基于信息化的高校科研财务治理

2024-07-05王翔

安徽理工大学学报·社会科学版 2024年3期

王翔

摘要：国家科技创新发展迅速，随着研发投入的不断增加，科研财务管理问题日益凸显。文章从高校科研财务管理现状及问题产生原因入手，剖析了科研项目投标、开票、立项、入账、报销、结账等多环节管理问题。基于智慧财务系统，提出运用信息化手段进行科研财务治理的新路径，并将信息化建设和财务治理相结合，总结出共享共治、业财融合、人才建设、系统运用等关键方面的科研财务治理方案。研究成果将推动相关理论及实践研究进程。

关键词：信息化；高校科研；财务治理

中图分类号：F275.5 文献标识码：A 文章编号：

1672-1101（2024）03-0103-06

Financial Governance of Scientific Research in Universities Based on Informatization

WANG Xiang

（Finance Department，Anhui University of Science and Technology，Huainan，Anhui 232001，China）

Abstract： With the rapid development of technological innovation and the continuous increase of research and development investment，the problems of financial management of scientific research in universities are becoming increasingly prominent.Starting from the causes and manifestations of scientific research financial problems，this article analyzes the management problems of scientific research project bidding，invoicing，project initiation，accounting，reimbursement，and settlement.Based on the perspective of smart finance，a new path of using information technology for scientific research financial governance is proposed.Finally，the paper combines information construction and financial governance，and summarizes the key aspects of scientific research financial governance schemes such as sharing and co-governance，integration of industry and finance，talent construction，and system application，so as to promote the relevant theoretical and practical research process.

Key words：informatization; scientific research in universities; financial governance

国家对科技创新领域的研发投入逐年增加，高校科研经费及项目数量亦随之快速增长。如何加强高校财务治理以科学高效管理科研经费，提高项目资金使用效率和项目管理信息化水平，是新时期财务理论及实务研究的热点。基于智慧财务研究高校科研财务治理具有重要的理论和现实意义。

一、文献回顾

财务治理方面，郑莹以内部审计重点关注的“资金使用效益”“内部管理效果”等为切入点构建了高校财务治理评价指标体系[1]；王宗宗等从财权的流入、配置、重组、再配置、监管5个方面分析了高校财务动态治理与财权动态配置，提出财权有效地动态配置是实现高校财务治理体系与治理能力现代化的重要途径[2]；胡素英认为，高校应当采取强化预算过程、推进网络治理和落实责任中心管理等措施，优化财权配置、完善财务治理、提高资金管理效率，从而提升高校财务治理水平[3]。

财务信息化方面，针对当前高校财务报销信息化面临的难点及不足，吴嫣然提出打造智能化报销平台、深入开展高校信息化业财融合等优化措施[4]；蒋琴认为，高校需在不断完善技术框架的基础上，着重优化预算管理、统一数据标准、为高校财务管理信息化建设提供全面支撑[5]。

科研经费管理方面，毛宝海等在对高校科研管理“放管服”现状及问题进行深入剖析的基础上，提出高校加强科研经费管理的相关建议[6]；王清华提出，管好科研资金流程关键节点，建立科研经费管理组织架构，并建立以信任为前提的科研管理机制以优化服务[7]。

综上所述，目前国内将财务治理与信息化相结合实现整体治理与完善的工具较少，因此，通过财务信息化手段加强科研财务治理的应用研究亟需推进。

二、高校科研财务治理中存在的问题

高校是科学研究的生力军，承载着科技强国的重要使命，如何规范使用科研经费，加强科研财务治理，是摆在高校财务部门面前的疑难项和重难点，分析归纳起来，当前高校科研财务治理存在“六多”“六难”问题。

（一）项目类型多，精细管理难

我国年度研发经费总投入已突破3万亿元。高校承担的科研项目数量逐年增加，国家重点研发计划项目、国家自然科学基金资助项目、国家社会科学基金项目、高等学校哲学社会科学繁荣计划项目等十几种高校常见主流科研项目，加上各项目分拨的子课题和学校、地方配套研究资金，各类平台的开放基金及各类企业、行业横向科研项目等（各类教学研究、党建和人才课题尚不计算在内），类型众多的科研经费管理已让高校财务部门应接不暇。

