数智驱动下建设项目档案验收工作优化策略探究

关键词：数智时代；建设项目档案；档案验收；管理体系；过程管控；信息化；管理标准；信息技术

建设项目档案是指从项目前期可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产全过程形成的应归档保存的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录，[1]验收工作是对其完整性、准确性、规范性、系统性进行检验的过程。做好建设项目档案验收把关，能够确保建设项目档案齐全、完整、准确和规范，以便于后续的利用。为进一步加强建设项目档案验收工作管理，提高档案工作效率，本文以国网江苏省电力有限公司（以下简称国网江苏电力）为例，基于数智时代下建设项目档案管理的现状，分析其存在困境，提出数智驱动下建设项目档案验收工作优化策略，为相关行业加强建设项目档案验收管理与提高验收工作质效提供参考。

1 建设项目档案验收的重要性

1.1 建设项目档案验收工作是项目建设不可分割的重要组成部分。2006年发布的《重大建设项目档案验收办法》中规定，未经档案验收或者档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。[2]这要求企业在工程项目建设过程中，不仅要重视工程项目的完成情况，还要注重过程材料的收集与管理，以保障建设项目档案验收工作顺利开展，确保工程建设项目的完整性。

1.2 建设项目档案验收工作是验证项目实体功能满足要求的重要程序。建设项目参建单位数量多、分布广，各单位之间建设项目档案管理水平存在差异，且项目中存在大量被表面装饰掩盖住的“隐蔽工程”，难以检查其材料是否符合规格、施工是否规范，给运维管理和改扩建工作带来一定困难。

通过对建设项目档案的齐全、完整、准确和规范进行查验，便能了解项目建设的基本情况，判断建设项目是否符合标准要求，能够有效解决“隐蔽工程”管理难题。因此，把好建设项目档案验收关对保证项目建设整体质量尤为重要。

1.3 建设项目档案验收是提升档案管理质量的重要保障。建设项目档案验收需要对建设项目材料进行全方位的检验和总体把关，其重点包括建设项目材料收集、整理、归档等工作质量，以及竣工图编制质量及整编。[3]通过对建设项目档案的检查，能够判断出建设项目档案的整理、归档是否符合《科学技术案卷构成的一般要求》《归档文件整理规则》等档案相关规定和要求，以及检验档案的系统性和完整性。在此基础上，通过发现问题、分析改进、问题总结等措施，能够避免在建和新开工的建设项目档案出现类似问题，进而推动建设项目档案质量和效率的提升。

2 数智时代对建设项目档案验收工作的影响

数智时代可以理解为大数据、人工智能、区块链、云计算、物联网、数字孪生、大模型、“元宇宙”等新一代技术思维、技术产品和技术应用，其核心要义是数据要素赋能和信息技术赋能，具有信息资源数字化、数据化，技术手段智能化、智慧化，管理模式协同化、综合化，服务方式高效化、精准化等特征。[4]数智时代的到来改变了档案管理的形态、对象、流程与环境，同时也为建设项目档案的验收形式、验收理念以及验收手段的转变提供了动力，促进了建设项目档案验收工作向智能化、高效化、多元化转变。

2.1 数智驱动下建设项目档案归档方式的改变。伴随着电子档案管理研究和实践不断深入，电子档案单套管理的条件已经成熟。2021年新颁布的《中华人民共和国档案法》提出“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”“电子档案与传统载体档案具有同等效力”[5]等要求，为电子档案单套管理提供了原则要求和法律支撑。

2019年新修订的《建设工程文件归档规范》要求：“每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交城建档案管理机构。电子档案签署了具有法律效力的电子印章或电子签名的，可不移交相应纸质档案。”[6]这为电子档案的验收与管理提供了法律依据。2021年10月，国家档案局发布了《关于组织开展第三批建设项目电子文件归档和电子档案管理试点工作的通知》，组织开展第三批建设项目电子文件归档和电子档案管理试点工作，从国家层面支持以电子档案为归档主体的建设项目档案管理形式，是档案管理模式上的一项重大变革。随着电子文件、数据的逐渐增多，电子档案以其明显的优势逐渐成为信息传递的主流，纸质档案为主体的传统验收方式受到冲击，政策的支撑为建设项目档案验收工作建立了电子档案管理环境，为实现纸质文件管理到电子化管理形式的创新变革奠定了基础。

