浅析国企角度下基建档案在物业管理中的应用

【摘 要】国有企业在推动城市建设和经济发展中发挥着重要作用，作为其资产管理的核心环节，物业管理在保障企业资产保值增值、提高运营效率方面具有不可替代的作用。基建档案作为记录建设项目从规划、设计、施工到竣工验收全过程的重要文件，不仅是工程建设的历史凭证，也是物业管理的重要依据。随着国有企业管理要求的不断提升，规范化的基建档案管理能够有效发挥其支持作用与品牌效应。然而在国企的物业管理中，基建档案的应用仍面临档案不够健全、资料失真、信息化程度低等诸多问题。如何通过完善基建档案管理来促进物业管理的智能化发展，并为国企的综合效益提升提供支持，已成为亟待研究的课题。论文从基建档案的作用、问题及其与物业管理的互动发展策略等方面进行探讨，旨在为国企物业管理提供理论支持和实践路径。

【关键词】基建档案；物业管理；互动策略

【中图分类号】F276.1；G271 【文献标志码】A  7c3/Zza8HBfReKZcgly2Vb4VwdoSSTz44/c1QKxvMKU=; 【文章编号】1673-1069（2024）08-0116-03

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1 引言

随着我国城市化进程的不断推进和经济结构的优化调整，国有企业在基建投资和物业管理方面扮演了越来越重要的角色。基建档案作为工程建设的全流程记录，涵盖了从项目规划、设计、施工到竣工验收等多个环节，是保障工程质量、优化物业管理、延长建筑物使用寿命的重要依据。国有企业不仅要确保基建项目的顺利实施，还要对基建完工后的物业进行科学管理，以实现资产的保值增值和提升企业整体运营效率。在此过程中，基建档案的科学管理和有效应用成为物业管理的关键环节。基建档案不仅仅是数据和文件的汇集，更是记录国有企业建设过程的历史凭证，对物业管理中的维护、维修、改造等工作提供了决策依据。通过查阅详细的基建档案，物业管理部门可以准确掌握建筑结构、设备安装、材料使用等关键信息，从而有针对性地进行维护和优化管理。此外，基建档案对于应对突发事件、开展安全检查、减少维护成本等方面具有重要的指导意义。

2 基建档案概述

2.1 基建档案的定义与构成

基建档案是记录和反映国企基础建设项目全过程的系统性资料集合，涵盖了施工图纸、竣工验收资料、设备使用手册等多种文档形式，其不仅是对项目施工过程的全面记录，更是项目建成后物业管理和运营维护的重要依据。在国企的物业管理中，基建档案作为信息的核心载体，为物业设备的运行状态、结构特点以及各项设施的历史记录提供了详尽的说明。这些档案涵盖了建设初期至运营管理各个阶段的数据，不仅体现了国企在基建环节的工程质量，也反映了各类设施设备的具体参数和使用寿命，为后续物业管理工作的科学化和精准化开展奠定了基础。基建档案对物业管理的最大价值在于其信息的准确性和全面性，这些信息不仅能够支撑设备的日常维护与检修，还能够为物业管理的升级改造提供决策依据。通过基建档案，物业管理者能够更深入地理解建筑物和设备的原始状态及使用情况，进而制定合理的管理和维护方案，实现资产的有效保值和增值。因此，基建档案的系统性管理和高效利用是提升国企物业管理水平的重要保障。

2.2 基建档案的作用

2.2.1 基建档案对物业管理的支持作用

基建档案在国企物业管理中发挥着关键性的支持作用，首先体现在对物业设备维护和更新的指导上，档案记录了设备的安装、验收和运行过程的详细信息，为设备故障排查、定期检修和更换提供了直接依据；其次，准确的基建档案可以帮助物业管理人员迅速定位问题，减少设备停机时间，降低运行维护成本，确保设备以最佳状态服务于物业运营；再次，基建档案的详细数据为物业的安全管理奠定了基础，通过对施工和验收阶段资料的查阅，管理者能够准确掌握各项设施的安全性能指标，制定科学的安全检查和应急预案，提升物业管理的安全性；最后，基建档案在节能减排方面也有着积极的影响，它能够提供建筑节能设计、设备能耗等关键数据，为物业管理的节能措施实施提供方向性指导，助力国企实现低碳环保的管理目标。

