高校声像档案安全管理的CASDNU模式

梁和成?黄林

国家安全战略的进一步深化，要求全面筑牢档案安全工作防线。档案安全是档案工作的底线，现通过对高校声像档案的完整收集（C）、整理方式（A）、保管形式（S）、数字技术手段（D）、网络安全管理（N）和开发利用（U）等各个过程管控环节的安全问题进行深度剖析，从管控与技术维度对声像档案安全保障提出对策性建议和措施，以期更好地推动高校声像档案的安全保护工作，促进声像安全管理。

随着数码影像技术的发展、各高校对声像档案的重视和挖掘以及信息化的广泛应用，声像档案在学校的教学、科研等方面的转换成果客观真实地再现了学校各时期的发展面貌与历史记忆。但目前声像档案在众多高校档案安全管理中的现状不甚理想，有效重视程度不够，声像档案的收集、检索、开发利用等各环节存在诸多安全管理问题，缺乏有效控制，使得档案本身和信息安全无法保障，影响自身价值的体现，一旦遗失将造成重大损失。更好地保护和有效利用档案，提升安全防范意识和措施，需要采取有效策略与创新管理模式，改进高校声像档案的安全管理。

现存档案的安全隐患

载体多样化使声像档案的保存保管面临多重挑战。声像档案的载体一般以磁带、光盘、硬盘为主，由于载体特殊，如果保管不善，极易随着时间出现损耗，如画面模糊、有丝纹破损痕迹、表面出现污染、色斑等，导致照片底片档案出现各种信息丢失的不良后果，录音录像带则在不良环境下出现磁颗粒破损掉落，发霉变质的录像带表面磁层强度变化等导致原始信息受损丢失，最终导致记录影像失真无法播放。此外，自然活动形成的声像材料缺乏统一管理，极易因单位兼职管理人员变动或设备更替导致材料丢失；硬盘载体的电子声像数据，可以轻易地进行编辑处理，容易被篡改乃至删除。因此，需要解决好原始声像档案保存规范问题，维护其原始真实性、不受非法篡改，维护其文件元数据与背景信息完整可信，确保声像档案介质实体和数字档案元数据安全。

收集意识与安全规范（Collect）

多数高校由新闻中心组织拍摄专门的活动，但其他影像的记录均由各部门和学院自行拍摄和管理，由于缺乏影像管理标准以及不明确归档范围，常常存在根据自身意愿随意删减或者修改影像的情况。因此，在档案收集过程中可能造成珍贵数字声像档案因为缺乏他人监督和检查而丢失或者所属档案的元数据信息不全，这是造成声像档案在收集过程中的主要安全隐患。同时，还存在未收集齐全和集中管理声像档案的情况，在实体声像档案收集时往往会出现资料断档、数据不完整的情况，利用时无法充分展示，无疑是一种安全隐患。然而，采用远程归档也存在一定的系统安全危险系数。因此，收集资料需要充分，同时，在系统程序构建时，需要对系统性能进行提升，进行安全认证加密，从而构建安全的通信连接，控制好安全措施与对策，禁止任意加工，规范管理，明确职责，维护好档案的完整性和安全性。

整理标准与信息处理（Arrange）

当前，对声像档案的整理大都是在计算机上完成，作为整理档案的重要一环，安全隐患不容忽视，整理人员在整理过程中对数据信息做移动整理归类，容易不自觉地进行有意或者无意的增删或修改，引起数据错误、丢失或者产生新的安全隐患；声像档案的整理按照各自需求标准进行，存储格式等没有统一的规定。进行整理时，对其如何分类、组卷、编写说明（具体的项目与格式），极易因整理人员对原始信息资料理解与认知不同，进行随心操作导致声像档案的原始信息遗失。数据著录不规范，信息漏失较为严重，元数据不完整。此外，在整理过程中，数字档案极易感染病毒，同样会对其档案所属元数据的信息安全造成不同程度的损坏威胁。因此，需要严格把控依据和标准来做信息处理。

