档案形成问题的法理性与学理性分析

关键词：档案；档案学；形成规律；元问题；法理性；学理性；归档；文件生命周期

“档案是如何形成的？它究竟是有意识形成的还是无意识形成的？实际上是对‘档案'这一概念最基本的理解和认识问题，也是档案学理论最基本的问题。”[1]作为档案学的一个元问题，档案形成问题的研究在档案学科理论体系构建和发展中具有至关重要的作用。同时，这一认识也给我们提供了一个分析档案形成问题的线索，即可从“档案”的概念入手进行辨析。

1 档案形成的标志问题

与档案形成的实质问题和规律问题相比，标志问题是一个相对具象的问题。但是从已有研究成果来看，对标志问题的认知不仅直接关系着对实质问题和规律问题的认知，还关系到对档案形成问题是否成立的认知。因此，在档案形成问题的研究中，标志问题不仅是一个关键性问题，也是一个前置性问题。我国档案学者对档案形成标志问题的认知相对聚焦，主要围绕归档展开。关于这一问题，我国档案学界认同度较高的是肯定性认知，其中较有代表性的是吴宝康先生的观点，即“归档和集中保存，既是文件向档案转化的一般程序和条件，又是文件转化为档案的一般标志和界限”。[2]但是也有部分学者持否定态度，如王茂跃教授认为：“归档是档案形成标志之说在逻辑上是有问题的。”[3]陈忠海教授认为，“法定档案定义不应等同于学理档案定义”，因为“所谓法理层面上的档案定义，就是法律规定的档案定义……所谓学理层面上的档案定义，就是档案学术上探讨研究的档案定义”，[4]而且前者以其明确性、强制性区别于后者的严谨性、系统性。孙大东和吴怡娇认为，法理档案定义和学理档案定义最大的区别在于主要功能和其面向领域的不同，法理档案定义的主要功能在于明确哪些是《档案法》规制范围内的档案，且其功能主要面向于实践层面；学理档案定义的主要功能在于揭示档案的本质，且主要面向于理论层面。[5]

由上可知，法理档案和学理档案的差异性存在是一个不可忽视的问题。虽Ai5PJL+ZnzTKVZuCimkX8ZOARr9chG5gg+pQzifhZ5A=然档案形成问题主要是一个学术性问题，但若想对此形成合理的认知还是离不开档案工作实践，而且可以在档案工作实践中得到合理性验证，况且归档问题主要侧重于实践层面。因此，若在未考虑法理档案定义和学理档案定义差异性的背景下探讨此问题，得出的结论要么会存在偏颇，要么会割裂理论与实践并最终损害观点的说服力。

其一，法理性层面。法理性层面的档案，既具有实体的针对物，又需明确《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）的规制范围，因此，只需要解决现实工作中哪些档案是由《档案法》规制的即可达成目的。现行《档案法》的“主要规制对象是国家档案馆，主要规制范围是公共档案”。[6]此外，陈忠海教授也指出：“《档案法》调整的档案范围就是应当‘归档’的‘文件、记录和数据’，或者已经‘归档’的‘文件、记录和数据’，其他的都不是《档案法》调整的档案范围，非常明确清晰。”[7]由此可知，将归档作为档案的形成标志可以有效解决《档案法》规制范围的问题。而且，归档作为一个工作程序，不仅已经形成了较为成熟的工作模式，其在档案学人和档案工作者中也已取得了广泛的认同。因此笔者认为，目前尚无其他标志物或标志词可以替代其功能和优势。

其二，学理性层面。胡鸿杰教授认为：“我们所说的档案，实际上不过是文件的某一特定阶段。”[8]可以看出，档案是处于特定阶段的文件，其本质上还是文件。档案的形成过程并非新事物的产生，而是文件生命周期发展中的一个阶段，可以说档案只是文件在特定阶段的一个称谓。依据文件生命周期理论，文件生命周期可划分为现行阶段、半现行阶段和非现行阶段，其中，处于半现行阶段的文件应由档案室或文件中心保管，处于非现行阶段的文件应由档案馆保管。在我国，上述两个阶段的文件都被称之为档案，而文件由立档单位集中到档案室、档案馆主要是通过归档工作完成的。虽然还有征集、捐赠等途径，但其毕竟不占主导地位。因此从这一层面来讲，将归档作为档案的形成标志也是合理的。

2 档案形成的实质问题

2.1 法理性层面。档案形成的实质问题不仅关系到档案部门和档案管理体制存在的合法性问题，也关系到档案形成这一命题的合理性问题，而在法理性层面对该问题的分析可以从归档这一环节的定位和影响入手。

