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新时期医保档案数字化管理创新性研究

2024-12-31刘秀梅

兰台内外 2024年21期
关键词:数字化管理创新性

摘 要:医疗保险是国民发展的基础保障。我国参保人数巨大,涉及区域范围较广,医疗保险档案内容极为复杂,管理难度比较大,如若沿用传统的管理模式,不仅实际效率和管理质量低下,还会浪费大量人力物力,降低利用价值。在新时代背景下,现代科学技术逐渐应用于各行各业,档案事业也是如此,实现数字化转型,在一定程度上方便了管理者管理、利用者利用,为医保档案管理迈上新的发展台阶提供了技术支撑。本文以新时期医保档案数字化管理创新性研究为题,围绕基础要素、管理体系、技术应用、安全监督等方面进行分析,提出可行性优化方案,进而为相关医疗管理人员提供决策参考。

关键词:医保档案;数字化管理;创新性

随着医疗技术的不断发展与社会群众民生需求的不断提升,医保档案记录着参保人员基本信息、用药情况和身体状况,成为维护人民健康的重要信息保障。随着大数据与互联网等相关技术与档案管理工作相融合,在“医保全覆盖”的环境下,无疑为整体行业提供了较大便利,在增强其有效性的同时促进全流程不断优化。但是在实际发展过程中仍存在档案意识淡薄、管理人员业余、标准制度不规范、技术应用不彻底等问题,仍需要广大医疗事业工作者分析现状及存在问题,及时寻找解决路径,推动医保档案管理真正为广大参保群众服务。

1 医保档案数字化管理综述

医疗保险是国家补偿劳动者因疾病风险造成经济损失而建立的一项社会保险制度,实行用人单位与个人缴费制度。建立医疗保障基金后,保险机构在患病时给予经济补偿,涉及社会广大群众的民生利益,此过程产生的信息集合便是医保档案。

1.1 医保档案的特点

医疗保险是目前社会面上覆盖范围最广、涉及单位最多、参与人数最为庞大的一类险种,其内容涵盖“医、保、患、药”等一系列相关资料,这四方面紧密联系,互相衔接,成为医保档案的主要构成。医保档案包含多个方面,大致可分为业务档案、财务档案和其他类型文书档案,其中业务档案包括参保登记、缴费结算、费用申报、待遇审核支付、统计、稽核等业务有关的业务档案资料。在新时期管理模式下,保障医保档案的真实性、完整性、安全性与合规性是首要目的,其遵循的基本原则有以下几个方面:一是法律性。医保档案的管理必须遵循《中华人民共和国保险法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国公民健康档案管理条例》等法律法规[1]。二是真实性和安全性。医保档案包含参保人员的个人信息、病历记录等重要信息,具有一定的隐私性,保障档案信息的安全性,防止信息被泄露、滥用、造假与篡改尤为重要。三是合理性和规范性。在医保档案管理过程中要始终遵循信息共享和利用原则,并将有价值的数据信息应用于医疗服务管理和卫生决策方面,将医疗保险工作科学化、规范化和信息化,进而为医疗服务质量的提升和相关决策提供参考。

1.2 医保档案实现数字化管理的意义

新时期医保档案数字化管理创新性主要体现在档案资源数字化、档案管理信息化、档案利用网络化方面。在传统的管理模式下,以纸质档案保存、手工翻阅方式为主,但随着医保档案总量的增大,增长速度加快,服务需求层级增加,档案管理更注重实效性和高效性,为此引入现代科学技术。一是提高档案处理效率。将纸质文件通过数字化加工转变为电子档案,将管理工作由线下转到线上,在档案管理工作效率提升的同时,将档案管理人员从过去纷繁复杂、单一枯燥的管理模式中解脱出来,很大程度上减轻了工作人员的工作量,便与其进行创新性发展。二是提高档案管理水平。通过引进大数据、云计算、人工智能等先进技术,将庞大海量的档案资源以可视化、人性化的方式展现在管理员和社会公众面前,将“死档案”变成“活信息”,最大程度地发现其中蕴含的潜在价值,同时也最大程度地保证参保人员以更加直接、便捷、快速的方式获取资料,从而提高服务水平,也为后期服务质量的提升提供了扎实依据[2]。

