浅谈卫生监督档案信息化管理思路

摘 要：随着时代的发展，现代科学技术水平不断提高，各行各业逐渐走向信息化发展的道路。卫生监督档案管理也是如此，尤其目前正处于公共卫生体系深化改革阶段，不断发展档案信息资源信息化管理水平，进一步发挥档案价值，是今后卫生监督机构发展的重中之重。本文围绕卫生监督档案信息化管理思路进行深入分析，为各相关部门单位提供决策参考。

关键词：卫生监督档案；信息化；创新性实践

卫生监督档案是卫生执法、卫生事业发展历程的最原始记录，对于工作开展、事业转型升级具有重要作用。近年来，信息化技术已经逐渐深入卫生监管工作中，需要及时转变观念，进一步提升信息化意识与档案数字化转型思想，优化档案管理模式，逐步实现以纸质文件为主的保管利用转变为以电子信息为主的信息化管理与主动提供服务，推动卫生监督档案管理工作朝着自动化、高效化、智慧化方向迈进，从而促进卫生监督事业的快速发展[1]。

1 卫生监督档案信息化管理的必要性及意义

1.1 整体推动现代化管理水平

卫生监督档案数量多、内容复杂、分布广泛、管理难度大。卫生监督档案实现信息化管理，数字化加工技术使档案工作由纸质文件保管转变为电子数据存储，操作系统搜索引擎使对外服务利用由人工查询转变为在线检索，大数据和云计算技术使众多纷繁复杂的文书档案、声像档案、视频档案、图片档案等结构性与非结构性数据实现在线征集、统一管理与合理利用。不仅保障了档案原始文件的安全，提高了卫生监督档案的管理效率，最大程度地发挥档案潜在价值，更使档案由“死文件”变成“活数据”。让管理人员与社会群众直观、准确地了解档案工作，获取档案信息，提供优质服务，树立卫生监督机构良好的社会形象。

1.2 整体优化决策科学化水平

卫生监督工作涉及民生，事关人民群众生命安全和身体健康，其重要性不言而喻。卫生监督档案实现信息化管理、智慧化利用，系统平台可通过数据挖掘、人工智能等技术快速对档案数据综合分析，实现网络化主动推送，使领导和管理员可及时了解当前监督工作开展情况，为其科学决策提供了必要手段，进一步提高了整体管理水平[2]。

1.3 整体提高信息共享化水平

卫生监督档案及时将重要数据信息传递给指定人员，实现在线共建共享，是今后档案管理利用的主流方向。卫生监督档案的信息化管理，通过互联网、物联网、云平台等技术与系统数据接口手段，使档案信息数据可跨单位、跨地域、跨行业定点输送和远程服务，有效地提高档案的利用率，极大地减少原始档案资料被损害、丢失及泄露，降低了卫生监督档案的安全风险，在一定程度上保障了档案管理规范化与高质量化目标的实现[3]。

2 卫生监督档案信息化管理存在问题

2.1 管理体系较为滞后

一是存在“自上而下”轻视档案管理工作的思想。在顶层设计层面尚未配置信息化建设领导小组，没有专门负责相关项目推动的部门，使得档案信息化工作进展缓慢。二是没有经过行业内外多层次、多角度调研。档案信息化管理与实际监督业务脱钩，发展方向与目标不清晰，系统平台建设、数字化加工、安全防护、信息数据对外利用等业务缺乏整体规划。

2.2 基础设施严重落伍

一是财政资金支持力度有限。财政投入大多在卫生管理、监督执行等方面，部门领导忽视了档案管理工作的发展，导致信息化工作停留在纸上谈兵状态，无法向前推进。二是系统平台运用信息化技术较少。已建成的系统将纸质文件转变为数据文件简单存放即可，仅仅是解决了数字化问题，再加之搜索效率极为缓慢，旧设备升级换代频率较低，底层构架远远落后于现代科学技术，不能完全满足监督事业发展需求。

2.3 人员素质有待提升

卫生监督机构的档案管理人员大多由其他岗位人员兼职，新人占有较大比例，而且人员流动性较大，多数人员未参加过相应的培训考核就上岗，普遍存在素质不够、理论知识浅薄、创新意识不足、工作积极性低的问题。同时，卫生监督部门未能高度重视专业档案人才队伍的培养工作，在理论知识、实践技能、创新意识等方面培养路径方式较为单一，难以处理管理工作中遇到的问题。导致管理人员业务生疏、操作不规范、归档滞后，对档案材料仅限于存放，难以从根本上促进档案信息化工作的顺利开展，直接影响了卫生机构档案管理制度改革。