胡鸿杰教授认为：归档立卷“这一过程实际上不过是文件在社会组织中的一次管理‘移位’；经过立卷归档的文件，并没有因此而失去自身的属性。如果一定要说明这一过程的变化的话，那么，其最大的变化是使社会组织中的档案部门从此介入到社会组织的管理活动中来”。[9]由此可知，以归档为标志的档案形成不仅意味着处于特定阶段的文件纳入了《档案法》的规制范围，更深刻的影响是档案部门以合法身份介入了社会组织的管理活动，成为档案管理业务和行政事务的主导者，而且在管理活动中形成了相应的档案管理体制和制度、思维和理论、程序和方法等；不仅使档案纳入了法制化管理轨道，使其成为国家资源的重要组成部分，也确立了档案部门在国家治理体系中的职能和权责。

2.2 学理性层面。其一，从术语合理性角度看。形成的原意是指通过发展变化而成为具有某种特点的事物，或者出现某种情形或局面；产生则是指由已有事物中生出新的事物。依据文件生命周期理论，档案是处于半现行阶段和非现行阶段的文件，是文件在不断发展的过程中由于保存地点、价值特点、保管期限、服务对象等变化而引起了阶段性变化后的产物，在此过程中，文件的基本属性并未发生变化。但是，由于文件转化为档案之后，毕竟其保存地点、价值特点、保管期限、服务对象等均发生了变化，导致其管理方式、管理程序等也发生了相应变化，由此，与档案前身相比，档案及其管理活动产生自身的一些特点是题中应有之义，而且这些特点的产生并未引起档案基本属性的变化，“档案的一些基本属性实际上是对文件属性的一种继承”。[10]整体来看，档案的形成并非新事物的产生，而是文件这一事物发生了阶段性变化而已。因此，“档案形成”这一术语是合理的，而“档案产生”这一术语则值得商榷。

其二，从学科发展的角度看。一方面，“从环境发展上看，随着办公自动化设备的广泛应用，人们则很难在文件和档案之间设置非概念化的区分标准”。[11]特别是随着数据驱动的国家级数字化转型的深入和发展，数据档案化将和档案数据化一道成为档案工作转型升级和深度参与国家治理的两大路径。[12]在此背景下，关于文件与档案严格区分的探讨将变得不再重要。另一方面，在一级学科更名的背景下，档案学人的当为和应为之事应是搁置争议，在信息资源管理的框架下构建和发展档案学科理论体系。作为一种历史记录和面向未来的信息资源，“文件—档案”的割裂性探究不仅对学科发展无益甚至有可能会产生不良后果，特别是会阻碍业务一体化的实现。但是不可否认，作为档案前身的文件和完成档案形成过程的文件，由于其是两种非常确切的现实管理对象，因此，从管理理念、管理模式等层面展开各自领域的研究或比较性研究还是有必要的。

从以上分析可知，档案形成的实质不是“文件（档案的前身）的形成”，[13]而是文件在自身发展过程中进入了档案化治理阶段，此阶段是在档案部门的主导下重构管理流程、形成档案化管理理念和模式的阶段，管理对象和研究对象的属性并未发生根本性变化。

3 档案形成的规律问题

3.1 法理性层面。在档案形成过程和规律的研究中，除标志问题外，档案形成时间和档案形成者也是两个基本要素。

丁海斌教授专文分析了档案形成者的概念与地位、特点与分类以及职责、权利与档案意识等问题，并将“档案实体的形成者（简称档案形成者）、档案事物的管理者（通常称为档案工作者）与档案信息的利用者（通常称为档案利用者）”[14]称为档案三主体，且将归档的职责也视为档案形成者的具体职责之一。值得注意的是，王茂跃教授在《关于档案形成几个问题的探讨》一文中引用丁教授的观点试图证明归档与档案形成者无关、归档者不是档案形成者，实质上其得出的结论与丁教授的本意截然相反。同时，丁海斌教授也认为：“尽管档案形成者在完成归档使命后，并不直接参与档案管理工作，但这些‘形成者要素’仍然在档案管理活动中发挥着重要作用，是开展档案管理活动的重要的依据要素。”[15]固然，在丁教授的语境中，档案实体指的是档案的前身，档案事物指的是档案，档案实体的形成者与档案事物的形成者不能等同，但是从这一论述也可以得出归档与档案形成者有关的结论。此外，丁海斌教授也指出：“档案形成者在逻辑上是档案的第一主体，他们形成档案实体并将其归档，是归档环节的责任人，所以他们是档案管理活动的‘始作俑者’。”[16]可以看出，档案形成者通过归档环节完成了档案实体向档案事物的转化，并如丁教授所言赋予了档案的意义与内涵。因此，档案形成时间不仅与归档有关，而且将其等同于归档时间也有理有据。值得注意的是，刘耿生教授认为：“‘档案形成时间’的准确概念，系指档案处于文件阶段时的形成时间。”[17]一方面，这一概念仅是我国档案学界的一种认识而非定论；另一方面，刘耿生教授将档案与文件割裂看待也值得商榷。

