我国智慧档案馆研究述评

庄书豪 刘旭光

关键词：智慧档案馆；数字档案馆；档案信息化；智慧中国；智慧城市；智慧社会；智慧服务

2023年2月，中共中央、国务院印发《数字中国建设整体布局规划》（以下简称《规划》）。《规划》中指出，数字中国建设是指以信息化、网络化和数字化为基础，推动中国经济社会发展的战略举措。档案馆信息化是数字中国建设的重要组成部分，其中智慧档案馆建设是档案馆适应信息化智慧化新形势、迎接信息化智慧化新发展的必然之举。近年来，智慧档案馆建设事业在我国如火如荼，较为典型的如青岛市档案馆已通过验收，成为青岛市档案信息化建设中的又一里程碑。本文通过文献调查和梳理对智慧档案馆研究现状进行可视化分析，直观分析智慧档案馆研究现状和问题，为智慧档案馆的研究指出不足并给予建设性意见。

1 文献统计与分析

笔者以“智慧档案馆”和“智慧+档案馆”为检索词，截至2023年11 月19日，通过“主题”“关键词”“篇名”方式综合检索，在CNKI数据库中共检索到553篇文献，去除无关文章，最终共获得与“智慧档案馆”相关的文献361篇。大部分文献对智慧档案馆的研究集中在智慧城市视域下，除此之外，部分学者开展了企业智慧档案馆以及高校智慧档案馆的研究。

1.1 论文发表年度与数量分析。统计结果见图1。国内对智慧档案馆的研究开始于2013年，最早提出智慧档案馆概念且对智慧档案馆开展研究的是来自杨来青、徐明君和邹杰的《档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆》。此后，学术界对智慧档案馆展开研究的文章呈现逐年增长的趋势，至2021年论文数量达到峰值，而后研究速度逐渐放缓。这无不与国内对中国加快建设“智慧社会”“智慧中国”的政策导向相关。智慧档案馆研究所表现出的由应景出现至成为热点而后理性回落的趋势表明国内学者对智慧档案馆此课题仍具有较大研究兴趣，但同时抱有部分谨慎和保守的态度，其中与智慧档案馆实践建设现状仍未成为良好态势有着密切联系。总体而言，智慧档案馆仍未成为学术界焦点性主题。

1.2 期刊分布分析。对2013年至2023年361篇文献进行分析发现，刊发智慧档案馆研究文献数量前七名的北大核心期刊分别是：《中国档案》30篇、《档案学通讯》10篇、《档案管理》18篇、《北京档案》22篇、《档案与建设》28篇、《浙江档案》20篇、《档案学研究》9篇，共占全部期刊发文量的37.95%。其中《中国档案》发文数量最多，占全部发文量的8.31%；硕士论文共计20篇，博士论文0篇，共占总量的5.54%。

1.3 作者机构。通过CiteSpace6.2.R4，时间范围定为2013年至2023年，时间切片为1年，节点类型设置为Author，对作者进行可视化分析形成作者共现图谱（图2）。在图谱中，节点数（N）为255，连线数（E）为94，网络密度（Density）为0.0029。对智慧档案馆研究较多的学者为莫家莉7篇、史仕新6篇、杨来青5篇、许振哲4篇等。其中，单独作者独立完成的数量为255篇，占比70.64%；三个及三个以上作者完成论文的数量为45篇，占比12.47%。由此可见，学术界学者对智慧档案馆的研究仍比较独立，学者之间互通性较弱，作者之间的合作较少，且尚未形成核心作者群。

1.4 关键词词频统计及研究热点分析。关键词用于概括和阐释文章的主题内容，依靠分析在综述中提取关键词，可以直观迅速了解该领域的主要主题和研究趋势。

笔者通过CiteSpace6.2.R4，时间范围定为2013年至2023年，时间切片为1年，节点类型设置为Keyword，由此得到关键词共现图谱（见图3），并统计关键词词频和中心度（见表1）。关键词共现图谱中共有196个节点（N），363条连线（E），网络密度为0.019（Density），当前智慧档案馆研究领域内研究热点为“智慧城市”“档案馆”“智慧档案”“大数据”“智慧服务”等。

