医院档案的借阅与利用创新策略探析

毛晓夏

摘 要：随着时代的发展，医院档案工作的硬件基础设备设施得到了极大的改善。文章探讨了当前医院档案借阅与利用的现状，分析了现有档案管理制度的不足，结合现代信息技术的发展，提出切实可行的改进及创新策略，以期提高医院档案的利用效率和服务质量，促进医院档案资源的合理配置和高效使用。

关键词：医院档案管理；借阅优化；资源利用；创新策略；信息化

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、概述

1.研究背景

医院档案管理是医疗服务和医学研究的核心支撑，确保记录信息的完整性与准确性，助力医务人员获取必要信息，也是决策、质量控制及风险管理的基石，对维护医院声誉至关重要。随着信息技术的快速发展，面对医院档案信息系统不完备、数据安全隐患、借阅效率低下和人员专业水平不足等挑战，如何高效整合医院电子档案成为新的难题，创新管理策略和技术应用成为提高医院档案管理效率和水平的关键途径。

2.研究的目的和意义

（1）提高医院档案的利用效率。提高医院档案的利用效率是本研究的首要目的。通过创新策略，如数字化管理技术应用和跨部门信息共享平台构建，可以提高档案借阅的便捷性和速度，为医院各部门在诊疗过程中更好地获取和利用档案信息提供支持。（2）优化医疗服务和提高管理水平。优化医疗服务和提高管理水平是本研究的重要意义所在。通过改进档案管理制度，能够有效促进医院内部信息共享与协作，提升医疗服务的准确性和质量，并为决策者提供更全面、准确的数据支持，从而优化整体医疗服务，提高管理水平。

3.文献综述

（1）国内医院档案管理的研究现状。在国内，医院档案管理是确保医疗服务质量和提高工作效率的关键环节。尽管存在一定的挑战，如依赖传统存储方式、信息化建设不足以及档案共享难度等，但研究显示，数字化技术对于提高管理效率和准确性具有重要作用。李庆华等研究了某医院档案管理中数字化技术的应用情况，指出虽然加快了检索与共享速度，但还需强化档案管理工作人员对系统的培训；郑园针对医院档案借阅流程的调研，提出了优化借阅流程的建议。他们都指出，当前医院档案借阅流程中存在审批环节多、时间成本高等问题，建议简化审批流程和采用电子化审批系统，以提高借阅流程的操作性和可行性。（2）借阅与利用的创新策略研究进展。在借阅与利用的创新策略研究方面，学者们致力于探索如何通过引入信息技术、优化流程管理、建立数字化档案库等方式来提高医院档案的利用效率和服务质量。这些研究进展为医院档案管理实践提供了有益的启示，为档案借阅与利用的创新策略提供了可行的解决途径，有助于提高医院档案管理水平和服务效能。

二、医院档案管理制度

1.医院档案的定义和分类

医院档案是指医疗机构在开展医疗活动、教学、科研和管理等工作过程中生成的记录，对医院的运营和发展有着重要的保存价值。根据内容和用途的不同，医院档案可分为病历档案、文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、专业档案、照片档案和实物档案等门类。

2.现有医院档案管理制度框架

目前，医院档案管理制度框架一般包括设立档案管理部门、制定档案管理相关规章制度、档案管理流程规范等方面。在设立档案管理部门方面，医院通常设立专门的档案管理部门或者委托相关部门管理档案，明确责任分工；在制定规章制度方面，医院应建立健全档案相关管理规章制度，包括档案管理规范、借阅流程、保密工作等；档案管理规范是保证档案管理有效开展的重要保障，应明确档案的存储、借阅、利用、归档和销毁等流程，确保档案不丢失、遗漏或被泄露。现代化医院档案管理已经开始推广档案管理信息化系统，在数字化、网络化的档案管理平台上实现更高效的档案管理和利用。这些框架的建立和完善有助于提高医院档案管理水平，保障医院正常运转和服务质量。