上文不仅从主体角度论证了归档与档案形成时间、档案形成者的密切关系，还有助于我们从主体实践去考察档案形成过程及其规律问题。综合来看，档案的形成过程从表象上看是档案形成者通过归档环节完成了文件的阶段性转化，并使档案工作者开始介入其中且发展成为档案管理活动的核心。从深层来看，档案形成的过程不仅赋予了档案的意义和内涵，也使档案部门确立了法定地位，成为档案这一法定对象的管理主体。

3.2 学理性层面。霍振礼教授认为：“我们研究档案的形成规律，目的是从文件的形成源头开始，就主动做好文件归档工作，更好地使档案为现实和日后的有关历史研究服务。”[18]这一论述不仅阐明了档案形成规律问题研究的目的，也给出了研究的线索即从文件的形成源头开始。刘东斌先生将已有档案形成规律的观点归纳为自然形成说、有意识形成说和部分无意识形成、部分有意识形成说三种，[19]并且自己也提出了档案形成在前的观点[20]；丁海斌教授探讨了档案自然形成规律的内涵、完善与创新及其与档案有意识形成理论的关系。[21]关于档案形成规律的具体内容，霍振礼教授将其简要表述为：“现代档案是人们在社会各种实践活动过程中，根据一定逻辑程序，在档案意识的指导或干预下，形成的系列性文件，再经整理、鉴别后，特别是归档程序，而转化形成的。”[22]管先海和何思源则认为：“档案的形成是客观性和主观性的统一；档案的形成是整体性与个体性的统一；档案的形成是独立性与联系性的统一；档案的形成是分散性与集中性的统一；档案的形成是运动性与周期性的统一。”[23]值得注意的是，我国档案学术界关于档案自然形成规律、档案有意识形成理论、档案无意识形成理论、档案形成在前等观点均存在不同程度的争论。

一方面，从档案的形成过程来讲。归档是档案形成的标志，归档工作的完成则是档案形成者和档案工作者在相关规章制度规制下发挥主观能动性的结果。正如王新才、吕元智所言：“文件、材料或记录之类要成为档案实际上只存在一种方式即归档转化。”[24]而在档案的形成过程中，档案转化材料的选择和档案转化过程的确认均带有主观性。另一方面，从档案的形成结果来讲。档案的形成不是一种新事物的产生，而是文件生命周期发展的一个阶段，该阶段的发生具有自然性、实践性和客观性，因此，我们还需以系统性思维和动态性视域去看待档案形成问题。整体而言，笔者较为赞同丁海斌教授的观点，即档案自然形成规律和档案有意识形成理论均具有合理性，而且“两者并不是相互排斥的关系，两者在实践中具有同一性”。[25]档案形成在前的观点在学术界引发的争论较大，整体而言持质疑态度的学者居多。笔者较为赞同归吉官先生的观点，即“感觉刘先生就一心想厘清档案与文件的区别，给档案与文件彻底划清界线”，[26]其立论的大前提是有问题的。

4 结语

作为档案学理论体系中的一个关键且基本的问题，档案形成问题的研究具有重要价值，围绕这一问题，我国档案学者展开了深入探索，并在档案形成过程、档案形成规律等方面产出了许多成果，对档案学科和档案实践的发展均产生了很多积极的影响。本文围绕档案形成的标志问题、实质问题、规律问题展开了法理性与学理性分析，提出了自己的观点并对部分相关观点进行了辨析。数智时代，数据作为驱动国家数字化转型的关键因素之一已经引起了全社会的高度重视，由于数据的内涵与外延较大，文件、档案、情报、图书等都可纳入其中；同时，在一级学科更名的背景下，在信息资源管理的框架下完善和建构档案学的学科理论已成为档案学人的当为之事；此外，在业务一体化快速推进的背景下，档案部门也面临着不进则退的机遇和挑战。综合来看，在文件生命周期理论的指导下，结合法理性档案和学理性档案差异性存在的学科和行业特点，对档案形成问题展开探讨并形成共识性认知则显得更加紧迫和重要。

整体来看，时代的发展会为档案形成问题的研究带来新的视角和内容元素，由此会促进档案人对相关问题认识的变化和深化，但是，如果是基于不区分法理性档案和学理性档案、割裂文件生命周期等基本前提下形成的论点则会有极大可能陷入偏颇。