保管形式与安全存储（Safekeep）

保管也是保证声像档案能够被有效利用的一个重要措施。保管过程中存在诸多安全隐患，是影响档案信息安全的主要因素，介质环境与方式选择、人为意识都对管控产生重要影响。

维系存储介质的有利保管环境

保证声像档案信息安全的重要前提是维系存储介质的物理安全，而存储介质的生命周期与其保管环境又有密切的关系，我们常见的存储介质如光盘、录像带、录音带和胶片等都需要在维持恒温恒湿、防磁、防污染空气的环境之下，不适宜的环境条件对存储介质的破坏将使得存储载体不稳定，进而导致档案信息出现变化与缺失、损毁。数字信息与模拟信息相比有很多优点，将传统实体声像档案的信息数字化转存，不仅满足当前信息化社会背景的要求，也减少了原件的使用，有效保护了实物原貌。但是，尽管我们做了大量的防护工作，也仍然存在一定的保存风险。新技术下产生的档案的方式不同，由于对声像档案不同介质对应的档案元数据的认识有限，数字档案在采集中可能会存在问题且未被及时发现，亦会出现信息被修改、失真的情况，导致信息难以恢复如初。

存储方式的合理选择

存储方式的选择也是影响声像档案安全的重要因素。多数高校数字声像档案仅采用计算机存储，网络管控级别不够，容易感染病毒，而一旦感染，损失将无法弥补。如果采取离线方式存储在光盘或者硬盘上，读取影像需要软硬件设备，特别是早期的录音录像带等存储介质，现在只有少量设备能够完成读取。所以，除了保证存储介质的安全外，还需要存储方式的选择。此外，把数字影像存储在网络硬盘或者云盘中也有弊端，其自身可能会出现运行故障、系统崩溃、遇到黑客攻击等，存储的数字影像也会受损或丢失。当前，条件允许的优选储存方式为蓝光储存，建立蓝光数字储存管理系统，该储存方式稳定性好、不易破损、抗病毒能力强。同时，对待重要的档案数据资料要建立同质备份，异质备份和异地备份，确保数据安全。

培养保管者意识的认知能力

当前，部分档案馆的管理者存在专业技术能力不够、档案价值意识淡薄、管理方式重视不足的情况，加之部分档案馆管理人员的流动性较强，工作交接缺乏正规统一的管理手续和记录，档案管理思路因人而异，保管工作缺乏延续性，“用时重要、平时忽视”的做法极易造成声像档案流失，阻碍了档案安全工作的进行。此外，声像档案馆员基本都身兼数职，一旦出现人员管理职务变动，档案容易发生交接遗漏。因此，需要规范档案馆的日常管理，有力保障声像档案安全，重视声像档案的管理体制和人员培训，实行专人专管。

加强机密性和完整性的有效落实

声像档案在高校实际使用中还需要重视保密性问题，在存储和使用过程中都需要按照相关保密规定进行。系统管理要建立专门的数据库，对系统进行加密和权限分配。加强创新与利用现代信息技术，对相关资料进行多重加密处理，提升档案机密性。严抓过程把控，通过多重加密技术使以数据形式存储的档案在输入和输出过程中实现全面转化，提升档案加密管控与完整利用，从而有效保护档案存储和利用。

数字化的风险管控（Digitization）

声像档案的数字化处理包含照片数据的数字化处理、音像资料的数字化转存及其数字化管理。声像档案数字化转存就是运用包括计算机存储技术、数据库技术、数字摄影技术、多媒体技术等在内的技术，把图形、影像、音视屏形式的照片底片、录音录像带、磁盘信息转化为计算机可以识别和处理的数字形态信息，并对其进行二次加工处理，进行转载、存储、组织、检索、维护的全生态过程。然而，现阶段很多技术都存在技术缺陷，对数据转换容易造成信息丢失、数据不完整，因此，在声像档案的数字化过程中，要注意转存技术方式的选择、数据的利用方式以及数据的保存格式和存储介质的选择，以降低转换风险。要把重视修复放在首位，保持声像档案的原生态性。加强各种档案交叉学科技术应用的力度，并充分考虑数据库的安全，建立过程管理、数据审查和定期备份机制，制订风险规避策略，加强储存生命周期保护与档案的备灾恢复管理，全方位提升声像数字档案的安全管理。建立数据安全审查机制和备份机制，严格执行数据审查标准、定期进行数据审查校对，减少数据频繁处理、移动带来的信息完整性受损风险，及时查看档案的信息验证内容确保数字声像档案的保存水平和质量。在备份存储时，除了多介质、多重备份以外，还需要考虑储存设备的等级，等级越高，其储存的安全性越强，保存的时间周期越长，安全性也越高。此外，存储设备越稳定，出现的设备故障频率越低。尽管如此，还需要同时考虑档案的灾难恢复问题，避免不必要的损失，全方位的提升声像数字档案的保存安全性。

