社会记忆视阈下突发事件档案编研的困境探视与破解之道
2024-09-25霍艳芳徐一丹梁惠卿
关键词:突发事件;档案;数字编研;社会记忆;人工智能;档案宣传;多元主体;媒体合作
我国幅员辽阔、地形复杂多样、气候差异大,在经济社会高速发展的同时,也面临着自然灾害、人为事故、突发公共卫生事件等频发的问题。如何应对各种具有极大不确定性的突发事件危机,维护国家安全和社会稳定,保障人民生命、财产安全,长期以来都是政府治理过程中的重中之重。档案部门亦要积极探索如何发挥馆藏突发事件档案的资源优势,通过档案编研更高效地履行构建社会记忆和资政育人的职责,为推进社会治理化和构建中国叙事体系贡献档案力量。
1 研究背景和国内研究现状
1.1 研究背景。突发事件波及范围大,具有明显的社会记忆性。一个城市在应对突发事件的过程中,往往会形成独特的城市记忆。在应对突发事件过程中,政府的各条通知决断、企业的援助、民众的配合等汇聚在一起形成了专属于某个城市的抗争精神,并在日渐沉淀中烙上了城市印记。从1998年的特大洪水、2003年的非典疫情、2008年的汶川地震,到2019年底肆虐全国的新冠疫情,国家每一次对突发事件的成功应对,都彰显着中国特色社会主义制度集中力量办大事的优越性,反映了中华民族不畏艰险、迎难而上的坚定意志和同舟共济、众志成城的传统美德。
突发事件档案作为人们在应对突发事件过程中形成的重要原始记录,对提高突发事件应急处置效率和推进国家治理能力现代化有着重要意义。新修订的《中华人民共和国档案法》(以下简称新《档案法》)第二十六条也强调:“档案馆应当加强对突发事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用,为突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。”档案馆应积极探索新的叙事化开发形式,全面考虑不同层次、身份的用户的利用需求,对馆藏突发事件档案进行收集、筛选、加工、编排等,并选择受众更易接受的形式,促进编研成果更大范围地传播,强化构建社会记忆的参与度和认同感。
2021年,杭州市档案馆拍摄《道路夷险、光明靠党——杭州战“疫”档案记录红色故事》宣传片,入选“凝百年之辉 筑兰台之梦”全国档案系统庆祝建党一百周年百部微视频展播作品。武汉市档案馆在2020年和2021年拍摄抗疫纪检人、武汉档案中的抗疫精神、武汉档案中的抗洪精神等多部纪录片,其中《档案记“疫”》入选“凝百年之辉 筑兰台之梦”全国档案系统展播作品。
这些展览和纪录片的素材都来自突发事件档案这种真实、鲜活的叙事资源,有助于讲好中国故事和传递中国声音,增强民族自信和凝聚精神力量。
2023年12月,河南省档案馆与郑州航空工业管理学院共同申报的“档案灾害预防与应急抢救重点实验室”成功入选首批全国档案重点实验室,旨在推进重特大突发事件应急处置档案管理体系建设,提升档案行业防灾减灾能力。
1.2 国内研究现状。截至2024年3月初,笔者以主题=“突发事件档案管理”or“突发公共卫生事件档案管理”or“灾害预防档案管理”为检索词在中国知网中检索到203篇论文,剔除重复或不相关论文之后得到有效论文144篇,从内容上看,其中近八成跟医院、高校公共卫生事件有关。“突发事件或突发公共卫生事件档案管理”主题发文数量年度分布如图1所示。
由图示可知,我国关于突发事件档案管理的研究总体呈现上升趋势,2020—2023年受新冠疫情影响,相关研究达到一个新的高度。充分说明学者们对社会民生较为关注,重视通过学术研究探讨和解决现实问题。
而以主题=“突发事件档案开发利用”or“突发事件档案编研”or“突发公共卫生事件档案编研”等为检索词仅得到有效论文12篇。这亦证明目前学术界对突发事件档案的研究侧重于档案管理、档案资源建设等前端工作,而对开发利用的研究有所欠缺,可以归纳为以下两种类型:
