新时代数字档案信息服务的问题及优化策略研究

邱梦梦 常硕 罗雨晗

摘要：在信息化的数字化新时代，数字档案成为用户需求的主力军，数字档案信息服务的建设要致力于与时俱进，以用户的需求为导向，致力于为用户提供更加方便快捷的信息服务。文章针对新时代数字档案的信息服务存在的服务人员专业度不够高、档案馆的基础设施建设资金投入不足、档案馆对特色信息资源的重要性认识不足的问题，从用户需求的角度出发，提出了数字时代我国档案信息服务的调整对策：提升档案人员的整体素质，为用户提供个性化服务，加大数字档案资金投入力度，更新档案馆基础设施，增强馆藏特色信息资源，提高用户查找效率。

关键词：信息服务；数字档案；创新；优化策略

中图分类号：G270  文献标志码：A

0 引言

《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》的第5部分“加速数字发展，构建数字中国”指出：“面向数字，激发数据元素潜力”“从总体上推动生产方式、生活方式和管理方式的转变”［1］。可以看出，数字化正在渗入中国的各个领域，档案事业的数字化也在发展纲领的要义当中。伴随着经济、政治、文化、社会等各个领域以及社会各个方面的体制改革、经济发展和体制改革中档案工作的新发展新要求，随着人民群众民主意识和法律意识不断提高，档案工作在我国各方面事业建设中发挥着越来越重要的作用。随着科技的进步，人类的生活方式也随之改变，阅读档案的方式也从之前的纯纸质时代迈向了数字化的电子档案时代。尤其是5G时代的到来，更是为信息服务提供了新平台。人们的社交方式和获取信息的方式也发生了翻天覆地的变化，但是当前数字档案信息服务的发展仍然存在很多不足和缺陷，不能很好地适应当前经济的发展和人们的生活方式。积极地进行探索和创新，为大众提供更加优质的信息资源和服务，不仅有利于经济水平的提高，而且有利于满足人们的生活需求，进而促进社会的进步。新时代数字档案的信息服务对于当前用户获取信息极为重要，数字档案的信息服务是促进社会主义现代化建设和社会和谐的重要组成部分，对档案的建设有着十分重要的意义。

1 档案信息服务的定义

档案信息服务是指在档案馆或其他档案机构中，运用电脑、互联网技术和特殊的资讯科技，为社会提供资料。在现代文明发展中，档案信息服务已经成为人类文明进步的重要标志，为社会各个领域提供越来越多有效的信息资源：（1）为企业、事业单位和组织等单位提供有关企业、事业单位管理与经营活动的决策资料、经营管理决策资料和其他相关资料及利用这些资料发展生产活动。（2）为公民和其他组织提供涉及个人成长成才和维护自身合法权益等有关法律知识与其他知识。（3）为国家机关、企事业单位和人民群众提供法律法规与经济管理方面的档案信息服务，包括档案法律法规宣传普及活动。由此可见，档案信息服务涉及社会的方方面面，时代的发展离不开档案信息服务的进步。

2 数字时代对档案信息服务的影响

随着信息化时代社会经济、科技、文化等方面发展水平不断提高，信息的多元化和用户需求的多角度化成为当今时代的特点。传统档案馆功能定位已不能满足现代社会发展要求和用户获取档案方便快捷的需求［2］。数字档案能够为用户提供更加有针对性和先进的信息，以往的档案获取方式只能通过去档案馆才能获取，有了电子档案，用户在家就能快速获取所需档案，极大地提高了获取信息的效率。同时，数字时代的到来提高了大众对档案的认知，让社会对档案的存在和作用有了进一步的了解，这对于档案数字化来说是一个很好的发展机遇。数字时代对档案信息服务的发展起到一个推波助澜的作用，因此，档案相关部门要利用好这个数字平台，致力于数字档案的发展进程，为用户提供更加方便快捷的信息服务。机遇和挑战往往是共存的，如果档案馆不能抓住大环境带来的机遇、顺应时代的发展、满足用户现阶段的个性化需求，就要面临被社会淘汰的风险。

