大数据背景下城建档案管理与利用探究

摘 要：大数据已经上升为国家战略。大数据背景下城建档案具有馆藏档案数量大、种类多、真实性高、检索利用效率快等特点，同时也使得城建档案管理面临着许多现实挑战，需要在正确认识大数据背景下城建档案管理特点及规律的基础之上，有针对性地采取措施，加强城建档案的管理与利用，发挥档案在城建事业发展中的价值功能。本文以大数据应用为研究背景，分析了大数据背景下城建档案管理呈现的特点与面对的现实挑战，在此基础上提出切实可行的应对策略，对大数据背景下做好城建档案工作提供有益的参考和借鉴。

关键词：大数据；档案管理；城建档案；信息化

2015年，党的十八届五中全会首次提出“国家大数据战略”。大数据是以容量大、类型多、速度快、价值高等为主要特征的数据集合，并发展成为对来源分散、格式多样的数据采集、存储和关联分析，从而发现新知识、创造新价值、提升新能力的新一代信息技术。2021年颁布的《“十四五”全国档案事业发展规划》中三次提及“大数据”。即 “推动档案全面纳入国家大数据战略”“加强大数据人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用”“开展新一代信息技术在档案管理中的应用、大数据环境中电子文件与电子档案一体化管理研究”。新时代，运用大数据推动档案管理、提升档案利用效率成为发展的趋势，也是推动档案管理高质量发展的必然选择。

1 大数据背景下城建档案管理与利用的主要特征

随着大数据、云计算、区块链等先进技术在档案管理与利用中的深度应用，为档案信息化提供了有力的技术支撑，也深刻地影响着档案管理与利用的质量和效果[1]。尤其是《档案法》及其《实施条例》的修订和实施，赋予了电子档案与传统载体档案同等效力，并对电子档案管理提出明确要求，即采取技术手段保证电子档案“来源可靠、程序规范、要素合规”。

1.1 档案数据信息管理量大

根据互联网数据中心（IDC）公布的数据显示，2023年，我国数据量规模达到76.6ZB，年均增长速度达到26.3%，为全球第一。其中办公自动化、业务信息化的发展使电子档案管理日益成为主要形式。大量具有保存价值的数据产生，为数据存储治理和分析应用提供了可靠的信息源。新一代信息技术大数据的应用，使档案载体模式发生了巨大变化，脱离纸质等传统介质的电子档案，产生了庞大的数据流与信息流。从电子档案业务类型来看，电子文书类、数码照片类、视音频类等不同类型的档案数据汇聚成庞大的档案数据信息，并呈现快速增长态势。从电子档案存储能力来看，光盘、磁盘、云盘、网盘等存储技术的应用，大量电子档案数据信息能够完整、全面地保存下来，借助相关读取技术可实现电子档案信息导入导出。如云技术应用能够存储超过1000个TB的信息容量，且占用空间小。大量电子档案数据信息的产生，需要及时做好数据存储、分类，为档案管理与利用提供丰富的信息源。

1.2 档案数据信息管理种类多

档案数据信息反映的是档案内容，档案内容涵盖范围广，使得档案数据信息管理的内容种类较多。以城建档案馆为例，馆藏的档案数据信息包括文书类、工程类、声像类、财务类、人事类等。《档案法》及其《实施条例》均明确提出要做好电子档案管理与利用工作，确保电子档案“来源可靠、程序规范、要素合规”。馆藏的电子档案内容包括其内容、结构、背景信息及管理过程信息等，要做好电子档案的全过程管理，要确保“准确记录、可追溯”。大数据信息技术的应用极大地提升了档案管理的质量和效率，电子档案信息收集、存储于专题档案数据库，便于后期的检索利用。档案数据信息管理种类多，需要根据不同类型、不同价值的档案数据信息采取精细化的管理模式，为后期档案利用提供优质服务。

1.3 档案数据信息利用真实性高

根据《档案法》及其《实施条例》的相关规定，移交的电子档案应满足“真实性、完整性、可用性和安全性”要求，这也是对档案数据信息的质量要求。且明确赋予电子档案与传统载体档案同等效力[2]。近年来，随着我国城市建设事业的发展，大量市政基础设施修建、维护、保养以及新的市政工程项目陆续开工建设，产生大量具有保存价值的档案资料，及时将档案资料进行数字化信息采集，并利用时间戳、区块链、数据库等技术确保馆藏档案数据信息的真实性与可用性，发挥馆藏档案数据信息的应有价值。此外，先进数字技术的应用有力保证了电子档案信息的真实性。为维护日常城市建设事业发展，尤其是为维护当事人合法权益、提升城市建设事业高质量发展提供了重要的数据信息支撑。档案数据信息采集、分类和管理的真实性是档案工作的生命线。注重馆藏档案数据化工作，运用大数据技术强大的分析运算能力，在各种数据信息之间建立有机联系，使数据信息关联度更高，实现数据信息流的汇聚，更加全面、完整地展示事物的本真。

