浅析高职院校档案管理的应用策略

近年来，高职院校学生档案信息不断增多，行政部门档案材料也不断增多，传统档案管理模式已不能满足高职院校的教育发展需求。随着档案管理模式不断发展变化，由传统档案管理向电子档案管理方向发展成为大势所趋。高职院校档案管理工作要不断优化创新，针对传统档案管理模式与电子档案管理模式存在的差异性、互补性，既要利用好传统档案管理优势，又要利用好电子档案管理优势，使二者在高校档案管理工作中有机融合，让高职院校档案管理工作行之有效，不断开创高职院校高质量发展新局面。

一、高职院校档案管理概述

高职院校档案管理是对高职院校教育教学、后勤服务以及科研工作中产生的各种资料进行管理和应用的一种重要方法。这些档案和资料记载着高校的发展历程和教学优势特色，是学校重要的信息资源和文化财富，是学校历史真实面貌的基本凭证，具有重要价值。高职院校档案管理可分为传统档案管理和电子档案管理。

高职院校传统档案管理是一种集中、规范的管理模式，由专门的档案管理部门负责。这种管理模式侧重于档案的接收、整理、分类、统计、保管以及转递等环节，确保高职院校档案的有序性和完整性。其主要以纸质形式存在，以纸张为媒介进行信息的传播和存储。由于纸质档案材质的特殊性，其在储存和检索方面存在一定不便，需要大量的物理空间来存放，且不利于档案的长期保存和维护。在信息查询方面，传统档案需要耗费大量的人力与时间，效率相对较低。

高职院校电子档案管理，是指利用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存、利用和管理的过程。这种管理方式的出现，极大地提高了档案管理的效率和便捷性，适应了信息化时代的发展需求。在高职院校，电子档案管理系统通常具备多种功能，如电子档案的接收、整理组卷、案卷变动处理、检索目录编制以及电子档案阅览等，主要以数字形式存在，包括图片、文字、报表、邮件、电子试卷、声像、音频等。[1]这些电子档案通过计算机系统进行存储和管理，具有快捷方便、高效节约的特点。管理人员可以通过简单的计算机操作，快速查询和归纳文档，使烦琐的档案整理工作变得简洁。电子档案的出现，不仅提高了工作效率，还降低了成本，使档案管理工作更加现代化和智能化。

二、高职院校档案管理的意义

高职院校档案管理工作意义深远且重大，其是对学校历史、发展轨迹和各项活动资料的记录与传承，对学校文化传承和发展起着重要作用，为学校的组织、管理、决策、教学、科研等各方面工作提供有力的支持和保障，促进高职院校的高质量和可持续发展。

首先，科学规范的档案管理是高职院校组织、管理和决策的重要依据。通过档案，领导层可以准确、全面地了解过去高职院校的工作和活动情况，从而为未来的规划和发展提供有力的支持。同时，档案还可以为高职院校的各项工作提供历史参照，帮助其更好地总结经验、发现问题并改进工作。

其次，科学规范的档案管理能够优化工作流程，提高管理效率。通过科学的档案管理，高职院校可以更加高效地利用档案资源，降低信息查找和整理的时间成本，提高工作效率。同时，档案管理还可以促进学校各项工作的规范化、标准化，确保各项工作有序进行。

再次，科学规范的档案管理能够展示良好的学校形象。一个拥有完善档案管理体系的学校，往往能够给外界留下专业、严谨的印象，从而提升学校的知名度和美誉度。同时，通过档案展示学校的历史沿革和发展成就，可以增强学校的凝聚力和向心力，促进学校内部和谐稳定。

最后，科学规范的档案管理有利于提升高职院校的教学和科研水平。在教育教学方面，教学档案是教师和学生劳动成果的积累，可以为今后的教学提供宝贵的资料借鉴。通过研究教学档案，学校可以评估当前的教学质量，为推进教学改革和提高教学质量提供重要依据。在科研方面，档案管理可以为科研人员提供全面的资料支持，促进科研工作的深入开展和成果的转化应用。

三、高职院校档案管理流程

（一）传统档案管理流程

高职院校传统档案的信息传递窗口，承载着不同部门、不同人员的各种工作所需。不同高校可能会根据自身的实际情况和档案管理需求，对上述分类进行适当的调整或细化。为实现传统档案流程化、规范化管理，通常采取分类、排列、编号、编目、装订、装盒、移交、归档的工作流程。