2 新时期医保档案数字化管理存在的问题

2.1 基础发展要素不完整

一是观念意识薄弱。随着现代技术的发展,为医保单位档案提供了技术支撑,但是由于大多数工作人员长期处于较为传统的工作模式下,对于新事物、新技术、新思想与新手段了解不够深入,没有充分重视数字化转型工作,在宏观层面缺少必要的推动作用,认为信息化建设可有可无,在工作内容和形式上缺乏创新性和主动性。同时,医保档案管理者与医疗行业相关部门联系较少,档案管理仅限于收集和存放,缺少共享观念,导致档案信息资源难以进行有效的传播和共享,医保档案资源价值和作用发挥较少。二是基础设施薄弱。由于档案工作“边缘化”的属性,使得部分单位尚未划拨专项数字化资金,硬件采购、软件开发、平台利用、日常运维等相关工作缺少财政支撑,导致出现设备老化、软件落伍等问题,无法满足新时期档案管理工作需求。三是人员配备不齐全。医保行业的档案工作大多由办公室或者人事科人员兼职,没有配置专业化档案管理岗位,人才引进与后期继续教育培养力度不够,在一定程度上影响了档案数字化进程的推进[3]。

2.2 管理组织体系不健全

一是组织建设方面。大多医疗机构或者医保管理单位没有意识到档案工作的重要性,医疗保障工作与档案工作发展不一致,尚未设置档案工作管理领导小组专班,领导力与监督力度不够,相关档案管理工作职能较为模糊与分散,导致整体发展不明朗、工作流程不细化、业务开展不细致、日常监督不到位,在政策推动、资金扶持等方面力度不足,使得医保档案事业的发展受到局限。二是制度标准方面。大多医保单位没有建立良好的档案管理体系,对于制度也仅仅是将国家或者上级档案主管部门的文件直接搬过来用,与实际工作开展和业务流程管理结合不足,致使医保档案管理工作缺乏一定的规范性,相关约束仅流于表面形式,难以提升档案管理的执行力,在一定程度上影响了医保档案的数字化转型和精细化管理。

2.3 现代技术应用不充分

此问题主要在于目前医保档案管理部门对于数字化、信息化的认知仍然停留在档案的管理与存储层面,处于初级发展阶段,对于开发利用、共建共享等业务建设的思路不够开阔,服务理念不足,系统平台优化升级、功能创新水平不高,相关数据挖掘、信息整合等科学技术尚未得到应用,使得档案信息的管理与利用存在低效率、碎片化、零散性的问题。与此同时,医疗与医保行业涉及较多业务系统。例如,财务管理系统、人事管理系统、项目管理系统等,在档案利用系统开发过程中,大多单位尚未考虑到一体化、协同化发展模式,使得在开发语言、系统构架、接口技术等方面与其他系统平台不一致,导致行业内部档案管理工作与上下游部门之间、横向相关职能部门之间相互沟通不畅,“信息孤岛”问题严重,信息共享难以实现,严重影响了医保档案信息资源整合的质量和效率。

2.4 日常监督机制不到位

在海量医保档案管理工作中,监督工作是确保各项流程顺利开展的重要环节,通过对预定目标进行全方位的监督管理、分析总结,可及时解决存在的问题和薄弱环节。但是目前大多医疗或者医保部门尚未建立科学合理的绩效考核制度,对于医保档案的收集整理、归档利用、开发服务等工作任务的日常调度反馈、考核检查机制不完善,往往局限于年终报告中的数字指标,公正公平评判标准有待加强,严重影响了员工的创新积极性和主观能动性,无法满足高标准体制改革的需求。

3 新时期医保档案数字化管理创新性发展

3.1 完善基础设施,打造精英化队伍

一是转变管理理念。医保档案信息化相关部门领导及管理人员要紧跟时代发展,从思想上破除传统档案管理模式的固化思维,重视档案数字化工作,在根源上转变观念意识,牢固树立服务大局和共建共享的发展思维,促进顶层设计层面,为医保档案数字化工作提供政策制度、发展资源的支持。二是完善信息化基础设施建设。结合单位实际情况及发展需求,加大财政资金投入,采购先进的档案管理系统硬件设备,积极研发档案管理与对外服务的平台功能,从而提高档案管理现代化水平。三是建设干部人才队伍。医疗行业相关部门要全面审查本单位档案管理岗位情况,找准漏洞,面向社会定向选拔专业人才;提高准入门槛,在社会人力资源中心、科技企业、高等院校等开展社会招聘、考选遴选等工作,增加既懂得现代档案管理技能,又了解医疗保险相关理论知识的人才数量,为本单位干部队伍注入新的活力。同时,医保单位要定期开展继续教育业务培训工作,邀请业内专家、业务骨干和高校教授,针对现阶段医保档案发展趋势、技术应用和先进典型进行讲解,提高工作人员信息化意识。进一步提升医保档案管理队伍的综合专业素质水平,为后期档案管理及开发利用、共建共享提供扎实的人才保障[4]。

