基于物联网技术的档案管理工作探究

关于物联网起源的说法有很多种，最早可以追溯到20世纪90年代。1999年麻省理工学院的Ashton教授正式提出物联网这一概念。现代意义上的物联网可以实现对物的感知识别控制、网络化互联和智能信息处理的有机统一，从而形成高智能决策。《物联网“十三五”发展规划》首次将物联网操作系统列为四大关键技术之一，这也适应了经济智能化的潮流。2009年物联网被正式列为国家五大新兴战略性产业之一，写入“政府工作报告”。2019年Lora 在我国正式获批。2020年，首个物联网应用商店建立。2022年，“物联网+一切”兴起，自此物联网技术走向各行各业，物联网在档案管理系统中的运用也开始发展起来。

一、传统实体档案管理的现状和问题

目前，绝大部分档案馆（室）依然停留在手工管理与电脑管理相结合的阶段。档案查找、定位、盘点困难，特别是针对错位档案的定位，困难度比较大，需要耗费大量的人力物力查找，整体管理效率低下。

实体档案的安全问题，包括档案实体存储安全问题和档案内容信息安全问题，具体涉及档案库房温湿度、空气状况等硬件环境问题以及档案管理系统、档案管理制度、人员技术、工作意识等软件环境问题。传统的档案管理方法，因为设备或技术落后、档案管理人员的专业技术掌握程度不够和工作意识缺乏等原因，容易造成实体档案的安全隐患问题，给实体档案带来无法弥补的损失。

二、物联网技术应用的特点和优势

（一）智能互联，智能管理

物联网技术通过嵌入式传感器和芯片，实现设备和物体之间的智能连接。它拓宽了人类的沟通范围，不仅能做到物品与物品之间的沟通，也实现了物品和人之间的沟通。在档案工作中，物联网技术有助于实体档案的合理分类存储、清点、跟踪和管理。

（二）利用快捷化、准确化

物联网是一种建立在互联网上的泛型网络，能与其他平台进行互联，运用智能化技术使档案的查找和利用工作更快捷、更准确。

（三）人性化

档案的凭证价值是档案的基本价值之一，是档案的核心价值。简单来说，档案存在的主要理由就是为了提供利用。传统的简单的档案利用已经远远不能充分实现档案的凭证价值，物联网技术通过与不同平台的互联，主动推送、深度挖掘潜在的档案价值，以满足用户对档案查询的更多需求，实现了档案工作“以人为本”的价值所在。

（四）可视化配置

物联网技术用平面图的形式直观地展示了档案库房的现状，这是档案管理历史在技术上的重大突破。物联网可视化配置在档案库房管理中具体包括库藏资源可视化、档案资源变化情况可视化和档案库房安全监控情况可视化。

1．库藏资源可视化。从档案类别、保管期限、密级程度等维度对库房、框架等进行分层次视图化展示。档案库房管理人员在操作系统界面，按照排架→柜节→档案盒的顺序，依次进入对应的立面视图，最后点击档案盒图标，会显示此档案盒内所存档案的信息，包括档案题名、档案类别、日期、保管期限、密级、归档人等。

2．档案资源变化情况可视化。按照年月日等不同时间维度显示各类档案数量和入库档案的总数量[1]。

3．档案库房安全监控情况可视化。包括库房漏水实时状况、空气质量实时状况、温湿度实时状况以及在某一时间段内以上所有状况的变化情况。

以上各种可视化图表可集中成为一个可视化展示大屏，方便档案管理人员更加直观、快捷地了解档案及库房的各类情况。

三、物联网应用关键技术

（一）传感器技术、RFID标签

传感器技术是物联网应用中的关键技术。传感器技术是从自然信源获得信息，并把获取的信息进行处理、变换、识别的一门多学科交叉的现代科学与工程技术，具体来说，传感器通过声、光、电、热、力、位移、湿度等信号感知现实世界，把模拟信号转换成计算机可以处理的数字信号，为物联网提供了最原始的信息。

RFID标签也是一种传感器技术，它是一种融合无线射频技术和嵌入式技术为一体的综合技术。RFID标签上存有规范且具有互通性的信息，通过无线数据、通信网络自动把他们采集到中央信息系统中，从而实现物品的识别。从物联网应用关键技术架构上来说，传感器技术、RFID标签属于感知层，是物联网的基础结构。RFID标签具有非接触式读写功能，可以对几十米外的档案进行数据读写操作，识别速度快、准确率高，对档案内容信息、使用情况、存放位置等内容进行迅速识别并存储，可以大量减少人为失误，有助于后期档案的盘点、查找和归还工作，提高档案管理效率。