3 数字档案信息服务的问题分析

3.1 服务人员的整体素质不高

目前数字档案信息服务在人员上存在3个问题：（1）档案服务人员掌握的专业知识还远远不够。在数字媒体的时代，数字档案的管理和提供利用相较以往的模式，需要操作的设备变得更加先进，难度自然也会加大，需要档案人员掌握更先进的技术，才能更好地进行档案的共享和信息服务。由于技术上的不足，服务人员不能为用户提供准确的信息服务，进而导致用户查找所需档案的体验感不佳。（2）档案工作人员还存在服务意识淡薄的问题。很多工作者每天只是做着重复的档案整理工作，对于用户存疑的地方只是简单解答，而没有主动地了解用户的需求，也没有主动地向用户介绍档案馆专业设备的操作方法，甚至当用户有困难时找不到服务人员。（3）档案馆对专业人才的引进不足。档案工作者的专业相关性也是影响其整理素质的一个重要原因。而调查结果显示，目前档案馆由于大量老员工的任职，没有吸纳新一代的专业档案人员，而很多老员工并没有接受专业的技术培训，专业知识掌握也远远不够，同时学习新技能的能力也不如新一代的档案人员，这就导致服务人员缺少新鲜血脉的注入，服务的效果不好。

3.2 档案馆的基础设施建设资金投入不足

当前，我国档案事业正处于转型期，对数字档案的资金投入力度不够，是制约档案数字化进程的重要因素。在新一轮基础设施建设中，各地普遍要求对数字档案进行硬件改造、软件升级。但各地经济发展水平不平衡，投入也不尽相同。此外，由于财政拨款有限，资金来源主要依靠财政拨款和银行贷款。在这两种方式都不能满足档案馆发展需要的情况下，许多档案馆不得不采取集资的办法来发展档案事业。在当前市场经济条件下，对档案数字化资金投入力度不够主要有以下几个原因：（1）数字档案建设是一项复杂的系统工程，投资大、周期长；（2）数字档案室的设备需要投入大量资金，这些资金主要依靠社会筹集；（3）数字化工程需要一定的技术人才及专门的技术力量和管理手段，这些都需要投入资金；（4）数字档案室是一项综合工程，要具备计算机、网络、通信等技术。

3.3 档案馆对特色信息资源的重要性认识不足

特色信息资源是一个档案馆竞争优势的重要体现，也是用户选择档案馆的重要依据。随着互联网的发展，档案的收集变得越来越方便，很多数字档案馆遗忘了“特色信息资源”对档案馆的重要意义和对用户的吸引力，一味地将很多档案收集起来，而不是有针对性地获取符合档案馆特色的信息资源。这导致用户在获取信息资源的时候需要自己甄别档案，查找所需档案的过程变得更加烦琐。因此，缺少特色的信息资源是制约当前数字档案发展的一大障碍，也是难以抓住用户“胃口”的主要问题所在，相关部门应当把档案馆特色信息资源的建设放在重中之重。

4 数字档案信息服务的提升策略

4.1 提升档案人员的服务能力，为用户提供个性化服务

档案工作虽然现在越来越依赖于计算机技术，但是仍然离不开档案工作人员的专业素养。在市场经济体制下，为了适应新时期档案事业发展的需要，提高档案工作人员的专业素养势在必行，这样才能更好地服务于当前的档案事业。提升档案人员的职业素养，服务人员首先要不断学习专业技能；其次，要增强档案工作者的服务意识，为用户制定个性化服务；最后，档案馆要引进专业人才。

4.1.1 服务人员要不断学习专业技能

随着数字档案事业在社会经济发展中扮演着越来越重要的角色，档案管理人员必须具备较高的专业知识储备和较强的业务能力。档案服务人员必须做到与时俱进，不断更新自己的知识储备和技能水平，这样才能更好地为企业提供优质服务。此外，信息服务平台还应重视档案管理人员的业务培训，以不断提高档案管理工作水平和效率。具体而言，针对信息服务部门的各项档案业务活动，可通过组织开展培训、交流研讨等形式定期对档案管理工作人员专业知识及技能水平进行培养。