2.4 数据信息难以共享

一是传统管理理念根深蒂固。各级管理者共享意识不够，系统电子档案数据库始终处于不完善、有缺失、较为分散的状态。二是尚未制定区域内、行业内与单位之前的共享利用规划方案和规范的共享流程，使得档案信息数据传输、信息利用等方面存在巨大的安全风险。三是受系统平台功能制约。目前国家构建的卫生监督系统功能与基层工作需求契合较少，导致共建平台利用率较低。

2.5 安全工作存在漏洞

一是在本单位系统平台建设过程中未对防火墙、安全审计、安全路由器、入侵建设等安全设备进行统一配置，杀毒软件病毒库更新缓慢，容易使黑客与社会不法分子侵入系统导致数据被泄露。二是安全制度不完善，在内部利用、数据传送、共建共享等工作的敏感信息处理上尚未界定规范标准，对用户没有采用网络隔离、身份验证、权限控制、全程监控等安全手段，使得非法访问、数据篡改、信息泄密等风险点频频出现。三是卫生监督单位对档案数据安全风险评估的能力较弱，应急演练相关措施开展较少，防范手段水平较低，对于现存漏洞没有做到全面排查，专项治理，同时，对已形成的电子档案没有进行异质备份和异地备份，存储方式单一、备份策略简化，导致档案数据被破坏后难以恢复，构成严重的威胁，造成不可逆的伤害。

3 卫生监督档案信息化管理优化路径

3.1 建立健全的卫生监督档案管理体系

一是提高信息化管理意识。卫生监督机构领导者要高度重视档案信息化管理工作，带头转变思想观念，突破传统思维模式束缚，将档案工作与监督服务工作放到同安排、同部署、同规划、同落实，深入行业市场调研，充分了解信息化技术对卫生监督事业高质量发展的价值，加大资金、技术、人力资源投入，为信息化建设提供有力支撑。二是形成网格化管理模式。设置卫生监督档案信息化建设领导小组，由主要负责人任组长，分管同志任副组长，内设指挥中心、调度中心，将档案管理部门人员统一规划、集中领导，进一步细化责任目标，压实工作责任，以优布局、打基础、补短板、建机制为重点，明确各项任务的责任主体和完成时限，不断巩固拓展信息化建设成果[4]。三是完善各项规章制度。依照卫生部、国家档案局发布的《中华人民共和国档案法》《卫生档案管理暂行规定》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）《电子档案移交接收操作规程》（DA/T 93—2022）《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92—2022）等法规规范，结合自身发展需求，制定部门档案管理制度标准。例如，《卫生监督档案信息化管理制度》《数据文件格式标准》《信息安全管理制度》《档案信息化工作突发事件应急预案》等标准文件，进一步规范了卫生监督档案信息化管理长效机制，提高档案信息化工作规范化、标准化、制度化水平，保障各项卫生监督档案信息化管理工作有法可依、有章可循，进一步保证档案收集整理、分类存储、共享利用各项业务有效落实。

3.2 加大档案共建共享平台建设力度

一是争取支持。相关领导要及时向上级有关部门汇报档案信息化进展情况，持续强化政策对接，密切协调配合，做好各类项目储备和申请报送工作，积极争取财政资金支持，为信息化建设工作提供有力的资金保障。二是要做好市场调研。领导小组领导、档案部门、外包公司负责人员要组成调研团队，以《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784- 2021）为基础，针对软硬件型号配置与系统平台开发应用，前往先进地区展开深入沟通交流，了解新思想、引进新观念、学习新技术，明确建设方向，制定适合自身发展的系统建设方案，建设实用性强、性价比高、兼容性广的档案信息化利用平台，加强顶层设计，逐步推动建设，防止出现功能设计不合理、底层构架不规范、数据格式不统一、实际应用有缺陷等问题。三是引入先进技术。充分利用大数据、人工智能、计算机网络、云计算等技术手段，在技术上实现实时归档、科学管理、自动分类、共建共享、安全保障等建设目标，为后期挖掘信息资源价值、提供人性化服务打下良好基础。例如，云存储技术。可无需购买服务器、存储器等硬件设备，用户可根据需求添加或删除容量、快速更改性能和自动重新分配数据，解决存储空间的浪费，提高存储空间的利率。同时具备负载均衡、故障冗余功能，实现了庞大数据云端存储，彻底解决机房服务器存储空间有限的问题。流媒体技术。将卫生监督音视频多媒体数据分割成多个数据块，在减少用户终端存储空间的同时使其具备较高容错性。四是细化系统平台功能。可利用将系统划分为子系统的方式，将相关功能实现集约化管理、分散化操作。例如，信息采集子系统，负责将征集档案信息转变为符合标准的电子格式，使其便于分类、管理和查询。信息存储子系统。负责将多种存储方式相结合，降低存储成本并提高档案信息资源的真实性与准确性，在一定程度上可做到联机分析处理和深度挖掘。查询分析子系统。面向用户提供查询、利用、共享等服务，通过搜索引擎精确匹配查询结果，以便作出正确决策。平台维护子系统。完成正常与非正常工作状态下的信息同步，分析数据丢失、信息盗窃等异常行为，及时发现问题、解决问题，保证档案信息流通过程的安全性[5]。