（二）网络与通信技术

网络与通信技术是物联网关键技术中不可替代的重要部分，包括了有线技术、无线技术和网关技术等[2]，它们构成了技术架构上的网络层。网络层负责把感知层采集来的信息安全上传到应用层进行分析处理。网络层包括接入网和传输网，其中接入网负责实现底层传感器网络和RFID网络的“最后一公里”接入，而传输网则由公网和专网组成，负责信息的远距离传输。网络层的建设旨在实现广泛的互联互通，通过融合和扩展现有网络技术，以满足物联网的海量数据传输和高质量服务要求。

物联网技术可以通过云计算、大数据等技术实现对档案数据的存储和分析。将档案信息存储在云平台上，实现对档案信息的集中管理和备份；通过大数据分析档案利用率、流动情况等，为档案管理决策提供数据支持。

（三）计算、管理与服务技术

网络层传输来的多种信息经过优化分析，实行智能化处理并服务于决策，在技术构架上属于处理和应用层。通过智能化系统、人机交互界面等技术实现档案管理的智能化和个性化。

四、物联网在档案智能化管理中的应用

（一）档案入库、编目、盘点、追踪、统计、查阅、借阅和归还等

1．档案入库。目前大部分档案馆（室）的档案入库采用人工粘贴档号或一维二维条形码识别管理，自动化程度不高，费时费力，还容易出错。RFID自动识别技术，将文件名称、日期、档号、密级等基本信息存储到RFID标签芯片中，贴于档案盒表面，RFID终端设备可以在非接触中读取这些基本信息，系统自动分配盒编号以及柜号，并生成入库清单，同时将这些信息自动保存到数据库，完成档案智能化入库过程。

2．档案编目。传统的档案编目工作主要采用手工方式录入电脑，再打印出来装入档案盒内，整个过程重复烦琐并难以及时发现错误之处。RFID技术采用无线无接触采集数据方式，迅速完成信息编目工作，并自动储存到数据库，速度快，准确率高。

3．档案盘点。传统的盘点工作主要靠人工逐一打开档案盒进行识别和登记，工作量大，容易出错。RFID采用无线电波，无需打开档案盒，只需手持特定的识读器接近档案存放位置，即可同时读取多个标签信息，而且每个RFID标签具有唯一的识别码，不易被伪造，大大提高了盘点的准确率，也降低了工作成本。

4．档案追踪。RFID标签上存储着档案的各种信息，包括档案内容、档案形成时间、存储位置、类型等。档案工作者按照系统自动安排的存储位置存放档案，整个过程处于全程监控阶段。如果遭到非法涂改或者损坏时，系统便立刻自动报警，实时跟踪档案的变化情况，并把过程记录存储在数据库中，实现了档案的智能化追踪管理。

5．档案统计。档案统计主要是展示档案及库房的存储现状、变化情况和预测未来存储情况。物联网技术下的档案统计可分类别提供多维度的统计方式。系统可根据库房名称、装盒人、档案类别、保管期限、密级等进行分类统计，也可根据档案的出入库情况（包括数量和频率）预测未来档案的大概数量。同时，系统也会对档案库房温湿度、人员出入频率等环境信息进行统计，以保证档案和库房的安全。

6．档案查阅。物联网技术下的档案查阅可以分为线上线下两种方式。线上查阅，即用户通过指定的网站提出申请，上传和填写自己的相关证件和信息，由档案管理人员给予线上回复或采用快递的方式完成查阅的工作环节。也可以采用线下方式，即用户持有效证件，通过档案管理系统中提出阅读申请，系统对用户进行阅读权利审批，审批通过后，库房屏幕上会自动出现三维导航图，档案工作者可以根据声光指示迅速找到档案所在位置，大大减少了查阅时间。

7．档案借阅和归还。传统的借阅方法一般采取登记方式，标注借阅内容、借阅人、借阅日期以及预计归还日期等，事后由档案管理人员以电话或者短信形式按期催促归还。物联网时代，借阅者凭有效证件将借阅的档案信息输入系统，系统对借阅者和档案进行识别记录，对未归还档案的用户自动发送E-mail进行催还。另外，系统还会根据用户的借阅历史和频率进行统计，了解用户的需求方向，主动向用户推送其他相关档案信息，更好地满足用户的需求。