第一种是理论研究类,主要涉及突发事件档案的开发意义、开发现状以及从某一视角出发探索其开发策略。胡康林从突发事件档案的特点出发论述了突发事件档案的开发在为突发事件应急决策提供信息参考、促进档案价值的发挥和推动档案事业的发展等方面的意义。[1]朱伶杰和罗丹探讨了突发公共卫生事件开发利用的类型和特点。[2]聂勇浩和郑俭从社会共建角度出发,以社会需求为导向探究了突发事件档案开发利用的路径。[3]李思雨和常金玲分析融媒体时代突发公共卫生事件档案开发利用的问题并提出了优化对策。[4]
第二种是实践总结类,主要是结合具体案例和调研对突发事件档案开发利用的思考与研究。陈丽和张弘琴以东日本大地震数字档案项目为例建设重大突发事件档案数字资源的开发利用模式。[5]王为久和吴志杰基于对新冠疫情防控期间31个省级档案部门工作的实证分析论述了档案开发利用工作在突发公共卫生事件暴发期、持续期和解决期的开展路径。[6]张宁和胡玮佳围绕石家庄市第五医院战“疫”档案利用的案例总结了定点医院战“疫”档案综合利用的经验与启示。[7]这些研究成果论及编研部分,往往只有一句“要主动编研”“加强深度编研”等笼统性话语,不论是编研现状、困境还是优化策略等方面。
2 社会记忆视阈下的突发事件档案编研现状
2.1 调研过程和结果。截至2024年1月,笔者对全国23个省、5个自治区、4个直辖市及省会城市档案馆进行电话调研,统计被调研的60家档案馆突发事件档案编研情况,编研成果数量较多和种类较全的14家档案馆如表1所示。
特别说明的是,根据国家档案局所编的《档案编研概论》[8]和曹喜琛先生的《档案文献编纂学》[9]对档案文献编纂和档案编研工作的阐释,档案文献编纂是依据档案原文将其编纂成书,而凡是利用档案来撰写论文、著作、编史修志以及制作参考文献、检索工具等工作皆属于档案编研,据此可以认为档案编研的范围要宽泛很多,在新媒体在档案实践领域得到广泛应用的今天,亦须与时俱进地囊括公众号推文、展览、短视频等成果类型。为了便于开展业务活动,各馆设有多个处室进行分工合作,以山东省档案馆为例,编辑研究处主要负责专业性强、部头较大的档案文献汇编,宣传教育处、利用开发处等侧重于写作新闻稿、公众号推文或制作展览、短视频等,而河南省档案馆从事编研活动的处室则为编辑展览处、科研技术处等,其他档案馆的情况不尽相同。所以,本文在调研时将各类编研成果皆统计在内,无法明确标出是由哪个部门负责,亦不便做孰轻孰重的区分。
2.2 编研成果的特色。根据调研所得,可知这些突发事件档案编研成果呈现较为明显的属地性和典型性特征。
第一,属地性较为突出,即关于某种突发事件的档案编研活动多集中于该事件的发生地。例如,地震灾害的编研成果多集中在四川辖属的档案馆,四川省档案馆《兰台魂——5·12汶川大地震3周年纪念》、阿坝藏族羌族自治州地震局和档案局合编的《松潘7.2级地震档案资料图片集》、新津县档案馆的《新津县“4·20”芦山地震专题档案全宗》等。2008年成都市档案馆编纂《“5·12”大地震中的成都档案人》一书,并推出《抗震救灾,成都档案人在行动》《汶川大地震档案纪实》等纪录片;2013年雅安市档案馆编纂《“5·12”汶川地震资料选编》《“5·12”汶川地震灾后重建档案索引目录》《“5·12”汶川地震灾后重建国土资源政策汇编》。关于抗洪救灾,有湖北省档案馆编纂的《湖北省1954年防汛抗洪选编》,推出的微纪录片《档案里的湖北答卷》第7集——《抗洪壮歌》。这种情况与突发事件发生的属地性密切相关,突发事件集中发生或影响最严重的地区形成的相关档案比较丰富,相应地利用档案的需求也更强烈,所以档案部门的编研活动就更为频繁。