3.医院档案借阅与利用的现状分析

（1）借阅流程烦琐。医院档案借阅流程烦琐，包括提交申请、审批、查找、借阅和归还等环节。在传统的手工操作和人工管理系统中，借阅效率不高，需要申请者填写纸质表格并等待审批，不仅耗时耗力，还减缓了医务人员获取信息的迅速性和便捷性。（2）档案利用的局限性。目前，医院档案利用存在一定的局限性，主要体现在档案存储方式不够便捷、信息检索不够高效。部分医院仍采用传统纸质档案存储，档案之间难以互通互联，查找特定信息需要耗费大量时间。有些档案利用流程复杂，导致医务人员在紧急情况下难以快速获取必要信息，制约了医疗服务的效率和质量提升。（3）信息化水平不高。医院档案管理信息化水平相对滞后是一个普遍问题。部分医院尚未建立完善的电子档案管理系统，仍依赖传统的纸质档案管理方式。缺乏信息技术支持使得档案存储、检索、更新和归档等过程受限，影响了档案管理人员的工作效率和信息交流的便捷性。（4）安全隐患与保密问题。医院档案借阅与利用中存在着安全隐患和保密问题。传统纸质档案管理方式容易引发档案丢失或被泄露的风险，档案信息的泄密可能对患者隐私和医院声誉造成不良影响。同时，在信息化水平不高的情况下，电子档案的安全性保障不足，存在被网络黑客攻击或病毒侵入的风险。因此，增强安全保密意识教育和技术防范措施对医院档案安全至关重要。

三、数字档案管理技术在医院档案管理中的应用

1.数字档案管理系统的推广与应用

数字档案管理系统的推广与应用是提高医院档案管理效率及服务水平的关键。该系统支持电子化存档、检索和共享，具备快捷、易查找和更新的特性，有助于缩减传统纸质档案的存储空间与成本。数字化档案管理还优化了工作流程，提高了管理的效率和准确性。

2.系统检索方式对档案利用的作用

数字档案管理系统提供了多种检索方式，如关键词搜索和时间筛选等，让工作人员可以迅速、准确地找到所需档案。与传统的纸质档案检索相比，电子检索功能大幅提升了查询速度和准确性，简化了操作流程，从而有效提高了工作效率并降低了查找错误的可能性。

3.权限管理与安全保障措施的强化

数字化档案管理系统的推广需要加强权限管理和信息安全保障措施。医院需制定细致的访问控制政策，根据员工职责分配合适的权限级别，确保只有授权人员能够访问和操作敏感档案。此外，医院应实施包括数据备份、加密技术以及网络安全监控在内的综合安全策略，以维护档案信息的安全性和完整性。

四、优化档案借阅与利用的创新策略

1.制定灵活的档案借阅政策

灵活的档案借阅政策旨在提高医院工作效率，满足医务人员的实际需求。根据档案类型和使用目的，可设定不同的借阅期限，如一般资料长期借阅，紧急情况下则需要快速归还。实施预约系统有助于减少排队等待，提高借阅流程的效率，特别是在紧急医疗情况下提供快捷通道，确保能够及时获取关键信息。数字化管理系统进一步简化流程，允许在线查阅和下载，节省时间与劳力。同时，应规定清晰的归还时限，保证资源的循环利用。为保持政策的灵活性和适应性，医院需定期回顾和更新借阅政策，收集使用者意见，以便做出必要的调整。

2.加强档案数字化建设与管理

优化医院档案的借阅和利用措施是提高工作效率的关键，其中数字化建设和管理显得尤为重要。采用现代的数字化档案管理系统，医院能够将传统的纸质档案转换为电子版，实现在线存储、索引和快速检索功能，不仅提高了检索效率和准确性，还减少了物理存储空间和相关成本。对于现有的纸质档案，应通过扫描和光学字符识别（OCR）技术转换成数字文档，以便更容易地存储、搜索和编辑。为保障数据的安全性和恢复能力，医院需要建立强大的数据中心，并考虑采用云存储和备份解决方案，以增强数据存储的灵活性和实现自动备份及灾难恢复，确保信息的完整性与安全性。同时，设置严格的权限控制机制至关重要，确保不同职务和部门的员工拥有适当的访问级别，防止未授权操作。维护数据的高质量也是必要的，包括定期清理数据，消除重复和错误的信息，从而保证数据的准确性和可靠性。为了有效运用数字化档案系统，医院应该对员工开展专业培训，提高他们对系统的使用熟练度，掌握检索和处理数字档案的技能，从而在日常工作中能够更高效地利用档案资源。

3.构建跨部门档案信息共享平台

构建医院跨部门档案信息共享平台是优化档案借阅与利用的关键措施。该平台能够实现不同科室间的信息共享，促进内部协作，从而提高工作效率和服务质量。为了确保平台运行的安全性和可靠性，必须采取加密技术和严格的访问控制机制来保护敏感数据。同时，需要制定统一的数据格式和存储标准，以便各个部门能够无缝对接和访问共享信息。为了保证员工能够有效使用该平台，必须对他们开展详细的操作培训，确保其熟悉平台的工作流程。此外，平台应定期接受性能评估和功能更新，以满足不断变化的业务需求和用户反馈。通过这样的信息共享平台，不仅可以加速医疗信息的传递，还有助于医务人员更快地获取所需档案，提高诊疗效率与准确性，将推动医院数字化进程，提高整体信息化水平，从而提高医院的竞争力和服务品质。