同时将CiteSpace6.2.R4中导出的频次大于等于7的关键词按频次高低进行统计发现，频次大于等于7的关键词有14个，中心度大于0.1的有9个，包括“智慧城市”“大数据”“智慧服务”“物联网”“信息化”“高校”“云计算”等。通过关键词共现图谱和对关键词频次和中心度统计对比分析，高频关键词与中心度较高的关键词基本吻合。由此也可得出，对智慧档案馆的研究较多数选择在智慧城市、高校及企业背景下开展。

2 国内智慧档案馆研究主要内容

目前国内学术界对智慧档案馆这一研究主题主要是从以下几个方面展开：智慧档案馆的基本概念；智慧档案馆的相关概念及关联；智慧档案馆的功能；智慧档案馆所应用的技术；智慧档案馆的构成要素和基本架构。

2.1 智慧档案馆的基本概念研究。尽管智慧档案馆的研究已经持续多年，但学术界依然未能对此概念达成统一认识。2013年杨来青将智慧档案馆定义为“是采用物联网、云计算等新技术智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式”。[1]可见此概念重点强调技术要素对智慧档案馆建设的支撑作用。这是国内最早提出的智慧档案馆概念和设想。此后，学者们通过不同视角阐释智慧档案馆概念，如分析比较档案馆发展的三个阶段——数字档案馆、智能档案馆和智慧档案馆的阐释[2]、基于“智慧”理解的定义[3]、基于技术角度的探讨[4]和智慧城市环境下集成设计视角的阐释[5]等。

2.2 智慧档案馆的相关概念及关联研究。智慧档案馆的相关概念主要指已经建设成熟的数字档案馆和智能档案馆。根据国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》，数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。学术界对智慧档案馆与数字档案馆之间存在“升级论”和“并行论”两种关系的探讨。大部分学者普遍认为智慧档案馆是数字档案馆的发展和延伸，是档案馆信息化进程中的新阶段，如认为是档案馆在信息化不同发展阶段的不同呈现形式[6]、是档案馆建设发展的高级范式[7]等。也有部分学者支持“并行论”关系的存在，认为智慧档案馆与数字档案馆可并行同时存在且能够互为对方提供支持[8]。绝大多数学者认为智能档案馆作为数字档案馆发展延伸为智慧档案馆过程中的过渡阶段，是在数字档案馆建设成熟后运用新信息技术的结果。

2.3 智慧档案馆的功能研究。智慧档案馆本质上和数字档案馆一致，是传统档案馆在信息化进程中借助新兴技术所发展的新形态，因此，智慧档案馆依然保留了由传统档案馆和数字档案馆所继承的社会记忆和档案服务的基本功能及业务功能，但相较于以往的档案馆，智慧档案馆凭借大数据、物联网和云计算等新兴技术拓展和深化了部分功能，具备以往不具有的全面感知和互联互通的能力。持这类观点的有：认为智慧档案馆包括社会功能、基本功能和业务功能三个方面[9]，认为智慧档案馆具备感知功能[10]等。

2.4 智慧档案馆所应用的技术研究。技术条件是智慧档案馆兴起与发展的重要推力。在智慧档案馆建设中，物联网、云计算和大数据是被研究和利用最频繁的信息技术。物联网要实现的是物质实体与网络信息的相结合，也包括使用传感器等信息载体，实现对智能终端的控制，进而实现对万物的管理。在智慧档案馆中物联网的利用既能实现云端档案管理，同时可以推进档案馆实体智能化管理。云计算包括云平台、硬件平台和云服务，其中云平台是智慧档案馆的统一的信息架构平台[11 ]。大数据时代使得智慧档案馆有着更加多元丰富的档案资源且使得馆藏资源管理精细化。除此之外，部分学者还提及人工智能技术在智慧档案馆中的应用等[12]。

2.5 智慧档案馆的构成要素和基本架构研究。智慧档案馆相较于以往的档案馆形态，凭借智能楼宇、大数据、云计算和物联网等技术，实现了从档案收集到管理、服务、保护以及监督全过程的智慧化建设，且在此过程中能够实现互联互通和全面感知[13-15]。目前，学术界对智慧档案馆基本架构的解释尚未统一，应加强智慧档案馆标准体系建设的研究。