2.2.2 基建档案助力物业管理品牌提升

基建档案在提升国企物业管理品牌效应方面具有显著作用，首先，档案的规范化管理有助于物业服务的标准化和精细化，档案内容的系统性使得物业管理能够在科学的数据支持下进行，更加符合现代化管理需求；其次，通过合理应用基建档案，物业管理部门能够根据历史数据进行分析，优化管理方案，不断完善服务流程，提高工作效率和管理水平。这种基于档案数据驱动的管理模式，有效提升了物业管理的透明度和可控性，优化提升了品牌形象，形成了国企物业管理的核心竞争力。

3 基建档案在物业管理中的应用问题

3.1 基建档案不够健全

现阶段，基建档案不够健全是基建档案在物业管理中应用的常见问题。承接查验，是物业管理企业接管项目的标志性工作，该项工作，能够清晰地划分责任，对于建筑物的平稳及安全具有重要影响。受多种因素的影响，部分国企在管理物业与基建档案时，并未将承接查验资料纳入基建档案管理范围。在物业管理时，老旧小区增设停车场、增加垃圾分类装置或加装电梯设施等项目时有发生。建筑工程交付后，并未强制归集新增设施的工程资料，此种现象导致物业管理企业无法有效实现对建筑的后续管理。随着物业投入使用，业主委员会或物业服务企业通常会结合日常的工作实际，经常发起物业改造工作或维修工作。而在工程具体施工期间，并未归集涉及重大工程信息变化的档案，造成物业维修后档案的指导性较差。工程建筑物交付之后，物业企业对建筑工程的调整、业主装修对建筑信息的变动等，均未被归集到档案当中，致使建筑最新的信息与原始档案信息不一致，容易出现消防安全隐患。此外，在部分国企的基建档案管理工作中，工程档案资料缺失是较为普遍的问题，主要表现在建筑工程档案、维修记录、设备维护档案等方面。档案的缺失不仅会影响日常管理工作，也会导致在处理紧急情况时缺乏必要的信息支持。对其原因进行分析，主要是物业企业在管理档案时，具有随意性特征，缺乏对工程档案资料管理的重视。

3.2 工程资料内容失真

在物业管理过程中，基建档案的准确性和完整性至关重要。然而，工程资料内容失真问题仍时有发生，严重影响了物业管理的效果和效率。首先，设计图纸不准确。工程资料中的设计图纸存在内容失真问题，如尺寸不准确、布局错误或材料规格不匹配。此种资料的失真，导致物业管理人员在维护和修缮过程中遇到困难，因为实际情况与档案资料不一致，使修复工作变得更加复杂和低效。其次，施工记录不真实。施工过程中产生的记录和报告如果出现失真问题，会影响后续的维护和检修工作。一旦施工记录中对使用材料的描述或施工步骤的记录不准确，极易导致对建筑结构产生误解，影响日常维护和突发问题的处理。最后，质量检测数据不准确。工程资料中包含的质量检测数据如果存在失真问题，将直接影响对建筑物质量的评估。此种失真掩盖了潜在的安全隐患，使得物业管理人员无法及时发现和解决问题，增加了管理和维护的风险。

3.3 管理信息化程度低

在现代物业管理中，基建档案的有效管理和利用对提升服务质量和运营效率至关重要。就物业管理的现状来看，档案管理信息化程度低是基建档案在物业管理中应用的主要问题。部分物业企业仍依赖传统的纸质档案管理方式，现代化的信息管理系统并不完善。此种现象，不仅导致档案查找、检索效率低下，也会增加档案丢失和损坏的风险。纸质档案的处理需要大量的人力和物力，且不便于快速更新和共享，系统整合难度较大。即使有些物业管理企业引入了档案管理软件，但此类系统往往与物业管理系统、财务系统等其他管理系统缺乏有效的整合。此种信息孤岛现象使得档案数据难以与其他业务数据互通，影响了数据的全面性和准确性。除此之外，技术应用成熟度不够。部分国有物业企业在选择档案管理信息系统时，往往对技术应用缺乏深入了解，导致系统功能不全或操作复杂。技术应用的不成熟不仅影响系统的使用效果，也导致数据存在安全隐患，如系统漏洞或数据泄露。

