新形势下公路档案高效整理与利用路径分析

摘 要：公路是社会经济发展的重要基础。公路档案是公路建设的全程真实记录，也是社会经济发展的见证，在服务中心大局上发挥着独特价值。本文分析了做好公路档案高效整理和利用的重要意义，同时认为在实践中公路档案管理存在着治理模式、资源建设、思维方式、技术应用和人员素质等方面的问题。为更好地适应新时代档案工作要求，需要从强化档案收集规范化、深化档案整理标准化、推动档案利用便捷化、助推管理体制高效化等方面持续改进。

关键词：公路档案；高效整理；利用

公路是社会经济发展的重要设施。公路档案是公路建设、维护、经营等工作的全程真实记录，也是经济社会发展历程的直接见证。公路档案的归档整理和开发利用在公路建设及经济社会发展方面起着重要作用，需要引起足够的重视。进入新时代，国家对公路档案治理支持力度越来越大，相继出台了一系列指导性文件，为档案治理现代化奠定了重要的制度基础。公路部门要从事业发展的长远角度出发，提高档案意识，解决好档案资源建设和规范化整理问题，推动公路档案创新发展。

1 做好新形势下公路档案高效整理与利用的意义

公路档案作为重要的专业档案，加强资源体系建设和利用能力建设，对于促进管理水平提升和公路事业发展具有独特作用。

1.1 有利于真实记录公路事业发展取得的成就

公路档案来源于公路建设与管理工作一线，完整、齐全、规范的公路档案资源体系是研究经济社会发展水平、科技发展状况的第一手资料。公路档案中各种会计凭证、账簿、报表等资料，每一张凭证、每一份报表、每一个数字都连接着公路事业的昨天、今天和明天，为公路事业治理能力和水平的现代化提供有力的支撑。

1.2 有利于为公路事业发展提供更精准的数据参考

公路工程档案是公路工程建设项目全过程中形成的，反映项目基本情况，具有重要的保存、查考利用价值，是公路管理的依据和保障。公路工程档案为公路新建提供了借鉴，同时为公路管养提供依据，为政府提供相应的开发利用服务。具有孤本性、样本性、完整性和系统性的特点。公路档案的规范化整理与利用，也可为相关类型档案的收集整理提供可靠的参考。

1.3 有利于发挥档案的育人功能

公路档案是一笔不可估量的宝贵财富，是传承和发扬公路文化的关键载体。它记录了广大公路人无私奉献、勇于创新的奋斗精神，展现了千千万万人的努力与汗水，是进行集体主义教育的富矿。做好这些档案的开发与利用，能够更好地传播公路文化传承的声音，展现精神代代相传的场景和公路工作者的文化自信。比如通过档案编研成果的问世，有助于公路文化的挖掘和传承，使公众从公路发展史中领会精神信仰，见证公路的蓬勃发展。

1.4 有助于城市管理水平的提高

公路档案作为社会治理的一部分，加强收集和整理规范化建设，能够为社会管理提供丰富的史料参考，提升治理的精准度和有效性。透过档案内容，进一步了解相关道路结构、水文情况与人文聚居状况，提高政府决策的科学化和针对性，推动城市精细化管理。

2 新形势下公路档案高效整理与利用存在的问题

《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，要着力推动档案管理工作提质增效和高质量发展。公路档案管理与这一目标要求还存在亟待解决的结构性问题。

2.1 治理模式的问题

公路档案管理方式较为陈旧，不适应档案工作现代化的需求，主要表现在：一是管理机制不顺畅。工程档案归集部门各自为政，缺乏统一的组织领导机构，档案资源收集不齐全的问题突出。二是常态化管理不足。注重末端治理，提前介入和过程管控不足，尤其是工程档案大多结束后才进行归档整理，无法保证档案资源应归尽归。三是督导力度不够。档案管理机构长期处于弱势地位，缺乏对档案工作的治理力度。比如公路管理机构往往服务职能大于监督，在实际工作中力度不够，无法形成有效的监督制约。

2.2 思维方式的问题

对公路档案工作的历史定位和时代价值认识不清晰。特别是随着大数据、信息化的快速发展，数据资源获取越来越容易，档案的作用渐渐被人们淡忘，单位领导对档案工作不够重视现象较为普遍，档案意识淡薄，一定程度上影响了归档和整理工作的开展。