4.1.2 服务人员要增强主动的服务意识

新修订的《中华人民共和国档案法》提出，档案要“为中国特色社会主义事业服务”和“便于社会各方面的利用”［3］。新时期档案管理是一项复杂的科学事业，需要广大工作人员认真学习党和国家有关档案与信息工作的方针、政策和法律法规，树立起服务意识，做好信息服务工作。但是目前很多档案馆的信息服务工作还是以简单的帮查阅服务为主，没有积极主动地了解用户的信息需求。因此，档案人员首先要树立起为用户服务的意识，不仅在用户需要帮助的时候及时给予有效的解决方案，还要能够主动走近用户，了解用户的需求，解答用户的疑惑。在平时工作中认真研究和了解档案工作的具体内容，为用户提供更加完善和高效的档案管理服务。要有强烈的责任感与使命感。要认识到这份工作肩负着为企业经济发展和社会进步服务，促进科学发展的责任与使命。

4.1.3 档案馆要引进专业人才

在数字化的时代，如果档案馆还是遵循过去的一套服务标准将被整个社会所淘汰，因此档案部门要通过引进专业人才改善整体队伍的专业素养［4］。在对服务人员进行培训的同时，要筛选出不符合档案馆发展前景的老员工，进而引进专业的技术人员。可以通过社会招聘和校园招聘的方式挑选具备专业知识和实践能力的人才，比如引进计算机专业的人才可以解决设备上的问题，引进档案相关专业的人才可以帮助用户有效查找所需档案，普及相关知识。增强档案馆服务人员的整体素养是提高档案馆核心竞争力的命脉，应当受到档案部门的重视。

4.2 加大数字档案资金投入力度，更新档案馆设施

当前，我国正处于改革开放和现代化建设的关键时期。随着经济社会的快速发展，信息技术的迅猛发展使得电子文件、电子数据等大量产生并积累起来。然而，我国数字档案馆基础设施不健全，基础设施老化问题严重，馆藏资源不足与人们日益增长的服务需求不相适应的矛盾日益突出。因此，要加大数字档案的资金投入力度，这样才能有更多的资金来健全档案馆的基础设施，为用户提供更加方便快捷的服务，吸引更多的用户选择数字档案。值得注意的是，资金的投入要用到刀刃上，对于不同部门资金的投入也要进行合理的规划，盲目地投入会失去大众的信任，不利于将来资金筹集工作的进行。

对于数字图书馆资金的筹集不是一项简单的任务，需要的资金量也不是一笔小数目，需要得到社会各界的支持，笔者认为可以依靠社会的公众力量进行。数字图书馆的建立本身就是为了服务于社会，获取大众的资金就要为大众办实事，因此在基础设施的建设方面要尽可能以大众的需求为导向，为用户提供更加先进便捷的设备，这样才能吸引更多资金的投入，更好地服务于社会。

4.3 增强馆藏特色信息资源建设，提高用户查找效率

数字档案的特色信息资源是档案馆是否具有竞争优势的重要体现，也是用户衡量信息服务好坏的重要准则。特色信息资源也是对社会资源进行有效利用的方法，对档案事业的发展具有十分重要的促进作用，因此数字档案馆要从不同的角度和手段入手来增加馆藏的特色信息资源建设。

4.3.1 明确服务对象

建立特色信息资源服务系统，明确特色资源的定位是关键，思考面向的受众群体，然后再思考系统的构建路径，这样才能让系统顺利构建［5］。这是保证后续的工作不做无用功，为合适的人群提供合适信息资源的关键所在，也是档案馆为服务对象提供信息服务的初心和使命所在。明确服务对象也是建设特色信息资源的其中一部分，能够极大缩短档案工作者对档案整理的效率。因此，档案馆建立特色信息资源要将目标客户放在首位，调查了解其需求，再整理相关的档案，这样才能精准提供特色信息服务，提高用户的查找效率。