3.2 科学制定规范,打造统筹化格局

一是加强组织领导。医保部门要成立档案工作领导小组,由分管领导担任组长,各业务部门负责人为组员,整合单位内部力量,实现多部门联动。同时要统筹规划档案工作未来发展方向,明确各部门职责,细化工作措施,定期召开档案工作专题会议。对于当前档案管理的数字化程度、政策实施情况、面临问题、解决路径进行集中分析解决,不断研究新思路新手段,做到各部门融会贯通、协调配合,全方位推进医保档案管理信息化建设进程。二是加强体系建设。领导小组要不断完善医保档案管理制度,结合中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》以及国家卫生健康委、国家中医药管理局联合制定的《全国公共卫生信息化建设标准与规范(试行)》,根据本单位实际工作运转情况,制定科学性强、可执行度高的《医保档案数字化管理办法》《医保档案开发利用制度》《医保档案业务流程规范》等标准文件,使得新时期医保管理工作更加统一化、系统化和规范化。

3.3 引进先进技术,打造一体化平台

一是技术方面,医保档案的分管领导及管理人员要聚焦现代科学技术,积极实现创新式档案管理。在标准制定、系统对接、风险评估、发展需求等方面综合考量,选择符合工作实际的技术与档案的管理服务向相融合,减少重复投入,提高成本和收益的性价比。如大数据、云计算、云存储、区块链等技术,提升医保档案内部之间信息关联价值,最大程度地发挥其经济效益和民生效益。二是整合方面,要统筹推进系统集成。根据医保档案工作流程、业务规范和技术标准,与现有其他业务系统协同开发,建设统一、科学、便捷的一体化区域性医保档案数据中心,确保各方面生成的文书、音频、照片等档案信息资料突破时间与空间的限制,能够实时在线传输归档,在实现档案管理、传输和共享效率提升的同时为参保人员提供更加便捷、快速和准确的服务[5]。三是安全方面,医保档案对外利用率较高,要在过程中加强安全防护工作。一方面要在系统建设初期配套设置防火墙、安全审计、杀毒软件等安全手段;另一方面可通过身份验证、权限控制、电子签章等方式满足不同社会群体安全查询利用的需求,使医保档案利用服务更加人性化与安全化。

3.4 加强监督监管,打造合理化体系

相关负责单位应设置考核小组与监督人员,制定科学合理的《医保档案管理考核规范》,全方位、多角度地监督档案管理的整个流程,无死角地构建协调监督工作体系。期间可利用定量分析、定性分析和对比分析等多种方法,将事前监督、事中监督、事后监督与长期监督、暂时监督相结合,以保证考核结果的准确性和科学性。同时要设置员工激励机制,在干部选拔、职称评定、薪酬制度、晋升方式等方面向档案管理人员倾斜,引导广大干部面临新形势、新任务,强化使命担当,提高业务水平。加强工作作风建设,避免在工作过程中出现敷衍应付、相互推诿扯皮的问题,真正做到落实工作到位、监督检查到位、责任追究到位,进而推动医疗保险工作向着更加规范化、科学化和信息化的方向迈进[6]。

综上所述,医保档案作为医疗保险工作中的重要组成部分,管理人员扮演着越来越重要的角色,尤其在新时期现代科学技术蓬勃发展的背景下,更需要相关领导者及管理人员把握时代机遇,优化完善管理质量,升级基础软硬件设施,构建科学管理制度体系,促进医保档案管理及对外服务利用工作更加高效,进而为我国医疗事业的高质量发展贡献档案力量。

参考文献

[1]谢霞.建立健全医保档案质量管理机制的研究[J].兰台内外,2023,(16):43-45.

[2]姜丽.大数据时代医保档案的信息化管理策略分析[J].数据,2021,(09):73-75.

[3]冀英辉.浅谈信息化背景下医保档案管理的融合与创新[J].山东档案,2021,(05):45-46.

[4]戴丽娜.关于网络环境下医保档案管理的思考[J].现代企业,2022,(01):141-142.

[5]姚秀敏.全民医保背景下医保档案开发与利用[J].兰台内外,2022,(27):67-68+43.

[6]陈芬.大数据时代医保档案的信息化管理策略探析[J].中国新通信,2023,25(21):69-71.

作者简介:刘秀梅(1978—),大学学历,淄博市张店区医疗保障服务中心馆员,主要从事档案管理工作。

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