借阅者执行归还手续，同样可以采取系统操作，系统核对归还的档案与借阅者信息，核对正确后，档案管理人员根据三维导航图将档案归还原位。采用档案柜模式时，档案归还必须到原位，否则档案柜以及系统会自动报警提示，直至档案归还原位。

（二）监控档案库房环境方面的应用

包括灰尘、霉菌、有害气体、噪音、温湿度等环境监控方面的应用。传统的档案库房，除霉、除尘、净化空气、调控温湿度等工作基本上靠人工完成。空调、除湿机等设备是库房必备，库房也需要专人定期巡视。考虑到不同材质的档案保管条件不同，不仅需要良好的设备条件，还需要档案工作者具备过硬的专业知识和强烈的工作责任心，缺一不可。物联网技术下的档案库房，无须布线，无须组网，通过温湿度传感器、光照度传感器、新风传感器、有害气体传感器等各类传感器，将各类相关数据发送至终端协调器，并对收集到的数据进行预处理、汇总、统计和分析，对异常数据进行检测和分析，对可能成为隐患的区域实时自动报警。物联网库房系统可以做到远程控制和操作，也可以实现自我调节，例如，当档案库房的温度过高或过低，与系统里设置的数值有较大偏差时，系统会自动打开空调或者关闭空调，将档案库房的温度调节在规定范围内。

（三）档案库房安防方面的应用

1．智能防盗监控报警系统

门禁系统，包括门禁、红外探测、报警器等部分，实时监控档案库房进出口，进出人员需持卡进入。对进出人员和进出档案进行检测和记录统计，对没有授权的进出人员或者进出档案实时报警。档案库房内的远程视频监控，可以让档案管理人员随时查看档案库房内部情况，全方位防护，实现库房的高质量管理。

2．防漏水实时监控系统

纸质档案遇水后容易产生变形、粘连、（下转64页）（上接55页）霉变甚至破损等情况，磁带、光盘等遇水后也会受到一定的损害。档案库房漏水也会造成库房里的电子设备造成短路，轻则破环电器，重则引发火灾，所以，对于档案库房管理人员来说，防漏水是一件非常重要的任务。目前来说造成档案库房漏水的主要原因有三：一是空调漏水，夏季空调运行时，空气中的水分经过冷凝管时会凝结成水滴，冷凝水收集器收集冷凝水经排水管道排出，长期使用会造成污垢，一旦堵住排水管，就会向外溢出。二是档案库房外窗漏水，主要原因是外窗的密封条老化、密封不严造成的。这种情况经常见到，特别是夏季遇到强降雨的时候极易见到外窗漏水现象。三是水管老化或者破裂造成漏水。

物联网技术下的档案库房配置有漏水报警检测系统，由区域漏水控制器、漏水感应器、电脑系统和相关的辅助设备组成，在档案库房的漏水检测中“预防大于应急”，多元预警漏水情况的发生。漏水报警检测系统能够实现秒级漏水报警，无须人工看守，实时检测档案库房漏水情况，保障档案库房安全。

3．防火灭火预警系统

档案库房因为其特殊的保管性，空调、除湿机、恒温恒湿系统、电脑、消毒设备等电器设备众多，功率大，长期运行容易造成短路，产生火灾隐患。目前，国内大部分档案库房仍然以配备感烟器、干粉灭火器和报警系统为主，物联网技术下的库房防火消防系统，在原有的火灾自动报警系统的基础上，加装独立式感烟探测器、智慧消防水源采集器、智慧消防RFID标签等前端物联探测设备，实现对火灾隐患、消防设施及人员等信息的实时感知和采集。

物联网技术的不断完善和发展促进了档案管理智能化的迅猛发展，但是由于受到经济情况、技术标准、网络安全、人员意识等因素的影响，依然有很多问题亟待我们去解决。

参考文献：

[1]倪腾.基于物联网技术的企业档案实体监控系统设计[J].兰台世界，2020（S1）： 81-82.

[2]付浦君，张莉莉.基于供应链协同理论的制造企业采购管理研究[J].中国管理信息化，2013，16（10）： 57-59.

作者单位：合肥工业大学档案馆