2.2 数智驱动下建设项目档案验收理念的转变。2023年2月，中共中央、国务院印发《数字中国建设整体布局规划》，指出要实现“数字基础设施高效联通，数据资源规模和质量加快提升，数据要素价值有效释放”。[7]数字化、智能化成为引领档案事业发展的新机遇、新方向，“数据赋能”“数据治理”“智慧档案”等新名词、新理念层出不穷。面对数智化的全面推进与渗透，人们对于工作效率要求的不断提高，文档以电子化的形式生成、归档、管理的现象越来越多。加上受自然环境以及疫情等多种外在因素影响，人们更加深刻认识到传统的建设项目档案验收工作存在以下弊端：线下验收环节较为复杂，管理成本大，且检查效率低；主要以线下为主，若无法到达现场，验收质量难以保障；需要花费大量的人力、物力、金钱对纸质版文件进行管理。因此，建设项目档案验收工作也需要冲破思想观念束缚，改变过去现场对纸质档案进行检查的传统思维模式，研究制定数智时代下科学化、高效化的建设项目档案验收方案，推动建设项目档案在线验收。

2.3 数智驱动下建设项目档案验收手段的创新。大数据时代下，档案管理工作更加注重智能化，近年来，数字技术为我国档案工作创新发展提供了强劲动力，通过加强对大数据、物联网、区块链等新一代信息技术在档案工作中的研究与应用，从而为建设项目档案验收工作提供新思路、新手段、新方法与新途径。例如，数字签名作为一种网络加密技术，是以密码学的方法对数据文件产生的一组代表签名者身份与保障数据完整性的数据信息。应用在档案管理中，可以借助数字签名技术对电子形式的信息进行签名加密，确保档案信息内容在发送、传输和解密中无法伪造和篡改，并指定接收者解密，能够解决电子文件在传输过程中的否认、冒充、伪造以及篡改等问题，为电子档案信息采集的真实性、完整性和安全性提供有力的技术支撑，有效保障了电子档案信息采集的质量。[8]而使用大数据分析技术，可以对数量巨大、来源分散、格式多样的数据进行采集、存储和关联分析，从中发现新知识、创造新价值、提升新能力，推动新一代信息技术和服务业态发展。

总之，数智驱动下建设项目档案验收工作的现状呈现出多种特征，推动了政策层面、管理层面和技术层面上的创新与发展，促使建设项目档案验收工作实现更高效、更精准、更安全的管理方式。各行各业需要结合实际情况具体分析和应用，不断创新加强建设项目档案验收优化研究，以更好地适应数字化时代的发展。

3 数智驱动下建设项目档案验收工作面临的困境

建设项目具有参建单位数量多、工期长、施工人员流动性强等特点，且在工程项目建设过程中，无论是建设部门，还是档案部门，都存在着某些不容忽视的问题。大数据、智能化时代的到来，为建设项目档案验收工作带来新机遇、新动力的同时，也带来了风险与挑战。具体情况如下。

3.1 管理体系未形成。目前，“重建设轻管理，重技术轻档案”是建设项目档案验收管理中的普遍现象，由于对档案工作的重视度不够，在实际工作中未形成统一、明确的档案验收管理体系。具体体现在以下几个方面：一是国家虽已出台有关建设项目档案验收工作的管理规定，但对于验收组织、人员职责等缺乏具体、清晰的管理要求，企业在开展建设项目档案验收工作中存在验收组织规模不够明确、职责不清晰等现象；二是由于建设项目档案验收工作涉及建设主管单位、建管单位、监理单位、施工单位等多个单位和众多人员，各单位、人员之间缺乏有效的联系与沟通机制，不利于验收工作协调发展，影响了验收进程与工作效率。此外数智时代的发展对档案人员提出了更高要求，电子文件的接收、档案管理平台的操作、电子文件的归档、检索利用等过程中遇到的技术难题都需要专业的技术人员才能解决，企业档案管理人才队伍亟须向专业化、技术化转型。

3.2 过程管控不到位。在前期管理中，由于建设项目档案验收工作需要根据项目类别和项目规模进行细致划分，而现阶段大多数建设项目档案验收工作没有进行科学、有效的分类，缺乏明确的验收方案，降低了档案验收工作效率。在验收过程中，建设项目档案涉及范围广、数量多，传统的验收方式主要采用手动抽查、案卷调阅等方式，不仅验收效率低，且存在覆盖范围小、检查数量少等现象，难以保障建设项目档案实际质量。在后期监管中，由于建设项目档案验收工作主要由专家、项目组成员开展，验收工作缺乏过程监督、管理等约束措施，验收工作结果容易受到专家、项目组成员个人或其他内部因素影响，导致项目资料出现抽查不及时、问题不全面等问题，为后期利用埋下隐患。