类型各异的科研项目对应不同的管理模式和要求，如果出现项目管理文件修订的情况，不同年份的同类项目要求也可能不同。同一大类的科研项目细分类型不同，财务管理模式也不相同。如，同是国家自然科学基金资助项目，若是面上项目，经费则划分为直接经费和间接经费；若是青年项目，则执行包干制，不再划分直接经费和间接经费。不同学科（学院）的科研经费管理模式也不同。如，对数学学科等纯基础研究项目，间接费用比例可提高到60%。不同金额的科研项目，经费管理模式也不同。如，间接经费核定比例，500万元以下的部分为30%；500万元至1 000万元的部分为25%；1 000万元以上的部分为20%。综上可见，科研项目类型的复杂多样显著增加了财务治理的难度。

（二）课题经费多，合规支出难

全国年度研发经费从1万亿增长至2万亿耗时8年，而从2万亿到3万亿元只经过了4年，国家重大科研仪器研制项目单体经费就可高达数千万元。国家统计局网站数据显示，我国高等学校研究与试验发展项目（课题）数（项）从2018年的107.69万项增加到2022年的153.98万项[8]，增幅为42.98%。高等学校研究与试验发展经费支出从2018年的1 457.88亿元增加到2022年的2 412.4亿元，增幅为65.47%，如图1所示。

图1 2018—2022年高校科研活动经费支出情况

课题数量多、经费体量大，高校科研活动支出增长迅速，由此带来的支出合规性管理问题日益突出。如，直接经费和间接经费是否存在混用，哪些费用应从直接经费列支，间接经费又包含什么内容，等等。科研经费预算有很强的专业性，然而负责经费报销、执行预算的常常是刚刚接触科研工作的研究生，他们需要上课、参加组会、做实验等，时间紧张，科研尚且未入门，更无机会熟悉经费预算、报销制度，财务部门治理难度大；宣传培训工作耗时且低效，教会一届又迎来新一届，项目结题验收时经费混用、预算执行差异大等问题屡见不鲜。此外，项目金额大，子课题分拨经费增多，结题时按项目整体验收，执行进度统计困难，分散的预算执行缺乏刚性控制，容易形成预算和决算差异。

（三）投标需求多，清理挂账难

大型企业集团合作课题，项目咨询、技术服务研发等横向课题主要采用采购服务的模式，由采购代理机构具体负责实施，公开招标，高校科研团队可根据自身擅长领域和过往业绩以学校名义参与投标，是高校履行服务行业和地方经济发展职能的重要形式。当前，采用公开招标方式采购技术服务的做法较为普遍，已逐步成为高校取得横向项目经费的主流途径。随着大型企业集团对技术创新的重视程度和实际需求日益增长，科研团队投标需求大幅度增加，投标保证金汇款业务要求量也随之增长。然而，科研团队往往只关心汇款是否及时准确，能否快速获取汇款回单作为投标材料附件，是否能够通过学校借款的方式不使用团队自有资金来支付保证金及借款时效等问题，不重视还款冲账、借款和保证金退款双重往来挂账等一系列问题。这大大降低了高校资金使用效率，往来款双重挂账长期得不到清理，挤占了珍贵的教科研事业发展经费，也增加了高校科研财务治理的难度和往来款管理压力。高校财务部门需要花费大量精力催还借款，但由于开始没有占用科研团队自有资金，借款团队还款积极性不高，即使科研团队有心还款，在众多的来款中找到对应的退回保证金，还需要财务部门投入更多的时间精力去配合查询。因此，伴随投标需求的增多，投标保证金借款清理已演变为高校科研财务治理的难题。