4.3.2 优化馆藏结构

调查发现，传统的档案馆通常为了丰富档案类别，选择征集多种类型的档案，而不考虑什么样的档案在档案馆能够发挥更大的价值，这样很容易造成“重藏轻用”的局面，进而增加了用户在获取档案信息过程中的难度。因此，档案馆要优化馆藏结构，注重馆藏的资源配置和存放，在档案的征集过程中注重档案类别的甄选，不要盲目征集，档案的征集类别要有一定的逻辑性，为档案馆的特色信息资源服务。同时，将相关联的档案卷宗整理到一起，将档案的重合部分及时舍弃其中的一部分，并且将发展脉络相关联的档案进行归类和收集，以便用户利用。还可以建立专门的信息服务系统，这需要收集大量的信息资源，再对信息进行分类和归纳，进而开发出更多有价值的信息，打造不同类别的资源共享系统，让用户一目了然获得所需信息资源。不同的档案馆可以结合馆藏条件进行信息资源开发工作方法的选择。

5 结语

数字档案对于当今时代的发展和进步具有十分重要的意义，信息技术的发展和人们对档案的需求，对于档案信息服务的收集、整理、利用工作提出了更高的要求。因此，信息服务的工作要以大众的需求为导向，在强调社会大众对公共信息服务实用性需要得以实现的同时，也要强调社会大众对公共信息服务的便利性要求［6］。数字档案在发展过程中面对机遇的同时也会迎接更多的挑战，数字档案的信息服务工作还会随着今后的数字中国建设进程、数字政府建设步伐以及档案事业的发展而面临全新的发展局面，因此数字档案事业仍然需要档案工作者和专家理论与实践相结合，以最大限度地适应人们对档案资料的个性化、多元化要求，不断提升档案资源服务社会发展、服务民生发展的水平，为我国档案事业的持续发展保驾护航［7］。

参考文献

［1］佚名.中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要［N］.人民日报，2021-03-13（001）.

［2］吴敬仰.新时代数字档案馆档案信息服务研究［J］.兰台内外，2022（20）：13-15.

［3］中华人民共和国国家档案局.中华人民共和国档案法［EB/OL］.（2020-06-20）［2023-05-21］.https：//www.saac.gov.cn/daj/falv/202006/79ca4f151 fde470c996bec0d50601505.shtml.

［4］王川.基于社交媒体的数字档案信息服务策略［J］.中国科技信息，2021（7）：40-41.

［5］马仁杰，穆源真.论“数智”时代我国档案信息服务策略的调整［J］.大学图书情报学刊，2023（3）：102-106.

［6］李航.创新信息服务方式，提升公共服务发展水平［J］.新理财（政府理财），2022（8）：32-34.

［7］刘致放.电子信息领域特色信息资源服务体系建设研究［J］.电子世界，2020（12）：71-72.

（编辑 李春燕）

Research on the problems and optimization strategies of digital archival information service in the new era

QIU  Mengmeng， CHANG  Shuo， LUO  Yuhan

（Guangxi Minzu University， Nanning 530006， China）

Abstract：  In the new era of digitization， digital archives have become the main force of user needs. The construction of digital archives information service should be committed to advance with the times， oriented by user needs， and committed to provide users with more convenient and fast information services. In view of the problems of insufficient professional degree of service personnel， insufficient investment in infrastructure construction of archives and insufficient recognition of the importance of characteristic information resources existing in digital archives information service in the new era， from the perspective of user needs， this paper puts forward the adjustment countermeasures of digital era Chinese archives information service： to improve the service capability of archivists， provide users with personalized services， increase the investment in digital archives， update the infrastructure of archives， enhance the collection of characteristic information resources， and improve the search efficiency of users.

Key words： information service; digital archives; innovation; countermeasure and suggestion

作者简介：邱梦梦（1999—），女，硕士研究生；研究方向：档案学。