3.3 信息化支撑不足。建设项目的数字化转型将直接带来建设项目档案验收方式的转变。人工记录、整理汇总的方式已经难以满足现阶段的管理需要，影响了建设项目档案验收工作效率。近两年新冠疫情给人们的出行、工作带来一定影响，也影响了档案验收中的案卷调阅、问题汇总等工作的顺利开展，影响了对发现的问题进行及时跟踪整改，档案验收没有形成闭环管理，建设项目档案质量难以保证。针对以上问题，如何优化建设项目档案验收工作程序，提高建设项目档案验收工作效率和质量，已成为建设项目档案管理中的重要课题。

4 信息化环境下建设项目档案验收优化对策

立足于大数据、智能化环境，企业应结合实际要求，围绕建设项目档案验收工作的管理体系、标准化流程、技术应用，树立数智驱动下的档案管理理念，推动建设项目档案验收工作模式的转变与优化。本次研究以国网江苏电力为例，总结建设项目档案验收优化管理经验。

国网江苏电力作为国家电网有限公司系统规模最大的省级电网公司之一，截至2023年年底，开工35千伏及以上工程272项，投产253项。国网江苏电力2024年全年在建35千伏及以上项目783项，计划投产312项。在运35千伏及以上变电站3316座，输电线路10.8万公里。所属各单位共计室藏档案案卷总量481.88万卷，文件总量4460.45万件，电子档案存储总量96.27TB，数字档案资源总量位于国网所属各单位前列。对此，国网江苏电力利用外网工程档案管理系统，实现建设项目档案统一在线归档，确保了建设项目档案“应收尽收、应归尽归”。

但随着企业的发展，国网江苏电力建设项目档案数量和利用情况逐渐增多，建设项目档案管理的要求也日益增高。基于此，国网江苏电力加强顶层设计，坚持统一领导、分级管理、覆盖全面、批量验收的原则，明确建设项目档案验收要求和方式，加大建设项目档案的全过程监督、检查和指导，借助大数据、互联网等技术，开展建设项目档案验收工作优化与创新探索，为建设项目档案验收工作带来可参考、可借鉴的管理样板。

4.1 全面加强工作管理体系。建设项目档案的管理、验收与多个参建单位、部门有着密切关系，为了能够提高建设项目档案工作效率，保障档案验收质量，避免产生因沟通不及时而导致档案管理工作质量下降的情况出现，应该建立统一、明确的管理体系，建设项目档案管理体系包括：建立建设项目档案收集、整理、归档等领导小组、组成人员，明确工作职责，以及建设项目从立项、施工、监理、竣工验收等各个环节的管控机制。[9]建设项目档案管理体系是否健全、完善，是检验建设项目档案管理是否科学、合理的重要基础性工作，但现阶段，档案管理模式发生了很大的变革，为了能够更好地适应时代变化，需要及时创新档案管理理念，需要通过建立现代化档案管理体系来落实相关工作，以此来更好地配合工作改革。

在组织管理上，档案管理部门可通过建立“统一领导、分级管理”的档案工作管理体制，实行省—各区（县）多层级管理模式，组织协调所属各级参建单位及建设管理部门，指导各所属单位建设项目档案验收工作。同时各级单位档案管理部门作为建设项目档案验收归口管理部门，负责组织建设项目档案验收工作，编制验收方案和定期检查，及时解决验收过程中出现的问题；各级单位建设管理部门负责组织各参建单位配合项目档案验收工作，并申请档案验收；各参建单位负责所承接建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，配合项目档案验收及问题整改工作。

在机制保障上，各级单位档案管理部门要加强与建设管理部门沟通，积极参与建设项目档案交底、过程检查、竣工（预）验收、项目后评价等工作，使档案管理部门与其他项目建设管理部门和单位能够高效协调联动，确保验收工作有序进行。同时通过实行培训积分制度和持证上岗制度，实行专项培训、网上自学、考学等相结合培训模式，加强建设项目专兼职档案人员理论知识、业务技能培训，确保上岗人员满足项目档案管理要求。

