重要支柱，还能够作为增强社会记忆、促进文化传承的关键力量。

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作者单位：郓城县网络安全和信息化服务中心