1.4 档案数据信息利用效率快

与传统人工查询检索管理和利用档案效率较低不同，由于大数据技术具有超强的运算能力、快速的处理速度。能够实现在海量的馆藏档案数据信息中快速检索到所需的档案信息内容，极大地提升了档案数据信息利用的体验感。在数据库中，各种档案数据信息流汇聚，运行速度快，不受时间与空间的限制。也可以借助大数据技术建立财务类档案数据库、科研数据库、业务交流数据库、工程类数据库等，通过物联网技术实现各个数据档案信息的互联互通，能够高效满足不同用户的个性化档案利用需求[3]。

2 大数据背景下城建档案管理与利用的现实挑战

2.1 档案数据信息量大，增加了查询和利用的难度

大数据时代，城市建设档案馆收集了大量在行政管理、财务报表、项目工程管理过程中产生的大量具有保存价值的档案数据信息，如行政管理过程中产生的文本文件数据信息、宣传报道的网页数据信息、监理过程中产生的视频音频数据信息以及数码相机拍摄的各种图片数据信息等，这些具有保存价值的档案数据信息是大数据背景下档案收集、整理的主要对象。海量的档案数据信息增加了档案收集的难度，也给档案管理与利用带来诸多的不便。目前，档案管理所使用的信息技术主要是传统的C/S或B/S单一服务器系统，档案数据信息存储备份主要依靠磁盘、光盘等，这些传统管理技术模式难以有效满足多元化的档案信息查询利用需求，无法保证新时代信息查询的即时性需求。

2.2 档案数据多源异构，增加了系统处理的难度

城市建设馆的馆藏档案管理包括党群类、行政类、工程类、科研类、财务类、影像类等内容，每一个门类的档案数据信息都存在较大的差异性。既有大量的实物类档案资料信息，也有大量视音频档案数据信息、图片文字表格等档案数据信息。档案类型多样，呈现出多源异构的显著特点，增加了档案管理与利用的难度。根据电子档案管理规范的相关规定和要求，网页、视音频、表格、文本等非结构化电子文件的数据信息也是电子档案管理的重要内容，这些非结构化的档案数据信息越来越多。传统档案管理中以“卷”“份”为单位进行归档管理，受制于空间、地理环境等因素制约以及受自然环境因素影响，档案管理与利用受到了极大制约。在大数据背景下，大数据、云计算、互联网、物联网技术的应用成为推动城市建设档案馆提档升级的重要技术支撑[4]。按照“增量电子化、存量数字化”原则，需要将各种传统载体的档案信息进行数字化转化，丰富档案数据信息源，各种非结构化电子文件所产生的数据信息共同构成了档案数据的多源异构，增加了档案信息系统的技术处理难度。

2.3 档案利用需求多样，增加了档案管理的难度

近年来，随着我国城市建设事业的快速发展，基础设施建设大幅度提升。2023年，我国市政基础设施运维市场达到1.0381万亿元，较2022年复合增长率为5.3%，市政工程建设支出也呈现出大幅增长态势。城市建设档案馆收集了大量市政工程项目建设、维护过程中产生了大量具有保存价值的档案资料，在日常行政管理、项目审计过程中既会产生各种档案数据信息，也经常需要查询、检索和利用档案信息资源，在馆藏的档案数据信息中作为其业务活动的重要凭证，业务工作经验总结及方法提炼的重要载体，并最终用以指导和推动城市建设事业发展。由于城市建设事业发展档案数据信息产生者与使用者不同，存在较大的档案数据信息需求差异，传统的档案管理模式难以满足大数据背景下档案数据信息规模化、个性化需求，增加了档案管理与利用的难度。