3 国内智慧档案馆研究评述及建议

3.1 对智慧档案馆定位认识尚不明确。如上文所述，学者们从技术角度、信息链角度、集成设计角度以及大数据角度对智慧档案馆的概念有着不同的理解和阐释，但仍存在一定的共识，即智慧档案馆注重新兴信息技术的利用和开发，并且相较于传统档案馆更注重档案的开发、利用和智慧服务，并在其中具备了全面感知和互联互通的特性。然而，对于智慧档案馆究竟是实体档案馆还是虚拟档案馆，究竟是档案馆信息化发展过程中的新形态还是新型的档案管理模式，仍然没有得出统一的结论。

从文献可视化结果中得知，智慧城市是智慧档案馆研究中出现频次最多的关键词，智慧城市的概念起源于2008年IBM提出的“智慧地球”一词。绝大多数学者普遍认为智慧城市建设是推动智慧档案馆兴起的直接原因，智慧档案馆作为智慧城市建设中的重要组成部分已经成为普遍共识，因此研究在智慧城市建设框架下的智慧档案馆似乎成了众学者的共识。然而，“智慧城市是什么”“智慧城市如何建设”仍然是一个较为模糊的议题。再者，智慧城市建设与智慧档案馆建设之间是否相悖仍是一个未知的命题，智慧城市建设要求通过物联网、大数据、云计算等技术实现公共设施之间、信息资源之间等的物物互联、人人互联和人物互联，而档案本身仍然是带有保密性和限制性色彩的信息资源，在开放之时需考虑到控制权限。截至2022年，我国国家综合档案馆馆藏档案值为11 7148.70万卷，开放20976.6万卷，开放率仅有17.91%，这是否能够适应契合智慧城市中的目标和原则仍存在疑虑。

此外，对智慧档案馆与数字档案馆二者之间的关系仍没有一个盖棺论定的统一的认识。如上文所说，主要存在两者观点的矛盾：一种是“升级论”，认为智慧档案馆是数字档案馆的发展和延伸，是数字档案馆在信息化进程中的新形态；另一种是“并行论”，认为数字档案馆和智慧档案馆各司其职，前者为后者提供基础数字支持，后者能够实现互联互通、全面感知开展智慧化信息服务。智慧档案馆与数字档案馆模糊关系的问题会直接影响后续数字档案馆的进一步发展和智慧档案馆建设思路，这从根本上决定了要不要将智慧档案馆和数字档案馆“另起炉灶”、“推倒重来”。在实践中，二者之间仍表现出“升级论”的趋向，青岛市档案馆2016年通过“全国示范数字档案馆”测试，而在此基础上，于2023年其智慧档案馆系统软件项目通过验收。

3.2 智慧档案馆建设研究出现失衡的趋势。在关键词词频表中可得出，“物联网”“云计算”“大数据”等出现率极高，智慧档案馆技术开展研究的论文占极高比重，甚至不乏有学者脱离智慧档案馆的基本概念特征和功能片面地研究新兴信息技术在智慧档案馆建设中的应用。多数学者普遍探讨的是上述技术在智慧档案馆中的管理活动和利用服务活动中的应用以及对智慧档案馆建设中的技术架构。智慧档案馆的兴起和发展离不开新技术的产生和应用，但盲目片面地将技术开发和利用作为智慧档案馆研究领域中的焦点问题仍是有失偏颇的，尤其是在智慧档案馆理论研究和实践仍不成熟的当下，这种过分重技术而轻根基的“研究失衡”不仅不能直接解决智慧档案馆实践建设中的困难问题，还会妨碍智慧档案馆基础理论的研究。新技术的兴起必然是智慧档案馆出现和蓬勃发展的重要因素，但其也只是智慧档案馆建设中的关键组成部分和构成要素。档案馆建设的基本目标永远是收集保护档案和开发利用档案及开展档案服务，过分强调技术只会导致档案馆及档案工作的偏离。

再者，对于部分基础理论的研究仍不成熟。总体而言多数学者对智慧档案馆的构成要素有一定共识，即智慧档案馆包括实体档案资源+虚拟档案资源+新兴+智能馆库+档案人员+全面感知。但对于智慧档案馆建设中的基础架构未有一致认识。总而言之，智慧档案馆研究中最基础最底层理论尤其如智慧档案馆标准体系的建设及智慧档案馆安全风险防范体系建设研究仍是空白，基础理论研究不足则会直接影响智慧档案馆实践建设的方向和原则。