（四）开票换票多，出票核销难

高校科研团队项目中标后，根据业务需求、响应文件与项目发包方进行充分沟通并签订技术服务合同，约定付款方式和付款时间，高校依据合同开具技术服务发票或收据。然而，在高校科研管理实务中，科技合同主要由高校科研管理部门负责管理，而财务部门仅仅负责开票，科技合同规定是分期开票还是一次性开票，达到何种条件可以开票付款等合同内容，财务部门均无从知晓。此外，企业课题合同到款比例和金额受企业经营状况和行业、市场环境影响较大，经济上行市场景气时，合同回款及时，而市场环境萧条、经济下行压力较大时，合同回款率低，应收账款长期难收回容易引发坏账风险。高校作为技术服务提供方签订了大量科技合同，在当前买方市场中处于弱势地位，为争取科研资金、扩大学校影响力，不能因为回款不及时主动减少对外服务，从而形成当前合同金额和到账金额差异大的问题。更重要的是，发票开具还产生了应交税费问题，高校不仅得不到合同回款，还需要垫付产生的税费，因为开票后税费是税务部门按学校整体收取的，且直接由学校全额支付，垫款的压力没有传导到科研团队，票据核销的风险意识没有形成。由于部分票据开具时间较长，等到准备付款时，公司集团会要求换用当年新票，或者因为公司运营情况不佳，直接协商核减金额付款，都会造成高校财务部门经常换开发票。另外，部分大型企业集团存在总公司签订合同，高校提供发票给总公司，总公司拨款至子公司或项目部，而子公司或项目部付款时要求高校再提供收据的情况，高校被要求提供发票后又需要开具收款凭证，这给高校带来了额外的财务风险，财务票据核销工作也愈加复杂和困难。

（五）来款到账多，认领入账难

科研项目经费来源渠道丰富多样，仅财政性拨款资金就分中央级、省部级、地市级项目等不同层级的来源，非财政性资金项目则来源于各类企业、协会、学会组织。科研项目经费的来源从小到几人的小微企业，大到跨境经营的巨型企业集团，来款单位的财务管理水平参差不齐，有的来款备注明确清晰，可以直接对应到相关科研合同，有的来款则没有备注信息或是备注内容张冠李戴，甚至南辕北辙，拨款来源众多、来款笔数多和备注信息不全增加了经费认领的难度。与高校长期合作的大型企业集团可能在同一时间点，例如月末或季末一次性汇来多笔同样金额但属于多个不同项目的进度款，若没有备注信息则很难准确认领经费。部分企业认为，科研合作是以高校名义签订协议的，提供技术服务的主体是高校本身，而不是高校的某个团队或项目负责人，项目款项应直接汇给高校，企业因此不愿备注具体团队或人员信息。此外，企业转来的银行汇票只有金额和到期时间，更是难以识别区分。科研项目经费认领难，拨付进度较慢，科研人员着急“等米下锅”，亟待高效的财务治理来解决。

（六）结题结账多，查账备审难

科研经费体量增加，高校科研项目结题结账和中期检查也随之增加。科研经费使用情况是考核的重要内容。当前，为提高办事效率释放科研活力，很多高校实施了一系列针对科研工作的“放管服”措施，即将科研业务验收和项目财务验收合二为一。若项目经费财务管理不规范，即使研究成果达到项目结题要求，项目整体也不会通过验收。国家重点研发计划、省级重点研发计划等纵向科研项目则要求在结题时由具有项目相关审计资质的第三方会计师事务所进行专项审计，出具审计报告，项目才能最终通过验收。大型企业集团内审部门也会对公开招标的技术服务项目进行专项审计，确保研发项目支出经济合规。项目财务验收需要提供支出明细账和会计记账凭证复印件，高校科研团队则需安排专人准备相关材料整理打印，再由财务部门审核盖章才能提交给验收方。高校纸质凭证成本装订，按照档案管理要求保管，调阅需要审批，大金额项目涉及子课题经费分拨，还需要课题组统筹汇总，科研团队在项目验收时点查找好相关凭证方可扫描打印，工作量巨大。

三、基于信息化的智慧财务治理方案

随着财务信息化技术的发展，智慧财务建设为科研财务治理提供了新的路径，高校财务作为引领社会的先行示范部门，更应发挥自身理论和技术优势，提出先进的财务治理理念及信息化科研财务治理方案。

（一）分类编码，定义规则

实现科研项目的精细管理，首先就必须明确管理的对象和主体。科研项目的类型众多，但也有一定的分类规律。从来款资金性质来看，一般分为财政资金和非财政资金，即可分为纵向项目和横向项目，其中同级财政项目资金如果年末需要结转，在会计核算时应计入“财政拨款结转”，非同级财政和非财政项目资金如果年末需要结转在会计核算时则应计入“非财政拨款结转”。因核算方式不同，纵向项目应分为同级财政纵向和非同级财政纵向两类。从项目类型来看，可根据高校具体情况，将中央级、省部级、地市级、企业级项目按照管理文件和合同类型来归类；从学科分类来看，可根据依托学院或所在校内科研平台归类。