第一，文件分类。在划分年度时，按文件形成年度分类；跨越年度的会议文件，放在闭幕年整理。第二，排列归档文件的顺序，一般按事由、时间以及重要程度等要素进行排列。在文件整理归档中，件内文件排序方法为正本在上，定稿在下；正文在前，附件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。第三，归档文件编号，文件页数按有文字、图表的页面数计算，空白页不计，页号编在正面的右下角。第四，归档文件编目，文件在分类、排列、编号以后，以件为单位编制目录，目录为A4竖排，项目包括档号、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号、备注八项。第五，归档文件的装订，按照一盒能装文件的数量将若干“件”文件用三点一线的装订方式装订在一起，这便是立卷。第六，装盒归档文件，按照归档文件件号的先后顺序进行。值得注意的是，完整的传统档案整理工作必须有序化进行，每盒中的备考表要及时填写整理人员姓名、检查人员姓名和归档日期。第七，文件移交和归档，按归档文件目录清点后移交档案室，负责交接的档案管理人员在归档文件目录上签字盖章，归档于档案室储存。

（二）电子档案管理流程

高职院校可以实现对电子档案的有效管理和利用，为教学、科研和管理工作提供有力支持。高职院校电子档案的管理流程是一个系统性、规范性的过程，旨在确保电子档案的完整、准确、可用和安全，具体按照以下管理流程进行。

1.收集与整理

“收集”是档案工作人员定期从各个部门收集产生的电子文件，确保所有重要文件都被纳入管理范围；“整理”是对收集到的电子文件进行分类、编号和命名，便于后续的检索和管理。

2.鉴定与审核

“鉴定”是根据电子档案的价值和重要性进行初步鉴定，确定其保管期限和利用方式；“审核”是对电子档案的完整性、准确性和真实性进行审核，确保其符合归档要求。

3.归档与存储

“归档”是将经过鉴定和审核的电子档案进行归档处理，包括添加元数据、建立索引等；“存储”是选择适当的存储介质（如硬盘、光盘等）和存储方式（如在线存储、近线存储等），确保电子档案安全存储。

4.检索与利用

“检索”是建立电子档案的检索系统，方便用户通过关键词、分类等方式快速查找所需档案；“利用”是根据用户的权限和需求，提供电子档案的在线浏览、下载、打印等服务。

5.维护与更新

“维护”是定期对电子档案进行备份、修复和迁移等操作，确保其长期保存和有效利用；“更新”是随着高职院校的发展和变化，及时对电子档案进行更新和补充，确保其时效性和完整性。

6.安全管理

一是权限管理，建立严格的权限管理体系，确保电子档案不被非法访问、篡改或删除；二是病毒防范，采取有效的病毒防范措施，防止电子档案受到病毒等恶意侵害；三是应急预案，制订电子档案管理的应急预案，以应对突发事件或自然灾害等不可抗力因素。

四、高职院校档案管理存在的问题

高职院校档案管理是一项复杂而重要的工作，对促进高职院校的发展和提升教育质量具有重要意义。然而，随着档案管理工作的发展进步，高职院校档案管理在信息完整性、管理规范性和安全性、信息化水平以及专业人员配备等方面都存在问题，具体如下。

（一）档案信息完整性不足

一方面，受传统档案管理方式的局限性和人为因素的影响，有时候会出现档案丢失或损坏的情况；另一方面，由于档案管理工作的繁复性、部门之间信息交流和对接不畅、信息录入不及时，有时也会导致档案内容不完整或信息缺失的情况，这直接影响到档案的真实性和准确性。

（二）档案管理规范性不足

由于部分高职院校机构复杂、管理体系不够完善等原因，管理人员在电子档案的归档、管理等方面可能缺乏明确规范的工作标准，容易出现管理混乱、重复管理、档案丢失等情况，也影响了档案的管理效率和档案利用率。[2]

（三）档案管理安全性不足

档案安全性不足是高职院校档案管理面临的一大挑战。一方面，纸质档案容易受到保存环境的影响，同时也存在被盗窃或篡改的风险；另一方面，电子档案涉及学生、教师、教务等多个方面的敏感信息，数据的安全性显得尤为重要。然而，目前很多高职院校在数据安全方面还存在不足，电子档案管理中往往缺乏严格的数据加密和访问控制机制，容易导致档案信息泄露、被篡改等风险。