3 大数据背景下城建档案管理与利用应对之策

3.1 优化：实现城建档案资源共建共享

认真贯彻落实《档案法》《实施条例》《城市建设档案管理规定》《科学技术档案工作条例》等法律法规，牢固树立大档案管理思维、系统思维，以城市建设档案馆为城建档案管理中心，开通城建档案管理平台，做好平台功能设置，重点是要高效整合城建档案基础资源、城建档案数字资源和城建档案管理资源，实现城建档案业务数据信息的共建共享。首先，优化城建档案基础资源。将城建档案中分散于各科室、各业务部门的档案信息资源整合，把工业、民用建筑工程档案资料，市政、公用、交通基础设施工程档案资料，市容环境卫生设施建设工程档案资料以及城市防洪、抗震、人防工程档案资料资源收集整理。这些城建档案涉及城市规划、环卫、人防、交通等若干部门，要主动做好上门收集，提供业务档案归档指导等工作，并按不同档案信息资源库分类收集整理，为实现数字时代档案基础资源整合和共享奠定基础[5]。其次，优化档案数字资源。按照“单轨制”原则要求，高度重视电子档案“来源可靠、程序规范、要素合规”的标准和要求，建立以互联网、云存储、大数据技术为支撑的城市建设档案信息管理系统平台，按照“增量电子化、存量数字化”的原则，认真做好城建档案馆不同时期产生的城建档案信息资源，并按照不同的档案类型与卷宗，将档案数据信息录入档案专题数据库，并将分散的档案信息资源与专题数据有效整合，构建由档案元数据库、专题数据库、原始数据库及共享发布数据库所构成的统一的档案数据中心资源库，并做好馆藏档案的数字转化和整合，将声像、视音频、图片等各个载体的档案转化为数字信息，推动电子文件资源与数据资源的整合。最后，优化城建档案管理资源。优化是从人员岗位职能和城建档案管理制度及标准持续改进。以城建档案业务室、声像室机构为核心，办公室、财务室予以配合，共同做好城市建设档案资料的收集、整理以及数字化工作。按照《档案法》及其《实施条例》实施为契机，建立一套符合城市建设行业档案管理特点和规律的档案业务数据信息清洗、提取，不断完善档案数字化管理制度、标准和要求，指导档案数字化管理工作。

3.2 深化：实现城建档案信息自动采集服务

大数据时代，城市建设档案管理部门应推动数字技术与城市建设档案管理业务的融合发展，运用现代化信息技术，重构城建档案应用系统，尤其是城建档案查询服务，要运用人工智能、信息检索等先进技术，通过先进的算法，及时掌握各个时期的城建档案查询需求，为城建档案馆个性化服务提供技术支撑。首先，深化档案信息获取。随着办公自动化、工程管理信息化、智能化等技术的应用，使城市建设事业得到了快速发展，数字信息资源更新快、信息量大、信息源渠道多，呈现出重要信息与“冗余”信息并存，这就需要做好数字信息采集和抓取，防止被海量“冗余”信息所淹没和“屏蔽”。大数据技术应用与档案管理工作发展深度融合起来，利用网络动态数据抓取技术和网络动态信息监控，实现网络信息资源的自动抓取、自动保存与归档。其次，深化业务工作流程。大数据时代，科技技术与档案管理的深度融合，城建档案管理呈现扁平化趋势，利用档案形态、日期、内容等信息，在技术与档案之间达到融合连接，实现档案的自动整理，即时归档。最后，深化档案信息个性服务。大数据时代，城建档案管理部门利用数据分析与统计技术掌握档案利用动态，将用户关注、使用频率较高的档案信息资源及时推送至前台，为城建档案查询利用提供精准化与个性化服务。

3.3 实化：实现城建档案管理效果共赢多赢

大数据时代，城市建设档案管理面临着档案数量增多、需求改变、服务扩展、个性应用，档案管理应坚持共赢多赢理念，加强合作，联合各方力量共同做好档案管理。首先，与数据服务商联合。城市建设档案馆要善于利用数据服务商的技术与人才优势，加强合作，完善档案数字资源库，提升档案数字管理水平和质量。其次，与档案形成者合作。大数据时代，城建档案馆要收集更多、更优、更全的信息资源，需要主动与市政、市容、环卫等档案形成者保持良好合作，加强档案知识普及，赢得学科、部门的支持配合，增强归档意识。最后，与档案利用者合作。大数据时代，城建档案馆不再是“坐等上门”的被动式服务，而应利用数据分析、统计技术，透过档案利用者的习惯和关注的重点做好信息需求预测，提前做好服务。同时，要加强档案数字信息安全教育，档案利用者要严格按照要求做好档案信息资源的查询、检索、利用工作，防止失密、泄密发生。

参考文献

[1]刘慧，阿比娅斯，刘鑫.新时代加强城建档案管理的对策分析[J]办公室业务，2024（3）：58-60.

[2]刘敏.开展城建档案服务利用 全面推动城建档案工作创新发展[J]文化产业，2023（5）：22-24.

[3]宋兆辉.智慧城市背景下城建档案管理探讨[J]兰台内外，2024（1）：46-48.

[4]刘娜，徐莉.加快数字化转型，助力城建档案工作提档升级[J]中国建设信息化，2024（3）：19-21.

[5]朱欢.智慧城市建设中的城建档案信息化管理探析——以广东省Z市为例[J]区域治理，2024（2）：170-172.

作者简介：周音娜（1979.7—），大学学历，福建省邵武市城市建设档案馆馆员，从事城建档案管理。