所有科研项目按类型归集后，采用计算机信息化思维，对科研项目进行编码，如表1所示。定义第1位为K，表示科研项目，区别于其他教研、人才项目等；第2、3位用数字表示立项年份，可据此判断执行何年的管理文件；第4位用数字1、2、3分别表示同级财政、非同级财政、横向项目等资金性质；第5位用字母B表示项目类型；第6至8位用三位数字表示项目的立项顺序编号；第9位用字母A表示依托的学院或校内科研平台。表1示例为K231B001A项目，表示A学院2023年立项的B类型同级财政纵向第001个科研项目。

编码定义与项目命名相结合，用项目名称来区分直接经费、间接经费或包干制经费，也可将项目名称与科研合同编号相统一，使纵向项目的任务书和横向项目的合同管理更为方便高效。

（二）预算控制，额度管理

根据项目任务书所载明的预算情况，结合项目相关管理文件，将经费按照类别编码管理，可以使用上文所述项目编码规则定义中的“项目类型”字段来区分。首先，仔细研读项目管理文件，对比经费管理要求，总结提炼出管理要点，将相同要求的项目放在一起管理，如表2所示。不同类型项目在直接经费支出范围和间接经费核定比例、方法上存在差异，只有明确差异划分类别，才能便于命名和定义管理模板类型。其次，根据每种类型项目的直接经费支出范围，细化经济分类。如，表2中国家重点研发计划项目可以支出计算类仪器设备和软件工具，而国家社会科学基金项目则不可列支，所以国家重点研发计划项目管理模板可以支出相关固定资产和无形资产，对应到预算会计中的预算支出经济分类科目，则可以是其他资本性支出中的信息网络及软件购置更新科目。再次，进一步细化国标的一、二级经济分类科目，增加自主设置的三级经济分类科目，以满足科研项目经费支出的核算要求。如劳务费科目，高校核算的劳务费应包含劳务派遣人员劳务报酬、临聘人员劳务费、外聘教师讲课费等科研项目经费不适用的劳务类型，需要区分用途，设置适用科研项目经费的专用经济分类科目，限定科研项目经费的开支范围，同时区分直接经费和间接经费各自专属的经济分类科目，以避免科研经费超范围支出，杜绝直接经费和间接经费混用，从而达到规范经费使用的目的。最后，将间接经费按项目类型输入经费核定比例，即可实现直接经费与间接经费的金额划分。

（三）抵押借款，线上冲还

科研团队对于投标保证金借款还款积极性不高的原因主要有两点：一是借款时不占用团队自有资金，借款使用学校资金，还款全部依靠责任感和自觉性，缺乏刚性约束；二是还款工作耗时费力，需要电话或现场查询财务来款信息，核对匹配保证金退款信息效率低。基于以上原因，利用信息化手段优化借款和冲账流程，可有效化解借款和保证金退款双重往来挂账问题。首先，借款时可通过网络报销系统录入扣划借款押金的科研经费项目，押金经费项目设置为必填项，借款金额与押金金额相等，提交借款申请时验证押金经费项目是否余额充足。项目经费余额不足扣划押金的借款申请不能提交，成功提交借款申请后则冻结押金经费项目相应金额。其次，借款申请时在网络报销系统中设置借款人和经办人输入框，经办人输入框自动填入网报系统当前登录人员信息且不能修改，借款人输入框可在学校教职工名单中检索和选择，从流程设置上禁止学生及临聘人员借款，借款申请提交后发送短信给借款教职工提示借款内容和提醒尽快还款。再次，财务完成借款支付后，系统自动生成对冲识别编号，供借款人后期查询和冲账。最后，公开招标的企业集团或其代理机构将投标保证金退回学校后，财务部门通过网络报销系统实时发布全部来款信息，来款信息设置“来款时间、来款单位、来款金额、来款附言备注”等字段，并提供搜索框检索来款相关字段。科研团队检索退回的投标保证金信息，与前期借款信息进行匹配冲账，冲账后原借款时的押金经费项目金额将自动解冻。