4.实施精细化权限控制与安全保护措施

通过实施精细化的权限控制机制，医院能够有效防止未授权人员访问和泄露档案信息，确保数据隐私和机密性得到保护。医院应针对不同职责和需求为员工设定相应级别的访问权限，通过严格的用户认证和访问控制系统，避免非法操作和访问行为发生。定期对员工的权限设置审查和更新，以保持权限配置的时效性和适当性。在信息安全保护方面，采用先进的加密技术对敏感档案加密存储是关键，以防数据被泄露或窃取。同时，建立和维护一个全面的备份及灾难恢复系统来定期备份档案数据，确保信息的安全、稳定。加强对档案管理系统和相关设备设施的监控审计，有助于及时发现安全风险并迅速响应。通过执行这些综合安全措施，医院不仅能够保障档案信息的完整性和保密性，还能提高整体的信息安全水平，树立良好信誉，提高竞争力和可持续发展能力。

5.增强医院档案管理工作人员意识，提高专业能力

首先，定期组织针对档案管理的培训课程，涵盖档案管理原则、流程以及数字化技术等相关领域，以提高工作人员的专业知识和技能水平。其次，通过内部宣传活动强调档案管理的重要性，加深员工对此项工作的认识，激发他们的责任意识和职业精神。再次，制定一系列清晰的规范和操作指南，为工作人员提供具体的档案管理标准和操作指导，确保工作的规范性。从次，鼓励建立互助学习与分享的文化氛围，促进同事间的交流和协作，分享经验和最佳做法。最后，引入绩效考核和奖励机制，定期评估员工在档案管理工作中的表现，并通过奖励激励措施促进员工不断提升工作效能。通过这些措施，可以有效增强医院档案管理人员的意识与能力，从而提高医院档案管理水平，确保档案管理工作顺畅开展。

五、案例分析

1.典型医院档案管理创新实践案例

中山大学附属第一医院制定档案利用（借阅）制度，通过设立明确的档案查阅范围、审批程序和操作规范，有效保护档案信息安全。制度要求查阅者按要求登记，遵守保密规定，并对借阅的档案负责，平衡了利用与安全的关系。

2.成功经验总结与问题剖析

制度的建立和执行提升了管理的规范性和效率，并促进了信息共享。严格的流程和管理措施有效避免了信息被泄露和滥用，维护了合法性和秩序。然而，在实践中存在用户对制度理解不充分和执行不严格的问题，加之跨部门共享和数字化管理的挑战亟须关注，需进一步强化政策和管理技术。

3.对未来医院档案管理的启示

案例显示，健全的管理制度和规范操作对信息安全至关重要。未来医院档案管理应更注重保密性与安全性，融合信息技术推动数字化管理进步。同时，增强医务人员的档案管理意识，提高其档案管理技能，规范化和专业化地开展档案管理。总体而言，未来应致力于规范化管理、强化安全防护、采纳技术支撑和增强人员能力，不断完善制度，顺应医疗信息化和数字化的发展潮流。

六、面临的挑战与应对措施

1. 法规与政策的配套完善

建立或加强现有的专职档案管理团队，使其负责密切关注国家政策的变化，并定期评估和调整医院的档案管理制度，以确保其合规性。通过定期培训和学习，确保档案管理人员对最新的法规和政策有深入的了解，能够有效将其融入日常工作中。

2.投资与资源的有效配置

制定科学的预算规划和资源配置方案，优化成本效益比，尤其是在资金有限的环境中。利用信息技术提高档案管理效率，减少人力需求，并通过跨部门合作共享资源，避免不必要的重复投资。

3.用户培训与接受度提升

实施针对医院档案管理工作人员和用户的系统培训，包括档案管理知识和新系统的使用教程，以提高他们对新制度和技术的接受度和使用熟练度。

4.技术更新与维护的持续跟进

通过与专业技术服务机构建立长期合作关系，确保在遇到技术困难时能够得到快速、有效的支持和解决方案。

七、结论与展望

综上所述，在医院档案管理中，优化档案借阅与利用的创新策略对提高医院档案资源的利用效率和服务质量具有积极意义。通过制定灵活的借阅政策、加强数字化建设、构建信息共享平台、实施权限控制和增强员工档案管理意识，医院可以有效应对挑战并提高管理水平。未来，研究方向可包括完善法规政策、合理配置资源、提升用户接受度、持续技术更新和培训，以推动医院档案管理制度不断创新，实现更高效的医疗服务和管理水平。

参考文献：

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[4]刘雯倩.医院人事档案管理中存在的问题及建议[J].黑龙江档案，2022（2）：38-40.

作者单位：海口市人民医院

（中南大学湘雅医学院附属海口医院）