（四）档案管理信息化水平不足

一方面，目前，许多高职院校的档案管理仍然停留在传统的纸质档案管理阶段，其电子档案管理系统并不完善，[3]这导致档案数据的存储、查询和更新等工作都需要依赖人工处理，不仅效率低下，而且容易出现错误。另一方面，缺乏统一的电子档案管理系统也使各部门之间的档案信息共享变得困难，影响了档案信息的有效利用。

（五）专业管理人员数量不足

档案管理工作需要专业的人员来进行，但目前很多高职院校的档案管理人员并不具备足够的档案专业知识和工作能力，这导致档案管理工作出现操作不规范的情况，甚至影响档案的完整性和安全性。大多数高职院校档案管理工作都是由学校办公室人员兼职，缺乏专业的档案管理工作人员，其档案管理专业技能不足，工作效率较低，导致档案资料整理、归类难度大。

五、高职院校档案管理的应用策略

近年来，传统档案管理向电子档案管理方向发展，高职院校在应用传统档案与电子档案时，应充分发挥各自的优势，同时注重两者的互补与融合。通过优化档案管理、提升数字化水平等措施，实现档案资源高效利用，为高职院校的教学、科研、管理工作提供有力支持。

（一）传统档案的应用策略

1.优化管理与利用

尽管传统档案以纸质为主，但其原始性和真实性不容忽视。因此，要建立科学的分类和编号系统，确保档案的完整性和有序性。同时，设立专门的阅览室或提供复印服务，方便师生查阅和利用。

2.数字化转换与备份

为了弥补传统档案在保存、查询和传输方面的不足，可以考虑对部分重要档案进行数字化转换。这不仅可以提高传统档案的利用率，还可以作为原始档案的备份。

3.人员培训与引进

一方面，要加强对档案管理人员的培训，提升其档案管理意识和专业技能，通过开设理论和技能培训课程等形式，促进管理人员专业水平的提升。另一方面，应重视对专业人才的引进，建设一支具有专业技能、行业经验、创新能力的专业人才队伍，通过招聘、猎头、院校内部推荐等多种渠道吸纳专业、高素质人才。

（二）电子档案的应用策略

高职院校可以根据自身的特色和需求，制订更为细致和个性化的电子档案分类方案。通过科学分类和有效管理，电子档案能够更好地服务于高职院校的教学、科研和管理工作，提升学校的整体运行效率和信息化水平。

1.完善存储与备份系统

存储和备份是确保电子档案安全可用的关键。高职院校应建立稳定的存储系统，采用多种备份方式，如定期备份、异地备份等，以防止数据丢失或损坏。

2.强化安全管理与权限控制

电子档案面临着网络安全和数据安全的双重挑战，要采取多种安全措施，如防火墙、加密技术等，确保电子档案的安全性。同时，建立严格的权限管理体系，防止未经授权的访问和篡改。

3.提升检索与利用效率

利用现代信息技术，建立高效的电子档案检索系统，方便师生快速查找所需信息。此外，通过开发移动应用程序或提供在线服务，实现电子档案的远程访问和利用，提高档案的利用效率。

4.加大培训与宣传力度

加强对电子档案重要性的宣传力度，提高师生对电子档案的认知度和利用率。同时，开展针对性的培训活动，帮助师生掌握电子档案的使用方法和技巧。

六、结语

综上所述，科学规范的档案管理是高职院校组织、管理和决策的重要依据，能够优化工作流程、提高管理效率，有利于提升高职院校的教学和科研水平。为此，高职院校要将传统档案与电子档案管理相结合，充分发挥两者的优势，提高档案管理的效率和质量，以满足高职院校的教学、科研和管理需求。

参考文献：

[1]俞萍，马春蕾.加强人事档案管理 精准服务医院人才发展战略[J].办公室业务，2022（07）：151-153.

[2]梁霄，盛金辉.试析学校档案管理信息化建设的“失范”及对策[J].办公室业务，2016（11）：45.

[3]郭丹.高职院校电子档案管理工作发展探讨[J].当代教育实践与教学研究（电子刊），2016（04）：81.

（作者简介：张淑红，女，本科，济南职业学院，副高，研究方向：档案）

（责任编辑 刘冬杨）