物业企业会计内部控制的方法与运用

会计内部控制对于物业企业至关重要，良好的内部控制为企业的管理和运营奠定了基础，从而确保企业的良性发展。本文旨在分析物业企业会计内部控制目前存在的问题，并针对性地提出一些改进建议，以期为物业企业完善会计内部控制制度提供一定的参考。

一、物业企业会计内部控制存在的问题

当前，许多物业企业已经逐渐意识到会计内部控制的重要性，会计的功能性逐渐从核算向内部控制转变，但是在转变的过程中还存在一些误区，实务工作中现存典型问题如下：

（一）会计内部控制环境不足

会计内部控制仅靠单一部门无法正常推进和运转，财务部没有管理各业务条线员工的实际权力，而内部控制制度的实施很多都要依赖基层员工的配合。财务部可以将管理层的战略目标分解到业务层面，但后续还需要再制定相应的考核办法层层落实，使各条线的员工都认可内部控制并积极配合，从而确保会计内部控制的有效运行。但由于部分物业企业管理层对内部控制的认知不足，缺乏对各个部门员工的引导和培训，导致员工的重视程度不够，致使相关工作无法顺利开展。

（二）内部控制制度及流程不健全

房地产公司为了让自建房产持续为自己增收，通常都会成立自己的物业公司作为附属公司，因物业公司收入体量较小，在集团内往往得不到重视，权责范围也受到了一定的制约。物业公司内职级最高的总经理或类似职位动用资金也需要受制于房地产公司。这种管理模式让报销审批流程格外复杂，不仅需要物业公司的负责人一一审批，同时还要经房地产公司的负责人审批后才可放款，且审批流程需要线上线下双轨运作，严重影响了工作效率。长此以往，导致物业公司的内部控制不成体系，相对混乱。此外，一些物业公司虽然制定了相应的内部控制制度，但都基本流于形式，未将其充分落实到日常工作中，也没有在实践中验证内部控制制度的合理性并不断优化制度，因此无法更好地引导物业公司的发展。

（三）会计内部控制的固有局限

一是人为错误的限制。一方面，设计人员经验和水平的限制。内部控制会计制度需要与企业战略规划目标有效联系，从而提炼出最能驱动企业价值创造的关键指标，这对设计人员的能力要求极高，精准的内部控制制度才能有效实现企业价值，但稍有偏差，可能会导致最终的结果与战略目标相差甚远；另一方面，执行人员理解错误。物业公司保安、保洁等低学历层次的员工较多，对制度的理解可能有一些欠缺，因此难以将内部控制制度执行到位。

二是串通舞弊的限制。物业公司涉及的收费内容较繁杂且量大，靠财务人员实地核实每一项收入的真实性不太现实，一旦有员工出现私自收费不上交、偷换水电表等行为，并与业主内外勾结，内部控制也很难识别出此类违规行为，进而给物业公司造成巨大损失。

三是运行成本的限制。会计内部控制的实施需要全员配合，同时还需要软件技术方面的支持，这需要付出较多的人工、资金成本。一些中小型物业企业出于成本考虑，因此不愿大费周章去运行内部控制。

（四）会计内部控制监控力度不足

部分物业企业内部控制的监管力度不足，导致内部控制形同虚设，不能与企业文化融为一体，因此无法充分发挥其应有的成效。究其原因，主要有以下几方面：

一是部分物业企业管理层思想意识存在偏差，没有充分认识到内部控制监管的重要性，也没有将内部控制监管的意义传达给员工。

二是考核力度不够，没有将内部控制结果与绩效挂钩，员工在执行过程中缺少紧迫感和约束力，不利于内部控制的执行。

三是内部控制监管的标准过于单一。一些中小型物业企业因考虑资金成本不愿承担高额外审费用，只局限于集团财务人员内审，设计的监管标准无法与时俱进，也无法与同行业接轨。

二、会计内部控制方法及运用策略

（一）优化内部控制环境

一是转变管理思维。首先，良好的内部控制环境离不开管理层的正确引导，因此管理层要转变对内部控制管理的思想认识，将内部控制管理的重点从财务部扩展到各个部门，将专业的事交给专业的人来做。如财务部负责指标分配，人力部负责业绩考核，经理办公室负责安排管理员工的具体工作，业务部负责执行并反馈结果。