因此，在档案馆建设和新技术研究之间寻找好一个平衡点，使得既能够不影响档案馆工作的开展及重视对基础理论如智慧档案馆标准体系的研究，又能够使新技术更好地为智慧档案馆利用服务是十分必要的。在研究过程中，应当适当扭转过分对智慧档案馆的技术倾向，将研究焦点合宜地转到对档案资源的深度挖掘、开发、利用和服务，及对智慧档案馆标准体系的建设上来，是对智慧档案馆长远深入研究和实践建设的有效之策。

3.3 智慧档案馆主体导向不明确。主体导向是指以谁为导向，也就是指以谁为中心，这也决定了档案馆工作的根本目标和主要任务。一般来说，档案馆建设中存在着以档案、档案部门为导向和以档案用户及社会为导向两种类型。传统档案馆的工作主要是将档案统一收集和保存，并有条件地对业务部门和社会公众提供利用，但主要的任务是保证档案的安全和完整。数字档案馆虽然面对新形态的电子档案，但基本的业务重点相较以往并未改变，仍是收集整理和保护档案，且采用新技术对档案进行进一步的开发和利用。然而，智慧档案馆的主体导向由过去的以档案、档案部门为导向转变为以档案用户和社会为导向几乎已经成为学术界的共识。也就是说，在智慧档案馆建设下，档案不再仅仅局限于保存在档案馆内，更多的是“拿出来”为档案用户开展档案服务，秉承以人为本的原则，针对用户需求提供多样化的智慧服务。且在档案用户导向下，档案记录了人类社会生活的方方面面，更多地被看作社会记忆的一部分。

智慧档案馆中的主体导向决定了智慧档案馆中最核心的要素即“智慧”的要求，“智慧”不仅表现在新兴信息技术的利用，更重要的是不同于以往的全面感知和互联互通中体现出的以人为本的理念。

“智慧”从大数据、物联网、云计算等新技术中来，但并非单纯是技术上的新型特征，而是智慧档案馆主体导向根本转变的核心体现，但在对智慧档案馆研究过程中，鲜有顾及档案用户和社会公众，这主要表现为两点：其一，在智慧档案馆设计中，更侧重于档案管理方面，较少地兼顾档案的服务，这无疑是忽视了以用户为导向的原则；其二，在智慧档案馆内部架构中，主要开展的仍是技术应用、档案资源管理、馆库建设等，但对于智慧档案馆的建设绝不应仅仅停留在技术和基础外在设施层面。管理人员和管理制度建设是智慧档案馆后续开展业务工作的基本保证，同时也是“人本”思想主体导向的重要体现。在内部制度建设中，应把档案服务作为核心诉求纳入其中，同时对智慧档案馆工作人员的基本素质和能力有着新的更高的要求。如王建霞在探讨在智慧城市背景下智慧档案馆建设中，分别提出深入数字档案馆建设，夯实智慧档案馆基础和将智慧档案馆融入智慧城市建设中两条建议，而忽略了档案馆用户的需求[16]。

在智慧档案馆建设中，应当充分顾及档案用户和社会公众的需求，这也是用户导向下的必然要求。在后续智慧档案馆研究之中，应把人本思想放在首要和核心位置，既要着重于智慧档案馆外在技术要素的建设，同时不可忽视档案用户的需求和管理制度及对管理人员的培养。

总的来看，对于智慧档案馆的研究已经展开且取得了部分理论性的成果，且学术界对智慧档案馆的建设研究仍有一定的热情。然而，在此之中研究焦点过于集中，研究倾向也略有偏移，在技术层面的研究仍是重中之重的热点，而对智慧档案馆标准体系架构及安全风险方法体系建设等基础理论尚未展开，未完全形成成熟的智慧档案馆理论体系。对此，应当打开视野、放眼长远，广泛关注智慧档案馆研究核心问题，与实践同步、结合，加快形成完整成熟的理论成果。同时，在宏观层面上，应加快对智慧档案馆命题的政策建设，发挥政策导向作用。