第二,典型性方面,关于新冠疫情的编研活动最为频繁,成果最丰富。图书类成果有湖北省档案馆的《档案里的战疫故事》、河北省档案馆的《河北援鄂医疗队抗疫档案记录》、承德市档案馆的《逆行者记“疫”——承德市部分援鄂人员口述纪实》、浙江省档案馆的《战“疫”日记》等,但是由于新冠疫情结束后很多资料尚未得以系统整理,有的档案馆通过举办展览或者拍摄纪录片来代替,故目前所见有关新冠疫情的图书类成果相对较少,文章、纪录片、展览之类数量较多。比如陕西省档案馆的“战疫故事”“下沉日记”等系列文章,北京市档案馆推出的《图说京城|疫情下的百姓生活》《战“疫”时刻|兰台人的责任与担当》《战“疫”日记|增援社区 坚守一线》等文章,重庆市档案馆推出的《抗疫英雄张华忠的档案故事》《记抗疫逆行者黄霞》等文章,宁夏回族自治区档案馆推出的“宁夏援鄂医疗队队员战‘疫’日记摘录”“战疫日记”等系列文章和“自治区档案馆征集抗疫档案专题”,等等。其实这种关联性背后体现的是一种典型需求导向,新冠疫情波及全国乃至全世界,极大干扰了人们的生产和生活,典型性突出,多元主体的不同利用需求促使档案部门进行新冠疫情档案的编研活动。
3 突发事件档案编研面临的困境探视和原因分析突发事件档案涉及领域广,类型繁多,从档案机构编研工作的不足到突发事件档案自身缺失,成为档案编研领域的冷门地带,其编研模式还需要更多探索。
3.1 编研主体单一和素质良莠不齐。编研主体的单一及素质的良莠不齐直接影响着突发事件档案编研产品的质量和社会记忆的构建效果。单一的工作性质和编研主体使得档案馆对突发事件档案背后的经济、文化等价值挖掘不够,需求分析不充分,参与社会治理和经济文化建设不深入等。
3.2 编研成果存在滞后性。大多数编研活动在突发事件发生的事中和事后进行,编研工作呈现一种滞后性,影响了对突发事件档案的利用。雅安市档案馆在“4·20”芦山地震后,才紧急组织力量编纂了《“5·12”汶川地震资料选编》和《“5·12”汶川地震灾后重建档案索引目录》,为应对芦山地震灾后重建提供了参考和借鉴。新冠疫情发生后,多地档案馆才根据馆藏非典档案资料,组织编写相关材料以供疫情防控利用。除2003年石家庄市档案馆编纂的《石家庄抗击非典档案史料汇集》和《石家庄百年疫情档案摘要》和2004年内蒙古自治区档案馆编纂的《内蒙古自治区抗击非典志》外,防疫类编研成果多出现于2020年至2022年的新冠肺炎疫情期间。例如,北京市档案馆编纂的《民国时期北京(平)的卫生防疫》《北京防控非典型肺炎档案文件汇编》《北京市防治非典型肺炎工作大事记》等,天津市档案馆编纂的《天津市2003年“非典”疫情防控工作综述》《天津市2003年“非典”后期疫情防控与恢复经济社会秩序综述》等,上海市档案馆编纂的《2003年上海抗击“非典”档案摘编》《2003年上海社区“非典”防治工作档案摘编》《2003年上海抗击“非典”,促进外资外贸发展档案摘编》《2003年上海建筑工地防范“非典”疫情档案摘编》等,广东省档案馆编纂的《抗“非典”时期我省保障安全生产促进经济发展有关档案选编》《抗“非典”时期农村疫情防控措施档案选编》等,沈阳市档案馆编纂的《沈阳档案文史资政》(包括《鼠疫》和《非典》两期),此外还有山东省档案馆《山东历史上的防疫》、广州市档案馆的《民国时期广州公共卫生防疫档案选编》、吉林省档案馆的《吉林档案史料——非典专刊》、厦门市档案馆的《厦门市2003年抗击非典档案资料汇编》、云南省档案馆的《档案信息参阅——云南曾这样抗击2003年“非典”》等。
3.3 缺乏利用人工智能技术。目前,突发事件档案编研成果多采用传统的编研模式,致使编研成果产出有限,难以满足社会需求。图书类编研成果需要经过海量素材查找、多次挑选、长时间考订、多次校对、仔细编排等环节才能成书,除了通过内部局域网查询利用档案或部分档案可以通过文字识别提取内容外,大部分工作由编研人员亲力亲为,耗时长、效率低,大大影响了编研成果的及时性和准确性。
网站文章或公众号推文则多选取某几份档案进行介绍,或以叙述战“疫”故事、战“疫”日记为主,缺乏技术加工和深度阐释。例如,某省档案馆微信公众号上《让档案发声推荐战“疫”之术》一文,叙述了旧时代政府的防疫措施,文中四张配图展现当时人们接种疫苗的情景,未能借助检索技术提供别出心裁的照片。展览和纪录片的情况同样不容乐观,例如,某市档案馆的网上展厅“地震灾情展”仅有几张照片,缺少跳转和衔接。不少档案馆的视频仅转载当时的新闻报道,没有借助新技术融入本馆的资源和创意。