4 基建档案与物业管理互动发展的策略

4.1 推进基建档案的信息化与智能化转型

推进基建档案的信息化与智能化转型是提升国企物业管理水平的关键环节。当前，传统的档案管理方式效率低、易出错，无法满足现代物业管理对数据的高效需求。建立统一的基建档案信息化平台，实现档案数据的互联互通，不仅能够将分散的档案资料整合为系统化的信息库，还可以在数据共享的基础上为各个业务环节提供精准的支持。信息化平台通过对数据的标准化和数字化处理，使得档案的调取和应用变得更加快捷、精准，极大地缩短了查阅和决策时间。智能化档案管理系统的引入则进一步提升了档案的利用效率，基于大数据、人工智能等技术，可以对档案信息进行智能化的分类、分析和应用，实现对历史数据的精准追溯和对未来趋势的预测分析。这类系统不仅能够提高档案的管理效率，也可以为物业管理的各项决策提供科学依据，实现管理模式从被动处理向主动优化的转变。智能化的档案管理能够实现对设备运行状态的实时监控和预警，通过对基建数据的分析，及时发现隐患，降低运营风险，为物业的安全性和稳定性提供强有力的保障，助力国企物业管理水平的全面提升。

4.2 建立基建档案与物业档案的联动机制

建立基建档案与物业档案的联动机制是推动国企落实物业全生命周期管理的重要举措。当前，基建档案和物业档案在系统层面往往处于割裂状态，数据之间难以有效衔接，导致在实际管理中存在信息孤岛现象，无法实现对档案资源的最大化利用。推动基建档案与物业档案的系统集成，可以实现从建设到运营的无缝衔接，使档案资料能够在建筑物的不同生命周期持续发挥作用。这种联动机制的构建需要打破传统档案管理的界限，通过系统的集成和数据的共享，建立起贯穿项目建设、交付、运营和维护各个阶段的档案管理链条。实现基建档案与物业档案的深度融合，这不仅能够让管理者全面掌握建筑物及设备的真实历史信息，还可以为物业的日常管理、维修保养、改造升级等工作提供持续的技术支持。全生命周期的档案管理能够有效避免信息丢失和误用问题，使各类工程资料真正成为物业管理的“活档案”，提升管理的连续性和前瞻性，实现物业管理的动态优化，为国企在物业服务市场中的竞争力提升奠定坚实基础。此外，国企应提高对基建档案管理工作的重视程度，最大限度确保档案资料无误差、无遗漏。

4.3 加强物业管理专业人才队伍建设

加强物业管理专业人才队伍建设是基建档案在物业管理中有效应用的重要保障，人才的不足是当前国企物业管理面临的核心问题之一，尤其是在档案与工程技术深度融合的管理需求下，复合型人才的缺失问题尤为明显。培养兼具基建档案管理和物业服务能力的复合型人才，是提升物业管理水平的重要手段。专业人才不仅需要具备档案管理的基础能力，还需要熟悉建筑结构、设备运行和物业服务的各项技术细节，能够在档案应用中为物业管理提供全方位的支持。国企通过有针对性的培训计划和岗位实践，提升现有人员的档案管理技能，同时，引进具有工程背景和档案管理经验的专业人才，能够有效增强物业管理团队的综合实力。为提高基建档案在物业管理中的应用水平，国企需要在人才管理中注重对其实践能力和创新意识的培养，使其能够主动发现并解决档案管理与应用中的问题，形成高效的工作闭环。只有相关工作人员拥有扎实的专业技能和敏锐的管理意识，才能确保基建档案在物业管理中得到科学利用，为国_{1oZ/HLo9YwVLdSfjIyXNUA==}企物业管理的持续优化和品牌价值的提升提供强大的人才支撑。

5 结语

在现代社会的发展进程中，国家相关部门逐渐提高了对城市建设与物业管理的重视程度。目前，国家及地方政府对城市建设和物业管理提出了更高的要求和标准，推动了基建档案与物业管理的整合与互动。从某种角度来讲，基建档案与物业管理的互动发展既是应对城市管理挑战的必然趋势，也是提升城市运行效率和居民生活质量的关键途径。文章在明确基建档案在物业管理中的应用问题的基础上，从推进基建档案的信息化与智能化转型、建立基建档案与物业档案的联动机制、加强物业管理专业人才队伍建设等方面，研究基建档案与物业管理互动发展的策略。期望通过本文的研究，能够为日后提高基建档案与物业管理的互动发展水平提供参考。

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