2.3 资源建设的问题

标准化是档案信息资源建设中的关键所在，是实现档案信息资源建设的保障手段，必须对档案信息资源在描述、保存、查找、交换、标注等方面做出统一性的标准和规范。若没有一个标准化的规范，那么档案信息资源建设将无法完成。但是，公路部门在标准化资源建设方面存在较大问题，如档案收集制度和规范不够科学，重要档案资源未列入归档范围；专业档案标准化要求较低，档案连贯性不够，利用效果较差；档案整理不够科学，数据资源较为分散，无形中给公路档案利用带来了困难。

2.4 技术应用的问题

信息技术在档案整理和利用方面具有天然优势，公路档案在信息化建设方面也取得了一定成绩，但是依然需要完善和加强。档案信息化改革不够彻底，电子文件归档有待完善，有的单位在文件收集和索引编制等方面尚未将信息化贯彻工作始终。新技术应用不够广泛，大数据、人工智能融入档案工作力度不足，档案管理系统更新改造不及时，不利于服务工作的转型升级。数据管理系统与业务系统、OA系统融合不够紧密，共享建设、互联互通尚未真正实现。

2.5 人员素质的问题

档案工作的高效开展离不开高素质的人才队伍。目前，公路档案管理人才队伍素质亟须提高。例如，主动学习的意识不高，现有的知识体系无法满足档案利用需要。计算机应用、大数据治理等前沿知识储备不足，尚不能完全适应新形势下档案管理模式转型需要。档案管理队伍技能水平参差不齐，机关档案管理人员知识水平较丰富，人员配备到位，但是基层或工程建设单位大多为兼职人员，培训力度不高，加之干部调动频繁，导致档案管理队伍不稳定，人才结构上热下冷的问题亟待解决。

3 新形势下公路档案高效整理与利用路径分析

公路档案管理部门要对照存在问题，“靶向治疗、精准开方”，做好基础性工作，提升档案管理科学化水平。

3.1 强化档案收集规范化

公路档案形成过程决定了档案收集的复杂性。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定，各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。因此，公路档案收集工作要贯穿工程建设始终。一是要细化归档范围。公路档案一般分为项目准备、施工、运行三个阶段。档案管理部门应对照要求，了解工程建设的基本情况，明确文书、图纸、音视频等档案归档格式和时间，制定公路档案“三合一”制度，明晰文件材料的分类方案、归档范围和档案保管期限表。二是建立常态化沟通机制。档案管理部门要提前介入，加强档案业务联系，经常性地开展档案业务培训，重视收集工作意见和建议，协调解决遇到的困难，调动工作积极性，形成档案资源建设的强大合力。三是建立平时档案收集机制。加强平时档案的收集，一方面有利于了解公路档案收集的基本情况；另一方面，有助于减轻工程结束后档案收集的压力。在常态化资源建设中，对于确实因工程建设方面的问题无法按时移交档案的，要先提交归档目录，并注明档案移交时间；对档案移交质量不过关的，要及时给予指导，督促整改。四是抓好工程收尾阶段收集的管理。公路工程指挥部大多在工程结束后撤销、人员解散。因此，该环节是档案收集的关键。档案管理部门要认真核对归档清单，对照收集范围和工程建设情况，逐个检查归档情况，没有到位的要及时补充完善。要加强跟进督导，对工程完成后产生的各类档案进行补充收集，比如总结、表彰、维修保护等，确保各门类、各载体档案的齐全完整。

3.2 深化档案整理标准化

要本着对历史负责、对公路事业负责的态度，高质量地做好档案整理工作。一是在标准化与规范化上下功夫。要明确各类档案分类规则。如文书档案要根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，对分类标准、文件排列顺序和“件”排列方式、编码要求、著录项目、装盒顺序做出细致规定；工程管理档案要规定好工程建设、管理、维护、后期改扩建、审计等具有保存、查考价值的各种形式和载体整理标准，明确排列顺序和编目规范；音视频档案要对移交格式、存储介质、题名方式等做出统一规定；电子档案归档按照相关要求执行。档案整理规则的设置要充分考虑公路事业发展的整体性，兼顾档案利用的可操作性，实现档案规范化整理与便捷化利用的有机统一。二是验收程序的合规性。档案移交验收是公路工程档案的重要步骤，是检验档案规范化建设的关键环节。在工程档案验收阶段前，档案管理机构要把好验收关口，按照《公路工程项目竣工文件材料立卷归档编制办法》逐项检查预验收，包括真实性、齐全性、准确性、规范性和系统性，归档内容是否全面准确地反映工程项目的全过程；是否按照规范要求整理立卷；是否存在遗漏、缺失的部分或内容。在验收中，着重加强档案齐全性审核，如工程形成原生电子文件的，只需收集、整理原生电子文件。未形成原生电子文件的，需收集、整理纸质文件以及相应的数字化扫描电子文件。声像文件采用数码照片格式，分辨率不得小于500万有效像素，数量一般不少于10张，其中开工前原貌、竣工新貌为必须拍摄的。着重加强规范性审核，检查档案整理是否符合标准，对发现的问题，应当一次性告知建设单位，并加强后续跟踪指导服务，促进归档工作提质增效。三是做好档案数据整合。统筹做好公路工程各阶段档案数据要素集成，档案管理机构要制定统一的数据结构，对异构异质数据转换存储形式。在电子档案管理基础上，运用大数据、人工智能等新技术，分析、提炼重要档案信息，重点收集筛选、分析比对出含金量高的数据进行可视化展现，构建专题档案数据库，实现公路档案“一键式”数据查询利用。