（四）预借发票，自助开票

通过建设预借发票系统可以有效化解科研票据相关问题。首先，需要上传科技合同文本，由学校科研管理部门审核合同内容后决定是否开票，同意开票的合同信息传递至财务部门，财务部门则依据合同中付款条件，确定开票金额和出票时间。科研团队需要填写预借发票押金支出经费项目，系统根据预设的百分比从经费项目中冻结相应的金额，作为支付税费和预借发票的保证金，待回款全部到齐后解冻。其次，科研团队在系统中提交换开发票申请并上传变更支撑材料，经高校科研管理部门审核科技合同变更情况同意后，系统自动换开发票。再次，财务部门可以根据科研团队历史回款情况、换开发票情况和总借票金额等条件，设置该科研团队或项目负责人的借票金额和借票次数上限，系统将自动控制发票开具的额度和频率。最后，预借发票系统全部开具电子发票，通过微信公众号或电子邮箱自动推送至开票申请人，可加速高校与企业集团间的票据周转，减少纸质传递，降低票据丢失风险。

（五）实时发布，来款认领

建立高校科研管理部门与财务部门的系统接口。由财务部门将来款信息导入来款认领系统进行实时发布，系统接口将预借发票系统中的发票编号传递到科研管理系统与科技合同进行匹配，实现票据编号和科技合同编号的绑定。科研团队可以在公布的来款信息中检索需要认领的款项，再选取与来款对应的发票编号，提交认领申请后，科研部门根据合同内容对认领申请进行审核，同意通过的申请将推送至财务核算系统，财务部门自动生成入账分配凭证，提取科研管理费，并核销预借发票金额，当预借发票的票面金额全部到齐时，自动解冻借票时冻结的押金，恢复项目经费额度。来款认领系统实时公布来款所有相关信息，承兑汇票到期兑现后，展示汇票票号和出票银行，为科研团队提供便捷的检索和认领方式。已经认领的款项系统自动修改展示状态，防止同一笔款项被重复认领，每一笔款项都标有会计核算系统生成的对冲号，使得与高校长期合作的大型企业集团即使在同一时间点一次性汇来多笔同金额进度款，也可进行编号管理区分开来。

（六）电子存档，智慧查阅

电子化会计档案是顺应办公无纸化形势、提升工作效率的有力工具，即通过网络报销系统采集发票、审批单、合同协议等原始凭证影像文件，导入电子档案系统，再通过会计核算系统获取记账凭证和收支明细账表，连接财政一体化系统和银校互联系统采集财政和银行支付回单，匹配合并成完整的会计档案。科研团队可以在线上申请调阅档案，按照审批权限通过审批后，可以查看下载带有财务审核用印和防伪二维码的凭证账表资料，这满足了项目财务验收需求并大幅度提升了工作效率。

四、结论

运用智慧财务信息化手段可以优化科研财务管理流程，加强科研财务治理，有效化解高校科研事业发展带来的“六难”问题，为解决科研财务问题提供了新的思路和途径，具有深远的理论和现实意义。财务治理是不断提升、完善的发展过程，应把握好以下几个关键点。

一是共享共治。科研财务治理是对科研业务的管理和提升，用财务治理思维指导科研财务管理工作，智慧财务系统必须与科研管理系统对接，消除信息孤岛，形成信息共享、共同治理、过程控制的闭环。

二是业财融合。坚持业财深度融合，财务治理应在对科研管理业务完全理解和灵活运用的基础上进行。如，自主设置的经济分类科目需事先对科研业务相关的支出全面梳理，真正做到业财融合，才能更好地引导科研业务。

三是人才建设。“专业人做专业事”，高校财务部门要建设与高校科研事业发展相适应的财务治理人才队伍，建立健全财务助理制度，更要着力培养一批计算机和财务业务兼通的高素质人才。

四是系统运用。智慧财务不是单纯的软件安装，而是建立在财务治理系统理念上的综合运用，并可根据高校科研事业发展的实际需要定制开发，从而丰富财务信息化的管理内涵，以解决不断发展过程中遇到的各种问题。

参考文献：

[1] 郑莹.内部审计视角下高校财务治理评价：指标体系及评价方法[J].商业会计，2023，43（16）：95-98.

[2] 王宗宗，邓平.高校财务动态治理与财权动态配置探究[J].财会通讯，2022，42（14）：157-160.

[3] 胡素英.我国高校财务治理中的财权配置现状与优化[J].浙江大学学报（人文社会科学版），2019，49（4）：195-206.

[4] 吴嫣然.信息化视角下地方高校财务报销现状与优化探索：以湖北经济学院为例[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版），2023，20（9）：55-58.

[5] 蒋琴.高校财务管理信息化建设优化研究[J].常州工学院学报，2021，34（4）：65-69.