其次，加强对全员内部控制意识的培训教育。组织相应的培训会议，让员工深刻了解内部控制的价值及企业施行内部控制的初衷，使员工接受认同并围绕内部控制管理开展工作，从而营造良好的工作氛围。

二是完善内部控制制度。健全的内部控制制度是确保企业良性发展的根本要求，物业企业要定期进行相关制度的更新迭代，以不断满足企业日常业务管理需求。

首先，厘清岗位职责。完善并明确各个岗位的具体职责，从而形成部门间有效的沟通机制，以提高部门间的协作效率。

其次，精简业务流程。减少重复且繁琐的非增值作业，避免线上线下双审批，从而节约人工成本，提高工作效率。

最后，强化监督力度。坚持制度与监管相结合，增设评估与奖惩机制，以确保内部控制机制的权威性。同时提高员工对内部控制管理的重视程度，调动员工的参与热情，从而为内部控制工作的顺利开展保驾护航。

（二）加强风险评估

一是在项目承接初期需要先做风险评估，预估企业在运营过程中可能会发生的风险，再据此研究内部控制手段及应急对策。

首先，在项目初期，要与业务人员进行充分沟通，了解小区的基础配套设施是否健全，业主对物业的满意度以及是否能按时缴纳各项费用，小区的地理位置是否可以开辟增值服务增加物业收入。同时了解项目全年可能要发生的各项支出，预估小区后续的突发维修成本。此外，要考虑水、电、暖等是否已交由相关部门，如需代收，物业该如何管控，水损成本如何分摊、是否需要提前垫付资金、如何收费开票。在此基础上，对整体数据进行测算，从而预估项目的经营利润情况。

其次，通过实际沟通，提炼出重要指标。业主满意度、收缴率、增值收入、成本管控、利润、代收费项是物业企业经营好坏的关键性因素，因此要围绕这些指标，对可能发生的风险实施应对策略，从而提高应急方案的响应速度。

二是引入先进的信息化系统，引导物业企业更加全面地进行风险评估，从而建立事前、事中、事后一系列的风险预警及应对机制。事前，召集各部门立项讨论内部控制过程存在的风险点，全面了解项目运行过程中可能存在的所有风险，通过预算管理，有序推进各项业务。

事中，合理利用现代化信息技术的预警机制。通过对大数据进行分析比对，快速找出存在异常的风险区域，有针对性地进行深入调研，从而精准高效地实时发现项目风险。

事后，建立健全反馈及应对机制。制定完善的应对各项风险问题的处理方案，引导项目纠正不合规的环节，从而不断改进各项业务流程。

（三）强化控制活动

一是制定全面预算。全面预算是物业企业内部控制管理的重要手段。预算编制必须贴合企业的实际情况，才能发挥出最大价值。初次编制可借鉴同行业的管理框架，再结合企业往年的经营情况，预估新一年可能会发生的各种问题，依据以收定支、收大于支、先收后支的原则，制定出符合企业自身发展的预算管理模式。同时，要制定相应的考核办法，让预算在监管下持续推进。在季度、半年度、年度等重要时间节点采取奖罚措施，增强员工的紧迫感和积极性，从而促使每一项预算都能够落到实处。

二是规范采购管理工作。健全完善采购内部控制制度和管理办法，能够有效管控采购成本及采购物品质量，从而提升采购效率，节本降耗。

首先，根据市场价格制定各类产品的采购标准，采取货比三家、各地推荐、现场考察评估等方式，选择优质的供应商并建立供应商库，从而规范物业企业的采购范围。

其次，指定采购专员，负责物料的下单及结算。同时配置仓管员，负责采购物料的验收入库、出库及日常盘点。将采购与仓库管理员职责相分离，从而减少以次充好、虚假报销等舞弊行为。

最后，财务人员需及时核对出入库数据，定期盘点库存，以发挥警醒与监督作用，从而督促仓管员提升管理质量。此外，监管大量积压物资的行为，以减少资金浪费。

三是建立和完善会计系统信息化控制。物业服务涉及业主人数众多、收费内容繁杂，搭载信息化控制模式，能够让内部控制管理事半功倍。

首先，优化现有的收费系统，在系统中增设相关数据台账，对重点关注内容进行分类汇总，以随时提取项目的累计收费数据，使监管者能够密切监督项目的经营情况，及时发现与总体目标的差距，从而引导项目少走弯路。