3.3 助推管理体制高效化

《档案法》规定，要健全档案管理相关制度，建立档案工作责任制。要发挥档案管理在公路工作中的基础和服务作用，必须加强对档案工作的组织领导。一是健全组织结构。公路管理部门要把档案工作列入重要议事日程，经常通过党组会议和行政办公会议听取档案管理工作情况汇报，研究和解决档案工作中存在的困难和问题。成立由主要负责同志为组长的档案管理领导小组，为档案管理工作的顺利开展提供强有力的组织保证，形成“一把手亲自抓，分管领导靠上抓，各科室、单位配合抓，全体人员协同抓”的大档案管理格局。二是建立全周期培训机制。档案管理人员素质很大程度上决定了档案收集与利用的质量，要建立公路工程档案全周期教育培训机制，在工程建设前期，系统培训工程档案编制、收集、移交等方面的知识，提升档案人员业务素质和操作能力。树立问题导向，针对实践过程中的普遍性问题，可召开座谈会、专项培训会等形式，解决存在的问题，提高档案人员综合业务水平。

3.4 推动档案利用便捷化

一是打造新的“服务生态”。过去公路档案分散于不同管理系统。文书档案保管在综合档案室，业务档案分散于工程建设单位或单独的数据管理系统，档案综合服务能力有限，大量信息、服务和应用由其他部门供给。为适应新形势档案利用服务要求，要打造集约化管理平台，实现档案资源的统一互动交流和智能搜索应用。要从实际运用场景出发，精准开发、制作与推送多种类应用服务，通过档案信息资源库给查询者共享使用，解决接口众多、数据不标准、服务不通畅等难点问题。比如将人工智能技术融入公路档案管理系统，以用户为中心，加快信息、内容、知识沉淀和应用创新，不断学习用户行为、分析用户需求，为需求者精准画像，实现服务内容的个性化。二是强化资源开发力度。精准化服务好公路事业发展，不断加大工作力度，充分开发信息资源，通过各种形式、各种渠道主动搞好提供利用工作。在公路志编纂、公路施工资质申办维护、工程招投标等工作中，提前谋划、主动介入，通过提供大量资料、数据，推动各项工作的开展，提升公路档案治理体系和治理能力现代化。要加强档案编研开发，围绕公路事业发展大局，深入研究和阐释公路建设过程中的成熟经验、技术标准、管理模式，形成独具特色的资政专报，为公路工程决策和建设提供依据。有的公路部门依托档案资源，编纂形成《工程施工技术应用汇编》，将新技术的应用场景、技术特征等详细介绍，为工程建设提供有益的经验参考。

结语

新阶段，公路部门要充分认识档案管理工作的重要性，建立健全档案工作体制机制，把档案工作纳入单位发展整体规划，摆上领导议事日程，加大经费投入，加强对档案基础设施设备建设，完善档案收集整理门类，确保档案门类齐全、收集完整、整理规范。持续推进档案数字化工作，促进档案信息资源科学、规范、有序管理。加强档案干部队伍建设，让档案员实现从“档案整理”到“档案管理”角色的转变，更好地适应新形势下档案工作的需要，推动公路档案治理体系现代化。

参考文献

[1]姚行.重大活动档案收集与整理工作探析[J].北京档案，2023（10）：19-20.

[2]姚行.重大活动档案收集与整理工作探析[J].北京档案，2023（10）：19-20.

[3]魏斌，刘东斌，吴雁平.论法律规制下的档案“立有主”特征[J].档案，2021（04）：21-23.

作者简介：曹颖莹（1980—）大学学历，山东省枣庄市薛城区公路事业发展中心馆员，主要从事档案管理研究。