面对新技术迭代升级的机遇和挑战,结合传统编研模式的不足,档案编研工作应深入把握当前人工智能技术的特点,积极以智能化和数字化来提高编研速率和质量。
3.4 编研成果宣传不到位。宣传不到位直接导致群众对突发事件档案编研成果认同感不强,群体记忆难以得到有效激发。一是公益性约束。多数档案馆属于参公类事业单位,由财政拨款出资出版的编研成果不能放在实体和网络书店中销售,只能通过赠送给其他部门、知名学者等公益形式流通,推介宣传效果受到影响。二是事务性约束。编研工作前期调研不足,选题上与用户需求衔接匹配度低,导致一些档案馆的编研成果即便印刷出来后直接堆在库房中。
档案编研人员往往止于编出成果,后期宣传工作不到位,加之档案工作长期以来的保密性、安全性要求,使得多数档案馆都不愿意将编研成果通过公共传播媒体进行宣传,仅局限在本馆网站和公众号上。
笔者在抖音中以“档案馆”为关键词进行搜索,仅发现34个省、市、区县档案馆有账号,且视频数量有限,更是鲜有关于突发事件档案编研成果推介和宣传的条目。档案馆尚未被大众熟知,其受众数量远不如博物馆、图书馆等文化机构多,除去从业者、相关专业师生、查档需求者外,很少有民众会主动浏览档案网站。展览、纪录片除了网站、公众号宣传,最常见的就是通过海报宣传,但是海报放置在馆里或通过微信转发,传播范围有限。纪录片主要通过与电视台合作播出,这在短视频日益发达的现代社会,宣传效果不甚理想。宣传的不足导致编研成果事倍功半,收效甚微。
4 社会记忆视阈下突发事件档案编研困境的破解之道
笔者认为突发事件档案编研困境要从把握好叙事化开发和传播媒介两方面来破解。一份档案记载的内容只是社会记忆的一个片段,是静态的和碎片化的,叙事化开发可以将与编研主题相关的不同来源和类型的档案进行整合重组,从而实现对社会记忆的动态化和整体性展现。传播媒介能够记录和构建社会记忆,对之进行映射和延续,并通过构建记忆参与社会治理,编研成果应借此实现更大范围的扩散。
4.1 重视多元主体协同参与和素质提升。编研主体是构建社会记忆的叙事主体,要对编研工作有正确认识和定位,自觉将档案编研与构建社会记忆相结合。多元主体协同编研机制有利于从各方面了解用户需求,从而更好地将个体、组织记忆进行串联。例如,江苏省档案馆推出的大型开放式全媒体在线档案产品《战“疫”·苏史记》,从“纪”“表”“传”“志”四个板块记录了江苏省的抗疫实况,取得极大成功。山东省档案馆联合山东省医院协会、山东省摄影家协会、《山东商报》社共同策划“记疫·记忆”——山东省卫生健康行业抗疫摄影、视频大赛,省内各医院、院校、企业、科研机构等单位的摄影、影视制作爱好者纷纷投稿,大赛作品全部入藏山东省档案馆,为日后编研利用打下坚实的资料基础。[10]
提高编研能力和水平方面,可以通过线上或线下讲座或会议进行经验分享,比如2023年9月12日“兰台之家”公众号上推出杨冬权以“档案文化传承与发展”为主题的报告,提及较多自身经历和体会,为档案编研工作提供宝贵经验。还要注重对档案编研人员的知识培训,让其接触各种新技术、新理念,把握社会需求,创新工作形式和内容,增强其利用现代信息技术开展档案编研工作的能力,从而打造出更多档案编研精品。例如,档案馆可以尝试搞一些有关突发事件档案的文创作品展示会,以各种新奇有趣的文创作品、体验感受等增强对民众的吸引力。
4.2 树立“全流程”编研意识。在实际操作中,不乏档案馆以保密问题为由掩盖其对突发事件档案编研的不作为情况,这可能是保密期限界定的薄弱性和主动服务意识的薄弱性交互作用的结果。诚然,新修订的《档案法》、《档案法实施办法》等对档案的保密期限做出二十五年的规定,但同时也强调了只要不是“涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案”且属于“经济、教育、科技、文化等类档案”是可以酌情缩短保密期限的。突发事件档案与人民生活有着密切关系,对社会治理也有重要意义,档案馆完全可以根据需要进行“全流程”编研,即从突发事件发生过程出发,进行深度和及时的编研。