其次，削减大量重复低级的数据统计工作，释放更多人工效能，提高工作效率。

最后，数电发票系统管理是国家对企业纳税全面监管的重要手段，但对物业企业来说也是自我监督的内部控制工具。从发票的流转能够清晰反映出业务流程，从数电系统后台大数据能够分析出业务条线的管理漏洞，帮助物业企业更快修正管理决策。物业企业不仅要享受新型税务系统带来的便利，更要通过系统了解潜藏的业务风险，及时对相关业务加以控制，从而助力企业健康发展。

（四）畅通沟通渠道

沟通渠道的畅通是物业企业发展的基石。财务的数据来源于业务，对业务不熟悉，直接影响到财务报表质量和内部控制管理。要促使业务与财务深度融合，必须将沟通放在首位。

一是加强部门间的沟通。在日常交流中，将部门间良性沟通融入企业文化，让员工理解沟通的重要性。同时进行员工问卷调查，了解员工在沟通方面存在的问题，进而针对问题制定出令双方满意的解决方案。

二是定期进行内部培训。由各部门的优秀员工传达本部门工作重点，以促进各部门了解彼此的工作需求，从而不断寻求符合各部门互利共赢的契合点。

三是在员工晋升等重要环节加入部门员工的意见，考评员工在部门内部的沟通态度及处事能力，以提高员工对部门沟通的重视，从而增强团队凝聚力。

四是物业公司与所属房地产公司之间应做好良好的沟通。作为房地产公司的附属公司，必须要让集团了解物业公司的动态及服务质量，从而给予更多的指导与支持。

（五）完善内部监督机制

一是建立制衡机制。首先，制定严格的监管审批制度，使物业企业内部的所有业务都在制定的框架下执行。制度的制衡能够确保各项业务的执行标准更加明确，时刻与企业的目标保持一致，从而避免员工因自我主观臆断损害企业利益。

其次，划清职责，不相容职务必须相互分离。多部门之间的相互合作既可以集思广益，充分发挥各个岗位的一技之长，同时也能对彼此起到相互制约的作用，避免过分集权导致徇私舞弊的发生。适当将权利和责任下放到各个条线，由多部门互相配合共同完成所有业务，从而将各部门的行动约束在职权范围内，不敢轻易触碰红线。

二是制定轮岗制度。建立以防为主的会计内部控制体系，定期给员工调换岗位。这不仅能让员工更加熟悉了解物业企业的各个环节，从而培养多元化发展的复合型人才，避免临时的人事变动影响到企业正常运转，同时还能及时发现各岗位的财务管理漏洞，使每一项工作都在阳光下进行。

三是强化监督执行。定期联合多部门执行相关审计工作，及时查漏堵漏。多部门人员的共同监督能够确保监管内容更加丰富，避免一人独大，不偏不倚。全面摸排物业企业各条线内部控制管理的真实情况，对内部控制执行良好的部门给予表彰嘉奖，树立典范；对偏离企业内部控制规则的行为进行相应处罚，责令尽快整改，不断向优秀看齐，从而在企业内部形成积极向上的良性竞争氛围，激励员工更加重视内部控制管理工作。

四是健全内部审计制度。内审人员要与时俱进，掌握最新的审计监管办法，不断学习同行业先进的内部控制管理模式，完善内部审计监管内容。同时结合物业企业的业务范围，制定出更符合其发展的内审制度，从而提升企业的内部控制监管能力。

结语：

综上所述，社会发展的速度越来越快，物业行业要想紧跟时代的步伐，就必须从内部控制抓起。因此管理层急需从思想上转变对内部控制管理的认识，深刻了解物业企业面临的危机与风险，带领全员将内部控制思想融入企业文化之中。同时引进先进的信息管理技术，并制定严格的财务审批制度，合理控制采购等各项成本支出，贯彻实施全面预算。此外，建立健全内部控制监督机制，将内部控制管理落到实处，从而更好地应对所有的变化与挑战。