网络管理安全保障（Network）

随着数字技术的进步，数据库技术广泛应用于声像档案的管理，方便了声像档案数据库的全方位检索。其中，数字声像档案的存储又开始引入了云存储技术。云技术手段在档案管理与存储中应用，高效发挥了声像档案信息资源在线资源的共享与利用，但基于云技术的声像档案信息管理模式将面临很多风险问题，目前并无相关云技术的风险管控规定，需要在档案管理使用过程中健全云技术的相关政策和安全性保障措施，提升网络信息安全意识，妥善采取科学的防范措施，使云储存技术安全高效服务于档案管理。面对“云端”声像档案的信息安全，要加强具有保障性的优质硬件设施，建立云技术可信性支撑体系，利用云技术大存储性能实现数据多介质、多份异地储存及备份，以此降低信息安全事故的风险率。同时，也需要对技术进行合理应用，在一定程度上提高档案数据保存的安全性和期限；加强对整个档案信息资源保存中心及其关联性的监控，避免受到外界威胁和破坏的影响。

档案利用的安全（Utilize）

传统的档案借阅方式效率较低，不仅借阅不够便捷，而且档案存在着被盗和丢失的风险。利用网络进行档案查询时尽管方便高效，但在现阶段技术条件下仍然存在安全隐患，检索时还可能会与校园网互联互通，更增加了档案受网络病毒感染和泄露的风险。要建立数字档案规范存取利用的相关规定，搭建独立的局域网、建立与完善访问权限与验证管理策略，进行网络环境周期性风险评估，根据评估结果进行分析，确保档案在一个规范安全的平台上运行。同时，提升档案安全保存的期限，以达到满足声像数字档案安全利用的要求。

档案安全保障的建议

健全声像档案管理和保障制度

制订与完善从档案形成到档案收集、整理等全过程规范，保障管理流程的完整性与安全性，厘清管理思路，做到前端控制，提高和加强管理人员安全意识。贯彻全程管理的思想，对档案的真实性、完整性、有效性进行检验，在前端确保声像档案形成时的信息安全；加强人员安全管理制度和数字声像档案安全保障技术的培训，注重声像档案信息化人才的培养，实现馆员配置的专业化和专职化。

采取安全有效的技术措施

存储介质的保管环境十分重要，数字声像档案的保存介质需要远离磁场，避免消磁，就需要建设独立的防磁库房，对载体进行有效维护，并定期检测和复制，确保其信息的可靠性。在保证数据在线与离线存储均安全的前提下，计算机与网络设备才能安全运行。

重视数据信息安全意识

重视数字声像档案元数据和背景信息的保存，可以保障数字声像档案信息的原始性，佐证真实性，帮助使用者理解档案内容。利用现代化信息技术手段对档案进行多维加密处理，能够保障数据的完整性。在对档案利用时，设备和软件的使用与更新情况要及时登记，并做好安全管理日志记录。同时，选择两种或两种以上方式进行备份和存储，确保信息安全。

数字声像档案是高校历史发展的结晶，是高校宝贵的文化资源财富，是高校重要的信息资源之一，对比纸质档案有着无比重要的价值体现，历史重大影像的重现对于生动形象的探索和研究校史发展有重要意义。因此，必须高度重视其信息的安全保障问题，加强对数字声像档案的专业化、制度化、规范化管理，采用先进的信息安全保护技术，充分开发声像档案的多元价值，使其在高校档案现代化管理工作中发挥应有的作用。

（作者单位：1.中国地质大学；2.上海新影捷信息技术有限公司）