3.3 着力营造干部人才队伍成长环境

首先，卫生监督机构要充分重视人才的重要性，积极向上级单位争取人才引进政策支持，除必要的学历与专业要求外，要重点吸引具备较强信息技术应用能力、卫生监督工作经验和现代档案管理操作技能的人才，不断为档案管理部门注入新鲜血液，提升整体干部队伍综合实力。其次，要对内部人员定期进行档案管理、信息化应用、信息保密、对外共享利用服务等方面的理论知识培养，多举措、多路径、多角度地开展座谈交流、讲师授课、技能比赛等活动。三是将“引进来”与“走出去”相结合，领导小组要多开展外出参观学习活动，在卫生行业选择档案信息化工作开展较好的先进地区进行深入沟通交流，学习并熟练掌握先进的信息技术，弥补知识“短板”，填充认知“缺口”，促进干部队伍不断学习新发展理念、新发展举措、新发展格局，使团队知识水平和职业发展视角与时俱进，为卫生监督事业应对新形势下档案信息化工作出现的新情况与新问题打好人才基础。最后，要建立严格考核制度，加强日常调度反馈、检查督促，切实增强推进档案信息化工作的紧迫感和责任感，紧扣时间节点，细化各项职责任务，定期要求青年干部撰写工作报告、专题集中发言等，全面提升卫生监督档案管理部门综合业务水平和处理复杂问题的能力。同时，要结合平时考核结果，畅通干部晋升渠道，强化正向激励，激活干部“源动力”，努力营造见贤思齐、比学赶超的良好工作氛围。

3.4 不断优化信息数据安全防护手段

一是根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2008）的相关规定，多措并举地运用安全技术手段维护档案的完整性、真实性，在硬件方面配置安全网关、入侵检测/防御、安全服务器、安全加密套件等安全设备，在技术方面应用加密技术、监控技术、网络隔离、访问控制等安全手段[6]。例如，数据加密技术。在共建共享利用过程中对网络中传输的卫生监督工作数据信息进行加密，到达用户界面后再自动解密还原为原始数据，目的是防止非法用户在数据传递过程中截获、盗用信息。防火墙技术是通过对档案管理平台网络的隔离和限制访问等方法来控制用户网络的访问权限；数据保全技术。利用双机热备软件准确、自动监控数据库所有的数据信息，及时捕捉数据信息变化，使系统平台运行过程中不会造成数据凌乱或丢失，以便有效维护档案的原始性与完整性。二是增强档案管理人员的安全管理理念，扎实开展档案信息安全培训工作，深入学习《保密法》《网络安全法》等法律条令，提升防范和抵御信息化安全风险的能力，同时，要面向全体工作人员定期进行档案安全保密工作专题培训，围绕保密的基本概念、保密工作相关法律法规、新形势下窃密的主要手段、网络信息安全的维护等方面进行解读，深入剖析当前本单位保密工作现状和易产生的风险点，确保每位同志增强责任意识，严守规矩、保障到位。同时，要联动晋升奖罚机制，以促进全员将卫生监督档案信息安全管理工作落实到实处。

参考文献

[1]李继玉.数字时代下的卫生监督机构档案信息化建设[J].信息与电脑（理论版），2016（19）：66-67.

[2]李茹.关于卫生监督机构档案管理的信息化建设分析[J].科技资讯，2016，14（35）：159-160.

[3]白爽.关于卫生监督机构档案管理信息化的思考[J].黑龙江档案，2013（02）：125.

[4]郑其武.新时期卫生监督档案数字化管理的策略分析[J].文化产业，2023（05）：31-33.

[5]崔洪利.数字档案信息资源共享平台建设方案[J].兰台世界，2023（02）：73-74+78.

[6]张悦.档案信息化与档案信息安全保障体系的构建[J].电子元器件与信息技术，2021，5（08）：135-136.

作者简介：李晖（1973—），大专学历，德州市疾病预防控制中心（德州市卫生监督所）馆员，研究方向：档案信息化、档案规范化管理、人力资源档案管理。