“全流程”编研分为事前、事中和事后三个方面。事前编研即根据已有馆藏和突发事件爆发频率、级别等,主动编研突发事件有关档案,为社会应急管理做好事前准备。事中编研即在突发事件发生过程中,做好档案的收集整理,及时编研。事后编研即在突发事件结束后,为学术研究、爱国主义教育等提供编研利用服务。“全流程”编研强调“思想为基,行动后辅”,改变“不多不精”的编研现状,让突发事件档案编研全面留存社会记忆,活化馆藏档案,提高编研质量。通过“全流程”编研,可以对需要再现的历史事件进行全貌性把握,使叙事过程更连贯,社会记忆呈现得更加完整。
4.3 创新开展数字编研工作。数字编研是在数字环境下,面向数字用户需求,以数据化、知识化档案数据为主要对象,充分运用数字手段赋能,形成不同形式的数字出版物,实现档案价值创新转换的一种全新业务模式。[11]突发事件档案同时具有资政功能、精神文化价值和情感价值,广大用户对其亦有不同利用需求,因而在进行突发事件档案编研时可考虑引入数字编研,促进档案价值的实现及与用户需求的对接。同时,数字编研在资源整合上效果更佳,当叙事主体在参与构建社会记忆时,现代信息技术强大的资源整合能力可以将分散在不同主体中的叙事客体更全面地整合出来,再运用可视化技术进行叙事过程的连贯组合,完整地再现昔日记忆。
针对文化建设需要的文化类数据,在进行编研时应该更注重成果的可视化展示,提升用户的情感体验,以增强大众的情感认同、构建社会记忆为目标。即在编研中,要根据人、事、时、地、物的内在联系,将独立的档案数据进行连接重组,并借用叙事可视化技术展示最终编研成果,满足用户的视觉和感觉,以实现档案文化教育目的。[12,13]而针对科研学术需要的研究类数据,则要注重档案数据的多维度、全面性和颗粒度,以实现内容要素的有效组织与编排为目标,方便用户进行研究利用。
4.4 重视宣传策略和与其他媒体合作。档案编研人员需要深入学习传播技巧,积极探索多元宣传途径,扩大编研成果的影响力。例如,广州市档案馆在进行新冠疫情专题展览的时候,事先打造“社会记忆殿堂”这一形象来收集民众的抗疫故事,并通过“抗疫战士”录制现场观众预约、官网、微信公众号等途径进行宣传,进一步吸引社会关注,在时机成熟后顺势与广州市卫生健康委联合推出“同心战‘疫’共克时艰——广州抗击新冠疫情展”,通过一步步造势使得档案展览圆满成功。通过媒体合作,可以达到低成本、效果好的宣传目的。例如,河北省档案馆联合河北省摄影家协会和河北新闻网推出的“最美的天使——战‘疫’档案记录”专题;江苏省档案馆联合扬子晚报和紫牛新闻推出的大型开放式全媒体在线档案产品《战疫·苏史记》等,都是档案馆充分利用借势传播的例证。自媒体时代,年轻人更倾向于使用微博、微信、抖音、哔哩哔哩等社交媒体平台。档案机构在宣传编研成果时也要打破以往局限于内部或大众传媒渠道的形式,加强在此类自媒体领域的建设和宣传,积极打造主流媒体和网络自媒体的双向共振式宣传模式,全面辐射不同人群,拓宽编研成果宣传传播途径。
5 结语
习近平总书记强调:“档案工作存史资政育人,是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业。”《“十四五”全国档案事业发展规划》指出,要提升档案治理效能,不断实现档案工作在推进国家治理体系和治理能力现代化中的基础性、支撑性作用。实践证明,突发事件档案编研在突发事件应对过程中发挥着无可比拟的作用,突发事件档案所承载的大量社会记忆、民族精神也通过编研得到了很好的宣传教育。但是,我国档案机构对突发事件档案的编研仍存在不容忽视的问题。因此,档案机构要准确把握突发事件档案的特点,深入研究突发事件档案的价值,不断提高对突发事件档案编研的重视,正视突发事件档案编研存在的问题,以用户需求为导向,积极学习交流,不断探索更高效的突发事件档案编研机制,从而进一步提升自己的服务能力和社会认可度,突出档案机构在推动国家治理体系现代化中的地位。