4.2 推进项目验收管理标准化。建设项目档案验收的关键是要检查建设项目档案归档是否满足建设项目档案管理的各项标准和要求，要从建设项目档案的系统性、规范性、准确性、完整性等角度来验证，建设项目档案验收应按照《重大建设项目档案验收办法》中关于建设项目档案验收步骤的相关规定和要求，从“自检—整改—提交—预验收—整改—验收申请”的若干流程进行验收，严格按照各个环节的验收时间要求，做好建设项目档案验收。[10]

对于数智时代下的档案管理工作来说，应该认识到档案标准化和电子化是关键内容，通过提升档案管理的电子化和标准化来达到优化档案管理工作的目的，需要转变建设项目档案验收模式，重塑建设项目档案验收流程，创新档案验收方法，加强过程考核监督，从而保证建设项目档案验收工作的质量与水平。

针对建设项目的不同情况，需要结合实际需求，制定建设项目档案验收方案，转变建设项目档案验收模式，明确建设项目档案验收要求和方式，并加大建设项目档案的全过程监督、检查和指导，加强建设项目档案验收工作标准化管理。以国网江苏电力为例，按照“谁主管、谁负责”“谁形成、谁整理”的工作要求，结合实际情况，针对500千伏电网建设项目由工程咨询公司项目管理中心提出验收申请。对于220千伏及以下电网建设项目由项目所属市、县供电公司建设管理部门提出档案验收申请，将传统的各级档案行政管理部门组织验收转变为建设管理单位自行组织验收，推进档案验收效率。同时，国网江苏电力根据配农网项目、变电站项目、技改项目等不同电网建设项目进行分类。其中；配农网项目主要验收内容有直理电缆（隐蔽前）、变压器台区安装分部工程质量、接地隐蔽工程等；变电站项目验收要点包括站所主体、防雷接地、防水防潮等；技改项目主要验收内容包括工艺管道检查、设备检查、机动设备检查等。

针对后期的验收管理，对于批量验收的项目，国网江苏电力创新推行实行“三七验收法”，通过档案部门抽查30%项目的实体档案，核查其余70%项目的归档案卷目录，实行建设项目档案验收全覆盖。此外，国网江苏电力指导单位认真做好建设项目档案的归档及验收工作，相关工作情况将分别纳入省公司办公室和建设部门的业绩考核评价，将业务指导融入验收工作，提高专家发现问题、解决问题、指导问题的能力。

4.3 技术保障验收闭环。随着信息技术的发展与普及，档案验收方式逐渐发生了转变。数字化档案验收方式的出现，冲击了传统的纸质档案验收，使人们逐渐认识到传统纸质档案验收的弊端。而数字化档案验收是将传统的纸质档案通过现代化信息技术及应用设备，全面采集信息，转型为数字结构的形式。专家组成员可通过档案系统服务平台，实现在线验收档案。[11]通过可将信息技术应用引入建设项目档案管理各环节，创新验收方式，从建设项目档案收集开始，步步设环，层层嵌入，加强建设项目档案与项目建设同步性的同时，实现建设项目档案验收环节全覆盖，促进建设项目档案闭环管理，确保档案收得全、管得好、用得快。

以国网江苏电力为例，借助大数据分析技术，针对实际情况，按照不同电网建设项目类型，将档案验收工作中出现的时间不准确、文件缺失等常见问题提取出来，形成配农网工程项目档案验收问题库、变电站项目档案验收问题库和技改项目档案验收问题库等多个知识库，为后续项目档案验收工作提供指导。同时，国网江苏电力依托于工程项目档案验收辅助系统，可以实现案卷在线调阅、验收问题在线反馈、验收中问题自动汇总下发、验收问题在线处理整改和整改情况在线反馈功能，形成闭环管理，确保建设项目档案验收质量。并通过配置在线预检功能，档案标准化管理、指导验收等问题的梳理分析，将配农网工程项目、变电站项目文件模板及要求嵌入系统中，对项目设计、施工监理、运行、检修等单位的填报信息和档案情况进行比对分析，将分析结果梳理生成问题报告，实现建设项目档案在线预检，同时为专家提供了建设项目档案验收问题参考依据，提高了建设项目档案的验收效率。

国网江苏电力验收工作优化和推进以来，截至2023年底，共计完成全省300个单体项目验收，共计验收电网建设项目档案28973卷，照片16754张，发现问题1925条，整改率100%，有力推动了建设项目档案质量高水平发展，为所属各单位及电力企业建设项目档案验收工作提供真实案例参考，从而有助于提高建设项目管理质量，提升国网江苏电力企业品牌形象。